10 sätt att effektivisera månadsbokslutet & misstag att undvika
Begränsade resurser, brist på standardisering av processer, manuella lösningar, bristande samordning, felaktiga uppgifter … låter det bekant? Du är inte ensam. Det här är sådant som gör månadsbokslutet till ett verkligt elände … minst sagt.
Vi har redan gått igenom hur man skapar en löpande checklista för månadsbokslut, så jag ville fokusera på tio andra sätt att på ett hållbart sätt effektivisera månadsbokslutet – utan att ta genvägar.
1. Skapa och dela en checklista eller kalender för månadsbokslutet
Det låter självklart, men det är det inte. Bristande samordning vid månadsbokslutet är en utmaning även under de bästa förutsättningarna. För att alla processer i samband med månadsbokslutet ska löpa smidigt krävs exakt och punktlig samordning och organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Som någon som har lett team inom redovisning och finansiell rapportering kan jag bara säga så här: Om jag hade fått ett glänsande mynt varje gång jag har behövt skicka ut påminnelser om missade tidsfrister och uppgifter – ja, ni förstår.
Som tur är går detta att åtgärda.
Kalendrar för månadsbokslut är avgörande, oavsett om de består av en checklista, en Google-kalender eller en automatiserad påminnelse som en del av ett bredare redovisningssystem. Gör så här:
- Skapa en kalender som är enkel att uppdatera
- Lägg till uppgifter för månadsbokslutet
- Ange förfallodatum
- Bjud in ansvariga
- Automatisera påminnelser
Du håller leverantörsreskontran (AP), kundreskontran (AR), ditt team för finansiell rapportering och alla andra som är involverade ansvariga, mer produktiva och uppdaterade vid månadens slut. Det sparar massor av tid och frustration för alla.
| Arbetsinsats | Påverkan |
| Medel (Konfigureras en gång och ändras vid behov). | Hög |
2. Implementera molnbaserad redovisningsprogramvara för automatisering
Manuella processer och lösningar tar mycket tid. Molnbaserad redovisning och automatisering av funktioner som leverantörsreskontra och kundreskontra gör det möjligt för teammedlemmar att arbeta var som helst, vilket förbättrar flexibiliteten och effektiviteten samt minskar det manuella arbetet och antalet fel. Det innebär effektivare uppgifter, tidsbesparingar och teammedlemmar som kan utföra arbete med högre värde.
Att effektivisera processen för månadsbokslut med hjälp av molnbaserad redovisningsprogramvara ger följande fördelar:
- Snabb och korrekt dataregistrering
- Förenklade kontoavstämningar
- Enkel rapportgenerering
- Automatiserade uppgifter och påminnelser
- Data i realtid
- Centraliserade finansiella uppgifter
- Fjärråtkomst
- Integration med andra system
| Arbetsinsats | Påverkan |
| Medel (Molnbaserad redovisningsprogramvara implementeras ofta med minimala störningar och minimalt underhåll för verksamheten). | Hög |
3. Uppmuntra till mer samarbete med andra team
Bristande samordning av arbetsinsatser bromsar processen för månadsbokslut och minskar effektiviteten i resursanvändningen. Ökat samarbete mellan avdelningar är avgörande för ett framgångsrikt månadsbokslut. Teamets resultat beror på samarbete med andra funktionella enheter och externa tillsynsmyndigheter, leverantörer eller återförsäljare.
När alla är samordnade, arbetar mot gemensamma mål och är informerade om hur bokslutsprocessen fortskrider blir det lättare för teamet att snabbt lösa problem och minimera förseningar i slutet av varje månad. Gör så här:
- Upprätta tydlig kommunikation
- Uppmuntra till mer samarbete mellan avdelningar och andra parter
- Uppmuntra till regelbundna möten eller avstämningar
| Insats som krävs | Effekt |
| Låg | Hög |
4. Genomför granskningar av månadsavslutsprocessen
Om dina redovisningsprocesser för månadsavslutet inte fungerar som förväntat eller är föråldrade behöver du identifiera förbättringsområden och tänka om kring månadsavslutsprocessen som helhet. Gör så här:
- Avsätt tid efter varje redovisningsperiod för att utvärdera hur effektiva de implementerade strategierna är
- Identifiera eventuella brister eller förbiseenden
- Granska de dokumenterade processerna
- Be om återkoppling från teammedlemmar eller andra som är involverade i processen
- Gör nödvändiga justeringar baserat på återkopplingen för att effektivisera processerna
| Insats som krävs | Effekt |
| Mellan | Hög |
5. Etablera tydliga och standardiserade arbetsflöden
Ostandardiserade arbetsflöden kan skapa inkonsekvenser och utrymme för fel i din månadsavslutsprocess. Att effektivisera dina redovisningsarbetsflöden är avgörande om du vill ha ett mer effektivt månadsavslut.
En annan del av att effektivisera månadsavslutet är att säkra data, säkerställa konsekvens och förbättra kommunikationen för att eliminera informationssilos och tvetydighet, minska dubbelarbete och förbättra den övergripande effektiviteten. Gör så här:
- Granska alla befintliga processer
- Identifiera uppgifter som utan risk kan tas bort eller ändras för att spara tid och arbete
- Optimera arbetsflöden för att eliminera flaskhalsar och förbättra effektiviteten
- Standardisera dina rutiner
- Dokumentera och dela alla steg i arbetsflödena, ansvarsområden och tidsfrister
| Insats som krävs | Effekt |
| Hög | Hög |
6. Investera i medarbetarnas utbildning och utveckling
Att sakna rätt kompetens eller kunskap kan leda till resursproblem som påverkar månadsavslutet. Att investera i medarbetarnas utbildning och utveckling är avgörande för att effektivisera månadsavslutsprocessen. Välutbildade och kunniga medarbetare är effektivare och kan bidra på ett ändamålsenligt sätt till avslutsprocessen.
Genom att investera i teamets utbildning och utveckling får medarbetarna den kompetens och kunskap som krävs för att effektivt effektivisera månadsavslutsprocessen, samtidigt som du visar dem att deras arbete är viktigt. Gör så här:
- Säkerställ att ekonomiteamet är utbildat och behärskar användningen av redovisningsprogram
- Ge dem tillgång till rapporteringsverktyg och andra automatiseringsverktyg som hjälper dem att stödja andra och sig själva i att använda ett redovisningssystem till dess fulla potential
- Säkerställ att teamet håller sig uppdaterat om redovisningsprinciper och bästa praxis så att de har en stabil grund för att utföra sina uppgifter korrekt och effektivt
| Insats som krävs | Effekt |
| Låg | Hög |
7. Effektivisera avstämningarna
Att stämma av konton är avgörande för månadsbokslutsprocessen, men manuell avstämning kan vara tidskrävande och benägen att leda till fel. Det är också tråkigt som tusan, vilket gör ditt team utmattat och leder till ökad frustration och högre personalomsättning.
En automatiserad och effektiviserad avstämningsprocess kan avsevärt förbättra effektiviteten och noggrannheten. Gör så här:
- Använd verktyg som automatiskt matchar transaktioner
- Identifiera avvikelser och markera undantag för att minska tidsåtgången och arbetsinsatsen samt säkerställa noggrannhet och fullständighet
- Prioritera konton med hög risk eller stor påverkan för avstämning. Alla konton kräver inte samma nivå av granskning under månadsbokslutsprocessen
- Fastställ tydliga riktlinjer och rutiner för avstämning
- Säkerställ att alla teammedlemmar följer ett standardiserat arbetssätt för att minska fel och inkonsekvenser samt förbättra noggrannheten
| Arbetsinsats | Påverkan |
| Medel | Hög |
8. Förbättra datakvalitet och dataintegritet
Datakvalitet och dataintegritet är avgörande för korrekta ekonomiska register, beslutsfattande samt för att fastställa och analysera tillväxtmått korrekt. Genom att säkerställa att data är ren, fullständig och konsekvent kan ditt team effektivisera månadsbokslutsprocessen och undvika förseningar och fel.
Genom att förbättra datakvaliteten och dataintegriteten kan ditt team effektivisera månadsbokslutsprocessen och säkerställa korrekt ekonomisk rapportering. Gör så här:
- Implementera datavalideringskontroller för att identifiera och korrigera eventuella fel eller inkonsekvenser vid datainmatning
- Använd automatiseringsverktyg som validerar data mot fördefinierade regler och markerar eventuella avvikelser
- Rensa och uppdatera dina data regelbundet för att bevara dess integritet
- Identifiera och hantera eventuella dubbletter, inaktuella eller irrelevanta data
| Arbetsinsats | Påverkan |
| Låg | Hög |
9. Implementera kontinuerlig övervakning och revision
Föråldrade processer och arbetssätt banar väg för dåliga resultat. Kontinuerlig övervakning och revision kan avsevärt effektivisera månadsbokslutsprocessen genom att identifiera fel och avvikelser tidigt.
Gör så här:
- Använd teknik för att övervaka transaktioner och konton i realtid
- Implementera automatiska varningar och aviseringar som markerar potentiella fel eller avvikelser
- Genomför regelbundna interna revisioner för att säkerställa efterlevnad av redovisningsstandarder och regulatoriska krav
| Arbetsinsats | Påverkan |
| Låg | Hög |
10. Utvärdera och omfördela resurser
Månadsbokslutsprocessen är varken ny eller specifik för ditt företag, men dina resurser kan vara det. Att säkerställa att varje person har rätt roll minskar trötthet, tristess och personalomsättning samtidigt som det ökar produktivitet, arbetstillfredsställelse, ansvarstagande och engagemang i arbetet.
Du bör se över avdelningsstrukturen årligen och omvärdera och omfördela dina resurser för att säkerställa att de bäst lämpade personerna arbetar med specifika uppgifter.
Utvärdera följande:
- Utbildning och fortbildning
- Kompetenser och förmågor
- Intresseområden
- Karriärmål
- Arbetstillfredsställelse
- Individuella prestationer
| Arbetsinsats | Påverkan |
| Medel | Hög |
5 strategier som inte fungerar
Att enbart fokusera på sätt att minska tiden det tar att slutföra arbetet kan leda till oavsiktliga resultat, som missade steg, missnöjda medarbetare och överbelastade team. Här är fem strategier som helt enkelt inte fungerar när det gäller att effektivisera månadsbokslutet.
Hoppa över eller kombinera steg
Det kan vara frestande att hoppa över steg i månadsbokslutet eller kombinera dem. Problemet är att följande sannolikt händer när du gör det:
- Något viktigt missas
- Kostsamma misstag
- De finansiella rapporterna blir felaktiga
- Arbetet behöver ofta göras om, både av dig och andra, längre fram
Inse att stegen i en process sannolikt finns där av en anledning. Innan du gör godtyckliga ändringar bör du noggrant gå igenom varje steg för att avgöra varför det kan behövas eller inte, och diskutera det med CFO:n och andra som påverkas.
Multitaska för att kompensera för ineffektivitet
Ekonomiteam ses ofta felaktigt som kostnadsställen och förväntas multitaska och göra mer med mindre resurser. Det är viktigt att inse hur mycket dessa viktiga resurser bidrar och ge dem det de behöver för att slutföra arbetet i tid.
I stället för att använda multitasking för att överkompensera för ineffektivitet bör du se till att ekonomiteamen har verktygen för att arbeta mer effektivt, snarare än att pressa dem att arbeta hårdare och öka risken för utbrändhet.
Månadsbokslutet kan vara krävande om saker och ting inte är organiserade, så se till att du justerar dina semesteravsättningar så att teamet får tid att vila före nästa cykel.
Detaljstyra för att driva arbetet framåt
Detaljstyrning är ett annat misstag som jag alldeles för ofta har sett (och upplevt) på ekonomiavdelningar. Även om det verkar som att du får bättre kontroll över månadsbokslutet genom att hålla ett närmare öga på dina medarbetare, får det motsatt effekt.
Lita på att du har anställt rätt personer med rätt kompetens och förmågor, och ge dem sedan helt enkelt den information och de verktyg de behöver för att lyckas.
More Articles
Att inte be om synpunkter för att spara tid
Det kan verka som att väntan på återkoppling från andra team eller intressenter saktar ner månadsbokslutet; även om den inledningsvis kan göra det, hjälper denna återkoppling och förankring från andra delar av verksamheten dig på lång sikt att förbättra processerna genom att du får all finansiell information du behöver för bättre beslutsfattande.
Prata med andra intressenter och ämnesexperter om varför du behöver viss information, se till att de verkligen är införstådda och be dem sedan hjälpa dig att effektivisera processerna.
Att inte granska resultaten
Månadsbokslutet är en utmattande period för de flesta ekonomiteam. När allt är klart är det sista du kanske känner för att analysera alla resultat i detalj. Men det är just det som är poängen: detta är ett viktigt steg för att effektivisera processerna från början till slut och skapa bättre resultat i framtiden—så genom att inte göra det skapar du mer arbete åt dig själv.
Ta dig tid att granska resultaten från månadsbokslutet och de finansiella rapporterna. Det gynnar teamet genom att problem identifieras snabbare och teamets kompetens för nästa månad finslipas. Det ger också hela företaget den information som behövs för att snabbare fatta bättre affärsbeslut.
Prenumerera för fler insikter om redovisningscykeln
Att vara en effektiv ledare inom redovisning innebär mer än att bara mekaniskt gå igenom uppgifterna i månadsbokslutet. Det kan vara betungande, men det är din börda att bära.
Redo att bygga vidare på din kompetens som ledare inom redovisning? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.
