11 risker vid ERP-implementering: Så undviker och åtgärdar du dem

1. Implementeringskostnader

Det går inte att komma runt det; att implementera ett ERP-system är dyrt. 

Det innebär en risk av ganska uppenbara skäl. Om projektet hanteras felaktigt finns det en risk att det överskrider budgeten eller att en stor mängd kapital avsätts till en ERP-implementering som inte ger tillräcklig avkastning på investeringen.

Varför

Denna risk uppstår när det inte finns en tydligt definierad omfattning för implementeringen. Att implementera ett ERP-system utifrån vaga idéer om ”effektivitet” kan leda till ett system som inte är anpassat för att skapa tillräcklig avkastning på investeringen för ett företags specifika användningsområden, eller till en osammanhängande implementeringsprocess som kostar betydligt mer än planerat. I värsta fall kan detta resultera i ett ”vit elefant”-projekt som innebär ett betydande slöseri med resurser.

Vem ansvarar

• Projektledare
• Projektets verkställande sponsor
• Implementeringspartner

Så undviker du det

Genom att skapa en tydlig översikt över hur det nya systemet kommer att förbättra effektiviteten och driva tillväxt blir det möjligt att göra mer skräddarsydda anpassningar samt undvika att projektets omfattning växer och att kostnaderna skenar.

För att undvika risken att ett ERP-system blir ett enormt slöseri med resurser måste man säkerställa att projektets omfattning och kostnader är väl definierade innan implementeringen påbörjas.

Så åtgärdar du det

Om kostnaderna börjar överskrida budgeten måste projektledarna ingripa. Det kan innebära att projektets omfattning omprövas, att man omförhandlar med ERP-programvaruleverantören eller går över till en stegvis utrullning över en längre tidsperiod.

2. Tidsramar för implementeringen

Även om implementeringskostnaderna måste hanteras noggrant är tidsramarna lika viktiga. Små och medelstora företag behöver vanligtvis 3–9 månader för en ERP-implementering, medan multinationella företag kan behöva flera år för att slutföra implementeringen.

Inte nog med att kostnaderna ökar ju längre processen tar; även risken för att projektet stannar av, att ledningens stöd minskar eller att implementeringen misslyckas helt ökar.

Varför

Precis som risken för kostnadsöverskridanden beror även förlängda tidsramar på brister i den ursprungliga projektomfattningen och den löpande projektstyrningen.

Vem ansvarar

• Projektledare
• Implementeringspartner

Så undviker du det

Den ursprungliga implementeringsplanen måste vara detaljerad och välplanerad för att undvika denna risk. Det bör hållas regelbundna möten för att följa upp framstegen i förhållande till planen, med flera milstolpar inbyggda i planen.

Så åtgärdar du det

Om viktiga milstolpar inte nås måste projektledarna och projektmedlemmarna fatta ett beslut om prioriteringarna. 

• Är det acceptabelt att förlänga tidsplanen? 
• Om så är fallet, vilken tolerans och maximal längd kan projektet ha?
• Om inte, vilka förändringar behöver göras i implementeringen för att få den i linje med den ursprungliga tidsplanen?

3. Omfattningsglidning genom anpassningar

En av de grundläggande komponenterna i ett ERP-system är möjligheten att anpassa systemet efter ett företags specifika behov. Det kan vara lätt att dras med och skapa en helt skräddarsydd programvaruplattform, men detta kan vara en stor katalysator för de två första riskerna vi har listat.

Vem ansvarar?

• Implementeringsteam
• Projektledare
• Förändringsledare

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så undviker du det

ERP-system levereras med förbyggda moduler som har sina egna processer. Beslutsfattare behöver noggrant överväga om en anpassning är 100 % nödvändig, eller om det är mer meningsfullt på lång sikt att justera affärsprocessen så att den motsvarar ERP-systemet.

Att begränsa anpassningarna bidrar till att minska både initiala och löpande kostnader.

Så åtgärdar du det

För omfattande anpassningar kan vara en central orsak till kostnads- och tidsöverskridanden. Om detta identifieras bör projektteam ompröva om det finns planerade anpassningar som kan ersättas med förbyggda ERP-moduler.

Det kan till och med vara värt att överväga att ersätta redan anpassade moduler med förbyggda alternativ, beroende på de förväntade löpande kostnaderna för underhåll och support av anpassningarna.

4. Underskattning av löpande kostnader

Problem som uppstår löpande beror ofta på hur ett ERP-system ursprungligen implementerades. Den totala kostnaden är ett sådant potentiellt problem, eftersom implementeringskostnaderna bara utgör en del av ett ERP-systems totala kostnad. 

De genomsnittliga löpande kostnaderna för ett ERP-system under en femårsperiod kan uppgå till omkring $9,000 per användare. Det är en betydande löpande kostnad, och om man inte planerar tillräckligt för kostnaden under implementeringsfasen kan det skapa en långsiktig belastning på företagets ekonomi. 

Varför?

Även om ett ERP-implementeringsprojekt hanteras mycket väl ur ett budget- och tidsperspektiv kan det vara lätt att förbise de löpande kostnaderna.

Vissa implementeringar kan till exempel kräva löpande support från tredjepartskonsulter, och mycket anpassade system kan leda till en betydande mängd teknisk skuld som måste hanteras kontinuerligt.

Vem ansvarar?

• Exekutiv projektsponsor
• Implementeringspartner
• Implementeringsteam

Så undviker du det

Projektledare behöver ta hänsyn till projektets totala kostnad. Detta bör inte begränsas till de initiala implementeringskostnaderna, utan även omfatta hur olika alternativ kommer att påverka systemets komplexitet och kostnad löpande.

Så åtgärdar du det

Om de löpande ERP-kostnaderna börjar bli ohanterliga behöver förändringar göras. Det kan innebära att flytta anpassade moduler till förbyggda moduler, ta bort integrationer som används sparsamt eller omförhandla avtal med ERP-leverantören.

5. Problem med datamigrering

En av de viktigaste fördelarna med att implementera ett ERP-system är möjligheten att konsolidera en mängd olika programvaror på en enda plattform. Med detta följer behovet av att migrera data från ett system till ett annat. Denna migreringsprocess medför risk för dataförlust, datakorruption eller oavsiktlig bristande efterlevnad av dataskyddsregler (t.ex. CCPA, GDPR).

Varför?

När data överförs från en plats till en annan finns det en risk att parametrarna som användes i den ursprungliga datamängden inte överensstämmer med den nya databasen. Detta kan leda till problem som ofullständiga data eller arkiverade data som inte är differentierade (till exempel data om tidigare anställda).

Vem ansvarar?

• ERP-leverantör
• Tredjepartskonsulter

Så undviker du det

Tid bör läggas i ett tidigt skede på att rensa data vid den ursprungliga källan. Att ta bort överflödiga data, normalisera kategorier och slå samman dubbletter kan förbättra den övergripande kvaliteten på företagets data, samtidigt som det blir enklare att matcha det nya systemet med datamigreringen.

Många företag använder nu också AI och maskininlärning för att automatisera datamappning och förutsäga potentiella problem med dataöverföringen innan de uppstår.

Så åtgärdar du det

Om en dataöverföring misslyckas eller kräver för mycket manuellt arbete för att åtgärdas kan det vara nödvändigt att starta om processen. Jag vet, det suger, men när problemet har identifierats kan implementeringsteamen gå tillbaka till den ursprungliga datakällan och förbättra den så att den överensstämmer med kraven för en smidig datamigrering.

6. Leverantörsberoende

Det finns ineffektiviteter med att använda flera programvaruplattformar inom ett företag jämfört med att använda ett enda ERP-system. Den diversifieringen innebär dock också att ett leverantörsproblem eller försämrad kvalitet endast påverkar den affärsenhet eller det område som använder programvaran.

Med ett ERP-system blir ett företag beroende av leverantören för sin verksamhetsplanering. Detta innebär en risk om leverantören inte levererar som förväntat och är särskilt relevant för molnbaserade ERP-system utan lokal säkerhetskopia.

Varför

Leverantörsberoende skiljer sig från de andra riskerna på den här listan; det är en funktion, inte ett fel. Att konsolidera programvaruplattformar till en enda plattform kan ge betydande effektivitetsvinster, och en avvägning för detta är ett ökat beroende av leverantören.

Vem ansvarar

• Ansvarig projektsponsor
• Styrgrupp

Så undviker du det

Det här går egentligen inte att undvika, men risken som följer av det kan minimeras. Högre chefer och projektledare bör genomföra en omfattande noggrann kontroll innan de fattar beslut om en leverantör, för att säkerställa att de väljer rätt programvarupartner.

Undersökningen bör omfatta leverantörens finansiella stabilitet, företagsstruktur, position på marknaden samt avtalsenliga SLA:er som rör den löpande leveransen av produkten och supporten.

Så åtgärdar du det

Om det finns farhågor kring relationen till leverantören är ett proaktivt förhållningssätt avgörande. Regelbundna granskningar av leverantören bör genomföras, och riskhanteringsteamen bör ha planer på plats för att skydda företagets data och säkerställa kontinuitet i tjänsten om allvarliga problem skulle uppstå med leverantörens förmåga att leverera.

De bästa ERP-systemen vi har hittat

Vårt team analyserar bokstavligen ekonomisystem på heltid. I den processen är det här ERP-systemen som har placerat sig i topp:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Priority — Bäst med inbyggd AI för processautomatisering
2. 2. Cetec ERP — Bäst för spårning av produktionen i realtid
3. 3. MRPeasy — Bäst för små tillverkare som behöver exakta leveranser i tid
4. 4. a2000 software — Bäst för matris­hantering efter modell-färg-storlek
5. 5. Fulcrum — Bäst för liveanslutning av data inom tillverkning
6. 6. Acumatica — Bäst för molnbaserad ERP med omfattande produktionshantering
7. 7. Zoho Creator — Bäst för anpassade ERP-lösningar med lite kod
8. 8. Odoo — Bäst för ERP med öppen källkod och omfattande appintegration
9. 9. Total ETO — Bäst för dynamisk stycklistehantering
10. 10. Genius ERP — Bäst för kundanpassade tillverkare som behöver integrerad konstruktion och produktion

7. Motstånd mot processförändringar

En ERP-implementering handlar inte bara om programvara. Den handlar också om människor. Även en felfri övergång ur ett tekniskt perspektiv kan misslyckas om slutanvändarna inte omfamnar förändringen. Ett nytt ERP-system innebär sannolikt en ny uppsättning processer och arbetsflöden, och det finns en risk för motstånd från medarbetarna — liksom faktiska fel när de blir bekanta med de nya metoderna.

Varför

Organisationsförändringar är alltid en utmaning. Att använda ny programvara kan skapa ineffektivitet på kort sikt, eftersom medarbetare ibland tar längre tid på sig eller gör fler misstag än de gjorde med det gamla systemet. Naturligtvis kan detta övervinnas med tiden, men man bör räkna med att vissa medarbetare kan göra motstånd mot förändringen i de tidiga stadierna.

Vem ansvarar

• Förändringsledningsteam

Så undviker du det

Förändringsledningsteamet finns till för att begränsa effekten av denna risk. Genom att införa en omfattande plan för förändringsledning (kombinerat med hög grad av kommunikation, utbildning och support) kan man tydliggöra de långsiktiga fördelarna med det nya ERP-systemet och underlätta övergångsprocessen.

Så åtgärdar du det

Om det uppstår motstånd mot förändringen behöver förändringsledningsteamet bedöma var motståndet kommer ifrån. Beror det på bristande utbildning i det nya systemet, vilket gör det svårt för användarna att navigera? Är det en bristande förståelse för de långsiktiga fördelarna med det nya ERP-systemet? Genom att hitta grundorsaken till problemet kan det hanteras tydligt och transparent.

8. Bristande stöd från ledningen

En framgångsrik ERP-implementering kräver samarbete mellan flera intressenter i hela verksamheten. Behoven hos HR, teknik, ekonomi, logistik, försäljning, marknadsföring och alla andra delar av verksamheten måste beaktas för att säkerställa att ERP-systemet överensstämmer så väl som möjligt med verksamhetens behov. 

För att uppnå detta behöver projektet stöd från de chefer som ansvarar för varje funktion. Utan detta åtagande kan projektet sjunka på prioriteringslistan inom deras affärsenhet, vilket försenar eller omintetgör ERP-implementeringen.

Varför

Chefer är inte immuna mot att göra motstånd mot förändringar. Det kan finnas konkurrerande prioriteringar och krav på deras tid, de kanske inte ser fördelarna för sin avdelning eller så kan det finnas en missuppfattning om varför implementeringen genomförs.

Vem ansvarar

• Projektansvarig i ledningen

Så undviker du det

Stöd från den högsta ledningen bör säkras innan projektet inleds. Projektets sponsor är bäst lämpad att uppnå detta, tillsammans med stöd från resten av projektledningsteamet.

Att lyfta fram de långsiktiga fördelarna för företaget som helhet — samtidigt som man förklarar fördelarna för varje enskild avdelning — kan bidra till att skapa stöd för visionen. Detta bör kombineras med en ärlig diskussion om det potentiella kortsiktiga obehag som kan uppstå under övergångsperioden.

Så åtgärdar du det

Om projektet börjar förlora stödet från ledande befattningshavare bör projektsponsorerna och projektledningsteamet ha ett transparent förhållningssätt i kommunikationen med dem.

Lyssna på deras farhågor, diskutera planer för att hantera dem och skapa en färdplan för att uppnå de ursprungliga målen med ERP-implementeringen. När allt kommer omkring kan det inte genomföras om de som bestämmer säger nej.

9. Efterlevnads- och regulatoriska risker

Datasäkerhet har fått betydligt mer uppmärksamhet under de senaste åren, vilket har lett till ett brett spektrum av lagstiftnings- och regelverk som företag måste följa. När data migreras från ett system till ett annat finns det en risk att en del av dessa data hanteras på ett sätt som inte överensstämmer med dessa regler.

Varför

Ett ERP-system kan ersätta en mängd olika system. Det innebär att den gemensamma plattformen måste uppfylla de regler som styr flera olika affärsenheter samt olika rättsliga jurisdiktioner.

Exempelvis kan ett multinationellt företag behöva att det nya ERP-systemet följer både GDPR och CCPA, samtidigt som det ersätter individuella programvaror som bara behövde följa det ena eller det andra regelverket.

Vem ansvarar

• ERP-leverantören
• Projektledare
• Senioransvariga för risk och efterlevnad

Så undviker du det

Det bör finnas ett fokuserat förhållningssätt till efterlevnads- och regulatoriska risker under urvalsprocessen för ERP-systemet. Företag bör ha en heltäckande överblick över sina skyldigheter när det gäller efterlevnad och samarbeta med ERP-leverantören för att säkerställa att systemet har kapacitet att uppfylla dem.

Så åtgärdar du det

Alla problem som uppstår bör eskaleras till det interna efterlevnadsteamet, som följer bästa praxis i relation till problemets specifika omständigheter. Detta bör fortsätta vara en proaktiv diskussion mellan projektledningsteamet och ERP-leverantören för att undanröja risken för framtida problem. 

10. Ineffektiv projektledning

De flesta av riskerna som beskrivs i den här artikeln kan hanteras eller minimeras genom effektiv projektledning. Naturligtvis skapar det i sig en risk, eftersom bristande projektledning nästan säkert leder till ett misslyckat ERP-implementeringsresultat.

Varför

Det krävs projektledningskompetens av högsta klass för att hålla en ERP-implementering på rätt spår och undvika budgetöverskridanden. Det handlar inte bara om att hjälpa alla intressenter att följa den ursprungliga planen, utan också om att vägleda processen när problem uppstår.

Utan en tydlig drivkraft bakom ERP-projektet är risken stor att det misslyckas.

Vem ansvarar

• Verkställande projektsponsor
• Styrgrupp

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Så undviker du det

Beslutsfattare på hög nivå måste säkerställa att projektledaren (och dennes team) har goda förutsättningar att lyckas. Det innebär att välja ett team med erfarenhet av att leverera projekt med liknande omfattning och ge dem tillräckliga resurser för att kunna upprepa framgången.

Så åtgärdar du det

Projektsponsorn och styrgruppen måste säkerställa att de utövar en övergripande tillsyn under hela projektet.

Om det står klart att bristande projektledning leder till implementeringsproblem krävs en öppen och ärlig diskussion om hur situationen ska åtgärdas. Det kan kräva tätare statusuppdateringar, mer detaljerade KPI:er och eventuellt även att projektet omfördelas till andra medarbetare.

11. Ökad övergripande komplexitet

Den sista viktiga risken jag vill uppmärksamma är att all den tid och alla de pengar du lägger på en ERP-implementering helt enkelt kan göra verksamheten mer komplex. I värsta fall får man ett nytt ERP-system som endast används parallellt med alla äldre plattformar, vilket ökar arbetsbelastningen och kostnaderna utan att ge någon konkret nytta.

Varför

Avdelningar kan hålla fast vid sina befintliga processer och system av flera olika skäl. Det kan handla om användarupplevelse, analysfunktioner, dataintegritet eller helt enkelt motstånd mot förändring. Det kan leda till att det blir svårt att lämna de gamla systemen och fullt ut ta till sig ett ERP-system.

Vem ansvarar

• Förändringsledningsteam
• Projektledare

Så undviker du det

Det måste finnas en tydlig och specifik plan för utrullningen av det nya ERP-systemet. Teamen måste ställa sig bakom förändringen, förstå varför den genomförs och ha en detaljerad tidsplan för när förändringen ska implementeras. Detta skapar tydliga förväntningar, där det specifikt anges att befintliga system kommer att stängas ned på ett bestämt datum.

Så åtgärdar du det

Team eller ledare som är ovilliga att förändras måste tydligt redogöra för varför. Därefter kan projektledare och förändringsledare bedöma om det finns ett utbildningsbehov som behöver tillgodoses eller om ytterligare anpassningar krävs för att ERP-systemet ska kunna möta deras behov. 

Prenumerera för fler insikter om ERP

ERP-implementeringsprocessen kan verka ganska skrämmande, med många potentiella risker längs vägen. Men med rätt framförhållning och effektiv projektledning kan alla dessa risker undvikas eller minimeras.

En ordentlig planering bidrar inte bara till att minska risken för problem längs vägen, utan förbereder också verksamheten för att maximera de effektivitetsvinster och den tillväxtpotential som ett ERP-system kan erbjuda en organisation.

Redo att lära dig mer om hur du integrerar den senaste tekniken i ekonomifunktionen? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.