Så väljer du faktureringsprogramvara

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang innebär att du kan uppgradera eller nedgradera ditt abonnemang när företagets behov förändras. Detta är viktigt eftersom din faktureringsprocess kan växa eller minska, och du vill inte vara bunden till en molnbaserad tjänst som inte passar.

Leta efter faktureringsprogram som gör det enkelt att ändra abonnemang utan avgifter eller andra påföljder. Fråga programleverantörerna om deras policy för ändringar av abonnemang och försök att förutse framtida behov utifrån skalbarhet och prismodeller.

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering gör att du kan visa och analysera dina ekonomiska data på olika sätt. Den här funktionen hjälper dig att följa resultat, upptäcka förfallna fakturor och skapa ekonomiska rapporter.

Välj ett program som erbjuder anpassningsbara rapporter och enkla alternativ för att exportera data till verktyg som Excel. Utforska rapporteringsfunktionerna under en demonstration och se om de uppfyller dina behov inom bokföring.

3. Integration med din tekniska miljö

Integration säkerställer att programmet fungerar smidigt med dina befintliga verktyg, till exempel bokföringsprogram (QuickBooks, ERP-system) eller CRM. Det sparar tid, minskar det manuella faktureringsarbetet och hjälper dig att integrera faktureringsverktyget i den dagliga verksamheten.

Kontrollera om faktureringsprogrammet erbjuder integrationer med dina nuvarande system. Be om en lista över kompatibla verktyg och testa arbetsflödet under en provperiod.

4. Introduktion och support

Introduktion och support avgör hur snabbt teamet kan börja använda programmet och hur problem löses. En bra kundsupport innebär mindre driftstopp och frustration.

Leta efter leverantörer som erbjuder omfattande introduktion, utbildningsresurser som handledningar och snabb support via flera kanaler. Testa deras support genom att kontakta dem med frågor under provperioden.

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter låter dig styra vem som får åtkomst till och kan redigera vad i faktureringsprogrammet. Detta är viktigt för att upprätthålla datasäkerhet och ansvarsskyldighet.

Säkerställ att verktyget låter dig ställa in behörigheter baserat på användarroller och erbjuder en intuitiv instrumentpanel för hantering av åtkomst. Utforska under en demonstration hur enkelt det är att tilldela och ändra behörigheter.

6. Branschspecifik efterlevnad

Branschspecifik efterlevnad säkerställer att programmet uppfyller de juridiska och regulatoriska standarderna inom din bransch. Detta är avgörande för att undvika böter och andra påföljder.

Kontrollera att programmet följer relevanta regler, till exempel skattelagstiftning eller betalningsgatewayernas standarder. Be om dokumentation eller fallstudier från liknande leverantörer eller branscher, särskilt sådana som omfattar ACH-, kreditkorts- eller PayPal-transaktioner.

7. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy faktureringsprocessen efter dina specifika behov, till exempel genom att profilera fakturor eller ange unika betalningsvillkor. Denna flexibilitet förbättrar teamets effektivitet och hjälper dig att skapa anpassade fakturor eller använda anpassningsbara fakturamallar.

Leta efter programvara som tillåter anpassning utan att du behöver teknisk expertis. Testa funktionerna för att skapa fakturor under en provperiod för att se hur de fungerar.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner hjälper dig att effektivisera repetitiva uppgifter, som att skicka fakturor, uppföljningar eller återkommande fakturor. Detta minskar tidskrävande arbete och minskar risken för fel vid dataregistrering.

Välj programvara som stöder automatiserad fakturering och smarta betalningspåminnelser. Testa dessa funktioner under en demonstration för att säkerställa att de passar in i din ekonomihanteringsprocess.

9. Stöd för mobil användning eller flera platser

Stöd för mobil användning eller flera platser gör det möjligt för teamet att få åtkomst till programvaran var som helst, vilket är avgörande för distansarbete eller upplägg med flera kontor.

Kontrollera om programvaran har en mobilapp eller molnbaserad webbåtkomst som stöder uppdateringar i realtid. Försök komma åt programvaran från olika platser eller enheter för att testa flexibiliteten för team och nystartade företag.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så väljer du faktureringsprogram: en modell i fem steg

För att hitta rätt faktureringsprogram bör du fokusera på vad teamet behöver mest. Ta hänsyn till viktiga funktioner, pris och hur programvaran passar in i ert nuvarande arbetsflöde.

Detta tillvägagångssätt hjälper dig att fatta ett beslut som förbättrar faktureringsprocessen och stöder dina övergripande mål för ekonomihanteringen. Här följer en enkel steg-för-steg-guide.

Steg 1: Identifiera dina behov

Börja med att förstå teamets specifika krav på faktureringsprogram. Samla in synpunkter från berörda parter och anpassa dem efter verksamhetens behov:

Samla in synpunkter från berörda parter

Prata med viktiga berörda parter som HR, ekonomi och IT för att förstå deras behov. Fråga dem om aktuella utmaningar och önskad funktionalitet – från fakturamallar och onlinefakturering till betalningsgateways och integration med verktyg som QuickBooks, CRM eller ERP.

Använd enkäter eller möten för att samla in denna information. Involvera medarbetare som dagligen arbetar med att skapa fakturor, registrera data eller hantera manuell fakturering för att få praktiska insikter.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera vad som frustrerar teamet med det nuvarande systemet. Vanliga problem kan vara långsam handläggning, fel eller bristande integration med befintlig redovisningsprogramvara.

Prioritera dessa problemområden för att fokusera på programvarulösningar som får störst effekt. Skapa en lista för att hålla reda på problemen – särskilt om ni hanterar sena betalningar, förfallna fakturor eller ineffektiva faktureringsprocesser.

Anpassa efter policyer och mål

Se till att kraven överensstämmer med interna policyer och mål. Ta hänsyn till leverantörspreferenser, datasäkerhetsprotokoll och eventuella lagstadgade krav som rör betalningsmetoder eller ekonomiska data.

Detta säkerställer att programvaran passar sömlöst in i ert befintliga ramverk. Samarbeta med ledningen för att bekräfta denna överensstämmelse.

Skilj på nödvändiga funktioner

Separera viktiga funktioner från sådant som bara är trevligt att ha. Måsten kan vara automatiserad fakturering, återkommande fakturering eller anpassade fakturor. Trevliga extrafunktioner kan vara en mobilapp, stöd för flera valutor eller anpassningsbara fakturamallar. Det hjälper dig att fokusera sökningen på faktureringsverktyg som uppfyller de grundläggande behoven och stöder skalbarhet.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte i dag?
• Vilka funktioner skulle lösa era tre största problemområden?
• Vilken avkastning på investeringen förväntar ni er?
• Hur överensstämmer programvaran med kraven på säkerhet och efterlevnad?

Steg 2: Undersök leverantörer av faktureringsprogram

Undersök potentiella programvaruleverantörer för att hitta den bästa faktureringsprogramvaran för dina behov. Använd dessa strategier för att jämföra programvarualternativ och dokumentera dina resultat:

Gör en översiktlig leverantörsgranskning

Börja med översiktliga granskningar på recensionssajter, i rankningar och fallstudier. Leta efter återkoppling om användartillfredsställelse, tillförlitlighet och kundsupport. Det ger dig en bred bild av leverantörslandskapet för molnbaserade lösningar.

Var uppmärksam på återkommande beröm eller klagomål – särskilt kring onlinebetalningar, paypal, ACH eller begränsade betalningsalternativ.

Jämför utifrån behoven

Utvärdera verktygen utifrån företagets storlek, nödvändiga integrationer och huruvida du behöver lägga ut arbetet på en extern part eller skapa egna modeller internt.

Små företag eller frilansare kan ha nytta av faktureringsprogram för små företag som erbjuder en mer användarvänlig helhetslösning, medan större företag kan föredra faktureringsverktyg i företagsklass med robusta instrumentpaneler och ekonomiska rapporter. Anpassa programvarulösningarna efter dina specifika behov.

Identifiera viktiga särskiljande egenskaper

Leta efter viktiga funktioner som implementeringsstöd, anpassningsmöjligheter och användarvänlighet på olika enheter. Vissa leverantörer erbjuder till exempel omfattande handledningar, medan andra specialiserar sig på att skapa fakturor eller erbjuda flexibla betalningsvillkor. Fastställ vilka faktorer som är viktigast för ditt team.

Dokumentera resultaten

Håll ordning på din undersökning genom att dokumentera resultaten. Skapa ett kalkylark där du jämför funktioner, prismodeller och support. Det hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut när du är redo att välja.

Ställ dessa frågor:

• Vad är varje verktyg bäst på?
• Passar det teamets storlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur hanterar leverantören implementering och utbildning?
• Finns det några dolda avgifter?

Populära faktureringsprogram att överväga

Här är min lista över de 10 bästa faktureringsprogrammen som finns tillgängliga, så att du kan komma igång med din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Payouts — Bäst för intelligent fakturainsamling
2. 2. Xero — Bäst för onlinefakturering med påminnelser
3. 3. DealHub AI — Bäst för anpassningsbara fakturamallar
4. 4. Deel Payroll — Bäst för lönehantering över flera juridiska enheter
5. 5. Helcim — Bäst för flexibel betalningshantering
6. 6. QuickBooks Online — Bäst för anpassning av fakturor
7. 7. HoneyBook — Bäst för att kombinera fakturor och avtal
8. 8. Stripe — Bäst för global fakturering
9. 9. Square Invoices — Bäst för att ta emot olika betalningsmetoder
10. 10. Xero — Bäst för AI-driven design och tillverkning

Steg 3: Skapa en kortlista över faktureringsprogram och ta kontakt

Begränsa dina val till några få leverantörer och börja ta direkt kontakt med dem:

Välj ut leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer baserat på din tidigare efterforskning. Fokusera på dem som bäst överensstämmer med dina behov och din budget, inklusive alternativ som erbjuder flexibla betalningsmetoder, utgiftsspårning eller automatiserade funktioner som betalningspåminnelser och att skicka fakturor. Denna lista hjälper dig att koncentrera dina insatser på de mest lovande alternativen.

Skicka en RFI eller RFP

Överväg att skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för faktureringsprogram för att samla in mer detaljerad information. Denna formella förfrågan hjälper dig att förstå varje leverantörs funktioner, modell för betalningshantering och prissättning. Använd detta steg när du behöver jämföra specifika funktioner på djupet.

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med de leverantörer du valt ut och förbered fokuserade frågor. Fråga om användarvänlig design, integrationsmöjligheter med bokföringsprogram samt stöd för återkommande fakturor eller fakturering i flera valutor. Denna interaktion hjälper dig att se programvaran i praktiken och bedöma hur väl den passar dina behov.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Tillämpa samma utvärderingskriterier för alla leverantörer. Det säkerställer en rättvis jämförelse och hjälper dig att fatta ett objektivt beslut. Skapa en checklista över nödvändiga funktioner, betalningsalternativ och nivåer av kundsupport som stöd för din bedömning.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni berätta om en verklig kundberättelse som liknar vår?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar er programvara datasäkerhet?
• Kan ni tillhandahålla referenser från liknande företag?

Steg 4: Bygg upp affärsunderlaget

Omvandla din leverantörsefterforskning till ett övertygande affärsunderlag som ledningsgruppen kommer att stödja:

Sammanfatta problemområden och resultat

Beskriv tydligt de problemområden som ditt team möter och de förväntade resultaten av den nya programvaran. Lyft fram problem som tidskrävande processer eller återkommande fel. Förklara hur programvaran kommer att hantera dessa utmaningar och förbättra effektiviteten. Använd specifika exempel för att göra ditt argument övertygande.

Presentera kostnadsberäkningar och tidsplaner

Samla in grundläggande kostnadsberäkningar och tidsplaner för implementeringen från dina leverantörer. Presentera denna information tydligt för att visa den ekonomiska påverkan och tidsåtgången. Använd enkla jämförelser för att illustrera fördelarna i förhållande till kostnaderna. Ta med detaljer som priser för faktureringsprogram och förväntade driftsättningsdatum.

Redogör för ROI och risker

Förklara den potentiella avkastningen på investeringen (ROI), effektivitetsvinsterna och riskerna med att inte införa programvaran. Diskutera hur programvaran kan spara pengar eller förbättra verksamheten. Lyft fram de ekonomiska eller operativa nackdelarna med att hålla fast vid det nuvarande systemet. Använd data eller fallstudier som stöd för dina argument.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur kommer denna programvara att förbättra teamets produktivitet?
• Vilka mätvärden kommer vi att använda för att mäta framgång?

Steg 5: Implementera ditt faktureringsprogram och introducera användarna

Lansera ditt nya faktureringsprogram framgångsrikt genom att planera en smidig introduktionsprocess:

Kommunicera utrullningsplanen

Kommunicera tydligt utrullningsplanen till alla användare. Ta med tidsplaner, viktiga datum och vad de kan förvänta sig. Använd e-post, möten eller interna nyhetsbrev för att säkerställa att alla är informerade. Denna transparens hjälper till att skapa tydliga förväntningar och minskar förvirringen.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för programvaran. Dessa personer kommer att hantera implementeringsprocessen och besvara användarnas frågor. Se till att de är välinformerade och redo att stödja sina kollegor. Detta bidrar till att upprätthålla ansvarstagande och en smidig kommunikation.

Säkerställ utbildning och införande

Se till att ditt team genomför utbildningen och använder verktyget konsekvent. Använd resurser från leverantören, till exempel handledningar eller webbseminarier. Boka utbildningstillfällen och följ upp närvaron för att säkerställa att alla är med. Stäm regelbundet av med användarna för att hantera eventuella problem.

Skapa återkopplingsslingor

Skapa återkopplingsslingor under utrullningen. Uppmuntra användarna att dela med sig av sina erfarenheter och förslag. Använd enkäter eller möten för att samla in synpunkter och justera processen vid behov. Ta hjälp av leverantörens resurser för ytterligare stöd och insikter.

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp de tidiga framgångarna?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer återkopplingen att samlas in och hanteras?

Vad händer härnäst:

Om du håller på att undersöka programvara för fakturering kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.

Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring dina behov. Därefter får du en kortlista med programvaror att utvärdera. De hjälper dig även genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.