Checklista för månadsbokslut: guide i tre steg (+ gratis nedladdning)
Att ha en checklista för månadsbokslutet hjälpte mig mycket mer än jag trodde att det skulle göra. Processen för månadsbokslutet säkerställer att du får aktuella och korrekta ekonomiska resultat, hjälper dig att hitta förbättringsområden i företagets utgifter och håller alla fokuserade på det som är viktigt för verksamheten.
I den här artikeln har jag gått igenom bokslutsprocessen från A till Ö och gett dig checklistan för månadsbokslutet som jag för närvarande använder som mall, så att du kan tillämpa den i din egen verksamhet.
Din kostnadsfria checklista för månadsbokslutet
Först och främst: här är checklistan, redo för dig att ladda ner och använda.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Senare i den här artikeln förklarar jag mina antaganden och de specifika behov som finns i min verksamhet, så fortsätt läsa om du vill kunna anpassa den här mallen så att den passar perfekt för din verksamhet.
Vikten av månadsbokslutet
Processen för månadsbokslutet har en oväntat stor betydelse. Den låter dig ta ett steg tillbaka från dina dagliga aktiviteter och bedöma den senaste månadens påverkan på verksamheten, vilket hjälper dig att:
- Lägga grunden för framtida ekonomisk planering
- Uppmärksamma ekonomiska avvikelser så snart som möjligt
- Minska framtida operativa och juridiska problem
En genomgång av situationen minskar dramatiskt risken för felaktig ekonomisk rapportering och oriktigheter.
Ett noggrant månadsbokslut skapar en berättelse genom siffror, saldon och ekonomiska rapporter, vilket utgör grunden för strategiska affärsbeslut. Det innebär en planerad genomgång av ditt bokföringssystem och ger dig ett utmärkt tillfälle att utvärdera den övergripande prestationen.
Oavsett vad du tycker om bokföring hoppas jag att du ser värdet av en väl genomförd process för månadsbokslutet när du har läst klart den här artikeln.
Förberedelser inför månadsbokslutet
Framgång med månadsbokslutet börjar innan räkenskapsperioden är slut. Det kräver framförhållning, planering och att rätt mekanismer sätts i gång för en smidig, korrekt och effektiv bokslutsprocess.
Här är vad du behöver göra:
1. Fastställ tydliga mål
Tydliga mål och policyer styr processen för månadsbokslutet och säkerställer att varje åtgärd överensstämmer med företagets ekonomiska mål.
Målen kan sträcka sig från ”säkerställa korrekt rapportering i resultaträkningen” till ”effektivisera den månatliga bokslutsprocessen”.
Väldefinierade mål förenklar processen och ger ett riktmärke för att mäta din ekonomiavdelning.
2. Identifiera viktiga nyckeltal
Att identifiera viktiga nyckeltal att övervaka under månadsbokslutet är det bästa sättet att förbättra arbetsflödet. Dessa nyckeltal kan bland annat omfatta:
- Finansiell noggrannhet
- Processeffektivitet
- Efterlevnadsgrad
- Tid för att slutföra månadsbokslutsrutinerna
- Antal kontoavstämningar du behöver genomföra
- Det genomsnittliga beloppet av handkassan på dina bankkonton vid varje bokslut
Nyckeltal bedömer månadsbokslutsprocessens effektivitet och noggrannhet och säkerställer att du och ditt team kontinuerligt förbättrar den.
3. Upprätta en tidsplan
Tid är avgörande för månadsbokslutet. Att utforma en tydlig och realistisk tidsplan för varje uppgift är viktigt, eftersom den vägleder processen och säkerställer att den slutförs i tid.
Jag sätter till exempel en tidsplan för att slutföra mitt månadsbokslut 10 arbetsdagar före månadens slut.
Andra företag kan behöva slutföra fler (eller färre!) processer beroende på deras funktioner och konton. Om ni till exempel:
- Har lager gör ni sannolikt månatliga lagerbokningar för att säkerställa korrekta värden.
- Har en mer utvecklad process för betalningshantering hanterar ni leverantörsskulder (dvs. vi betalar fakturor inom 30 dagar).
- Erbjuder utbetalningar för outnyttjad semester skapar ni en månatlig justering av semesterskulden.
- Betalar löner varannan vecka behöver ni göra ytterligare en justering av löneupplupna kostnader vid varje månadsbokslut.
Genomföra månadsbokslutsprocessen
Dags att få saker gjorda.
Här är checklistan för månadsbokslutet som jag använder; ladda gärna ner den och anpassa den efter ditt företag.
Stänga konton
- Dokumentera alla amerikanska kreditkortsposter (CC)
- Dokumentera alla kanadensiska CC-poster
- Dokumentera alla CC-poster i alternativa valutor
- Dokumentera alla amerikanska kassaposter
- Dokumentera alla CAD-kassaposter
Bokslutsposter
- Betala månatlig preliminärskatt
- Uppdatera arbetsboken för anläggningstillgångar
- Justera den månatliga posten för anläggningstillgångar
- Uppdatera förutbetalda kostnader i arbetsboken
- Justera posten för förutbetalda kostnader i arbetsboken
- Uppdatera arbetsboken för månatliga upplupna kostnader
- Justera posten för månatliga upplupna kostnader
- Redovisa eventuella kontantlösa tredjepartsbetalningar som avser innevarande månad (t.ex. leverantörsskulder, köpta men ännu inte fakturerade tjänster osv.)
- Justera månatliga löneposter efter kostnadskategorier & divisioner
- Återför upplupen bonus (om tillämpligt)
- Registrera månatlig justering av upplupen bonus
Rapportering
- Finansiera EOR-kontot
- Godkänn EOR-betalningen
- Uppdatera kassaflödesdokumentet
- Stäm av externa betalningsleverantörer, t.ex. PayPal, Wise, Bill.com osv.
- Stäm av USD-kassa
- Stäm av CAD-kassa
- Stäm av USD CC
- Stäm av CAD CC
- Stäm av CC i alternativa valutor
- Registrera finansiell information i det interna rapporteringsdokumentet (inklusive månadsresultat, budget jämfört med faktiskt utfall och annan relevant information för intressenter).
- Justera det interna rapporteringsdokumentet (vid behov)
Kommunikation
- Kommunicera om nödvändiga uppgifter från andra avdelningar
- Skicka ett e-postmeddelande med kassaflödesresultat till relevanta intressenter
- Skicka ett e-postmeddelande med finansiella resultat till relevanta intressenter
- Finansiella rapporter för [Aktuell månad] stängda
Överväganden kring bästa praxis
Jag har några kommentarer om checklistan för månadsbokslutet ovan.
Först och främst arbetar jag på ett Kanada-baserat medie- och teknikföretag, BWZ, med global verksamhet. Du kan behöva anpassa den så att dina konton är USA-baserade.
Jag rekommenderar att du lägger till några andra bästa metoder i denna lista:
- Ange förfallodatum för varje listpunkt för att systematisera arbetet och slutföra bokslutet i tid. Till en början kan dessa datum hjälpa dig att komma ihåg uppgifternas ordning och följa framstegen.
- När teamet växer och processerna blir mer komplexa kan du tilldela uppgifter till fler teammedlemmar. Förfallodatum förhindrar flaskhalsar och håller rapporteringen konsekvent.
- Utse en ansvarig person för varje uppgift. I stället för att bara skriva personens namn rekommenderar jag att du bygger checklistan i uppgiftshanteringsprogramvara för respons i realtid.
Vad mer som bör ingå
Det finns sannolikt andra saker som du behöver ta med, men som jag inte har inkluderat, till exempel:
- Avskrivningsbelopp för anläggningstillgångar,
- Avstämning av konton,
- Bokföringsposter,
- Förändringar i fysiskt lager,
- Konsolidering av moderbolagets och dotterbolagets konton,
- Valutakursjusteringar,
- Och alla andra redovisningsrutiner som du har.
Kom ihåg att detta är till för dig; tveka inte att specificera dina uppgifter i detalj så att de passar din verksamhet.
Kommentarer om förändringar
Det som ingår i listan i sak, men inte uttryckligen, är kommentarer om förändringar.
Varje månad kommenterar jag konton med betydande förändringar från månad till månad eller väsentliga skillnader mellan budget och utfall (samt orsakerna till dem). Detta görs både för rapporteringen av kassaflöde och finansiella resultat.
Om du till exempel finansieras av riskkapital och ännu inte är lönsam blir din förbränningstakt av likvida medel ett viktigt nyckeltal som dina investerare följer. Du behöver inkludera en analys av den aktuella månadens förbränning av likvida medel i förhållande till budgeten, en prognos för din förbränning av likvida medel samt en känslighetsanalys av den prognosen (bland annat).
Dokumentation av processer
I ett större företag kan du vilja ha dokumentation av var och en av processerna för månadsbokslutet, till exempel uppdelningen mellan entreprenörer och löner.
Jag beräknar och utför detta själv, men ett större företag kan vilja ha en helt separat arbetsbok där detta dokumenteras eller överväga offshore-redovisningstjänster för specialiserade uppgifter.
Arbetsfördelning
Stora företag kan inkludera dokumentation av vem som har upprättat och granskat underlaget. Denna arbetsfördelning är ganska vanlig i större företag; om ungefär ett år kommer jag sannolikt att överlåta processerna för månadsbokslutet till en annan teammedlem och själv inta granskarrollen, för att möjliggöra fler kontroller och större trygghet i att arbetet är felfritt.
Noggrannhet i rapporteringen
100 % noggrannhet i finansiell rapportering är självklart målet, men fokusera på det som är väsentligt för din verksamhet.
Om du har en sund ekonomi och upptäcker små avvikelser, som att ett konto visar 30 dollar fel, gör du inte om hela modellen för att hitta felet. Även om målet är fullständig noggrannhet bör du fokusera på att ge dina viktigaste intressenter en tydlig bild och kommunicera snabbt.
Du är som mest värdefull när du förser beslutsfattare med korrekt och relevant information så att de kan fatta de bästa besluten för företaget.
Efterlevnad och standarder
Det är avgörande att följa redovisningsstandarder och regulatoriska krav. Efterlevnad upprätthåller lagen samt principerna om finansiell integritet och transparens.
Oavsett om det gäller US GAAP, IFRS, ASPE eller någon lokal redovisningsstandard som ditt företag använder, säkerställer efterlevnad en konsekvent, transparent och jämförbar finansiell rapportering.
Användning av teknik
Med rätt teknik kan du effektivisera processen för månadsbokslut.
Oavsett om det gäller verktyg för AR eller automatisering av AP, eller redovisningsprogram som säkerställer efterlevnad och korrekta rapporter, spelar tekniken en avgörande roll.
Det handlar om att hitta rätt verktyg för ditt företag för att förenkla ditt liv utan att göra avkall på kvaliteten. Du är företagets resultaträknare; du måste se till att poängen är korrekta.
Om du fortfarande tittar på redovisningsprogram kan jag hjälpa dig. Detta är de bästa redovisningslösningarna på marknaden just nu, enligt vårt team av teknikanalytiker:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Analysera resultaten
Efter månadsbokslutet är det dags att reflektera och analysera.
Den finansiella informationen i dina rapporter berättar en historia som består av följande delar:
Finansiella insikter
Månadsbokslutet är mer än en rutinuppgift; det kan vara en guldgruva av finansiella insikter.
Det handlar om att analysera siffrorna, förstå trender och identifiera mönster. Finansiella insikter från månadsbokslutet hjälper till att bedöma företagets ekonomiska hälsa, kassaflöde, lönsamhet och betalningsförmåga.
Dessa insikter handlar inte bara om att förstå nuläget; de handlar också om att förutsäga framtiden, oavsett om du matar in siffrorna i en prognosmodell eller inte.
De underlättar budgetering, finansiell planering och prognostisering, vilket gör det möjligt för företaget att fatta välgrundade ekonomiska beslut. Dessutom ger dessa siffror ett riktmärke för att mäta företagets framtida ekonomiska resultat.
Vem älskar inte rekordhöga intäkter?
Resultatmått
Viktiga resultatmått, som kassakonverteringscykeln, effektiviteten i rörelsekapitalet och effektiviteten i kostnadshanteringen, ger en tydlig och objektiv bedömning av företagets resultat. Var särskilt uppmärksam på dessa mått när du stänger böckerna varje månad.
Resultatmått hjälper till att identifiera förbättringsområden. De synliggör flaskhalsar, ineffektivitet och områden som kan utvecklas.
För att utmärka dig som en strategisk CFO och skapa värde för företagsledningen måste du mäta resultat mot riktmärken, förstå avvikelser och sträva efter kontinuerliga förbättringar.
More Articles
Kontinuerlig förbättring
Finansvärlden förändras snabbt, och det bör även processen för månadsbokslutet göra. Kontinuerlig förbättring är inte en engångsuppgift; det är en kultur och ett åtagande för excellens, effektivitet och ändamålsenlighet i processen för månadsbokslutet.
Processutvärdering
Använd checklistan jag tillhandahöll som utgångspunkt och lägg till eller byt ut uppgifter när du identifierar vad som är viktigast för organisationens tillväxt.
Det finns alltid utrymme för förbättringar. Ditt jobb är att ta ett steg tillbaka, bedöma processen ur ett fågelperspektiv och förstå helheten.
Genom att utvärdera bokslutsprocessen och resultaten blir det lättare att förstå effektiviteten i de befintliga processerna, riktigheten i den finansiella rapporteringen och teknikens effektivitet. Detta ger konkreta insikter för att effektivisera processen, förbättra noggrannheten och öka effektiviteten.
Införande av ny teknik
Tveka inte att prova nya saker i den här processen. Införande av ny teknik kan förbättra effektiviteten, noggrannheten och efterlevnaden. Oavsett om det handlar om verktyg för automatisering av redovisningen för snabbare kassainflöden eller verktyg för verksamhetsstyrning för övervakning och analys i realtid kan användning av ny teknik förändra spelplanen.
Ny teknik kan minska den tid och ansträngning som krävs för månadsbokslutet och frigöra dig och ekonomiteamet så att ni kan fokusera på mer strategiska uppgifter som skapar värde.
Kontrollera för din egen skull det arbete som dina nya verktyg utför.
Dags att avsluta bokföringen
Att bemästra månadsbokslutsprocessen är en ständig resa präglad av noggrannhet, analys och förbättring. Du följer upp framstegen och sätter upp mål för vad som ska förbättras härnäst, vilket hjälper företaget att bli bättre varje månad.
Ett framgångsrikt månadsbokslut bygger på förberedelser, genomförande och analys. Det handlar om att lägga rätt grund, säkerställa en smidig process och lära sig av erfarenheterna för att förbättra framtida resultat.
Nästa steg? Den stora genomgången: årsbokslutet.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få en uppdatering så snart jag publicerar det, och få mer expertrådgivning, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.
