Så väljer du ERP-programvara

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang gör att du kan anpassa din ERP-lösning när företaget utvecklas. Det kan dock leda till extra kostnader om du inte är försiktig. Leta efter leverantörer som erbjuder tydliga och enkla villkor för att ändra abonnemang utan straffavgifter. 

Se till att fråga om de erbjuder tillfälliga uppgraderingar under högsäsonger för att undvika oväntade avgifter. Granska avtalsvillkoren och prata med nuvarande användare om deras erfarenheter av abonnemangsändringar för att få mer insikt. 

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering avgör hur väl du kan följa upp och analysera företagets mätvärden. Leta efter ERP-lösningar med anpassningsbara rapportverktyg eller visualiseringsalternativ. Om företaget kräver mer avancerad dataåtkomst kan du överväga att titta på ERP BI-system. 

Testa alla tillgängliga rapporteringsfunktioner under demonstrationen och fråga hur de integreras med befintliga datakällor för att säkerställa att inget faller mellan stolarna under implementeringen.

3. Integration med din tekniska miljö

De flesta ERP-programvaror erbjuder en mängd olika integrationer så att de kan fungera smidigt med dina befintliga system. Alla ERP-system integreras dock inte med alla programvarulösningar.

När du undersöker leverantörer bör du kontrollera om ERP-systemet har stöd för API:er eller färdigbyggda integrationer med din nuvarande tekniska miljö. Detta omfattar redovisningsprogram, verktyg för kundrelationshantering (CRM) och andra lösningar. 

4. Introduktion och support

Introduktion och löpande support är avgörande för en smidig övergång till ny programvara – för dig och ditt team. Helst vill du ha en leverantör som erbjuder avancerad utbildning och snabb support. 

Se därför till att fråga om introduktionsprocessen och vilka supportkanaler som finns tillgängliga. Överväg också att kontakta ytterligare referenser för att bedöma kvaliteten på deras kundservice ur ett UX-perspektiv.

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter styr vem som får åtkomst till vad i ERP-systemet. Detta är viktigt för att upprätthålla säkerhet och efterlevnad, särskilt om du arbetar inom mer reglerade branscher, såsom hälso- och sjukvård eller cybersäkerhet.  

Se alltid till att programvaran låter dig ange detaljerade åtkomstnivåer för olika roller. Det bästa sättet att testa detta är att be om en demonstration av behörighetsinställningarna under en provperiod. På så sätt kan du se åtkomstbehörigheterna i praktiken. 

6. Branschspecifik efterlevnad

Efterlevnad av branschregler är inte förhandlingsbar, oavsett vilken bransch du verkar inom. Välj ett ERP-system som uppfyller din sektors efterlevnadsstandarder, oavsett om det gäller HIPAA, GAAP eller IFRS. 

Fråga sedan leverantörerna hur de hanterar uppdateringar av efterlevnadskraven och vilka certifieringar de har. Verifiera detta genom att kontrollera om de har kunder inom din bransch och hur de hanterar förändringar i regelverket.

7. Anpassningsalternativ

Anpassning låter dig skräddarsy ERP-systemet efter dina unika processer. Även om det är fördelaktigt att ha ett flexibelt system som anpassar sig efter dina behov, kan anpassningar snabbt leda till extra kostnader.

Leta efter programvara som erbjuder konfigurerbara arbetsflöden och användargränssnitt. Under utvärderingen bör du be om exempel på anpassningar som andra kunder har genomfört och ta reda på om ytterligare moduler eller ändringar påverkar den totala kostnaden.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner kan spara tid genom att minska manuella uppgifter, vilket leder till effektivare verksamhetsprocesser och högre effektivitet. 

Leta efter programvarulösningar för företag med avancerade automatiseringsfunktioner, till exempel automatiserade arbetsflöden och aviseringar. Under provperioden kan du konfigurera en enkel automatiserad process för att se hur den fungerar.

9. Stöd för mobila enheter eller flera platser

Stöd för mobila enheter och flera platser är avgörande om ditt team arbetar på distans eller från olika platser. För att uppnå detta bör du överväga lösningar som erbjuder tillförlitlig mobil åtkomst och stöd för samarbete. 

Kontrollera om funktioner som en mobilapp finns och undersök hur den hanterar datasynkronisering mellan olika platser. Testa funktionaliteten under en demonstration för att säkerställa att den är användarvänlig och effektiv.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så väljer du ERP-programvara: En modell i fem steg

Att välja rätt ERP-leverantör kräver en tydlig strategi. Det är viktigt att anpassa programvaran efter verksamhetens mål och operativa behov. Om du inte gör det kan det leda till kostsamma byten och fel längre fram. 

Så här undviker du dessa fallgropar och hittar rätt lösning redan från början:

Steg 1: Identifiera dina behov

Du kan inte välja en ERP-lösning utan att veta hur den kommer att påverka ditt team och andra funktionella områden. Innan du börjar leta behöver du samla in och dokumentera kraven. Det här är stegen du bör följa:

Samla in synpunkter från berörda parter

Involvera viktiga intressenter som HR, ekonomi och IT för att få en helhetsbild av olika avdelningars behov. IT kan till exempel behöva bättre projektledning, medan ekonomi kan behöva tydligare rapportering. 

Överväg att hålla möten eller workshoppar för att diskutera önskade förbättringar och hur framgång ser ut för dem. Detta samarbete bidrar till att säkerställa att lösningen uppfyller allas förväntningar.

Lista och prioritera problemområden

Efter att du har pratat med ditt team skapar du en lista över deras gemensamma problemområden och hinder som påverkar produktiviteten, till exempel långsam betalningshantering eller ökade datamängder. Prioritera dem utifrån påverkan och frekvens, med fokus på dem som i störst utsträckning hindrar den dagliga verksamheten.

Anpassa efter interna policyer

Förutom återkoppling är det också viktigt att se till att dina ERP-krav överensstämmer med företagets policyer och regulatoriska mål. Kontrollera alltid leverantörspreferenser och säkerhetsprotokoll i förväg för att säkerställa att de uppfyller efterlevnadsstandarder. 

Det är lika viktigt att bekräfta att ditt ERP-system kan anpassas efter regulatoriska förändringar. Denna anpassning förebygger framtida konflikter och säkerställer en smidigare integrationsprocess.

Skilj ut nödvändiga funktioner

När du har fått alla nödvändiga insikter behöver du begränsa dina alternativ. Börja med att skilja mellan funktioner som är nödvändiga och sådana som är bra att ha. 

Nödvändiga funktioner kan omfatta åtkomst till realtidsdata eller integration med befintliga verktyg. Funktioner som är bra att ha kan däremot vara självbetjäningsportaler och anpassningsbara instrumentpaneler eller mallar. 

Överväg vilka funktioner som direkt löser teamets största utmaningar och utgå från det. 

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte idag?
• Vilka funktioner skulle lösa era tre största problemområden?
• Vilken avkastning på investeringen förväntar ni er av denna investering?
• Hur överensstämmer programvaran med våra säkerhetsprotokoll?

Steg 2: Undersök leverantörer av ERP-programvara

Undersök och jämför sedan dina främsta leverantörer av ERP-programvara för att hitta den bästa lösningen som uppfyller teamets och verksamhetens behov. Så här begränsar du dina alternativ:

Gör en övergripande leverantörsgranskning

Börja med recensionssajter, rankningar och fallstudier för att få en överblick över tillgängliga ERP-alternativ. Det hjälper dig att snabbt identifiera potentiella leverantörer och förstå deras anseende på marknaden. 

Leta efter mönster i recensionerna, till exempel gemensamma styrkor eller svagheter, för att underbygga din beslutsprocess.

Jämför utifrån verksamhetens behov

Utvärdera verktygen utifrån faktorer som verksamhetens storlek och integrationsmöjligheter. Under detta steg är det också viktigt att bestämma implementeringsmodell för ditt ERP-projekt: molnbaserad, lokalt installerad, hybrid eller tvåskiktad. Överväg hur varje alternativ stöder din befintliga teknikstack och dina skalbarhetsmål.

Identifiera viktiga särskiljande egenskaper

Fokusera därefter på unika aspekter som implementeringsstöd eller användarupplevelse. Ta reda på vilka leverantörer som erbjuder flexibilitet för nischade användningsområden som ditt företag kan möta. Det hjälper dig att hitta den bästa lösningen för dina specifika verksamhetskrav.

Dokumentera dina resultat

För alltid ett detaljerat register över din undersökning så att du enkelt kan jämföra leverantörerna senare. Anteckna viktiga punkter som priser, funktioner och begränsningar. Denna dokumentation blir ett värdefullt underlag när du fattar ditt slutliga beslut.

Ställ dessa frågor:

• Vad är varje verktyg bäst på?
• Passar det teamets storlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur hanterar leverantören uppdateringar och underhåll?
• Finns det några dolda kostnader eller avgifter?

Bästa ERP-programvaran att överväga

Här är min lista över de bästa tillgängliga ERP-programvarorna, som hjälp när du börjar din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MRPeasy — Bäst för synlighet hos små tillverkare
2. 2. Cetec ERP — Bäst för verktyg för produktionsspårning
3. 3. Striven — Bäst med anpassningsbara rapporteringsverktyg
4. 4. DualEntry — Bästa AI-baserade ERP-system
5. 5. VOGSY — Bäst för hantering av globala finanser
6. 6. Wrike — Bäst för AI-driven projektplanering
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Bäst för integrationer
8. 8. NetSuite — Bäst för växande team
9. 9. Acumatica — Bäst för molnbaserade arbetsflöden
10. 10. TallyPrime — Bäst för ideella organisationer

Steg 3: Skapa en kortlista över ERP-programvara och ta kontakt

Vid det här laget bör du veta vilken typ av ERP-lösning du vill ha och vilka funktioner du behöver. Nu är det dags att börja samtala med potentiella partner:

Välj ut leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer baserat på din tidigare research. Fokusera på dem som uppfyller dina behov och har ett gott rykte, till exempel Oracle NetSuite eller Sage. Denna hanterbara lista gör det möjligt att undersöka alternativen djupare utan att överväldiga ditt team.

Skicka en RFI eller RFP

Överväg att skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för ERP-programvara för att samla in mer detaljerad information. Det hjälper dig att förstå varje leverantörs erbjudande och hur det stämmer överens med dina krav. Använd detta steg för att klargöra eventuella oklarheter och få en detaljerad överblick över deras kapacitet.

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med de leverantörer du valt ut och förbered fokuserade frågor. Fråga om viktiga funktioner, support och efterlevnadskrav som är relevanta för dina affärsprocesser. Se också till att fråga om demonstrationer och provperioder, så att du kan se programvaran i praktiken och utvärdera användarupplevelsen. 

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Se till att tillämpa samma utvärderingskriterier för alla leverantörer under poängsättningen. Det säkerställer en rättvis jämförelse och hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut. Ta hänsyn till faktorer som funktionalitet, support och kostnad för att vägleda din bedömning.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni gå igenom ett verkligt kundcase som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar ni datamigrering?
• Vilken är er typiska tidsplan för implementering?

Steg 4: Ta fram ett affärsunderlag

Processen för ERP-implementering är inte billig. Därför behöver du omvandla din research om teamet och leverantörerna till ett övertygande affärsunderlag för att öka stödet från ledningen. Så här gör du:

Sammanfatta problemområden och resultat

Börja med att tydligt beskriva de aktuella problemområdena och de förväntade resultaten av att implementera ERP-programvaran. Visa hur programvaran hanterar specifika problem, till exempel felaktiga data eller ineffektiva arbetsflöden. Använd punktlistor för att lyfta fram viktiga fördelar med ERP-programvara och förbättringar som ditt team kan förvänta sig.

Presentera kostnadsuppskattningar och tidsplaner

Samla in grundläggande kostnadsuppskattningar och tidsplaner för implementeringen genom dina samtal med leverantörerna och presentera sedan informationen kortfattat för att ge en tydlig bild av ekonomin.

Se resurser om prissättning för ERP-programvara för detaljerad information om implementeringskostnader. Se till att inkludera potentiella dolda kostnader och hur de ryms inom din budget.

Artikulera ROI och risker

Förklara avkastningen på investeringen, den totala ägandekostnaden, effektivitetsvinsterna samt de ekonomiska eller operativa riskerna om ni inte agerar. Använd verkliga exempel för att illustrera möjliga kostnadsbesparingar eller produktivitetsökningar. 

Se också till att lyfta fram nackdelarna med att behålla status quo, såsom missade möjligheter eller fortsatt ineffektivitet.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur kommer denna investering att överensstämma med våra strategiska mål?
• Vilka mätvärden kommer vi att använda för att mäta framgång?

Steg 5: Implementera ert ERP-system och introducera era användare

För att säkerställa en smidig introduktionsprocess efter att ni har valt ERP-system behöver ni följa dessa steg:

Kommunicera utrullningsplanen

Kommunicera tydligt utrullningsplanen till alla användare för att fastställa förväntningar och tidsplaner. Använd möten eller e-post för att beskriva viktiga datum, ansvarsområden och vad varje teammedlem behöver göra. Denna transparens hjälper till att förebygga förvirring och säkerställer att alla är införstådda.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för ERP-implementeringen. Dessa personer kommer att samordna arbetet med leverantören och hantera interna frågor. Se till att de har befogenhet och resurser att hantera problem och hålla projektet på rätt spår.

Säkerställ utbildning och användning

Säkerställ att era team genomför utbildningen och använder verktyget konsekvent. Schemalägg utbildningstillfällen och följ upp med användarna för att följa deras framsteg. Tillhandahåll resurser som handböcker eller tillgång till leverantörens utbildningsmaterial för att stödja lärandet.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under utrullningen för att samla in användarnas synpunkter och snabbt hantera problem. Använd leverantörens resurser för felsökning och support, och genomför regelbundna avstämningar för att hjälpa er att identifiera hinder för användningen och förbättra användarnöjdheten innan utrullningen. 

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp de första framgångarna?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer återkoppling att samlas in och omsättas i åtgärder?

Vad händer nu:

Om ni håller på att undersöka ERP-system kan ni kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.

Ni fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring era behov. Därefter får ni en kortlista över system att granska. De hjälper er även genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.