ERP-rapportering: Så fokuserar du på den mest användbara datan

Dessa rapporter är utformade för att presentera viktiga ERP-data relaterade till centrala resultatindikatorer (KPI:er) och andra viktiga trender som identifierats genom dina ERP-lösningar. Ekonomichefer (CFOs) använder till exempel ofta ERP-rapporter för att identifiera ekonomiska trender som går utöver de övergripande insikterna i en resultat- och balansräkning. 

ERP-rapportering kan ge mer detaljerade insikter om aktuella trender relaterade till intäkter eller kostnader och kan användas av ekonomichefen för att ta fram ekonomiska prognoser baserade på aktuella affärsförhållanden.

Fördelar med korrekt ERP-rapportering

Mer information är alltid bra. Men hur du använder informationen kan göra hela skillnaden.

De datainsikter som erbjuds av en väl utformad strategi för ERP-rapportering kan hjälpa företaget att minska onödiga kostnader och andra ineffektiviteter som annars skulle förbli oupptäckta i organisationen. Här är fyra sätt som ERP kan gynna alla företag:

1. Centraliserade data från en enda tillförlitlig källa

När ett ERP-system har implementerats korrekt centraliseras all organisationsdata i ett centralt arkiv. ERP-rapportering kan sedan använda denna information för att skapa rapporter från korrekta data, vilket ger en heltäckande rapportering som inte störs av datasilos eller motstridiga data från olika avdelningar.

I stället för att gå igenom enorma mängder data kan en ekonomichef använda ERP-information för att snabbt och korrekt utvärdera kostnader, insikter om intäktsgenerering och andra ekonomiska datapunkter i hela organisationen.

2. Automatiserad efterlevnadsgranskning och rapportering

När organisationer växer kan det bli oerhört tidskrävande att säkerställa efterlevnad. Om du har ett starkt system för ERP-rapportering på plats minskar denna börda avsevärt.

ERP-rapporteringssystem kan använda granskningsbara register och regelbaserad, automatiserad rapportering för att säkerställa att efterlevnaden övervakas och kontrolleras noggrant. 

I en bransch som tillverkning eller luftfart, där hanteringen av mänskligt arbete kan vara strikt reglerad av säkerhetsskäl, kan ERP-rapportering generera automatiserade aktivitetsloggar som dokumenterar denna aktivitet och uppmärksammar organisationen på möjliga fall av bristande efterlevnad.

3. Insikter i realtid

Data som genereras från ett ERP-system kan samlas på en central plats och bearbetas genom instrumentpaneler för rapportering i realtid. Lagernivåer, energianvändning och produktionsvolymer är bara några exempel där organisationer kan använda aktuell information för att vägleda sina affärsbeslut.

Hög energianvändning kan få organisationen att minska aktiviteten och undersöka den möjliga orsaken till denna ökning, men självklart förändrar du ingenting om ingen känner till den.

4. Långsiktiga kostnadsbesparingar

ERP-rapporter kan generera insikter och stödja strategisk prognostisering som hjälper företagsledare att utnyttja och hantera sina interna resurser bättre. 

Arbetskraft, energianvändning, hantering av leveranskedjan och processflöden kan alla dra nytta av bättre hantering och optimering som möjliggörs genom ERP-rapportering. Ledningen kan granska hela organisationen för att identifiera och åtgärda ineffektiv verksamhet, överdimensionerade utgifter och andra former av resursslöseri.

Med tiden kan ERP-rapportering hjälpa organisationen att uppnå mer kostnadseffektiva utgifter som förbättrar vinstmarginalerna och möjliggör hållbar verksamhet.

Vilka är involverade i ERP-rapporteringsprocessen?

Från rapporteringspersonal som arbetar praktiskt till beslutsfattare behöver ett starkt ERP-rapporteringssystem deltagande och stöd från en handfull viktiga roller.

Här är teamet som du behöver samla för att förverkliga det fulla värdet av ERP-rapportering inom din organisation:

Ansvarig för ERP-rapportering (ansvarig chef)

Den här personen – som ofta är ekonomichefen, men även kan vara en särskild projektledare som utsetts av ekonomichefen – är huvudansvarig för ERP-rapporteringssystemet. Personen i den här rollen fastställer rapporteringssystemets strategiska mål, övervakar analytiker direkt och kommunicerar med företagsledningen för att ge vägledning i tolkningen av rapporter. 

Med tiden ansvarar den här personen även för att anpassa ERP-rapporteringsstrategin efter organisationens behov.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Företagsledning (C-suite)

Ledningen kommer att vara direkt involverad i utvärderingen av ERP-rapporter och i att införliva dessa insikter i sina strategiska beslut. Dessa ledare kommer även att samarbeta med rapporteringssystemets ansvariga kring fastställandet av KPI:er och definitionen av ERP-rapporternas syfte. 

ERP-dataanalytiker

Analytiker arbetar i frontlinjen inom ERP-rapportering och ser till att data delas korrekt med rapporteringsverktygen och därefter omvandlas till lättlästa rapporter. Den här rollen är praktiskt involverad i att skapa de rapporter som används av chefer och andra intressenter.

Dessa analytiker behöver förstå målen med ERP-rapporteringen, med början i de datapunkter som har högst prioritet inom din organisation.

IT-support

Beroende på programvara, säkerhet och andra IT-relaterade behov kan flera IT-medarbetare vara involverade i att konfigurera och underhålla ERP-rapporteringssystemet. Dessa personer kommer att spela en större roll i att hjälpa till att konfigurera rapporteringssystemet och ställa in all programvara och alla verktyg så att ERP-data kan extraheras och bearbetas korrekt. 

Slutanvändare

Medan företagsledningen använder ERP-rapporter för att vägleda strategiska beslut kan flera roller inom en organisation regelbundet ta del av dessa rapporter för att informera sitt dagliga arbete.

• Medarbetare inom leveranskedjan kan använda ERP-rapporter för att övervaka och hantera företagets leveranskedjor. 
• Produktionsansvariga kan använda rapporter för att övervaka arbetsförhållanden, inklusive energianvändning och säkerheten på arbetsplatsen. 
• Medarbetare med ansvar för regelefterlevnad, inklusive externa tillsynsmyndigheter, kan ta del av revisioner för att utvärdera efterlevnaden av olika regelverk.

Så skapar du en ERP-rapporteringsstrategi

Du förstår målen och har identifierat de viktigaste rollerna som krävs för din rapporteringsstrategi. Nu är det dags för konkreta råd om hur du lägger grunden för en framgångsrik ERP-rapporteringsprocess.

Det här behöver du göra:

1. Definiera KPI:er och andra mål

Ett avgränsat fokus ger bäst resultat – särskilt när du precis har börjat utveckla din ERP-rapporteringsstrategi. 

Identifiera tydliga KPI:er och andra mål som du vill uppnå genom dina ERP-rapporter, och se till att du har en tydlig förståelse för hur dessa mätvärden kommer att omsättas i din övergripande affärsstrategi.

Styr din organisation mot högre kostnadseffektivitet

Anta att din organisation vill bli mer kostnadseffektiv, särskilt inför allt mer utmanande ekonomiska tider. ERP-rapportering är ett utmärkt sätt att uppnå detta, så länge målet används för att vägleda din strategi. 

Kommunicera med alla intressenter för att säkerställa samsyn kring detta mål och fokusera på att ta fram data och trender som är relevanta för målet.

2. Fastställ förväntningar på intressenternas deltagande

Skapa goda förutsättningar för dina intressenter att lyckas – och se till att alla förstår hur viktig deras roll är. Varje intressent måste ha en tydlig förståelse för hur de bidrar till rapporteringssystemets framgång och veta exakt vad de förväntas göra.

Bli dirigenten

Arbeta direkt med varje intressent för att fastställa tydliga förväntningar kring tidpunkterna för deras åtaganden och hur ofta kommunikationen ska ske. 

I de flesta fall behöver dessa förväntningar också balanseras mot befintliga ansvarsområden, så det är viktigt att sätta realistiska förväntningar längs vägen.

3. Välj och integrera ett ERP-rapporteringsverktyg

Vissa ERP-plattformar erbjuder redan de verktyg du behöver för att skapa ett ERP-rapporteringssystem. I andra fall kanske du vill välja ett externt rapporteringsverktyg.

Säkerställ en smidig programvaruintegration

Om du vill ansluta ett rapporteringsverktyg till ditt befintliga ERP-system behöver din IT-personal se till att verktyget är korrekt integrerat och konfigurerat med din befintliga ERP-plattform. Samarbeta med din IT-personal för att validera denna integration innan du går vidare i processen.

4. Validera data och din dataextraktionsprocess

Kvalitetsdata är grunden för en stark ERP-analys-strategi. Dina rapporteringsanalytiker bör utsätta rapporteringssystemet för omfattande tester – det vill säga en process med datavalidering, datarensning och andra relevanta testprocesser – för att säkerställa att systemet är konfigurerat för att samla in och bearbeta ERP-data på rätt sätt.

Förbättra dataförvaltning och dataägarskap

Valideringsprocessen kan identifiera problem relaterade till dataägarskap och dataförvaltning som behöver åtgärdas innan ERP-rapporteringssystemet kan tas i drift. Samarbeta med analysteamet för att identifiera dessa problem och reda ut eventuella frågor kring ägarskap i förväg, så att alla dina ERP-data  är validerade, korrekta och tillförlitliga.

5. Utveckla rapportmallar

Effektivisera rapportgenerering och rapportleverans genom att skapa rapportmallar där extraherade ERP-data enkelt kan importeras och presenteras i ett visuellt format. Detta är särskilt värdefullt när du skapar rapporter som ska kunna nås i realtid eller genereras via en automatiserad utlösare.

Datavisualisering för ekonomiska prognoser

En rapportmall kan vara ett bra sätt att lägga in de senaste uppgifterna om ekonomiska resultat i en ERP-baserad prognosrapport. Mallen kan fortsätta att uppdateras över tid när nya siffror blir tillgängliga. 

6. Planera för att iterera och optimera över tid

Målen och behoven för ERP-rapportering kommer nästan säkert att förändras när företaget växer. På samma sätt kan intressenter identifiera bättre sätt att utvärdera ERP i linje med dina angivna rapporteringsmål. 

Skapa en förväntan på kontinuerlig förbättring

I båda scenarierna ovan behöver företag flexibilitet för att kunna anpassa sitt rapporteringssystem över tid i takt med att behov och mål förändras. 

Genom att bygga in detta i strategin från början kan du kommunicera till intressenterna att ERP-rapportering aldrig är en färdig produkt. Övervaka hur användbara dina ERP-rapporter är och samarbeta med intressenterna för att kontinuerligt optimera din rapporteringsstrategi.

När du bör ändra din rapporteringsstrategi

Mindre justeringar av din rapporteringsstrategi är enkla att genomföra. Men med tanke på den insats som krävs för att ändra rapporteringsmål, justera dataprioriteringar, återställa rapporteringsintegrationer och modifiera rapportmallar … är omfattande förändringar av din ERP-rapporteringsstrategi ofta krävande och tidsintensiva.

Om du försöker fastställa rapporteringsprocessen innan systemet är på plats …

1. Bra jobbat. Det är mycket mer organiserat än vad de flesta är!
2. Hitta en implementeringspartner för ERP som kan hjälpa dig att etablera en bra rapporteringsstrategi från början.

Om du redan har konfigurerat systemet kan en ERP-konsult hjälpa dig att avgöra om förändringar av rapporteringsstrategin är nödvändiga och hjälpa dig att genomföra dessa förändringar på det mest kostnads- och tidseffektiva sättet. Generellt bör förändringar av rapporteringsstrategin övervägas om en eller flera av följande situationer uppstår:

• Du ändrar målet för din ERP-rapporteringsstrategi;
• Ditt företag genomgår betydande förändringar inom affärsteknik, datarapporteringskanaler och/eller rapporteringskrav;
• Du omfattas av nya lagstadgade rapporteringskrav;
• Ditt företag genomgår en organisatorisk omstrukturering.

De största misstagen inom ERP-rapportering att undvika

Innan du sätter igång med att skapa en ERP-rapporteringsstrategi för ditt företag kommer här en kort översikt över de vanligaste fallgroparna som du bör undvika i den här processen:

1. Att ta sig vatten över huvudet

Den stora mängd data som ERP-system erbjuder tvingar organisationer att vara selektiva när de identifierar vilka data de vill prioritera i rapporteringen. Om du försöker täcka in för mycket riskerar du en datarapportering med en omfattning och variation som saknar fokus och inte är hållbar.

Använd dina rapporteringsmål för att begränsa fokus till endast de mest relevanta data som möjligt. När din rapporteringsstrategi mognar och alla intressenter blir bekväma med processen kan du överväga om rapporteringen ska utökas med ytterligare datakällor.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

2. Att skapa rapporter från data av låg kvalitet

Datavalideringsprocessen är avgörande för att säkerställa att ERP-data är korrekt och värdefull. Inkonsekvenser, dataluckor och andra kvalitetsproblem kommer att kraftigt begränsa värdet av dina rapporter, så det är nödvändigt att du sätter upp allt korrekt från början.

3. Att inte utbilda intressenterna i deras roller

Rätt intressenter måste identifieras, men de måste också få ordentlig utbildning i hur de ska utföra sina roller. 

För chefer innebär detta att instruera dem i hur de ska arbeta med målsättning och hur de ska använda data som underlag för beslutsfattande. För slutanvändare innebär det att ge tillräcklig utbildning i den ERP-programvara – från Acumatica till Sage – som de förväntas använda när de integrerar rapportering i sitt arbete. 

4. Att skapa rapporter från data som ditt företag inte äger

Om dina ERP-data innehåller data som ägs av en annan enhet kan du skapa en juridisk risk för företaget genom att inkludera dessa data i dina egna rapporter. 

Ett robust program för datastyrning kan hjälpa till att reda ut frågor om dataägande och undvika detta problem.

Kom igång med ERP-rapporteringen på rätt sätt

Framgången för en ERP-rapporteringsstrategi påverkas i hög grad av den insats som läggs på att utveckla en strategi och implementera ett ramverk för löpande rapportering inom organisationen. 

Ekonomichefer måste vara noggranna genom hela processen för programutvecklingen. Gör din hemläxa innan du lanserar initiativet för att säkerställa att du är väl förberedd för en stark start. Om du vill ha stöd från en expert kan du anlita en ERP-konsult som hjälper dig att implementera programmet.

Prenumerera för fler insikter om ERP

Redo att utveckla din förmåga som ekonomiledare och ERP-expert? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.