5 bästa system för betalningshantering + köpguide

Ett PMS är vanligtvis molnbaserat och gör det möjligt för dig att optimera dina betalningsprocesser – hantera fakturor, spåra förfrågningar och godkännanden, rapportera insikter och automatisera betalningar. Ett bra PMS hjälper dig att öka betalningssäkerheten och förbättra insynen och kontrollen över betalningar inom företaget.

Standardfunktioner i system för betalningshantering

När du väljer ett system för betalningshantering är det viktigt att överväga vilka funktioner som bäst passar företagets behov. Några viktiga funktioner att leta efter är:

Fakturahantering

Ett bra PMS bör hantera fakturor och göra det enkelt för dig att skapa, redigera, skicka och spåra kundfakturor. Detta hjälper dig att hålla reda på alla finansiella transaktioner relaterade till försäljning och säkerställer att det finns en registrering av alla förfallna och mottagna betalningar.

Betalningshantering

Utan effektiv betalningshantering kan företag uppleva förseningar i mottagandet av betalningar eller stöta på problem med nekade transaktioner. Det ideala systemet för betalningshantering bör stödja flera betalningsmetoder, till exempel kreditkort, banköverföringar och digitala plånböcker. En stor fördel är att kunna hantera flera valutor och integrera med populära betalningsgateway-lösningar (detta är också en viktig fördel med mobila betalningsappar). 

Alla betaltjänster erbjuder inte smidiga debettransaktioner. Hitta ett system som inte bara hanterar debiteringar effektivt, utan också ger insikter i din likviditetsposition, så att du alltid kan upprätthålla ett sunt kassaflöde. ACH är också viktigt för direkta debiteringar och krediteringar mellan banker. Säkerställ att systemet du överväger stöder ACH-transaktioner för både leverantörs- och kundreskontra. Utöver enkla transaktioner bör ett optimalt system även hjälpa till med inköpsprocessen genom att erbjuda verktyg som gör inköp och betalningshantering enkla och effektiva.

Jämför likvärdiga alternativ

Om du vill säkerställa att systemet har de funktioner det bör ha, kan du jämföra det direkt med verktyg för kundreskontra och \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-software/\u0022\u003eleverantörsreskontra\u003c/a\u003e. Det hjälper dig också att hitta det optimala systemet.

Registrering och spårning av fakturor och transaktioner

Du bör välja ett system som registrerar alla dina fakturor, transaktioner, kvitton och betalningar på ett och samma ställe, så att de enkelt kan spåras och rapporteras.  Leta efter ett PMS som ger dig en tydlig bild av din finansiella hälsa och erbjuder realtidsuppdateringar av betalningsstatusar, automatisk synkronisering med bankkonton och kategorisering av utgifter. Det bör också göra det enkelt att söka efter och hämta tidigare transaktioner, med filter för datum, kund, belopp med mera.

Kvittohantering

Kvitton fungerar som bevis på transaktioner och utgör dokumentation för skatteändamål för företag samt köpbevis för kunder. Leta efter en plattform som automatiskt genererar och skickar professionella kvitton till dina kunder efter betalning. Möjligheten att anpassa kvittomallar, lägga till varumärkesprofilering och skicka via flera kanaler (till exempel e-post och SMS) är fördelaktig. Denna funktion sparar mycket tid och arbete samtidigt som den förbättrar kundupplevelsen.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Rapportering

Rapporterings- och analysverktyg är ett måste – du vill ha insikter i ditt kassaflöde, dina intäkter, utestående fakturor och transaktionsavgifter. Rapporteringsfunktionen bör erbjuda en rad färdiga rapporter, till exempel resultatrapporter, försäljningssammanfattningar och kostnadsuppdelningar, samt möjlighet att anpassa rapporter, ange datumintervall och visualisera data med diagram eller grafer.

Att tänka på vid köp av ett betalningshanteringssystem

Du bör inte enbart förlita dig på dessa standardfunktioner, utan även ta hänsyn till några viktiga omgivande faktorer när du utvärderar systemen, bland annat:

Verksamhetens behov

Du måste först fastställa vad du absolut behöver, eftersom detta i slutändan avgör vilken programvarulösning som passar dig bäst. Du bör till exempel fundera på vilka typer av betalningar du vill behandla, betalningsvolymen och om den sannolikt kommer att öka betydligt under de kommande åren. Vissa system är bättre rustade för hantering av stora volymer, medan andra är mer lämpade för småföretag med lägre volymer. Genom att prognostisera tillväxten i din betalningsvolym kan du välja ett system som kan skalas i takt med dina behov.

Kostnad

Kostnaden för dessa system kan variera avsevärt beroende på vilka funktioner och vilken support som erbjuds. Vissa system tar ut en månadsavgift baserad på antalet transaktioner du behandlar. Andra har nivåindelade prisplaner baserade på funktioner och användningsområden. Några leverantörer erbjuder helt kostnadsfria bastjänster för att hjälpa dig komma igång. Tänk på dina nuvarande och framtida behov för att avgöra vilken nivå som passar dig. Om du driver ett litet nystartat företag kan ett kostnadsfritt eller billigt alternativ räcka på kort sikt. När verksamheten växer kan du alltid uppgradera till en mer omfattande plan.

Transaktionsavgifter är också vanliga och utgör vanligtvis en procentandel av det totala betalningsbeloppet plus en fast avgift per transaktion. Jämför avgifterna hos olika leverantörer för att se till att de verkar rimliga och konkurrenskraftiga. Vissa kan avstå från eller sänka avgifterna för ideella organisationer eller vid hantering av stora betalningsvolymer.

Säkerhet och efterlevnad

Robust säkerhet är avgörande. Leta efter ett system med stark kryptering, multifaktorautentisering och rollbaserade åtkomstkontroller. Kryptering förvränger dina data så att endast behöriga parter kan läsa dem. Multifaktorautentisering lägger till ett extra lager av inloggningssäkerhet, ofta genom att skicka en kod till din telefon eller e-post. Rollbaserade kontroller begränsar de anställdas åtkomst till endast de data och funktioner de behöver för att utföra sitt arbete.

 När det gäller efterlevnad bör du välja ett system som uppfyller standarder som PCI DSS för hantering av kreditkortsdata och HIPAA om du hanterar vårdinformation. Dessa certifieringar visar att systemet uppfyller strikta regler för säkerhet och integritet. 

Global betalningstäckning

För företag som bedriver internationell verksamhet är ett system som stöder globala betalningsmetoder och valutor ett måste. Välj en leverantör med erfarenhet av gränsöverskridande betalningar och som erbjuder anslutning till betalningsnätverk över hela världen. Leverantören bör stödja de vanligaste betalningstyperna i varje region, till exempel SEPA i Europa, Faster Payments i Storbritannien och lokala kortvarumärken i APAC-regionen.

Integration och kompatibilitet

Du vill också hitta ett PMS som fungerar perfekt med andra affärsverktyg, till exempel ditt bokföringsprogram, CRM, ERP, e-handelsplattform och allt annat som är viktigt för verksamheten. Om inte, riskerar du att få ett osammanhängande kaos av arbetsflöden och fler problem än vad eventuella kostnadsbesparingar är värda. Leta efter alternativ som enkelt synkroniserar data mellan systemen för att undvika manuell datainmatning och säkerställa korrekt dokumentation. Vissa system erbjuder färdiga integrationer med större plattformar som QuickBooks, NetSuite och Shopify. För andra verktyg kan API-åtkomst göra det möjligt att bygga en anpassad integration.

Kundtjänst

Förbise inte vilken support varje leverantör erbjuder. Leta efter en leverantör med dokumenterat högkvalitativ kundservice som kan hjälpa dig att implementera, hantera och optimera ditt betalningshanteringssystem. Alternativen kan omfatta support via telefon, e-post och chatt samt tillgång till utbildningsresurser. En stark support säkerställer att du får ut så mycket som möjligt av din investering.

Redundans och drifttid

För många teknikföretag är betalningar verksamhetskritiska. Leta efter ett system med inbyggd redundans, lastbalansering och redundansväxling för att garantera hög tillgänglighet. Det bör erbjuda en minsta drifttid på 99.9% för att hålla dina betalningar igång dygnet runt, alla dagar på året. Flera datacenter på olika geografiska platser är idealiska för redundans.

Provperioder

Vissa leverantörer erbjuder provperioder under ett bestämt antal dagar, medan andra ger tillgång till en sandlådemiljö med testdata så att du kan prova dig fram tills du är nöjd. Tanken är att testa verktyget för att förutse hur systemet kommer att hantera ditt företags unika arbetsflöden och användningsfall. Var försiktig – mindre irritationsmoment under en provperiod kan utvecklas till stora problem efter att du har valt ett system. Se till att du gör ett värdefullt köp och att lösningen passar ditt företag.

Kundrecensioner

När du utvärderar system för betalningshantering ska du inte bara lita på företagets egna ord, utan även ta reda på vad andra har att säga. Se vad nuvarande kunder verkligen tycker om systemet och servicen. Leta efter återkommande beröm eller klagomål i recensionerna. Om ett system får övervägande negativa recensioner som nämner dålig kundservice, klumpiga gränssnitt eller viktiga funktioner som saknas, är det en tydlig varningssignal. Å andra sidan är mängder av recensioner med fyra och fem stjärnor, där en enkel installationsprocess, hjälpsam support och verktyg som gör arbetet enklare nämns, goda tecken på att du har hittat rätt.

De 5 bästa programvarorna för betalningshantering

Om du letar efter ett pålitligt alternativ är här 5 populära PMS som fångade min uppmärksamhet:

Stripe

Stripe, som grundades 2011, är som den coola nykomlingen på marknaden och är känd för sina förstklassiga funktioner för betalningshantering. Denna virtuella betalningslösning accepterar över 135 globala valutor, integreras sömlöst med e-handelsplattformar som Drupal, WooCommerce och Magento, har omfattande rapporteringsfunktioner och verktyg för prenumerationshantering och är känd för sin transparenta prissättning.

De tar inte ut några månadsavgifter, eftersom alla avgifter baseras på transaktioner. För onlineförsäljning tar de 2.9% + 30 cent per transaktion och 2.7% + 5 cent per transaktion för kortbetalningar på plats. En ytterligare avgift på 1% gäller för internationella transaktioner och valutaväxling.

Braintree

Braintree, ett dotterbolag till PayPal, är en tekniskt avancerad lösning för betalningshantering som har fått ett starkt rykte i branschen. Här är några anmärkningsvärda funktioner:

• Transaktionskostnaderna uppgår till 2.59% + 49 cent per transaktion
• Programvaran drar nytta av PayPals omfattande infrastruktur
• Stöder betalningar i över 130 valutor
• Integreras med PayPal och Venmo
• Möjliggör globala transaktioner och bedrägerikontroller

Braintree är optimalt för dem som uppskattar en enkel betalningslösning och gärna använder PayPals resurser.

FreshBooks

FreshBooks är en bokföringsprogramvara som främst riktar sig till frilansare, enskilda firmor och småföretag. Syftet är att hjälpa till med organisation, betalningshantering och fakturering. Man kan beskriva det som en programvara för betalningshantering som är utformad för småföretag och erbjuder prisvärda abonnemang. Priserna varierar från $8.50/månad till $27.50/månad, och varje abonnemang erbjuder en kostnadsfri provperiod på 30 dagar.

Square

Square är en välkänd lösning för betalningshantering och kassasystem (POS) som riktar sig till olika typer av företag, från nystartade verksamheter till stora företag med flera butiker. Den är särskilt attraktiv för mindre företag och nystartade verksamheter tack vare sitt budgetvänliga avgiftssystem, som kan anpassas efter varierande intäkter. Användarna betalar endast en liten procentandel och en fast avgift per transaktion. 

För korttransaktioner på plats, inklusive förbetalda presentkort, större kreditkort och mobila plånböcker som Apple Pay, tar Square ut en avgift på 2.6% + 10 cent. Om ett kort matas in manuellt eller används virtuellt är avgiften 3.5% + 15 cent per transaktion. För onlineköp och andra digitala transaktioner är avgiften 2.9% + 30 cent.

Tipalti

Tipalti är en molnbaserad automatiseringslösning för leverantörsreskontra som effektiviserar processer för leverantörsfakturering. Den är idealisk för växande företag med omfattande behov av fakturahantering, särskilt företag som samarbetar med internationella leverantörer. Några av de viktigaste funktionerna är:

• Plattformsavgiften börjar på $149 per månad
• Stöder betalningar i 196 länder med 120 valutaalternativ.
• Lämplig för företag med många lokala och internationella leverantörer
• Integreras med populära bokföringsprogram som QuickBooks, Sage och Xero

Några avslutande tips

Rädslan för att välja fel och fastna i ett flerårigt avtal med en partner som inte lever upp till förväntningarna är verklig. Hur hanterar man det?

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Gå på magkänslan

Även om specifikationer, säkerhet och kostnad är viktiga ska du inte underskatta värdet av ett gott partnerskap. Om ett leverantörsteams bemötande gav dig en bra känsla och de verkade genuint intresserade av din framgång säger det mycket. Människorna och företagskulturen spelar roll.

Tänk långsiktigt

Ett skinande nytt gränssnitt tappar snart sin glans, men flexibilitet, skalbarhet och kundsupport består för alltid. Se till att alla system du överväger kan växa tillsammans med ditt företag och erbjuda de integrationer du kommer att behöva längre fram. Du vill inte växa ur en lösning inom ett år och behöva gå igenom hela den här processen igen.

Låt dig inte enbart styras av priset

Ett skambud är inte mycket värt om lösningen faktiskt inte kan tillgodose dina behov. Och ett högre pris innebär inte alltid bättre kvalitet. Titta på den totala ägandekostnaden under avtalets löptid, inklusive extra avgifter för support, transaktioner och tillägg. Den lägsta kostnaden i början kan i slutändan kosta dig mer på lång sikt.

Läs det finstilta

Jag vet, avtal är ungefär lika spännande som att se färg torka. Men du måste förstå alla villkor, bestämmelser och åtaganden innan du skriver under. Se till att det inte finns några dolda avgifter eller begränsande klausuler som inte stämmer överens med dina mål. Om något verkar fel, fråga om det. Din säljrepresentant bör vara villig att förklara all förvirrande juridisk jargong.

Slutligen, när säljrepresentanterna börjar slänga sig med modeord som "friktionsfri", "turboladdad" eller "teknikdriven"... stäng ute dem en stund. Fokusera på det som verkligen är viktigt för ditt företag och dina kunder.

Så där har du det. En snabb introduktion till hur du kan sålla bland alla betalningshanteringssystem där ute och hitta ett som är skräddarsytt efter dina behov.

Redo att bygga vidare på din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.