Vad är en utgiftsrapport? En komplett guide

Det svåra är att övervaka överträdelser av ersättningspolicyn, kontrollera och godkänna utgifter i stor skala samt snabba upp behandlingen av utgiftsrapporter.

Innan vi går in på dessa frågor tar vi snabbt itu med grunderna.

Vad är en utgiftsrapport?

En utgiftsrapport är en sammanställning av ersättningsgilla utgifter som dina anställda har haft och som bokförs på dina utgiftskonton.

Pengar som anställda har lagt på en måltid under en tjänsteresa, bränsle när de kör företagets bil eller kontorsmaterial visas i en utgiftsrapport.

Naturligtvis avgör din policy för utgiftsersättning vilka utgifter som är ersättningsgilla.

Ekonomiteam ber anställda om utgiftsrapporter för att:

• Följa utgifter: Utgiftsrapporter gör det enklare att följa utgifter, särskilt om du har tillgång till programvara för utgiftsuppföljning som använder OCR (optisk teckenigenkänning). OCR kan skanna utgiftsrapporter och mata in dessa uppgifter i ditt bokföringssystem, vilket sparar mycket tid.
• Ersätta godkända utgifter: Fastställ att alla inkluderade utgifter är ersättningsgilla enligt din policy. Du måste fortfarande kontrollera om det finns överträdelser.
• Finansiell kontroll: System för utgiftsrapportering med inbyggd analys kan hjälpa till att analysera utgiftsmönster och flagga avvikelser. Om en anställd har lagt pengar på överdådiga middagar under tjänsteresor vill du upptäcka det så snart som möjligt.

Delar i en utgiftsrapport

En typisk utgiftsrapport innehåller följande:

• Datum: Datumet för utgiften.
• Beskrivning av utgiften: Beskrivning av vad pengarna användes till.
• Utgiftskategori: Utgiftskategorier kan omfatta resor, måltider, bränsle med mera. Beräkna en delsumma för varje kategori samt en totalsumma för alla utgifter.
• Leverantör: Leverantörens namn. Det här avsnittet är ännu viktigare om företagets policy kräver inköp från specifika leverantörer.
• Belopp: Utgiftens belopp.
• Kund eller projekt: Den kund eller det projekt som utgiften avsåg.
• Underlag: Kvitto, faktura eller kreditkortsutdrag som styrker utgiften.
• Anteckningar: All ytterligare information anges här.

Var uppmärksam på IRS regler för avdragsrätt när du behandlar utgiftsrapporter.

Exempelvis anger avsnitt 1.274-5(c)(2)(iii)(B) att IRS endast anser att dokumentation är tillräcklig när den innehåller information om utgiftens belopp, datum, plats och beskrivning.

När du använder ett hotellkvitto för att göra skatteavdrag bör det därför innehålla namn, plats och datum samt separata belopp för kostnader som logi, måltider eller annat.

Betydelse i teknikbranschen

Utgiftsrapporter handlar inte bara om ersättningar. De ger en inblick i företagets utgiftsbeteende och hjälper dig att fatta datadrivna beslut – oavsett om informationen finns inbyggd i bokföringsprogram eller ligger i ett Excel-kalkylblad.

Nu går vi lite djupare in på hur utgiftsrapporter skapar värde utöver sitt huvudsakliga syfte.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Roll i ekonomisk uppföljning

Utgiftsrapporter visar hur mycket dina anställda spenderar, var de spenderar pengarna och vilken av dina utgiftskategorier som behöver större kontroll. 

Du kan använda data från utgiftsrapporter som underlag i realtid för budgetering och utgiftskategorisering för att fatta smartare beslut.

Budgetering

Budgetering innebär att beräkna utgifter för framtida perioder. Om ditt programvaruteam spenderade 10 000 dollar under sin resa till SaaStrs årliga evenemang skulle du kunna budgetera 15 000 dollar för följande år (förutsatt att teamet kommer att växa något och att inflationen får priserna att stiga).

Om de bara spenderade 7 000 dollar men du hade budgeterat 10 000 dollar, skulle du kunna omfördela en del av de pengarna till annat.

Data från utgiftsrapporter hjälper också till att identifiera avvikelser. Om du hade en budget på 10 000 dollar för säljteamet och de hade en utgift på 16 000 dollar, finns det en ofördelaktig avvikelse på 6 000 dollar som är värd att undersöka.

Utgiftskategorisering

Vad spenderar de anställda mest på under tjänsteresor? Hur stora är säljteamets mobiltelefonräkningar, och skulle det vara billigare att byta till VoIP-programvara?

Den här informationen är endast tillgänglig när du har en uppdelning av de anställdas utgifter per kategori.

Anställda kan välja kategorier när de skapar en utgiftsrapport, och programvara för utgiftsrapportering kan automatiskt skapa en vy som visar kategoriserade utgifter.

Även om du är småföretagare har programvara ett värde. Den kan automatisera processen så att du kan använda dina mänskliga resurser (det vill säga tid och energi) till andra, viktigare uppgifter utan ytterligare operativ hävstång.

Rapportering i realtid

Rapportering i realtid ger ditt team värde på flera sätt, särskilt när ni är ett nystartat företag i ett tidigt skede eller ett mindre företag med begränsad kassa. Här är exempel på hur rapportering i realtid hjälper:

• Större ekonomisk överblick: Rapportering i realtid ger dig omedelbara insikter i utgiftsmönster. Den gör det möjligt för dig att övervaka hur mycket pengar varje avdelning spenderar och på vad.
• Budgetkontroll: Du kan övervaka utgiftsgränser. Om en anställd är på väg att nå sin utgiftsgräns för en viss kategori kan du proaktivt vidta åtgärder för att hjälpa dem att hålla sig inom budgeten.
• Optimera kassaflödet: Om överutgifter verkar oundvikliga säkerställer rapportering i realtid att du har tillräckligt med tid för att ordna mer likvida medel innan de tar slut.
• Effektiv utgiftshantering: Rapportering i realtid bidrar till att minimera fel och påskynda ersättningar genom att minska tiden mellan det att en utgift uppstår och att den rapporteras.

Ekonomichefens guide till effektiv utgiftsrapportering

En standardiserad process effektiviserar arbetsflödet för utgiftsrapporter. Du behöver standardisera tre delar av arbetsflödet för utgiftsrapportering för att göra det mer effektivt: inskickning, granskning och utbetalning.

Inom dessa tre delar finns flera andra faktorer att ta hänsyn till. Du kan till exempel göra inskickningen enklare genom att investera i programvara för utgiftsspårning. Du behöver dock fortfarande granska rapporterna för att säkerställa att de följer din utgiftspolicy innan du kan godkänna ersättningar.

Låt oss gå igenom hur du kan skapa ett effektivt arbetsflöde för utgiftsrapporter. 

Så skapar du ett arbetsflöde för utgiftsrapporter

Här är en process i fyra steg för att skapa ett arbetsflöde för utgiftsrapporter:

Steg 1: Kommunicera utgiftspolicyn

Att kommunicera din utgiftspolicy kan göra alla delar av arbetsflödet enklare.

Besvara alla potentiella frågor som dina anställda kan ha om ersättningsberättigade utgifter, godkända leverantörer, utgiftsgränser, hur utgifter ska betalas och andra relevanta delar av policyn.

När du har skrivit ner en tydlig process och uppdaterat den för att besvara frågor som de anställda har haft bör du lagra den på en lättillgänglig plats och hänvisa nya anställda dit så att de kan läsa den. Om fler frågor uppstår i framtiden behöver du bara uppdatera policydokumentet för att besvara dem.

När alla känner till policyn tydligt kommer du att se färre fel och överträdelser i utgiftsrapporterna, vilket i sin tur gör att du kan granska utgiftsrapporter snabbare.

Steg 2: Skapa en mall för utgiftsrapporter

Mallar gör det enklare för anställda att begära ersättning.

Du behöver inte nödvändigtvis skapa en mall manuellt. Många programvarulösningar för utgiftshantering innehåller inbyggda mallar, och du kan hitta fler online. De anställda behöver bara fylla i uppgifterna och klicka på knappen för att skicka in.

När en anställd skickar in en rapport meddelar programvaran den person som ansvarar för att granska den.

Alternativt kan du skapa en mall manuellt med Microsoft Excel. Lägg till kolumner för alla uppgifter du vill ha med i utgiftsrapporterna – datum, tid, belopp, kategori och så vidare.

Vissa lösningar för utgiftshantering har fördelen att de helt eliminerar behovet av att skapa rapporter. Det är faktiskt den metod som stora företag använder för utgiftshantering.

Mark Hawkins, verksamhetschef på Puma, berättar i en fallstudie från Zoho att han uppskattar att Zoho Expense kan skanna kvitton och automatiskt fylla i utgiftsrapporter.

”Att mobilappen kan ta emot ett skannat kvitto, samla in relevanta uppgifter och fylla i alla eller de flesta fält som du behöver fylla i sparar enormt mycket tid.”

Author's Tip

Om du väljer den manuella vägen kan min guide om hur du skapar utgiftsrapporter hjälpa dig att komma igång.

Steg 3: Fastställ godkännandehierarkin och ordningsföljden

Definiera godkännandenivåer baserat på utgifternas belopp och typer.

Det är okej att den närmaste chefen godkänner mindre utgifter. Större utgifter bör däremot gå till avdelningschefen eller den högsta ledningen för godkännande.

Här behöver du definiera två specifika saker:

• Utgifter som kräver separat godkännande: Definiera kriterierna för utgifter som den närmaste chefen inte kan godkänna. Du kan kräva särskilda godkännanden för utgifter som överstiger ett visst belopp, tillhör en viss kategori eller betalas till en ny leverantör.
• Godkännandeordning: Om den närmaste chefen inte kan godkänna en utgift, vem ska hen involvera för granskning? Fastställ godkännarna utifrån organisationens hierarki och ge dig själv den slutliga beslutanderätten.

Steg 4: Automatisera ersättningar

Manuella ersättningar kan vara mycket tidskrävande.

De är också opraktiska om du behandlar tusentals fakturor per månad – kan du föreställa dig att beräkna ersättningsbelopp och leta efter policyöverträdelser i tusen fakturor? Förmodligen inte.

Konfigurera programvaran för utgiftshantering så att betalningar automatiskt betalas ut när de har godkänts. Om du använder ett system för automatisering av leverantörsreskontra kan du se om det går att integrera det med lösningen för utgiftshantering. Du sparar tid och dina anställda kommer att uppskatta snabba utbetalningar.

Bästa praxis för godkännande av utgifter

Att införa ett automatiserat arbetsflöde för utgiftsrapportering är bara halva arbetet. Att följa dessa bästa metoder är avgörande för att arbetsflödet ska lyckas:

• Tydlig utgiftspolicy: Se till att din utgiftspolicy är omfattande och tydlig. Ange vilka utgifter som ersätts, vilken utgiftsgräns som gäller för varje utgiftskategori, vilka dokument som krävs som bevis, godkännandeprocessen samt tidslinjen från inskickning till godkännande.
• Snabb inskickning och godkännande: Uppmuntra de anställda att skicka in utgiftsrapporter så snart som möjligt efter att utgifterna har uppstått. På samma sätt bör ditt team granska och godkänna utgifter samt ersätta de anställda så snabbt som möjligt.
• Dokumentation: Kräv styrkande dokumentation för alla utgifter. Det bör finnas kontroller för att bekräfta dokumentets giltighet.
• Mobilanpassad programvara: Använd mobilanpassade appar för utgiftsregistrering så att de anställda kan lägga till utgifter i en utgiftsrapport när de är på språng. Med de flesta programvaror kan de anställda även skicka in rapporter via mobilappen och få dem godkända inom några minuter.
• Åtskillnad av arbetsuppgifter: Fördela arbetsuppgifterna för att godkänna och granska utgiftsrapporter mellan två anställda. Det är en viktig intern kontroll som bidrar till att förhindra bedrägerier.

Avancerade tips för växande företag

När ditt företag växer och du anställer fler medarbetare kommer du att behandla fler utgiftsrapporter. Att hantera och godkänna utgiftsrapporter i stor skala kan snabbt bli överväldigande för ekonomiavdelningen.

Om du befinner dig i en liknande situation eller är på väg dit har jag några tips till dig.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Automatisera hanteringen av utgiftsrapporter

Enkelt, eller hur? Låt bara programvaran ta hand om utgiftsrapporterna.

Lösningar som SAP Concur ger dig bättre kontroll och insyn i utgifterna samtidigt som arbetsflödet effektiviseras – du kan tillämpa och ändra utgiftspolicyer, fånga in dokumentation automatiskt och integrera lösningen med ditt ekonomisystem.

Det finns förstås många alternativ att välja mellan, till exempel Pleo, Expensify och Fyle.

AI har gjort hanteringen av utgiftsrapporter betydligt mindre tidskrävande. AI-system kan automatiskt kategorisera utgifter och flagga överträdelser.

Du behöver dock fortfarande granska automatiskt godkända utgiftsrapporter då och då som en del av din aktsamhetskontroll.

Bedrägerier är ett stort problem. Jag har hört talas om anställda som gjort anspråk på de mest absurda utgifterna – min favorit är kycklingstatyn med hög hatt. Till och med Jim Harrick har förfalskat kvitton i sina utgiftsrapporter.

Den goda nyheten är att AI-programvara kan upptäcka avvikelser i utgiftsrapporter.

Ta Yokoy som exempel. Det AI-drivna verktyget automatiserar nästan alla delar av ditt arbetsflöde för utgiftshantering och hjälper till att förhindra bedrägerier genom att låta dig ange individuella utgiftsgränser, matcha kortbetalningar med utgifter för att hitta dubbletter och upptäcka överträdelser av utgiftspolicyer i realtid.

Automatiserade system ger en rejäl produktivitetsökning, men det finns några saker att tänka på:

• Mänsklig tillsyn är viktig. Automatiserade system är inte 100 % effektiva när det gäller att upptäcka avvikelser och därför behöver du ibland granska saker manuellt. Sträva efter en balans mellan automatisering och mänsklig tillsyn – planera in regelbundna granskningar för att säkerställa att anställda inte smyger in privata utgifter i sina utgiftsrapporter.
• Komplexa lösningar är ingen lösning. Programvarulösningar med ett komplext gränssnitt får låg acceptans. Dina anställda kommer inte bara att vara ovilliga att använda dessa lösningar, utan du kommer också att behöva betala ett högre pris för dem. Dessutom finns risken att anställda gör fel när de använder lösningen på fel sätt.
• Det är knepigt att integrera med äldre system. Moderna lösningar kan vara kompatibla med äldre system eller inte, vilket kan leda till informationssilos. Om din programvara för utgiftshantering inte kan integreras med din ekonomiprogramvara måste du manuellt migrera utgiftsdata till ditt ekonomisystem. Och det vore verkligen uselt.

Använd dataanalys

AI-baserad programvara för utgiftshantering genererar också insiktsfulla rapporter i realtid som hjälper dig att fatta smartare beslut. Du kan analysera rapporterna för att identifiera flaskhalsar och förbättringsmöjligheter.

Här är några analystekniker du kan använda för att utvinna insikter ur data från utgiftsrapporter:

• Prediktiv modellering: Det är en modell som använder historiska data för att prognostisera framtida utgifter med hjälp av maskininlärningsalgoritmer och regressionsanalys. En prediktiv modell kan till exempel förutsäga framtida resekostnader med hjälp av data om resans längd, destination, färdsätt, typ av evenemang och tidigare utgifter.
• Avvikelsedetektering: Avvikelsedetektering innebär att identifiera avvikande värden i utgiftsmönster. Statistiska modeller eller maskininlärningsalgoritmer som klustring eller isoleringsskogar hjälper till att bygga avvikelsedetektorer som skannar rapporter när de kommer in. När någon datapunkt i rapporten överskrider modellens tröskelvärden och parametrar varnar den ditt team.
• Scenarioplanering: Det är precis vad det låter som – scenarioplanering innebär att simulera sannolika utgiftsscenarier för att utvärdera deras påverkan på din budget och ditt resultat. Om du till exempel överväger att samarbeta med en hotellkedja för att minska boendekostnaderna kan du köra en simulering med hjälp av hotellets rabatterade prisdata för de destinationer du besöker oftast.

CFO:s vanliga frågor: Fördjupa dig i utgiftsrapporter

Vilka skattemässiga konsekvenser får felaktig rapportering av utgifter?

Felaktigt rapporterade utgifter kan leda till att avdrag nekas och att din beskattningsbara inkomst ökar. Det kan också leda till fel i beräkningen av inbetalningar av försäljningsskatt. Myndigheterna kan utfärda böter eller besluta att granska ditt företag för att kontrollera om det finns fler fel, bristande efterlevnad av reglerna för försäljningsskatt eller skatteundandragande.

Hur kan jag integrera utgiftsrapporter i min övergripande ekonomiska strategi?

Så här kan du integrera utgiftsrapporter i din övergripande ekonomiska strategi:

• Granska utgifterna och analysera om de hjälper företaget att generera mer intäkter, minska kostnaderna eller öka lönsamheten.
• Använd utgiftsrapporter för att förutse utgifter när du budgeterar för nästa period.
• Studera utgiftsrapporter för att hitta områden där medarbetare har spenderat för mycket och ta fram en strategi för att kontrollera dessa kostnader.
• Använd utgiftsrapporter för att förstå hur olika utgiftskategorier påverkar företaget och fatta datadrivna beslut.
• Informationen i utgiftsrapporten kan visa om dina policyer behöver ändras. Använd data från utgiftsrapporterna för att se om dina utgiftsgränser behöver revideras eller om du kan förhandla fram bättre avtal med en annan leverantör.

Godkänna rapporten

Genom att effektivisera arbetsflödet för utgiftsrapporter kan du göra stor skillnad – medarbetarna får snabbt tillbaka sina pengar och teamet sparar mycket tid. Dessutom är utgiftsrapporter en guldgruva av information. Genom att analysera månatliga utgiftsrapporter kan du hitta kostnadsdrivare och möjligheter att minska kassautflödet.

Vill du ta del av fler sådana insikter? Prenumerera på vårt veckobrev för ekonomer i teknikbranschen för att få dessa insikter direkt i din inkorg.