ERP-rapportering: Så fokuserar du på den mest användbara datan
Affärssystem för företagsresursplanering innehåller stora mängder värdefulla data som samlas in från ett brett spektrum av affärsfunktioner och avdelningar, inklusive ekonomi, verksamhet, marknadsföring, personal och mycket mer. Men denna affärsintelligens är bara användbar när du har en effektiv process för ERP-rapportering på plats för att extrahera, organisera och presentera dessa data för att ge underlag till och förbättra dina beslutsprocesser.
Läs vidare för att lära dig mer om hur du utvecklar en effektiv strategi för ERP-rapportering, från bästa praxis till vanliga fallgropar som bör undvikas.
Vad är ERP-rapportering?
ERP-rapportering är en process där data från organisationens ERP-databas extraheras, bearbetas och presenteras genom diagram, grafer och andra verktyg för datarapportering som är lätta att förstå för de viktigaste beslutsfattarna och intressenterna i organisationen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dessa rapporter är utformade för att presentera viktiga ERP-data relaterade till nyckeltal (KPI:er) och andra viktiga trender som identifierats genom dina ERP-lösningar. Ekonomichefer (CFO:er) använder till exempel ofta ERP-rapporter för att identifiera ekonomiska trender som går utöver de övergripande insikterna i en resultat- och balansräkning.
ERP-rapportering kan ge mer detaljerade insikter om aktuella trender relaterade till intäkter eller kostnader och kan användas av ekonomichefen för att ta fram ekonomiska prognoser baserade på aktuella affärsförhållanden.
Fördelar med korrekt ERP-rapportering
Mer information är alltid bra. Men hur du använder den informationen kan göra hela skillnaden.
De datainsikter som erbjuds av en välutformad strategi för ERP-rapportering kan hjälpa företaget att minska onödiga kostnader och andra ineffektiviteter som annars skulle förbli oupptäckta i organisationen. Här är fyra sätt som ERP kan gynna alla företag:
1. Centraliserade data från en enda tillförlitlig källa
När ett ERP-system implementeras korrekt centraliserar det all organisationsdata i ett centralt dataregister. ERP-rapportering kan sedan använda denna information för att skapa rapporter baserade på korrekta data, vilket ger heltäckande rapportering som inte störs av datasiloer eller motstridiga data från olika avdelningar.
I stället för att gå igenom enorma mängder data kan en ekonomichef använda ERP-information för att snabbt och korrekt utvärdera kostnader, insikter om intäktsgenerering och andra ekonomiska datapunkter i hela organisationen.
2. Automatiserad granskning och rapportering av regelefterlevnad
När organisationer växer kan utmaningen att säkerställa regelefterlevnad bli oerhört tidskrävande. Om du har ett effektivt system för ERP-rapportering på plats minskar denna börda dramatiskt.
System för ERP-rapportering kan använda granskningsbara register samt regelbaserad och automatiserad rapportering för att säkerställa att regelefterlevnaden övervakas och kontrolleras noggrant.
Inom en bransch som tillverkningsindustrin eller flyget, där hanteringen av arbetskraft kan vara strikt reglerad av säkerhetsskäl, kan ERP-rapportering generera automatiserade aktivitetsloggar som dokumenterar denna aktivitet och varnar organisationen för möjliga fall av bristande regelefterlevnad.
3. Insikter i realtid
Data som genereras av ett ERP-system kan samlas på en central plats och bearbetas genom rapporteringsinstrumentpaneler i realtid. Lagernivåer, energianvändning och produktionsvolym är bara några exempel på områden där organisationer kan använda aktuell information för att vägleda sina affärsbeslut.
Hög energianvändning kan få organisationen att minska aktiviteten och undersöka den möjliga orsaken till ökningen, men självklart förändrar du ingenting om ingen känner till den.
4. Långsiktiga kostnadsbesparingar
ERP-rapporter kan generera insikter och stödja strategisk prognostisering som hjälper företagsledare att bättre använda och hantera sina interna resurser.
Arbetskraft, energianvändning, hantering av leveranskedjan och processarbetsflöden kan alla dra nytta av bättre hantering och optimering som möjliggörs genom ERP-rapportering. Ledningen kan granska hela organisationen för att identifiera och åtgärda ineffektiv verksamhet, oproportionerligt höga utgifter och andra former av slöseri.
Med tiden kan ERP-rapportering hjälpa organisationen att uppnå mer kostnadseffektiva utgifter som förbättrar vinstmarginalerna och möjliggör hållbar verksamhet.
Vilka deltar i ERP-rapporteringsprocessen?
Från rapporteringspersonal som arbetar praktiskt till beslutsfattare behöver ett starkt ERP-rapporteringssystem deltagande och engagemang från en handfull nyckelroller.
Här är teamet som du behöver samla för att förverkliga det fulla värdet av ERP-rapportering inom din organisation:
Ansvarig för ERP-rapportering (verkställande chef)
Den här personen – som ofta är ekonomichef, men även kan vara en projektledare för ett särskilt projekt som utsetts av ekonomichefen – är huvudansvarig för ERP-rapporteringssystemet. Personen i den här rollen fastställer rapporteringssystemets strategiska mål, övervakar analytiker direkt och kommunicerar med ledande befattningshavare för att ge vägledning om hur rapporter ska tolkas.
Med tiden ansvarar den här personen även för att anpassa ERP-rapporteringsstrategin efter organisationens behov.
Ledning på C-nivå
Ledningen på C-nivå deltar direkt i utvärderingen av ERP-rapporter och införlivar dessa insikter i sina strategiska beslut. Dessa ledare samarbetar även med den rapporteringsansvariga kring fastställandet av KPI:er och definitionen av ERP-rapporternas syfte.
ERP-dataanalytiker
Analytiker arbetar i frontlinjen inom ERP-rapportering och ser till att data delas korrekt med rapporteringsverktyg och därefter omvandlas till lättlästa rapporter. Den här rollen innebär ett praktiskt ansvar för att skapa de rapporter som används av ledningen och andra intressenter.
Dessa analytiker behöver förstå målen med ERP-rapporteringen, med början i de datapunkter som har högst prioritet inom din organisation.
IT-support
Beroende på programvara, säkerhet och andra IT-relaterade behov kan flera IT-medarbetare vara involverade i att konfigurera och underhålla ERP-rapporteringssystemet. Dessa personer får en större roll i att hjälpa till att konfigurera rapporteringssystemet och ställa in all programvara och alla verktyg så att ERP-data kan extraheras och bearbetas korrekt.
Slutanvändare
Medan ledande befattningshavare använder ERP-rapporter för att vägleda strategiska beslut kan ett antal roller inom en organisation regelbundet hänvisa till dessa rapporter för att fatta beslut om sina dagliga aktiviteter.
- Medarbetare inom leveranskedjan kan använda ERP-rapporter för att övervaka och hantera företagets leveranskedjor.
- Produktionsledare kan använda rapporter för att övervaka arbetsförhållanden, inklusive energianvändning och säkerheten på arbetsplatsen.
- Medarbetare som arbetar med regelefterlevnad, inklusive externa tillsynsmyndigheter, kan granska revisioner för att utvärdera efterlevnaden av olika bestämmelser.
Så skapar du en ERP-rapporteringsstrategi
Du förstår målen och har identifierat de nyckelroller som krävs för din rapporteringsstrategi. Nu är det dags för praktisk vägledning om hur du skapar förutsättningar för en framgångsrik ERP-rapporteringsprocess.
Här är vad du behöver göra:
1. Definiera KPI:er och andra mål
Ett avgränsat fokus ger bäst resultat – särskilt när du precis har börjat utveckla din ERP-rapporteringsstrategi.
Identifiera tydliga KPI:er och andra mål som du vill uppnå med hjälp av dina ERP-rapporter, och se till att du har en tydlig förståelse för hur dessa mätvärden kommer att omsättas i din övergripande affärsstrategi.
Styr organisationen mot högre kostnadseffektivitet
Anta att din organisation vill bli mer kostnadseffektiv, särskilt i tider av allt större ekonomiska utmaningar. ERP-rapportering är ett utmärkt sätt att uppnå detta, så länge målet används för att vägleda strategin.
Kommunicera med alla intressenter för att säkerställa samsyn kring detta mål och fokusera på att ta fram data och trender som är relevanta för målet.
2. Fastställ förväntningar på intressenternas medverkan
Skapa goda förutsättningar för dina intressenter att lyckas – och se till att alla förstår betydelsen av sin roll. Varje intressent måste ha en tydlig förståelse för hur de bidrar till rapporteringssystemets framgång och veta exakt vad de förväntas göra.
Bli dirigenten
Arbeta direkt med varje intressent för att fastställa tydliga förväntningar kring när deras åtaganden ska genomföras och hur ofta kommunikationen ska ske.
I de flesta fall behöver dessa förväntningar också balanseras mot befintliga ansvarsområden, så det är viktigt att sätta realistiska förväntningar längs vägen.
3. Välj och integrera ett ERP-rapporteringsverktyg
Vissa ERP-plattformar erbjuder redan de verktyg du behöver för att skapa ett ERP-rapporteringssystem. I andra fall kanske du vill välja ett externt rapporteringsverktyg.
Säkerställ en smidig programvaruintegration
Om du vill ansluta ett rapporteringsverktyg till ditt befintliga ERP behöver du låta din IT-personal se till att verktyget integreras och konfigureras korrekt med din befintliga ERP-plattform. Samarbeta med din IT-personal för att validera denna integration innan du går vidare i processen.
4. Validera data och din dataextraktionsprocess
Data av hög kvalitet är grunden för en stark strategi för ERP-analys. Dina rapporteringsanalytiker bör utsätta rapporteringssystemet för omfattande tester – det vill säga en process med datavalidering, datarensning och andra relevanta testprocesser – för att säkerställa att systemet är konfigurerat för att samla in och bearbeta ERP-data på rätt sätt.
Få ordning på datastyrning och dataägande
Valideringsprocessen kan identifiera problem relaterade till dataägande och datastyrning som behöver åtgärdas innan ERP-rapporteringssystemet kan tas i drift. Samarbeta med analysfunktionen för att identifiera dessa problem och reda ut eventuella frågor kring ägande i förväg, så att all din ERP-data är validerad, korrekt och tillförlitlig.
5. Utveckla rapportmallar
Effektivisera återgivning och leverans av rapporter genom att skapa rapportmallar där extraherad ERP-data enkelt kan importeras och återges i ett visuellt format. Detta är särskilt värdefullt när du skapar rapporter som ska vara tillgängliga i realtid eller genereras via en automatiserad utlösare.
Datavisualisering för ekonomiska prognoser
En rapportmall kan vara ett utmärkt sätt att infoga de senaste uppgifterna om ekonomiska resultat i en prognosrapport som drivs av ERP. Mallen kan fortsätta att uppdateras över tid när nya siffror blir tillgängliga.
6. Planera för att iterera och optimera över tid
Målen och behoven för ERP-rapportering kommer nästan säkert att förändras när verksamheten växer. På samma sätt kan intressenter identifiera bättre sätt att utvärdera ERP i linje med dina angivna rapporteringsmål.
Skapa en förväntan på kontinuerlig förbättring
I båda de scenarier som nämns ovan behöver företag flexibilitet för att kunna anpassa sitt rapporteringssystem över tid som svar på föränderliga behov och mål.
Genom att bygga in detta i din strategi från början kan du kommunicera till intressenterna att ERP-rapportering aldrig är en färdig produkt. Övervaka hur användbara dina ERP-rapporter är och samarbeta med intressenterna för att kontinuerligt optimera din rapporteringsstrategi.
När du bör ändra din rapporteringsstrategi
Mindre förbättringar av din rapporteringsstrategi är enkla att genomföra. Men med tanke på den arbetsinsats som krävs för att ändra rapporteringsmål, justera dataprioriteringar, återställa rapporteringsintegrationer och ändra rapportmallar … är omfattande förändringar av din ERP-rapporteringsstrategi ofta krävande och tidsintensiva.
Om du försöker fastställa rapporteringsprocessen innan systemet är på plats …
- Bra gjort. Det är mycket mer organiserat än de flesta!
- Hitta en implementeringspartner för ERP som kan hjälpa dig att etablera en bra rapporteringsstrategi från början.
Om du redan har konfigurerat systemet kan en ERP-konsult hjälpa dig att avgöra om förändringar av rapporteringsstrategin är nödvändiga och hjälpa dig att genomföra dessa förändringar på det mest kostnads- och tidseffektiva sättet. Generellt bör förändringar av rapporteringsstrategin övervägas om en eller flera av följande saker inträffar:
- Du ändrar målet för hur din ERP-rapportering ska organiseras;
- Ditt företag genomgår betydande förändringar inom affärsteknik, kanaler för datarapportering och/eller rapporteringskrav;
- Du omfattas av nya krav på regulatorisk rapportering;
- Din verksamhet genomgår en organisatorisk omstrukturering.
De största misstagen inom ERP-rapportering att undvika
Innan du börjar skapa en ERP-rapporteringsstrategi för ditt företag följer här en kort översikt över de vanligaste fallgroparna som du bör undvika i processen:
1. Att gapa över mer än du kan svälja
Den stora mängden data som ERP-system erbjuder tvingar organisationer att vara selektiva när de identifierar vilka data de vill prioritera i rapporteringen. Om du försöker omfatta för mycket riskerar du en mängd och variation av datarapportering som saknar fokus och inte är hållbar.
Använd dina rapporteringsmål för att begränsa fokus till endast de mest relevanta data som möjligt. När din rapporteringsstrategi mognar och alla intressenter blir bekväma med processen kan du överväga om du ska utöka rapporteringen till att omfatta ytterligare datakällor.
2. Att skapa rapporter från data av låg kvalitet
Datavalideringsprocessen är avgörande för att säkerställa att ERP-data är korrekt och värdefull. Inkonsekvenser, luckor i data och andra kvalitetsproblem kommer att kraftigt begränsa värdet av dina rapporter, så det är mycket viktigt att du konfigurerar allt korrekt från början.
3. Att inte utbilda intressenterna om deras roller
De rätta intressenterna måste identifieras, men de måste också få ordentlig utbildning i hur de ska utföra sina roller.
För chefer innebär detta att instruera dem i hur de ska arbeta med målsättning och hur de ska använda data som underlag för beslutsfattande. För slutanvändare innebär det att tillhandahålla tillräcklig utbildning i den ERP-programvara – från Acumatica till Sage – som de förväntas använda när rapportering integreras i deras arbete.
4. Att skapa rapporter från data som ditt företag inte äger
Om dina ERP-data innehåller data som ägs av en annan enhet kan du skapa en rättslig risk för företaget genom att inkludera dessa data i dina egna rapporter.
Ett starkt program för datastyrning kan hjälpa till att reda ut frågor om dataägande och undvika detta problem.
Börja med ERP-rapportering på rätt sätt
Framgången för en ERP-rapporteringsstrategi påverkas i hög grad av den insats som läggs på att utveckla en strategi och implementera ett ramverk för löpande rapportering inom organisationen.
CFO:er måste vara noggranna när de går igenom processen för programutveckling. Gör din research innan du lanserar initiativet för att säkerställa att du har rätt förutsättningar för en stark lansering. Om du vill ha expertstöd kan du anlita en ERP-konsult som hjälper dig att implementera programmet.
Prenumerera för fler insikter om ERP
Redo att utveckla din förmåga som ekonomiledare och ERP-expert? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.
