Så automatiserar du utgiftsrapporter i 6 steg

Varför automatisera utgiftsrapporter?

Varför investera i all denna teknik och göra om processen för godkännande av utgifter? Om du inte automatiserar arbetsflödet för godkännande av ersättningar går du miste om stora besparingar. Låt oss prata om varför du bör automatisera utgiftsrapporter:

• Färre fel: Global Business Travel Association uppger att 19 % av alla utgiftsrapporter innehåller fel. Rapporten förklarar också att företag i genomsnitt lägger 18 minuter på att rätta till varje fel. Det är ett enormt slöseri med tid, energi och arbetskostnader. Bland fördelarna med programvara för utgiftshantering finns färre fel, vilket potentiellt kan spara dig tusentals dollar, särskilt under skattesäsongen.
• Snabbare godkännanden: Chefer kan godkänna utgiftsrapporter med ett enda klick utan att behöva hantera tidskrävande och klumpiga kalkylblad. Du behöver inte heller separera arbetsuppgifter för godkännandet, eftersom alla uppgifter finns tillgängliga, inklusive kvitton och namnet på personen som godkände utgiftsrapporten.
• Förbättrad effektivitet: Automatisering effektiviserar och påskyndar hela processen, från att en rapport skickas in till att den godkänns. Den eliminerar flera manuella uppgifter, som att fylla i uppgifter i rapporten, kontrollera om alla utgifter är ersättningsberättigande enligt utgiftspolicyn och betala ut ersättningarna.
• Medarbetarvänliga processer: Att kopiera uppgifter från ett kvitto till en arbetsrapport leder knappast till arbetstillfredsställelse. När vardagliga uppgifter delegeras till programvara frigörs tid för de anställda, som de kan ägna åt strategi eller innovation, och båda dessa områden kan öka arbetstillfredsställelsen.
• Bättre insyn i utgifterna: Bristande insyn är ett vanligt problem – ledare vet inte vad som har spenderats förrän i slutet av månaden. Som Adriana Carpenter, ekonomichef på Emburse, sa till PYMNTS:

Företag har svårt att få insyn i de utgifter som deras anställda gör. … Allt från 20 till 40 % av utgifterna görs av anställda genom egna transaktioner och går inte genom en centraliserad process

Insyn i realtid i utgiftsmönster hjälper ekonomichefer och ekonomiteam att fatta välgrundade beslut i rätt tid. System för automatiserad utgiftshantering erbjuder en vy i realtid. När anställda skickar in utgifter sammanställer programvarans analysfunktion dessa uppgifter för att skapa informativa diagram och rapporter.

Så automatiserar du utgiftsrapporter: en steg-för-steg-guide

Att automatisera anställdas utgiftsrapporter är ganska enkelt. Det viktigaste här är den programvara för utgiftsrapporter som du använder, så välj med omsorg.

När du har infört systemet följer du dessa steg:

1. Konfigurera programvara för automatisering av utgifter

Konfigurationen innebär att programvaran ställs in utifrån dina godkännandearbetsflöden. Det är också i detta skede som du lägger in reglerna och gränserna som nämns i din utgiftspolicy. 

När allt är konfigurerat ger du relevanta teammedlemmar behörigheter utifrån deras roller.

2. Den anställde registrerar utgiften

När en anställd betalar ur egen ficka registrerar hen utgiften i programvaran. Därefter hämtas den direkt från ditt utgiftskonto.

Det är bäst att använda en mobilanpassad lösning, så att de anställda kan registrera utgifter var de än befinner sig. De flesta programvarulösningar låter anställda ladda upp ett foto av kvittot när de registrerar en utgift, vilket eliminerar behovet av att manuellt fylla i uppgifter.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Utgiftspolicyn används som referens (automatiserat)

Programvara för automatisering av utgiftshantering kontrollerar automatiskt utgifter mot utgiftspolicyn och granskar regler och tröskelvärden, till exempel utgiftskategorier som berättigar till ersättning och utgiftsgränser. 

Beroende på din redovisningsavdelnings struktur får du, din ekonomichef eller någon annan i ditt team realtidsaviseringar när utgiftsrapporter passerar detta steg.

4. Godkänn ersättning

När en avisering har tagits emot granskar den person som ansvarar för systemet utgiftsrapporterna, matchar uppgifterna mot kvittot och godkänner dem med ett enda klick. Vissa system kräver inte ens att du gör detta om utgiften ligger under dina granskningsgränser, vilket automatiserar ännu mer av processen.

Medarbetarna får pengarna och alla ersättningar registreras automatiskt i företagets redovisningssystem.

5. Revisionsspår skapas (automatiserat)

Automatiserade system för utgiftshantering upprätthåller ett omfattande revisionsspår för varje utgift som dina medarbetare ådrar sig. 

Systemet sparar en digital kopia av alla relevanta dokument, inklusive kvitton och utgiftsrapporter, vilket gör interna revisioner mycket enklare för alla inblandade.

6. Kontrollera analyser och rapporter

De bästa programvarulösningarna erbjuder inbyggda analyser och rapporter. Du kan se sådant som hur mycket medarbetarna har spenderat och avvikelser från budgeterade belopp. 

Dessa data utgör också en grund för att prognostisera företagets utgifter för nästa period.

Hitta rätt verktyg för automatisering av utgiftsrapporter

Ser du hur hela den automatiserade processen är beroende av din programvara för automatisering av utgiftshantering? 

Därför är det viktigt att välja programvara som kan stödja ditt arbetsflöde och erbjuda de funktioner ditt företag behöver. Här är vad du bör leta efter:

Specifika funktioner

Leta efter funktioner som konfigurerbara godkännandearbetsflöden, kontroller av efterlevnad av policyer samt analyser och rapporter.

Dessa funktioner sparar mycket tid och minimerar fel i processen. Optisk teckenigenkänning (OCR) hjälper till exempel till att extrahera information från kvitton och fyller automatiskt i den i rapporterna. Det sparar tid och minimerar feltryckningar.

Enkel att konfigurera

Vissa verktyg är onödigt komplexa. Även om de erbjuder många funktioner kan kostnads- och nyttoförhållandet bli ofördelaktigt om det tar månader att konfigurera programvaran och det krävs en särskild medarbetare för att hantera den. 

Leta efter programvara som är enkel att konfigurera och erbjuder de funktioner du behöver.

Mobil åtkomst

Dina medarbetare kan ha mycket att göra. De kan glömma att registrera utgifter eller tappa bort kvitton när de är ute och rör på sig.

Mobilappar gör det enklare att registrera utgifter – när en medarbetare gör en betalning kan hen ta en bild av kvittot med sin telefon och ladda upp den i appen.

Anpassningsalternativ

Programvaran för automatisering av utgiftsrapporter bör göra det möjligt för dig att anpassa kategorier, taggar och andra inställningar efter företagets unika behov. 

Appen bör också göra det möjligt för dig att ange detaljerade användarbehörigheter, så att du kan styra vem som får se, ändra och godkänna utgifter.

Kundsupport

Hur snabbt får du hjälp när du behöver den? Läs leverantörens omdömen innan du registrerar dig för att säkerställa att supportteamet har rätt kombination av insatser och svarar snabbt.

Integrationer

Kan programvaran för automatisering av utgiftshantering integreras med ditt ERP-system eller andra verktyg som du regelbundet använder, till exempel Slack?

Integration möjliggör informationsutbyte mellan appar, vilket underlättar automatisering. I ett integrerat system vidarebefordrar ekonomifunktionen till exempel informationen till din redovisningsprogramvara när en utgift har godkänts för ersättning. Redovisningsprogramvaran använder dessa utgiftsdata för att uppdatera finansiella rapporter (resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys) samt relevanta huvudbokskonton.

Saker att tänka på innan du implementerar automatisering av utgiftsrapporter

Innan du bestämmer dig för en programvaruleverantör bör du fundera över de utmaningar du kan möta på vägen. Det ger dig större kontroll över implementeringsprocessen och minimerar förseningar. Här är några vanliga saker du bör överväga:

1. Ditt företags behov

Du kan hitta den mest avancerade programvaran på internet. Men behöver ditt företag ett avancerat system? Om du driver ett växande SaaS-företag kan en nybörjarvänlig lösning med alla viktiga funktioner vara mer ändamålsenlig.

Du bör också ta hänsyn till utgifternas omfattning och komplexitet, antalet användare och vilka färdiga integrationer som ingår i programvaran.

2. Budget och avkastning på investeringen

Automatiserade system kan ha en hög prislapp, och det är mer än bara inköpspriset som bör övervägas. Du måste också räkna med kostnaderna för utbildning, implementering och underhåll.

Ryms dessa kostnader inom din nuvarande budget? Om de gör det bör du göra en snabb kostnads-nyttoanalys. Om du till exempel är ett litet företag som bara behandlar en handfull utgiftsrapporter kan kostnaden för ett avancerat system vida överstiga dess fördelar.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

3. Medarbetarnas användning och utbildning

60 % av de anställda upplever frustration med ny programvara, enligt en Gartner-undersökning. Om medarbetarna är vana vid en pappersbaserad process kan övergången till en digital lösning kännas överväldigande.

Detta är ett mindre problem om din lösning är relativt enkel att använda. För komplexa system behöver du dock erbjuda grundliga utbildningstillfällen, tydlig dokumentation och löpande support för att underlätta övergången och uppmuntra till användning.

4. Förändringshantering och kommunikation

Att implementera ett nytt arbetsflöde för godkännande av utgifter är en betydande förändring. Om implementeringen påskyndas och processen för utgiftsrapportering förändras drastiskt kan verksamheten störas.

Medarbetare kan till exempel göra misstag när de använder programvaran, eller så kanske programvaran inte fungerar väl när den integreras med ditt redovisningssystem. Genom att planera för dessa utmaningar före implementeringen sparar du mycket tid och pengar.

Hur är det med virtuella kort?

Behöver du verkligen utgiftsrapporter i en värld med virtuella kort? Visst, virtuella kort är ett bra sätt att slippa besväret med att behandla utgiftsrapporter, men endast 38 % av företag i USA och Kanada använder virtuella kort. 

Även med ett virtuellt kort kan det finnas tillfällen då medarbetare behöver skapa en utgiftsrapport, och du behöver godkänna den.

En leverantör kanske till exempel inte accepterar vissa betalningsformer eller endast accepterar kontanter. Kanske har en medarbetare inte tillgång till ett virtuellt kort, eller så misslyckas betalningen när kortet används. Sammantaget är de fantastiska när de fungerar … men de fungerar inte alltid.

Säg adjö till manuell utgiftshantering

Gillar du inte att hantera papperskvitton, manuell datainmatning och kreditkortsutdrag? Använd automatiserad programvara för utgiftshantering och säg adjö till manuella processer. Det finns en initial kostnad för att implementera automatisering av utgiftshanteringen, men den kan leda till kostnadsbesparingar som är mycket större än priset, förutsatt att du väljer rätt verktyg.

Är du redo att bygga vidare på din förmåga som ekonomichef? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.