Allt om hybrida affärssystem (och varför du behöver ett)

Den här metoden låter dig anpassa kärnverksamheten samtidigt som du får tillgång till den skalbarhet och kostnadseffektivitet som moderna SaaS-lösningar erbjuder. 

Hybrida ERP-system delas ofta in i två olika typer: ERP-system med två nivåer och utökade lokala ERP-system. Även om de låter likartade är skillnaderna viktiga, och det är avgörande att förstå dem för att säkerställa att du väljer rätt alternativ för din verksamhet:

Implementeringsmetod	Så fungerar det
ERP-system med två nivåer	Dotterbolag använder lokalt anpassade ERP-system som synkroniseras med koncernsystemet ERP-system med lägre kostnad för mindre enheter, samtidigt som central överblick bibehålls Lokala system matar in data i det centrala ERP-systemet för konsoliderad rapportering
Utökat lokalt ERP-system	Lägger till moderna funktioner (t.ex. analys och mobil åtkomst) via molnbaserade tillägg. Djupgående kontroll över data, arbetsflöden och efterlevnad Gradvisa uppgraderingar utan fullständig migrering till molnet

Utöver de olika typerna av ERP-implementering finns det ytterligare jämförelser att ha i åtanke när du undersöker hybrida ERP-lösningar.

Hybrid-ERP jämfört med moln-ERP

Hybrida ERP-system skiljer sig från helt molnbaserade ERP-system genom att göra det möjligt att lagra vissa arbetsbelastningar på din egen infrastruktur. 

Med ett moln-ERP hostas och hanteras hela systemet externt av en leverantör. I kontrast till detta innebär en hybrid ERP-miljö att den:

• Gör det möjligt att välja vilka molnmoduler som ska implementeras.
• Ger större kontroll över datalagring och krav på efterlevnad.
• Låter dig behålla dina investeringar i befintlig lokal programvara.

Molnbaserade ERP-system kan erbjuda lägre initiala kostnader och enklare uppgraderingar, men alla organisationer vill inte flytta alla affärsprocesser till molnet. Du kan föredra en hybridmetod om din affärsmodell bygger på strikt datastyrning eller om du har äldre, kraftigt anpassade system som du vill bevara.

Hybrid-ERP jämfört med lokalt ERP

Hybrid-ERP skiljer sig också från ett helt lokalt ERP-system genom att tillföra molnets fördelar till din traditionella lösning. Ett lokalt ERP-system finns helt och hållet på företagets egna servrar och är i hög grad beroende av lokala resurser för funktionalitet och uppdateringar (detta är en viktig fördel med lokalt ERP). Hybrida lösningar däremot:

• Integrerar lokala funktioner och molnmoduler för att utöka kapaciteten.
• Erbjuder ett smidigt sätt att testa molnet eller migrera dit gradvis i stället för att ta steget fullt ut på en gång.
• Hjälper dig att undvika stora hårdvaruinvesteringar som krävs vid expansion av helt lokala system.

I stället för att ständigt bygga om din interna hårdvara kan du med ett hybridalternativ enkelt skala upp med hjälp av molnet, samtidigt som verksamhetskritiska data behålls lokalt.

Så fungerar hybrida ERP-system

Hybrida ERP-system fungerar genom att sammanföra din befintliga infrastruktur och utvalda molnbaserade tjänster i ett enda ekosystem. Se det som att lägga molnmoduler ovanpå ditt centrala lokala ERP-system och använda integrationspunkter för att säkerställa datakonsistens och uppdateringar i realtid. 

Här är en förenklad bild av hur ett hybrid-ERP kan vara strukturerat:

1. Lokalt installerad kärna: Du lagrar verksamhetskritiska data och processer, som ekonomiska rapporter eller egenutvecklade tillverkningsarbetsflöden, på interna servrar.
2. Molnmoduler: Komplettera ditt kärnsystem med molntjänster för funktioner i den sista delen av leveranskedjan, som leverantörshantering, realtidsanalys eller stöd för distansteam.
3. Integrationslager: En uppsättning anslutningar, mellanprogramvara eller API:er som synkroniserar data mellan miljöer och säkerställer att informationen flödar sömlöst.
4. Säkerhet och efterlevnad: IT-team säkerställer att krypterings- och autentiseringsprotokoll är förenliga mellan lokala och molnbaserade miljöer, så att kraven på datasäkerhet uppfylls.

I praktiken använder många organisationer hybrid-ERP som ett steg på vägen mot ett fullständigt införande av molnlösningar. Du kan till exempel behålla ditt äldre ekonomisystem lokalt på plats samtidigt som du testar en molnbaserad distributionsmodul för att utvärdera hur den passar in i ditt arbetsflöde.

Andra använder det för att bygga ett sammanhängande system som kan hantera olika affärsuppgifter. Ekonomiteamet kan till exempel förlita sig på lokala servrar av säkerhetsskäl, medan inköps- eller lagerfunktioner kan vara molnbaserade för att möjliggöra fjärråtkomst och samordning med leverantörer i realtid. Med ett hybridalternativ är det fullt möjligt att uppfylla båda behovskraven. 

Author's Tip

Innan du fattar beslut bör du noggrant planera vilka arbetsbelastningar som ska migreras. De bästa hybrid-ERP-implementeringarna hanterar en arbetsbelastning i taget och fokuserar på att varje funktion ska fungera väl, antingen i molnet eller lokalt.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Användningsområden för hybrid-ERP

Hybrid-ERP har visat sig värdefullt inom många branscher, särskilt för verksamheter som möter regulatoriska krav eller behöver specialiserade lokala verktyg. Nedan följer några verkliga exempel på hur ett hybrid-ERP hanterar unika operativa förutsättningar.

Tillverkning

Tillverkningsmiljöer ställer unikt höga krav på ERP-prestanda. ERP-programvara för tillverkning erbjuder fördelar som att hjälpa dig hantera efterlevnad av regelverk och kvalitetskontroll samt säkerställa kontinuerlig drifttid på fabriksgolvet. Tillverkare behöver system som inte bara är kraftfulla utan också stabila, säkra och anpassningsbara.

Med ett hybrid-ERP kan tillverkningssektorn: 

• Bevara kritiska verksamheter och samtidigt möjliggöra innovation: Detta innebär att behålla äldre lokala system för styrning av fabriksgolvet och övervakning av maskiner, samtidigt som molnverktyg för prognoser, rapportering och planering läggs till.
• Förbättra samarbete i realtid och smidighet i leveranskedjan: Du kan till exempel enkelt möjliggöra datadelning med leverantörer och distansteam genom molntillägg samt erbjuda centraliserade instrumentpaneler för ekonomisk överblick över flera anläggningar.
• Stödja stegvis modernisering och kostnadskontroll: Detta möjliggör gradvisa lanseringar av moderna verktyg som efterfrågeplanering eller mobil åtkomst, samtidigt som risker och kapitalutgifter minskar genom stegvisa uppgraderingar.

SaaS

Ja, även SaaS-organisationer kan använda en hybrid-ERP-modell. Ofta finns det delar av verksamheten, som kunddata, prenumerationsfakturering eller specialiserade efterlevnadsuppgifter, som måste omfattas av striktare lokal säkerhet. 

Samtidigt hjälper molnbaserade analys- och samarbetsverktyg till att koppla samman team över hela världen. En flexibel hybridlösning kan ge SaaS-teamen omedelbara fördelar i form av samarbete, samtidigt som känsliga data förblir internt.

Hälso- och sjukvård samt läkemedel

Hälso- och sjukvårdsbranscher omfattas av strikta regler för dataskydd och behöver ofta lokal kontroll för att uppfylla efterlevnadskraven. Samtidigt möjliggör molnfunktioner snabbare läkemedelsprövningar, effektiviserad patientregistrering och kraftfulla lösningar för distansvård. Genom att lagra känsliga data på lokala servrar och använda molnbaserade moduler för snabba interaktioner kan du:

• Upprätthålla efterlevnaden av regelverk för patient- eller läkemedelsdata.
• Skala nya funktioner till olika regioner.
• Införa övervakning i realtid och avancerad analys med minimal utbyggnad av infrastrukturen.

Fördelar med hybrida ERP-system

Hybrida ERP-system erbjuder flera fördelar som hjälper dig att förbli flexibel, konkurrenskraftig och kostnadseffektiv. Även om ingen implementeringsmetod är perfekt för alla uppskattar många CFO:er dessa fördelar:

• Kostnadsoptimering: Genom att använda molnet där det är mest ändamålsenligt kan du undvika betydande hårdvarukostnader. Vissa företag når nollpunkten för den totala ägandekostnaden inom 24 till 30 månader.
• Stegvis övergång till molnet: Du kan ”testa vattnet” med begränsade molnmoduler idag och utöka användningen över tid.
• Förbättrad skalbarhet: Om du behöver mer lagringsutrymme eller datorkraft kan du skala upp eller ned specifika molnmoduler utan att konfigurera om hela det lokala systemet.
• Flexibilitet vad gäller regelverk: Du kan isolera vissa moduler för att säkerställa att de uppfyller bransch- eller regionspecifika efterlevnadskrav och sedan uppdatera resten.
• Distansarbete och mobil åtkomst: Dina distansteam kan på ett säkert sätt använda molnbaserade delar av ditt ERP-system för snabba uppslag eller uppdateringar av data.
• Förlängd livslängd för äldre system: Om du fortfarande har robusta lokala installationer säkerställer ett hybrid-ERP-system att de kan fortsätta användas, samtidigt som du kan modernisera selektivt.

Utmaningar med hybrida ERP-system

Precis som alla större teknikinvesteringar medför hybrid-ERP-lösningar också potentiella utmaningar. Du bör väga in dessa faktorer innan du slutför implementeringen:

• Integrationskomplexitet: Att säkerställa ett sömlöst datautbyte mellan lokala och molnbaserade moduler kan vara komplicerat. Du kan behöva mellanprogramvara eller specialiserade API:er.
• Enhetlig säkerhet: Även om varje modul kan vara korrekt säkrad bör du samordna företagets säkerhetsprotokoll för fysiska servrar och molntjänster.
• Högre initiala kostnader: Jämfört med en helt molnbaserad modell kan du behöva hantera större initiala utgifter för att underhålla din lokala miljö, särskilt om hårdvaruuppgraderingar är eftersatta.
• Underhållskrav: Du behöver hantera två uppsättningar systembehov – en lokal och en i molnet. Detta kan belasta dina IT-resurser om det inte planeras ordentligt.
• Potentiella integrationsluckor: Om din leverantör eller integratör inte samordnar arbetet effektivt kan du råka ut för datasilos eller avvikelser i rapporteringen.

Författarens tips

Att hantera dessa utmaningar börjar med detaljerad planering och etappvisa lanseringar. Skapa pilotprojekt som bekräftar varje moduls funktionalitet innan du lägger till ytterligare ett lager av komplexitet.

När du bör välja en hybrid-ERP-lösning

Innan du tar steget är det viktigt att utvärdera om ett hybrid-ERP överensstämmer med dina prioriteringar, din budget och dina strategiska mål. Här är några scenarier där det passar bra:

1. Du har befintliga lokala investeringar som fortfarande är effektiva eller som innehåller känsliga data, men du vill ha flexibiliteten hos molnbaserade moduler.
2. Din bransch eller region kräver strikta efterlevnadsstandarder för vissa verksamheter, vilket gör en helt molnbaserad lösning för riskabel.
3. Du vill ha ett steg på vägen för att testa molnet innan du genomför en fullständig övergång.
4. Du hoppas kunna modernisera äldre system selektivt, särskilt om du har ont om tid eller har en begränsad budget.
5. Du hanterar lokala dotterbolag med särskilda ERP-behov, men som kräver enhetlig företagsövervakning.

Om din organisation tillhör någon av dessa kategorier har du kanske redan den infrastruktur och interna kompetens som krävs för att framgångsrikt hantera ett hybrid-ERP.

Tips för implementering av hybrid-ERP

Ett hybrid-ERP kan revolutionera dina processer om du lägger rätt grund. Nedan följer beprövade rekommendationer som hjälper dig att genomföra implementeringen framgångsrikt.

Planera i god tid

Precis som vid alla ERP-implementeringar behöver du börja på rätt sätt – och det rätta sättet är att planera. Systembedömningar, kostnadsberäkningar och strategiska färdplaner utgör grunden för en framgångsrik ERP-implementering. 

Här är några viktiga saker att tänka på under planeringsfasen:

• Visualisera dataflöden mellan lokala och molnbaserade komponenter.
• Inrätta en styrgrupp som inkluderar ekonomi, IT och avdelningschefer.
• Fastställ mätbara framgångsmål, till exempel förbättrad bearbetningshastighet eller kostnadsbesparingar.

För ekonomi- och redovisningsorganisationer är en av de vanligaste fallgroparna att inte tillräckligt hantera kraven på styrning, risk och kontroller (GRC) vid ERP-implementeringen. Det är också en fallgrop som kan undvikas med rätt planering och perspektiv.

Isa Farhat

Partner | Deloitte

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Kom ihåg att planering inte bara handlar om teknik. Ta hänsyn till budgetar, tidsplaner, riskbedömningar och mätbara mål, till exempel att minska manuell rapportering med 50 % eller minska integrationskostnaderna med 30 %.

Undersök leverantörer

Utöver datainsamling och planering är efterforskning avgörande för en framgångsrik hybrid-ERP-implementering.

Börja med att utvärdera både moln- och lokala leverantörer för att hitta en stark hybridlösning. Leta efter leverantörer med beprövade integrationsmöjligheter, stark support och en färdplan som överensstämmer med dina expansionsplaner. Om din organisation använder specialiserade moduler bör du se till att leverantören erbjuder eller stöder dessa i hybridform.

Några viktiga frågor att ställa dig själv är: 

• Har leverantören referenskunder med hybriddistributioner?
• Finns det specialiserade efterlevnadsmoduler eller lokala datacenteralternativ för datalagring?
• Hur flexibel är pris- eller prenumerationsmodellen vid delvis molnanvändning?

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Tillhandahåll kontinuerlig utbildning

Implementeringen slutar inte när systemet är i drift. Ditt team kommer att behöva löpande utbildning om hybridsystem, även när de använder dem. Inte ens den mest användarvänliga programvaran kan garantera en smidig användning om personalen inte känner till de nya arbetsflödena.

Så här kan du strukturera utbildningen:

1. Uppstartsworkshoppar: Introducera konceptet hybrid-ERP och dess specifika moduler.
2. Rollbaserade sessioner: Håll separata utbildningar för ekonomi, försörjningskedja, HR med flera, med fokus på hur de använder det nya systemet.
3. Praktiska labb: Uppmuntra teamen att genomföra simulerade transaktioner, skapa exempelrapporter eller felsöka testdata.
4. Kontinuerliga återkopplingsloopar: Samla in frågor och utmaningar. Dokumentera bästa praxis och tips för nyanställda.

I praktiken uppskattar medarbetare korta, riktade utbildningstillfällen mer än långa engångsseminarier. Att kombinera direktsända och inspelade videosessioner är ofta idealiskt om du har team på olika platser.

ERP-implementering är mer än en teknisk process – det är en förändringsresa. När den genomförs på rätt sätt blir ett ERP-system ryggraden i organisationens effektivitet och tillväxt, vilket gör det möjligt för företag att nå sina mål.

Pratiksha Pingle

CFO, finanschef | MUFG Pension & Market Services

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Slutsats

Genom att dra nytta av flexibiliteten och kontrollen hos ett hybrid-ERP positionerar du din organisation för stabil tillväxt och motståndskraft. 

Oavsett om du migrerar från ett äldre system eller utforskar de senaste molninnovationerna kan en noggrant planerad hybrid-ERP-distribution förena det bästa av två världar – och hjälpa dig att sänka kostnaderna, uppfylla efterlevnadskraven och skala i din egen takt.

Vad händer härnäst?

Om du tyckte att den här guiden var användbar finns det mer där den kom ifrån. Prenumerera på The CFO Club-nyhetsbrevet för praktiska insikter om finansiellt ledarskap, efterlevnadsstrategier och verktyg som gör bokslutsprocesserna mindre besvärliga.