Krav på POS-programvara: komplett funktionsguide
Många företagare kämpar med att hitta rätt POS-system och slutar ofta med programvara som antingen är för komplex eller inte uppfyller deras behov. Oftast beror det på att de gick in i ett säljmöte utan att först ha tagit fram en kravspecifikation för POS-programvaran.
Därför har jag skapat den här guiden för att hjälpa dig förstå vilka POS-funktioner som är oumbärliga och vilka du kan bortse från.
Introduktion till POS-system
Ditt kassasystem är den moderna kassaapparaten, men med mycket mer därtill. Det är navet som hjälper dig att hantera betalningar smidigt och hålla koll på vad som säljer, samtidigt som det samlar in information om dina produkter och kunder.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oavsett om det handlar om att följa upp försäljningen, hantera kampanjer eller till och med stämpla in och ut ser dessa system till att allt fungerar smidigt.
Varför valet av POS-system är viktigt
När systemet väl är anslutet passerar varje transaktion, stor som liten, genom ditt POS-system. Ett bra POS-system:
- Behandlar försäljningar omedelbart
- Följer lagersaldot i realtid
- Hanterar kunddata på ett användbart sätt
- Skapar insiktsfulla rapporter med ett knapptryck
- Effektiviserar verksamheten från kundytan till administrationen
Men alla POS-system är inte likadana och har inte samma fördelar. Vissa är mycket grundläggande, medan andra är fullpackade med funktioner som du kanske aldrig kommer att använda. Nyckeln? Att hitta den perfekta balansen som motsvarar verksamhetens behov. Här är några av mina främsta rekommendationer.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Moderna POS-system finns i två varianter: lokalt installerade och molnbaserade. Lokalt installerade system finns i ditt lokala nätverk, medan molnbaserade verktyg är tillgängliga var som helst med en internetanslutning. Båda har sina för- och nackdelar, men molnbaserade system blir allt populärare tack vare sin flexibilitet och skalbarhet.
Viktiga funktioner i POS-programvara
Dessa system finns i många olika former, men variationen när det gäller POS-funktioner är förmodligen den främsta anledningen till att hitta ett bra system. Här är vad du bör leta efter:
Efterlevnad och säkerhet
Säkerhet är inte förhandlingsbart för någon programvara, inklusive POS-system. Ditt system hanterar känsliga uppgifter dagligen, vilket gör det till ett attraktivt mål för cyberbrottslingar.
Efterlevnad av PCI DSS är din första försvarslinje. Det är en uppsättning säkerhetsstandarder som säkerställer att alla företag som tar emot, behandlar, lagrar eller överför kreditkortsinformation upprätthåller en säker miljö. Leta efter POS-system som uppfyller PCI DSS nivå 1 – den högsta säkerhetsnivån.
Efterlevnad av GDPR är avgörande om du har europeiska kunder. GDPR reglerar hur du samlar in, lagrar och använder personuppgifter. Ett GDPR-kompatibelt POS-system hjälper dig att undvika höga böter och skydda dina kunders integritet.
Ändpunkt-till-ändpunkt-kryptering är din datas livvakt. Den förvränger information när den färdas genom systemet, vilket gör den oläslig för alla som kan tänkas avlyssna den.
Viktiga säkerhetsfunktioner att leta efter i ett POS-system:
- Tokenisering av kreditkortsdata
- Regelbundna automatiska uppdateringar
- Rollbaserade åtkomstkontroller och behörigheter
- Multifaktorautentisering (2FA, MFA)
- Algoritmer för bedrägeridetektering
Om du inte tänker på dina kunders skull, tänk åtminstone på den dåliga publicitet du kan få om du förbiser säkerheten. År 2018 utsattes modeåterförsäljaren Forever 21 för ett dataintrång som varade i sju månader eftersom kryptering inte hade aktiverats på vissa POS-enheter. Detta ledde till obehörig åtkomst till kundernas betalkortsuppgifter i vissa butiker. Hej då, kunder.
Kund- och lojalitetshantering
En robust funktion för kundrelationshantering (CRM) i ditt kassasystem hjälper till att skapa en 360-gradersbild av dina kunder.
Moderna kassasystem låter dig:
- Skapa detaljerade kundprofiler
- Följa köphistorik och preferenser
- Segmentera kunder baserat på köpbeteende
- Hantera lojalitetsprogram enkelt
Men den verkliga kraften ligger i hur du använder dessa data. Kassasystem i toppklass erbjuder prediktiv analys, vilket hjälper dig att förutse kundernas behov och anpassa dina erbjudanden därefter.
Lojalitetsprogram är ett kraftfullt verktyg för kundbevarande. Leta efter ett kassasystem som kan:
- Skapa belöningssystem med olika nivåer
- Erbjuda poäng för köp
- Ge belöningar som är enkla att lösa in
Starbucks’ mobilapp är en förlängning av deras kassasystem och är verkligen ett mästerexempel på kundlojalitet. Den låter kunder beställa i förväg, samla stjärnor (poäng) och lösa in belöningar. Denna integration har varit en viktig drivkraft bakom deras framgång, där mobilbeställningar stod för 31% av alla företagsdrivna transaktioner i USA förra året.
Personalhantering
Effektiv personalhantering kan öka produktiviteten, förbättra kundservicen och i slutändan öka din lönsamhet.
Viktiga personalrelaterade funktioner i kassasystemet att leta efter är bland annat:
- Tidsregistrering och schemaläggning: Se vem som arbetar och när, skapa och ändra scheman, följ övertid för att hantera arbetskraftskostnader och låt anställda byta arbetspass eller begära ledighet.
- Prestationsmått: Identifiera dina främsta medarbetare och områden som kan förbättras. Några KPI:er är försäljning per timme, genomsnittligt transaktionsvärde, merförsäljning och korsförsäljning samt kundfeedback kopplad till specifika medarbetare.
- Anpassningsbara åtkomstnivåer: Styr vilken information och vilka funktioner varje anställd kan komma åt i kassasystemet, vilket förbättrar säkerheten och säkerställer att personalen bara ser det som behövs för deras roll.
Toast, ett populärt kassasystem för restauranger, erbjuder omfattande funktioner för personalhantering. En av deras kunder rapporterade en 10-procentig ökning av dricksen och en betydande ökning av serveringspersonalens produktivitet efter att ha implementerat Toasts verktyg för personalhantering. Systemets tydliga prestationsmått hjälpte serveringspersonalen att förstå vilka områden de kunde förbättra och vad som motiverade dem.
Lagerhantering
God lagerhantering handlar inte bara om att veta vad du har — det handlar om att ha rätt produkter på rätt plats vid rätt tidpunkt. Ett bra kassasystem bör ta bort gissningarna ur lagerstyrningen och hjälpa dig att fatta datadrivna beslut.
Viktiga lagerfunktioner att leta efter i ditt kassasystem är bland annat:
- Lagerövervakning i realtid: veta exakt vad som finns i lager vid varje givet ögonblick, förhindra överförsäljning och slut i lager, identifiera svårsålda varor och snabbt upptäcka stöld eller svinn.
- Automatiska beställningspunkter: Ställ in miniminivåer för lagret, så att ditt POS-system kan varna dig eller till och med automatiskt skapa inköpsorder när lagernivåerna blir låga (detta är också en fördel med programvara för inköpsorder). Det kan spara tid och förhindra förlorad försäljning.
- Lagerhantering på flera platser: Leta efter ett system som enkelt kan överföra lager mellan butiker, visa lagernivåer på alla platser och skapa rapporter per plats eller för hela företaget.
- Leverantörshantering: Effektivisera kontakten med dina leverantörer direkt genom ditt POS-system, vilket gör det enklare att lägga order, följa orderstatus och hantera leverantörsrelationer.
Betalningshantering
Ditt POS-system måste kunna hantera betalningar snabbt, säkert och flexibelt. Rätt funktioner för betalningshantering kan förbättra kundnöjdheten och öka dina intäkter.
Viktiga funktioner att leta efter:
- Stöd för flera betalningsmetoder: Moderna konsumenter förväntar sig ett varierat utbud av betalningsalternativ. Ditt POS-system bör kunna hantera kredit- och betalkort, kontanter, mobila betalningar (Apple Pay, Google Pay med flera) och presentkort (en av fördelarna med mobila betalningsappar är att de erbjuder detta). Vissa erbjuder även stöd för betalningar med kryptovaluta, men det känns konstigt för mig, så jag går inte in på det.
- Kontaktlösa betalningsalternativ: Se till att systemet stöder NFC-teknik (närfältskommunikation) för kontaktlösa kortbetalningar och mobila plånböcker.
- Funktion för delade betalningar: Leta efter system som enkelt kan dela upp notor eller acceptera flera betalningstyper för en och samma transaktion.
- Betalningshantering offline: Om du har en instabil internetanslutning är detta en absolut nödvändighet. Det gör det möjligt att behandla transaktioner när internet ligger nere, så att försäljningen kan genomföras även om anslutningen bryts.
Försäljningsrapportering och analys
Ett kraftfullt POS-system använder transaktioner för att ta fram insikter. Funktioner för omfattande rapportering och analys kan hjälpa dig att fatta datadrivna beslut för att utveckla verksamheten. Viktiga funktioner att leta efter:
- Instrumentpaneler i realtid
- Anpassningsbara rapporter
- Analys av försäljningstrender
- Insikter om kundbeteende
- Rapporter om lageromsättning
Ditt POS-system bör erbjuda dagliga, veckovisa, månatliga och årliga försäljningssammanfattningar, rapporter över de mest och minst sålda varorna, mätvärden för personalens prestationer och beräkningar av vinstmarginaler.
Leta efter system med intuitiva, visuella instrumentpaneler. De ger dig en snabb överblick över verksamhetens resultat. Se dessutom till att rapporterna är anpassningsbara. Alla verksamheter är unika, och ditt POS-system bör låta dig gå ner på detaljnivå i de specifika data som är viktigast för dig.
Integrationsmöjligheter
Ditt POS-system bör kunna kommunicera sömlöst med andra system för att förbättra din operativa effektivitet, inklusive bokföringsprogram, e-handelsplattformar, CRM-system, marknadsföringsverktyg, lagerhanteringsprogram (IMS) och HR-system.
Ett väl integrerat POS-system kan:
- Automatiskt synkronisera försäljningsdata med ditt bokföringsprogram
- Uppdatera lagret i både fysiska butiker och onlinekanaler
- Överföra kunddata till ditt CRM-system för riktad marknadsföring
- Ansluta till e-postmarknadsföringsplattformar för automatiserade kampanjer
- Integreras med schemaläggningsprogram för tjänstebaserade verksamheter
Leta efter POS-system med öppna API:er. Dessa möjliggör anpassade integrationer om du har specifika behov som inte tillgodoses av standardlösningar.
Skalbarhet och flexibilitet
Din verksamhet är inte statisk, och det bör inte heller ditt kassasystem vara. Ett bra system växer med dig och anpassar sig efter dina föränderliga behov. Viktiga skalbarhetsfunktioner att leta efter:
- Hantering av flera butiker
- Molnbaserad arkitektur
- Anpassningsbara funktioner
- Prissättningsalternativ i olika nivåer
- API-åtkomst för anpassad utveckling
Ett skalbart kassasystem bör göra det enkelt att lägga till nya platser, öka antalet användarkonton när teamet växer, hantera större transaktionsvolymer utan att bli långsammare och utöka produktkatalogen utan begränsningar.
Molnbaserade system erbjuder den bästa skalbarheten. De kan snabbt tilldela mer resurser under perioder med hög belastning och är vanligtvis enklare att uppdatera.
Flexibilitet är lika viktigt. Ditt kassasystem bör kunna anpassas till:
- Olika typer av försäljning (i butik, online, mobilt)
- Olika affärsmodeller (detaljhandel, prenumerationer och så vidare)
- Förändrade marknadstrender (som kontaktlösa betalningar)
Användarvänligt gränssnitt
Ett kassasystem kan ha alla funktioner i världen, men om det inte är enkelt att använda är det inte särskilt bra. Ett intuitivt gränssnitt är avgörande för snabba transaktioner och effektiv drift – särskilt om det är dina anställda som använder det i stället för du själv. Viktiga aspekter av ett användarvänligt kassagränssnitt:
- Ren och överskådlig design
- Anpassningsbara layouter
- Snabbåtkomstknappar för vanliga uppgifter
- Tydlig och lättläst text och tydliga ikoner
- Stöd för responsiv pekskärm
Leta efter ett kassasystem som erbjuder enkel produktsökning och streckkodsskanning, återbetalningar och byten med ett tryck, enkel tillämpning av rabatter och snabbt byte mellan användare. De bästa gränssnitten är anpassningsbara. Du bör kunna ordna knappar, kategorier och funktioner på ett sätt som passar din verksamhet.
Mobilitet och molnstöd
Att vara bunden till en fast terminal är inte alltid praktiskt. Mobila och molnbaserade kassalösningar erbjuder flexibilitet och tillgänglighet som kan förändra din verksamhet. Viktiga funktioner att leta efter:
- Mobilapp för smarttelefoner och surfplattor
- Molnbaserad datalagring och åtkomst
- Synkronisering i realtid mellan enheter
- Funktioner för offlineläge
- Verktyg för fjärrhantering
Med ett mobilt kassasystem kan du:
- Bearbeta transaktioner var som helst i din butik
- Ta med dig verksamheten ut på vägarna (tänk matvagnar eller pop-up-butiker)
- Hantera köer under hektiska perioder
- Få åtkomst till dina data var som helst med en internetanslutning
- Lägg enkelt till nya terminaler under högsäsong
Molnsupport säkerställer att dina data säkerhetskopieras automatiskt, är åtkomliga från alla enheter och alltid är uppdaterade på alla platser.
Kundsupport och utbildning
Även det mest användarvänliga POS-systemet kan få problem. Därför är en stark kundsupport och omfattande utbildningsresurser avgörande när du väljer ett POS-system. Viktiga aspekter att överväga:
- Kundsupport tillgänglig dygnet runt
- Flera supportkanaler (telefon, e-post, chatt)
- Omfattande kunskapsbas och handledningar
- Inledande utbildning och hjälp med introduktionen
- Regelbundna systemuppdateringar och nya funktioner
Leta efter en POS-leverantör som erbjuder:
- Snabba svarstider vid brådskande problem
- Dedikerade kundansvariga för personlig support
- Videohandledningar och steg-för-steg-guider
- Utbildning på plats eller virtuella utbildningstillfällen
- Aktiv användargemenskap eller forum
- Regelbundna avstämningar för att säkerställa att du använder systemet effektivt
- Proaktiva aviseringar om nya funktioner eller uppdateringar
More Articles
Så väljer du rätt POS-system
Att välja rätt POS-system är ett avgörande beslut för din verksamhet. Här är konkreta steg som hjälper dig genom processen och säkerställer att du väljer ett system som uppfyller dina specifika behov.
- Bedöm dina behov. Börja med att göra en noggrann genomgång av verksamheten. Vilka är dina största problemområden? Det kanske handlar om lagerhantering eller långsamma kassaprocesser. Identifiera de tre viktigaste funktionerna som skulle lösa dessa problem. Det hjälper dig att fokusera på det som verkligen betyder något när du utvärderar systemen.
- Ta hänsyn till din budget och transaktionsvolym. Var realistisk kring vad du har råd med, både i förskottskostnader och månadsavgifter. Gå igenom den genomsnittliga kostnaden för POS-system och kom ihåg att det billigaste alternativet inte alltid ger bäst värde.
- Gör din research. När du har en tydlig bild av dina behov är det dags att undersöka alternativen. Skapa en kortlista med 3–5 POS-leverantörer som riktar sig till din bransch och företagsstorlek (har du ett SMB-företag eller ett storföretag?). Leta efter användarrecensioner av dessa leverantörer.
- Överväg integrationer. Kontrollera varje leverantörs integrationspartner – fungerar de med dina befintliga verktyg?
- Utvärdera kompatibiliteten med POS-hårdvara. Lista din befintliga hårdvara (kassalådor, kvittoskrivare, streckkodsläsare). Kontrollera om POS-systemet är kompatibelt eller om du behöver budgetera för ny utrustning. För iPad-baserade system bör du till exempel räkna med kostnaden för iPad-ställ och kortläsare.
- Analysera prisstrukturerna. Jämför månadsavgifter med transaktionsavgifter. Beräkna den totala ägandekostnaden för 1 år och 3 år. Håll utkik efter dolda avgifter, till exempel supportkostnader eller avgifter för tilläggsfunktioner.
- Testa själv med kostnadsfria provperioder. Förlita dig inte bara på marknadsföringsmaterial. De flesta leverantörer erbjuder provperioder på 14–30 dagar. Använd den här tiden till att genomföra ett scenario som motsvarar ”en dag i verksamheten”. Behandla försäljningar, utfärda återbetalningar och kör rapporter. Ta tid på hur lång tid det tar att slutföra vanliga uppgifter, som att lägga till lagerartiklar.
- Testa varje leverantörs svarstid för support. Kundsupport kan avgöra om din POS-upplevelse blir bra eller dålig. Sätt dem på prov anonymt. Om du driver verksamheten utanför normala kontorstider är support dygnet runt ett måste. Utvärdera även kunskapsbasens omfattning och instruktionsvideorna.
- Tänk på framtiden. Om en expansion finns i planerna bör du se till att systemet kan hantera flera platser. Det bör kunna hantera minst dubbelt så stor transaktionsvolym som i dag utan problem.
- Säkerhet är inte förhandlingsbart. Kontrollera att systemet följer PCI DSS och leta efter funktioner som heltäckande kryptering och tokenisering. Verktyg för bedrägeribekämpning är ett stort plus.
- Be om synpunkter från liknande företag. Fatta inte det här beslutet i ett vakuum. Kontakta ett par företag i din bransch som använder det POS-system du överväger. Fråga om deras erfarenheter, utmaningar och om de skulle välja samma system igen. När jag befinner mig i den här situationen vänder jag mig till Reddit. Konstigt nog fungerar det.
- Fatta ditt beslut. Skapa en beslutsmatris med dina viktigaste kriterier. Poängsätt varje system utifrån hur väl det uppfyller varje kriterium. Ta hänsyn till den totala kostnaden, användarvänligheten och tillväxtpotentialen
Vanliga misstag att undvika när du väljer ett POS-system
Här är en lista över de grövsta misstagen människor gör när de väljer ett POS-system:
- Att enbart fokusera på priset och ignorera det långsiktiga värdet
- Att förbise vikten av skalbarhet för framtida tillväxt
- Att inte ta hänsyn till integrationsmöjligheter med befintlig programvara
- Att underskatta behovet av robust kundsupport
- Att välja ett system utan att testa det grundligt först
- Att ignorera branschspecifika funktioner som företaget behöver
- Att inte involvera personalen i beslutsprocessen
- Att välja onödiga funktioner som försvårar det dagliga arbetet
- Att bortse från systemets användarvänlighet och inlärningskurva
- Att inte ta hänsyn till den totala ägandekostnaden, inklusive hårdvara och avgifter
Att välja ett POS-system är en investering i företagets framtid. Ta dig tid, gör din hemläxa och var inte rädd för att ställa svåra frågor. Rätt system uppfyller inte bara dina nuvarande behov, utan stöder också en smidig POS-implementering och ser till att det växer tillsammans med företaget.
Stärk ditt företag med rätt POS-system
Att välja rätt POS-system handlar inte bara om att hitta en elegant kassaapparat. Det handlar om att utrusta företaget med ett kraftfullt verktyg för att effektivisera verksamheten, öka försäljningen och ge ovärderliga insikter.
Från säkerhetsfunktioner och lagerhantering till betalningshantering och hantering av kundupplevelsen spelar varje aspekt en avgörande roll när du ska hitta den perfekta POS-lösningen för dig.
Det säger sig självt att det inte finns någon universallösning. Det bästa POS-systemet för dig är det som passar dina specifika affärsbehov, din budget och dina tillväxtplaner. Ta dig tid, gör din research och var inte rädd för att be om demonstrationer och provperioder. Vill du ligga steget före med all POS-kunskap nära till hands? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för att få expertråd, guider och insikter direkt till din inkorg.
