5 vanliga metoder för ERP-implementering – hitta rätt

Detta är den snabbaste men mest riskfyllda metoden. Hela företaget går över till det nya systemet på ett förutbestämt datum efter månader av förberedelser – inklusive datamigrering, processkartläggning, systemkonfiguration, testning och utbildning. 

Metoden med samtidig driftsättning ger omedelbara fördelar och eliminerar kostnaderna för att driva två system, men den är mycket störande för verksamheten. Eventuella problem kan påverka hela företaget, så användarna måste snabbt anpassa sig till det nya systemet.

Varför det fungerar

Den här metoden erbjuder det snabbaste sättet att implementera ett ERP-system från början till slut. Tillfälliga integrationer med äldre system kan medföra egna kostnader och komplexitet, men metoden med samtidig driftsättning hjälper dig att snabbt driftsätta systemet och uppnå omedelbar avkastning på investeringen.

Vem ansvarar?

Med tanke på den omfattande insats som krävs av ERP-leverantören vid denna metod kan metoden med samtidig driftsättning ses som leverantörsdriven. Kundens team behöver dock också vara delaktiga under hela processen när det gäller insamling, utformning, testning och utbildning.

Fördelar

• Kortast implementeringstid
• Lägre totala implementeringskostnader
• Inget behov av tillfälliga integrationer eller processer

Nackdelar

• Den mest riskfyllda metoden; problem kan störa hela verksamheten
• Slutanvändarna måste hantera en enorm förändring på en gång
• Det är svårt att genomföra grundliga tester före driftsättningsdatumet

2. Metodik för stegvis utrullning

Den näst mest populära metoden, metodiken för stegvis ERP-implementering, delar upp ERP-implementeringen i en serie faser. Varje fas fokuserar på att införa endast en del av funktionaliteten, modulerna, affärsenheterna och platserna. 

Den här metoden minskar risken genom att:

• Introducera det nya systemet stegvis
• Endast påverka vissa av verksamhetens processer och arbetsflöden åt gången
• Göra det möjligt att identifiera och lösa problem innan projektet går vidare
• Låta medarbetarna anpassa sig mer gradvis
• Låta lärdomar från tidigare faser vägleda senare implementeringsfaser

Stegvisa utrullningar tar dock längre tid totalt sett, kostar mer och kräver tillfälliga integrationer och processer mellan gamla och nya system under övergången. Du behöver också omfattande planering för att hantera beroenden mellan moduler. 

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Varför det fungerar

Det bästa med en stegvis utrullning är att hela organisationen får mer tid att anpassa sig till det nya ERP-systemet. Justeringar kan göras utifrån lärdomar mellan faserna, vilket gör övergångsprocessen ännu smidigare.

Vem ansvarar?

En stegvis utrullning kräver omfattande insatser från både leverantören och kundens centrala projektteam och passar vanligtvis bäst för organisationer som har anlitat en implementeringspartner eller en ERP-arkitekt. Detta delade ansvar, tillsammans med den längre tidsplanen, leder till ett mer samarbetsinriktat partnerskap mellan intressenterna.

Fördelar

• Lägre risk för verksamhetsstörningar än vid samtidig driftsättning
• Möjlighet att realisera fördelarna stegvis
• Mer tid för användarna att anpassa sig till det nya systemet

Nackdelar

• Längre övergripande tidsplan än big bang-metoden
• Högre totalkostnad på grund av den förlängda arbetsinsatsen
• Kräver tillfälliga integrationer mellan gamla och nya system

3. Metod för parallellt införande

Med ERP-metoden för parallellt införande körs både det äldre och det nya systemet samtidigt under en period. Användarna lär sig det nya ERP-systemet samtidigt som de fortfarande arbetar i det gamla, tills övergången är slutförd.

Parallellt införande ger ett säkerhetsnät som gör det möjligt för organisationen att återgå till det äldre systemet om det nya inte uppfyller verksamhetens krav. Användarna kan utbilda sig i sin egen takt. Detta minskar risken avsevärt, men är det dyraste alternativet. 

Att köra två typer av ERP-system samtidigt belastar resurserna och kan dessutom leda till inkonsekvenser i data. Tidsplanen hamnar någonstans mellan big bang-metoden och metoderna för stegvis införande. 

Varför det fungerar

En strategi med parallellt införande eliminerar potentiella risker för verksamhetens kontinuitet genom att tillhandahålla ett säkerhetsnät och låta användarna lära sig i sin egen takt. Organisationen kan alltid återgå till det gamla ERP-systemet om det nya inte fungerar som planerat.

Vem ansvarar?

Under ett parallellt införande måste kunden hantera den ökade komplexiteten i att köra båda systemen samtidigt. Under denna strategi har leverantören främst en stödjande roll, medan kunden tar ledningen.

Fördelar

• Den minst riskfyllda metoden för övergång
• Användarna kan lära sig gradvis med möjlighet att återgå
• Jämnare takt än big bang-metoden men snabbare än stegvis införande

Nackdelar

• Det dyraste alternativet
• Användarna kan vägra att lära sig det nya systemet när det gamla fortfarande är tillgängligt
• Kan leda till inkonsekvenser i data mellan miljöerna

4. Metod för pilotimplementering

En pilotimplementering innebär att ERP-systemet först distribueras till en liten grupp tidiga användare för validering, till exempel en enskild avdelning eller plats. När pilotprojektet har visat sig vara framgångsrikt rullas systemet ut till resten av organisationen.

Denna strategi gör det möjligt att testa ERP-systemet i en kontrollerad miljö för att identifiera problem innan det utökas. Pilotgruppen hjälper till att utforma lösningen och kan bli ERP-ambassadörer för den bredare utrullningen. 

Piloten förlänger dock tidsplanen och begränsar de initiala fördelarna till pilotgruppen. Dessutom kan vissa skalbarhetsproblem uppstå, och processförändringar kan behövas efter piloten. I likhet med strategin för parallellt införande är detta en balanserad metod för implementeringsprocessen, men med mindre utrymme för extra kostnader och inkonsekvenser i data.

Varför det fungerar

En pilotimplementering begränsar utrullningens omfattning så att företaget kan upptäcka problem tidigt innan det utökas till hela organisationen. Det är ett bra sätt att bygga trovärdighet och få de anställda att stödja den nya ERP-programvaran. 

Vem ansvarar?

Vid en pilotimplementering tillhandahåller ERP-leverantörer fokuserat stöd under hela den initiala utrullningen. Kundens projektteam och pilotanvändarna samarbetar dock nära för att införliva lärdomarna i den bredare utrullningen.

Fördelar

• Minskar risken genom att begränsa den initiala utrullningens omfattning
• Pilotgruppen kan fungera som ERP-ambassadörer
• Möjliggör kurskorrigering innan utrullningen utökas

Nackdelar

• Förlänger tidsplanen och ökar kostnaden jämfört med big bang-metoden
• Begränsar de initiala fördelarna och ROI till pilotgruppen
• Kräver process- och integrationsförändringar efter piloten

5. Hybridmetod för implementering

Ett hybridtillvägagångssätt kombinerar delar av både big bang- och stegvisa utrullningsmetoder. Exempelvis kan några centrala moduler i det nya systemet implementeras enligt en big bang-metod, medan andra fasas ut långsammare.

Hybridmodellen drar nytta av fördelarna med båda metoderna, vilket möjliggör en snabbare implementering av kritiska komponenter samtidigt som andra kan fasas in över tid. Detta tillvägagångssätt balanserar snabbhet, risk och resursförbrukning. 

Hybridimplementeringar är dock mer komplexa att planera och genomföra. Noggrann samordning krävs mellan big bang- och stegvisa delar. Dessutom medför big bang-delarna fortfarande den vanliga risknivån.

Varför det fungerar

Ett hybridtillvägagångssätt balanserar snabbhet och risk för att skapa en skräddarsydd ERP-implementeringsplan för ditt företag. Det gör det möjligt för team att tidigt få avkastning på investeringen från kärnmodulerna, samtidigt som utrullningen av icke-kritiska moduler kan skjutas upp vid behov. 

Vem ansvarar?

Ett hybridprojekt för ERP-implementering kan vara leverantörslett, kundlett eller ett gemensamt projekt, beroende på hur ansvaret fördelas mellan big bang- och stegvisa delar. 

Fördelar

• Kombinerar fördelarna med big bang- och stegvisa metoder
• Kan ge snabbare avkastning på investeringen från kärnmoduler
• Flexibilitet att fasa in mindre kritiska komponenter

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Nackdelar

• Mer komplex att planera och genomföra än en enskild metod
• Medför fortfarande big bang-risker för de moduler som distribueras
• Förlänger tidsplanen – och budgeten – jämfört med en fullständig big bang-utrullning

Välj den idealiska metoden för dig

Implementering av ett ERP-system är en komplex och kostsam process som kan ta mellan 6 och 18 månader att genomföra fullt ut. 

Tyvärr finns det ingen "perfekt process" för alla företag. Även om det finns en handfull bästa praxis för implementering som alla kan följa, är valet av metod inte en av dem.

Anlita en konsult

Med tanke på vilken påverkan en ERP-lösning kan ha på verksamheten – från datahantering till rapportering och automatisering av verksamheten – kan det vara riskabelt att kasta sig in i implementeringen utan rätt stöd, ungefär som att fastna i ett dåligt äktenskap.

ERP-konsulter är näringslivets motsvarighet till bröllopsplanerare. De kan hjälpa dig att driva implementeringsplanen från val till integration, övervaka processen och utbilda verksamhetens slutanvändare. 

Om du är osäker på vilken ERP-implementeringsmetod som passar din organisation kan du överväga att samarbeta med en konsult för att minimera framtida risker.

Prenumerera för fler insikter om ERP-implementering och planering

Letar du efter mer avancerade resurser medan du utarbetar en framgångsrik ERP-implementering? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter om ERP-system från ekonomichefer som formar teknikbranschen.