Gör dig ERP-klar: din checklista före implementeringen

En beredskapsbedömning inför ett affärssystem undersöker verksamhetens nuvarande situation och hjälper dig att identifiera vilka förändringar du behöver göra innan du implementerar ett affärssystem. En beredskapsbedömning granskar:

• De utmaningar som företaget står inför
• Om ett affärssystem kan bidra till att hantera dessa utmaningar
• Om företaget är redo att implementera ett affärssystem; om inte, vad som behöver förändras för att bli redo

Affärssystem är utmärkta för att göra organisationer effektivare, men du måste säkerställa att företaget har rätt personella, ekonomiska och tekniska förutsättningar för att ta emot det nya affärssystemet.

Som telefonens uppfinnare berömt sa, ”Förberedelser är nyckeln till framgång, innan något annat”.

Ta in förstärkning

Om du inte har tillräckligt med personal för att slutföra dessa steg är lösningen att inte hoppa över dem. I stället bör du anlita en implementeringspartner eller, om du ännu inte har valt system, en affärssystemarkitekt.

Varför är det viktigt att vara redo för ett affärssystem?

Det finns flera fördelar med att genomföra en beredskapsbedömning inför ett affärssystem. Faktum är att beredskapen bör vara det första steget i din strategi för affärssystemet om du vill ta dig igenom processen utan att slösa tid, energi och – kanske viktigast av allt – pengar.

När du prioriterar en beredskapsbedömning inför ett affärssystem eliminerar du de utmaningar som 75 % av oförberedda företag ställs inför genom att skapa klarhet kring följande punkter:

1. De utmaningar som du förväntar dig att lösa med ett affärssystem
2. Vilka system som kommer att bli föråldrade
3. Om du har en tillräcklig teknisk infrastruktur
4. Medarbetarnas roller och ansvarsområden
5. Total kostnad och förväntad avkastning på investeringen
6. Potentiella orsaker till motstånd

Framför allt hjälper en beredskapsbedömning dig att avgöra vad du behöver förändra för att bli redo för ett affärssystem innan du slösar värdefulla pengar på att famla dig fram genom en implementering av ett affärssystem.

Checklista för beredskap inför ett affärssystem

Dags att gå från ord till handling – gå igenom den här checklistan för att avgöra om du är redo att implementera systemet eller om det vore bäst att ta ett steg tillbaka.

Här är en översikt över checklistan:

1. Aktuella verksamhetsutmaningar
2. Mål och syften med implementeringen
3. Organisatoriska resurser
4. Teamets beredskap
5. Beredskap för datamigrering
6. Om du bör anlita en konsult för affärssystem

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Förstå de aktuella utmaningarna som företaget står inför

Först och främst måste du ta reda på om du försöker lösa rätt problem genom att implementera en affärssystemlösning. Precis som sportbilar (vanligtvis) inte löser medelålderskriser är affärssystem inga mirakelkurer.

Några av de vanligaste problemen som affärssystem kan hjälpa till att lösa är:

• Bristande ekonomistyrning
• Brist på tillräckliga data för beslutsfattande
• För mycket manuellt arbete
• Bristfällig förflyttning av material inom leveranskedjan
• Bristande samordning mellan olika avdelningar
• Oförmåga att skala upp verksamheten
• Bristande funktionalitet i befintliga system

• Försenad realtidsrapportering
• Inkonsekvent hantering av kundrelationer

2. Definiera era mål och målsättningar

Om ni vill att er ERP-implementeringsstrategi ska lyckas måste ni tydligt definiera verksamhetens mål och målsättningar. 

Om ni har tagit er tid att verkligen förstå de utmaningar som verksamheten skulle kunna lösa med ett ERP-system – vilket steg 1 bad er göra – är er del redan klar.

Men saken är den att: Det här steget kan inte genomföras isolerat. Alla relevanta beslutsfattare måste delta i arbetet med att definiera målen och målsättningarna för ert ERP-system, så att ni minimerar den tid som senare går åt till att argumentera och ändra saker.

För att förenkla processen kan ni be era relevanta intressenter att fylla i följande frågeformulär:

Övervägande	Svar
Vilka är de viktigaste målen och målsättningarna som ni vill uppnå med ett ERP-system?
Vilka är de viktigaste resultaten som ska uppnås genom ERP-implementeringen?
Är alla intressenter medvetna om förväntningarna på ERP-implementeringsstrategin?
Förstår och godkänner alla intressenter målen och de förväntade resultaten?
Hur lång tid kommer strategin att ta?

När alla har gjort sin del samlar ni gruppen igen och diskuterar målen. När alla är överens kan ni avgöra vilken typ av ERP-system som passar er bäst och sedan gå vidare till nästa steg.

3. Ta hänsyn till er budget och era resurser

Överväg om ni har lämpliga resurser för att stödja det här ERP-projektet.

Om ni till exempel bara har 1 eller 2 personer i ert implementeringsteam kan de missa era tidsfrister på grund av tidsbrist, vilket kräver att ni tilldelar fler personer till teamet.

Och självklart måste ni ta hänsyn till de ekonomiska resurser som krävs för att få detta att fungera. Om ni inte är säkra på att ni har – eller om ni saknar möjligheten att avsätta – tillräckligt med pengar för att slutföra arbetet, kommer implementeringen inte att kunna genomföras.

4. Förstå ert teams beredskap

Ledningen bör redan vara införstådd vid det här laget, så er uppgift är att säkerställa att alla andra team och tilltänkta användare är redo för den här nya tekniken.

Det innebär inte att ni måste fråga varje enskild medarbetare om de ser fram emot att få ett nytt system (kan ni föreställa er om det faktiskt var mitt råd?). 

Det innebär att ni måste ta hänsyn till de personer och processer som skulle påverkas av implementeringen och hur ni bäst anpassar er till dessa förändringar.

Till exempel:

1. Om ni anlitar oberoende konsulter för många av era processer bör ni överväga vilka utbildningsdokument och videor ni behöver ta fram för att få dem uppdaterade, samt vem som ska skapa detta material.
2. Om många medarbetare kommer att fungera som slutanvändare av ert ERP-system bör ni överväga att organisera en formell utbildningsworkshop för att ge dem den kunskap de behöver.

5. Förbered er för datamigrering

Innan ni installerar ett ERP-system bör ni förbereda er på att migrera data från olika system till det nya.

Ni bör utse någon från ert ERP-implementeringsteam som ansvarig för datamigreringen och ta kontakt med era kontaktpersoner för de nuvarande systemen … eftersom det kan bli en omfattande uppgift.

För att undvika förseningar från leverantörernas sida bör ni be den ansvariga personen att göra nödvändiga förberedelser i förväg och få leverantörernas stöd på plats i god tid.

För att datamigreringen ska lyckas bör ni förstå följande:

• Hur ni ska migrera data – det här steget är mer komplicerat än det låter och kräver noggranna överväganden.
• De potentiella risker som verksamheten kan möta på grund av datamigreringen, samt hur ni minimerar sannolikheten för att de inträffar och agerar om de skulle göra det.

6. Avgör om ni behöver en ERP-konsult

Om du inte har tillräckligt med personalresurser för att genomföra implementeringen på rätt sätt bör du söka professionell hjälp från en ERP-konsult. 

En ERP-konsult är en yrkesperson med omfattande kunskaper om ERP-system och är väl rustad för att hantera de flesta av dessa tröttsamma processer å dina vägnar.

Jag är typen som gör allt själv in i döden, men även jag skulle överväga att låta en expert ta över detta, med tanke på hur mycket pengar (och potential för huvudvärk) som står på spel här.

Problem att lösa före ERP-implementeringen

Vissa saker verkar vara universella – rädslan för att ha glömt ugnen på, glädjen i att bli kär och det faktum att företag verkar ha väldigt svårt att implementera ERP-system.

Det här är 5 av de vanligaste problemen som människor möter när de implementerar ERP och som, till din lycka, kära läsare, i stort sett alla hanteras av checklistan ovan.

1. Att välja rätt ERP-leverantör

Innan du går vidare med att implementera ett ERP-system måste du välja en pålitlig leverantör. Men eftersom ERP-området är mycket konkurrensutsatt har de flesta företagsledare svårt att välja rätt leverantör.

Du kan lösa den här utmaningen genom att samarbeta med en ERP-konsult och ta del av deras bedömning, eller genom att hitta en lista över de bästa ERP-systemen på marknaden, jämföra deras fördelar med dina mål och prata med en programvarurådgivare.

Praktiskt, eller hur?

2. Otillräcklig budgetering

Enligt ERP Focus är den genomsnittliga kostnaden för att implementera ett ERP-system $7200. Precis som med allt annat kan beloppet dock variera beroende på organisationens storlek.

De flesta företag misslyckas med att implementera ERP-system fullt ut efter att ha påbörjat implementeringsprocessen. Den vanligaste orsaken? Bristfällig budgetering. 

1. Gå igenom beredskapschecklistan
2. Be leverantörer om offerter
3. Se till att du har tänkt igenom varje steg i processen, och 
4. Avsätt en buffert för oförutsedda utgifter

3. Bristande projektledning

När du implementerar ett ERP måste du genomföra projektet i flera faser. Dessa faser omfattar:

• Förstudie och planering
• Design
• Utveckling
• Datamigrering
• Testning
• Uppdateringar efter lanseringen

För att framgångsrikt genomföra de aktiviteter som krävs i varje fas behöver du ett starkt och kompetent implementeringsteam – förhoppningsvis med minst en bra projektledare i gruppen.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

4. Bristande medarbetarengagemang i projektet

Ett grundläggande misstag som de flesta företagsägare gör är att inte uppdatera och involvera medarbetarna under ERP-implementeringen.

Informera specifikt berörda medarbetare om det nya ERP-systemets funktioner och fördelar under förimplementeringsprocessen och hjälp dem sedan att övergå till och anpassa sig till det nya systemet.

5. Att tro att implementeringen är en engångsinsats

Trodde du att du skulle konfigurera systemet och sedan vara klar för resten av livet? Även om jag önskar att det vore så är livet inte riktigt så enkelt.

Precis som med alla system kommer du att vilja underhålla det. När det handlar om ett så stort system behöver du någon som verkligen tar ägarskap över uppgiften.

Utse en produktägare för ditt ERP-system och hjälp sedan personen att samarbeta med ditt projektteam samt planera regelbundna granskningar för att åtgärda problem och integrera nya moduler allt eftersom företaget utvecklas.

När allt kommer omkring: om du inte planerar … planerar du att misslyckas.

Prenumerera för att utveckla dina färdigheter inom ekonomiskt ledarskap

Redo att utveckla din förmåga som ekonomisk ledare? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiska ledare som formar teknikbranschen.