Om du inte redan har infört det är automatisering av kundfordringar ditt nästa steg mot att driva en effektivare och mer ändamålsenlig ekonomifunktion.
Minska indirekta kostnader, driva in dina fordringar mer effektivt och bespara dina medarbetare den långsamma döden av tusen småsaker — eller snarare uppföljningsmejl — med denna process.
Vad är automatisering av kundfordringar?
Automatisering av kundfordringar innebär att använda teknik för att effektivisera fakturering, betalningsindrivning och uppföljning — vilket minskar manuellt arbete och förbättrar effektiviteten i att driva in kundbetalningar.
Anta till exempel att saldot på dina kundfordringar var 20 000 USD under hela januari. Du hade kunnat investera dessa 20 000 USD i en bankinsättning och tjäna 50 USD i ränta. Dessutom spenderade du 1 500 USD på att hantera och driva in kundfordringar. Din kapitalbindningskostnad skulle i detta fall vara 1 550 USD.
Så fungerar AR-automatisering
AR-processen omfattar vanligtvis fyra centrala delar:
Så här gör AR-automatiseringslösningar alla dessa delar enklare:
1. Fakturering
För att skapa en faktura kan du manuellt beräkna abonnemangsavgifter, skatter och det totala beloppet. Eller så kan du överlåta fakturagenereringen till ett system för AR-automatisering.
AR-system kan automatiskt skapa elektroniska fakturor som innehåller kundspecifik information, till exempel betalningsvillkor.
Kunden behöver bara ange uppgifterna en gång — när den första betalningen görs. Molnbaserade AR-system lagrar alla uppgifter i kundens konto, så faktureringen sker i princip automatiskt från och med då.
2. Betalningsindrivning
Många system för AR-automatisering integreras med populära lösningar för betalningshantering. Det gör det enklare att ta emot och följa upp betalningar online. De främsta programvarorna för AR-automatisering gör det möjligt att uppmuntra tidiga betalningar med rabatter eller andra incitament.
Ett AR-system kan övervaka de olika betalningsalternativ du erbjuder, såsom ACH, kreditkort med mera, och meddela dig varje gång du tar emot en betalning.
Få ut systemets fulla fördelar
Du kan konfigurera systemet så att det skickar ett automatiskt mejl med uppgifter som förfallodatum och belopp att betala när betalningar blir försenade.
AR-teamet kan fortfarande behöva följa upp kundfakturor när kunder inte svarar, men det automatiska mejlet är ett utmärkt sätt att spara tid i början.
När kunden har betalat kan AR-systemet automatiskt uppdatera redovisnings- eller ERP-systemet i realtid.
3. Avstämning
AR-system kan hantera rutinuppgifter som fakturamatchning — systemet matchar automatiskt kvitton med försäljningsorder. Det eliminerar behovet av manuellt arbete med kassaregistrering.
Have an account? Log In
4. Rapportering
AR-programvara kan också generera insiktsfulla rapporter baserat på de uppgifter som samlas in över tid. Exempelvis kan automatiserad ekonomisk rapportering bidra till att optimera order-till-betalning-cykeln och följa upp viktiga nyckeltal som genomsnittlig kredittid (DSO).
AI-drivna lösningar kan hjälpa till att prognostisera kassaflöden och fastställa de vanligaste orsakerna till att kunder betalar senare än förfallodatumet.
Bästa verktygen för AR-automatisering
Vårt team analyserade de bästa verktygen för att få jobbet gjort — här är våra främsta val:
De största utmaningarna med kundfordringar
Att hantera kundfordringar (AR) handlar om mer än att bara skicka ut fakturor – det handlar om att säkerställa att varje faktura är korrekt och att varje betalning tas emot i tid. Den här processen är full av utmaningar som kan påverka företagets kassaflöde och operativa effektivitet. Här är de viktigaste utmaningarna som AR-specialister står inför i dag, tillsammans med strategier för att hantera dem.
1. Fakturornas korrekthet och tydlighet
En av de mest kritiska aspekterna av AR är att säkerställa att varje faktura är korrekt och tydligt utställd i enlighet med avtalsvillkoren. Fel i faktureringen, såsom felaktiga belopp, fel mottagare eller otydliga villkor, kan orsaka tvister och försena betalningar.
Du upptäcker bara 75 % av dina misstag
Enligt en \u003ca href=\u0022https://qvalia.com/app/uploads/2021/03/Hidden-cost-of-invoice-errors-2020-report.pdf\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003estudie\u003c/a\u003e av de dolda kostnaderna för fakturafel i nordiska företag kan det ta upp till 31 dagar att korrigera felaktiga fakturor, och 25 % av faktureringsfelen upptäcks inte.
Ett automatiserat AR-system kan bidra till att minska dessa problem genom att använda AI för att effektivisera faktureringsprocesserna och minska risken för mänskliga fel. Automatisering säkerställer att fakturor skapas korrekt och skickas snabbt, vilket minimerar risken för tvister och påskyndar betalningscykeln.
2. Ineffektiv inkassohantering
Det kan vara svårt att få kunder att betala i tid, och det kräver ofta ett strukturerat och konsekvent arbetssätt. Effektiv inkassohantering handlar om mer än att skicka påminnelser; det kräver en tydlig strategi. En process i fyra steg kan göra stor skillnad:
- Bekräfta att fakturan har mottagits: Säkerställ att kunden har tagit emot fakturan och förstår betalningsvillkoren.
- Identifiera och lös tvister tidigt: Ta snabbt reda på om det finns några problem eller tvister kring fakturan som kan försena betalningen.
- Kom överens om ett betalningsdatum: Samarbeta med kunden för att komma överens om ett realistiskt betalningsdatum.
- Konsekvent uppföljning: Följ regelbundet upp med kunden tills betalningen har genomförts.
Genom att automatisera dessa steg kan AR-team upprätthålla konsekvens och effektivitet i inkassoprocessen, minska tiden som läggs på manuella uppföljningar och fokusera på uppgifter med högre värde.
3. Tidsförlust på uppgifter som inte skapar värde
Manuella AR-processer omfattar ofta tröttsamma och repetitiva uppgifter, som att flytta data mellan kalkylblad eller manuellt mejla kunder för att begära betalning. Dessa uppgifter förbrukar värdefull tid och resurser, från personalkostnader till kostnader för molnlagring, och kan leda till en dålig kundupplevelse. Föreställ dig att ringa ett företag och behöva vänta länge medan de letar fram din faktura och dina betalningsuppgifter – det är frustrerande för alla inblandade.
Automatiserade AR-system kan minska denna belastning genom att hantera repetitiva uppgifter som hantering av kundfordringar, inkasso och fakturabehandling. Även om det finns en initial kostnad för att implementera dessa system och utbilda medarbetare, överväger de långsiktiga fördelarna med att automatisera AR – såsom färre fel, förbättrad effektivitet och en bättre kundupplevelse – med god marginal dessa investeringar.
4. Bristande skalbarhet
När företaget växer ökar även mängden fakturor och betalningar. Med manuella AR-processer kräver denna tillväxt ytterligare personal, vilket ökar kostnaderna och begränsar skalbarheten. Ett automatiserat AR-system skalar däremot smidigt i takt med företaget och hanterar större arbetsmängder utan att fler medarbetare behöver anställas. Uppgifter som fakturering, inkasso, avstämning och rapportering automatiseras, vilket frigör teamet så att det kan fokusera på strategiska aktiviteter som skapar värde.
Så övervinner du AR-utmaningar med automatisering
Utmaningarna inom AR, från att säkerställa korrekthet till att hantera inkasso effektivt, kan verka överväldigande. Med rätt strategier och verktyg blir dessa utmaningar dock möjligheter till tillväxt. Genom att automatisera AR-processerna minskar du inte bara antalet fel och sparar tid, utan gör det också möjligt för företaget att skala effektivt och förbättra resultatet.
Genom att införa automatisering kan AR-teamet flytta fokus från rutinuppgifter till mer strategiska aktiviteter, vilket bidrar till bättre finansiell hälsa och starkare kundrelationer.
Varför branschledare tar till sig AR-automatisering
Programvara för automatisering av kundfordringar skyddar dina intäkter och därmed också ditt resultat — men framför allt kan den spara manuellt arbete och bidra till att bevara goda affärsrelationer.
Om en kund till exempel inte ser ett meddelande om en misslyckad kreditkortsbetalning eftersom inkorgen är överfull med uppföljningsfakturor, leder det direkt till förlorade intäkter. Och låt oss vara realistiska: du vill inte slösa tid på att jaga små kunder när dina insatser egentligen gör större nytta någon annanstans.
Företag med ett stort saldo av kundfordringar får också högre kapitalkostnader. Kapitalkostnaden för kundfordringar är alternativkostnaden för att inte ha tillgång till de pengar du redan har tjänat in, samt kostnaden för att hantera kundfordringarna.
Genom att använda automatisering av kundfordringar för att automatiskt skapa fakturor, skicka betalningspåminnelser till kunder, samla in betalningsuppgifter för att automatiskt debitera sparade betalningsmetoder och effektivisera kravprocessen kan du uppnå betydande kostnadsbesparingar och minska kundförlusterna. Dessutom kan du på så sätt fokusera dina resurser på de verkliga problemen.
Fördelar med automatisering av kundfordringar
Jag har berört många anledningar, men låt oss skala bort allt överflödigt. Det här är de största fördelarna med att införa automatiserade system för kundfordringar:
Snabbhet, effektivitet och bekvämlighet
Automatisering av kundfordringar förbättrar snabbheten, effektiviteten och noggrannheten eftersom systemet kan skapa fakturor automatiskt och skicka dem till kunderna.
Automatiserade fakturor kan särskilt påskynda faktureringsprocessen för företag som fakturerar baserat på andra faktorer, till exempel förbrukning. Ett automatiserat system för kundfordringar kan beräkna förbrukningen snabbare och med större noggrannhet.
Att skapa och leverera fakturor automatiskt säkerställer att fakturorna når dina kunder snabbare. Det bidrar till att minska DSO och får dig att se bra ut, eftersom styrelsen och vd:n kommer att se mer rörelsekapital i balansräkningen.
Det handlar inte bara om din bekvämlighet
Automatisering av kundfordringar ger även dina kunder fördelar. Att erbjuda lösningar för kundfordringar öppnar inte bara upp möjligheten för kunderna att betala i delbetalningar, utan även via deras föredragna metoder, såsom kreditkort och ACH-banköverföringar.
Även om de kräver lite mer arbete att konfigurera eftersom de kräver vissa bankuppgifter, gör ACH-överföringar det också möjligt för dig att spara mer på dina transaktioner, eftersom betaltjänstleverantörer vanligtvis tar mindre betalt för den här typen av transaktion.
När de har konfigurerat uppgifterna via ACH eller kreditkort kan de ställa in det och sedan glömma det, så att de inte behöver gå in och manuellt ange sina kreditkorts- eller ACH-uppgifter för varje delbetalning — med andra ord ... betalningar som kommer in i tid, automatiskt. Härligt, eller hur?
Minskar risken för mänskliga fel
Fel i faktureringen kan vara pinsamma. Med det sagt är fakturering en repetitiv process som lätt drabbas av fel, till exempel stavfel, dupliceringar och utelämnanden.
System för kundfordringar minimerar risken för mänskliga fel eftersom de hämtar information från databaser för att fylla i fakturor med produkt- och prisuppgifter. Systemet matchar också automatiskt fakturor mot inköpsorder.
Dessa funktioner bidrar till att förhindra pinsamma situationer med kunder.
Kassaflödesprognoser
Kassaflödeshantering är en av de högsta prioriteringarna för CFO:er, särskilt i SaaS-företag i tidiga skeden och med hög tillväxt.
System för automatisering av kundfordringar påskyndar processen från faktura till betalning. Snabbare betalningar innebär mer pengar i kassan. De hjälper också CFO:er att prognostisera kassaflöden, vilket gör det möjligt för dem att upprätthålla optimalt rörelsekapital och uppnå bättre kreditstyrning.
Enligt EXIM Bank of the US betalar till exempel kunder från Sydafrika, Mexiko och Australien i genomsnitt 26 dagar för sent, medan kunder i USA i genomsnitt betalar fakturor sju dagar för sent. Därför vill du ägna dessa kunder mer uppmärksamhet för att optimera kassaflödet. Din programvara för automatisering av kundfordringar kan hjälpa dig att följa kundernas kassaflöde och betalningar per land.
Du kommer att kunna analysera mönstren för kassainflöden och identifiera ett kassaunderskott i förväg, så att du kan vidta åtgärder för att förhindra det.
Insiktsfulla rapporter och instrumentpaneler
System för kundfordringar genererar rapporter och tillhandahåller instrumentpaneler som sammanfattar viktig information om dina kundfordringar. Baserat på dina inställningar kan rapporter och instrumentpaneler sammanfatta kritiska detaljer om processen från faktura till betalning.
Instrumentpanelen kan till exempel hjälpa dig att följa åldersanalysrapporter, omsättningen av kundfordringar och DSO. Rapporter kan innehålla mer omfattande information om mönster för betalningsinsamling, orsaker till sena betalningar och felfrekvenser.
Bättre säkerhet och efterlevnad
Säkerhet är avgörande när du hanterar konfidentiella kunduppgifter och behandlar betalningar. Pappersfakturor och e-postmeddelanden är sårbara för säkerhetsintrång och bedrägerier. Ännu mer så för distribuerade team.
Du måste också lagra data för framtida revisioner och efterlevnad av lokala bestämmelser, till exempel försäljningsskatt och e-fakturering. Din delstat kan dessutom ha specifika dataskyddsbestämmelser som du måste följa.
AR-automatisering säkerställer att kunduppgifter och andra data är krypterade från början till slut när de överförs till en annan teammedlem. Dessutom använder AR-automatiseringssystem en standardiserad process där data arkiveras och lagras på ett säkert sätt för framtida revisioner.
Implementera en lösning för automatisering av kundreskontra
Nedan följer några frågor att ställa om ditt teams behov samt några tips som hjälper dig att komma igång.
Bästa praxis och praktiska tips
- Bedöm dina behov: Identifiera problemområden i din nuvarande AR-process för att avgöra vilka funktioner du behöver mest från automatiseringsverktyg.
- Välj rätt programvara: Utvärdera lösningar för AR-automatisering utifrån integrationsmöjligheter, skalbarhet och användarvänlighet.
- Säkerställ datakvaliteten: Rensa kunddata och säkerställ att alla uppgifter är uppdaterade innan implementeringen.
- Utbilda ditt team: Ge medarbetarna grundlig utbildning för att säkerställa ett smidigt införande och minska motståndet.
- Övervaka och optimera: Granska regelbundet AR-mätvärden för att identifiera förbättringsområden och optimera processerna därefter.
- Utnyttja AI och maskininlärning: Använd AI för prediktiv analys och förbättrad bedömning av kreditrisker. AI kan till exempel hjälpa till att upptäcka avvikelser i dina AR-processer baserat på historiska data, så att du inte behöver övervaka bedrägerier hela tiden.
- Alternativ till automatiseringsverktyg: Om du inte är redo att investera i ett komplett automatiseringsverktyg och är villig att lägga tid på att konfigurera arbetsflöden kan du automatisera kundreskontran med kodfria automatiseringsverktyg som Zapier. Integrationer kan dock vara ett problem — Zapier kanske inte kan integreras med alla dina verksamhetsverktyg, vilket innebär att du inte kan automatisera vissa processer. Om du inte har ett starkt teknikteam eller inte vill att ditt teknikteam ska lägga tid på att konfigurera Zapier-arbetsflöden är ett AR-automatiseringssystem det bästa alternativet.
Genom att implementera denna bästa praxis kan ditt team maximera fördelarna med AR-automatisering, förbättra kassaflödet och minska antalet fel, samtidigt som övergången blir så smidig som möjligt.
Stärk ditt team & konfigurera automatiserad kundreskontra
Sänk kostnaderna, öka dina realiserade intäkter och hantera automatiskt tråkiga uppgifter som fakturering och utskick av betalningspåminnelser genom att införa automatisering av kundreskontran idag.
Redo att utöka din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.