Automatiserede arbejdsgange i Intuit QuickBooks Online: Dybdegående gennemgang af funktioner og sådan fungerer det

En faktura overskred endnu en gang sin forfaldsdato. Nogen glemte at følge op på en betaling. En tilbagevendende transaktion skulle oprettes manuelt for tredje måned i træk, mens bogføringsopgaverne fortsatte med at hobe sig op i baggrunden.

Intuit QuickBooks Online indeholder automatiserede arbejdsgangsfunktioner, der hjælper virksomheder med at reducere gentaget administrativt økonomiarbejde.

Med funktioner som automatiske påmindelser, godkendelser, tilbagevendende transaktioner og hjælp til afstemning kan virksomheder bruge mindre tid på at følge op på rutineopgaver og mere tid på at holde driften i gang.

Hvad er automatiserede arbejdsgange i QuickBooks Online?

QuickBooks Online indeholder automatiserede arbejdsgangsfunktioner, der hjælper virksomheder med at automatisere gentagne bogførings- og økonomiopgaver.

I stedet for manuelt at sende fakturapåmindelser, anmode om godkendelser eller administrere tilbagevendende transaktioner hver gang kan QuickBooks automatisere disse handlinger baseret på regler og betingelser, som du konfigurerer.

De fleste arbejdsgange følger en enkel proces:

1. En udløser starter arbejdsgangen
2. QuickBooks kontrollerer, om betingelserne er opfyldt
3. Systemet udfører automatisk en handling

En arbejdsgang kan for eksempel blive udløst, når en faktura nærmer sig sin forfaldsdato. Hvis fakturaen stadig er markeret som ubetalt, kan QuickBooks automatisk sende en betalingspåmindelse eller anmode om godkendelse baseret på arbejdsgangens indstillinger.

Hvad kan automatiserede arbejdsgange i QuickBooks Online gøre?

Afhængigt af den anvendte arbejdsgang eller automatiseringsfunktion kan QuickBooks Online hjælpe med at automatisere gentagne bogførings- og økonomiopgaver på tværs af forskellige dele af en virksomhed.

• Sende fakturapåmindelser og opfølgninger på betalinger automatisk baseret på konfigurerede arbejdsgangsbetingelser.
• Oprette tilbagevendende fakturaer, regninger, udgifter og betalinger med planlagte intervaller.
• Udløse godkendelsesarbejdsgange for fakturaer, regninger, køb og udgifter, der kræver gennemgang før behandling.
• Foreslå transaktionskategorier og tilsvarende poster ved hjælp af aktivitet i bankdatafeedet, bogføringsregler og tidligere kategoriseringsadfærd.
• Anvende AI-understøttede funktioner til betalingspåmindelser for at hjælpe med at optimere opfølgninger på betalinger og arbejdsgange til opkrævning af fakturabeløb.
• Importere og sammenkoble bank- og kreditkorttransaktioner for at gøre afstemningsarbejdsgange mere effektive og reducere manuel dataindtastning.

Disse automatiseringsfunktioner kan hjælpe virksomheder med at reducere gentaget administrativt arbejde og samtidig forbedre ensartetheden i de økonomiske arbejdsgange.

Vigtige aspekter ved QuickBooks Onlines automatiserede arbejdsgange

Bibliotek med forudbyggede skabeloner

QuickBooks Online Advanced indeholder mere end 60 skabeloner til automatisering af arbejdsgange for fakturaer, regninger, tilbud, indkøbsordrer, betalinger af regninger, godkendelser og påmindelser.

AI-drevne betalingspåmindelser

QuickBooks Payments AI bruger kundernes betalingshistorik og indsigt i betalingsadfærd til at hjælpe med at foreslå tidspunktet for påmindelser, betalingsindstillinger og opfølgende kommunikation. QuickBooks oplyser, at virksomheder, der bruger AI-understøttede betalingspåmindelser, i gennemsnit kan få betaling hurtigere sammenlignet med standardopfølgninger på fakturaer.

Automatisering af bankdatafeed med registrering af afvigelser

Automatisering af bankdatafeed med registrering af afvigelser: QuickBooks Online opretter forbindelse til over 24.000 finansielle institutioner og lærer over tid, hvordan du kategoriserer transaktioner. AI til regnskab hjælper med at foreslå sammenkobling af transaktioner og anbefalinger til kategorisering, samtidig med at brugerne bevarer kontrollen over gennemgangen af transaktioner.

Godkendelsesarbejdsgange til teams med flere brugere

For teams, hvor mere end én person håndterer økonomien, understøtter QuickBooks Online Advanced godkendelsesarbejdsgange, der hjælper med at sikre, at fakturaer, regninger og andre transaktioner bliver gennemgået, før de behandles.

Sådan opsætter du automatiserede arbejdsgange i QuickBooks Online

Sådan kan virksomheder oprette og administrere automatiserede arbejdsgange i QuickBooks Online Advanced ved hjælp af arbejdsgangsskabeloner, betingelser, godkendelser, påmindelser og automatiseringsindstillinger.

Trin 1: Få adgang til dashboardet for arbejdsgange

For at begynde opsætningen af arbejdsgange skal du gå til menuen Indstillinger og vælge “Administrer arbejdsgange.” 

Dette åbner dashboardet for arbejdsgange, hvor virksomheder kan oprette, redigere, aktivere, deaktivere og administrere deres eksisterende automatiseringer.

QuickBooks gemmer aktive arbejdsgange under sektionen “Mine arbejdsgange”, hvilket gør det nemmere at overvåge og administrere flere automatiseringer fra ét sted.

Trin 2: Vælg en skabelon til en arbejdsgang, eller opret en tilpasset arbejdsgang

QuickBooks Online Advanced indeholder mere end 60 skabeloner til arbejdsgange for fakturaer, regninger, tilbud, indkøbsordrer, godkendelser, påmindelser og andre økonomiske opgaver. Brugere kan enten starte med en skabelon eller oprette en tilpasset arbejdsgang fra bunden.

Platformen grupperer arbejdsgange i flere kategorier, herunder:

• påmindelser
• godkendelser
• automatiseringer

Skabeloner hjælper virksomheder med at automatisere almindelige opgaver hurtigere uden manuelt at skulle opbygge hver enkelt arbejdsgang fra bunden.

Trin 3: Angiv betingelser og udløsere for arbejdsgangen

Når du har valgt en arbejdsgang, kan brugerne konfigurere de betingelser og udløsere, der bestemmer, hvornår automatiseringen kører.

Udløsere er de hændelser, der starter arbejdsgangen, mens betingelser fungerer som de regler, QuickBooks kontrollerer, før en handling udføres. Virksomheder kan konfigurere arbejdsgange baseret på fakturabeløb, kundetyper, forfaldsdatoer, godkendelseskrav og transaktionsaktivitet.

En virksomhed kan for eksempel oprette en arbejdsgang, der automatisk anmoder om godkendelse, når en faktura overstiger et bestemt dollarbeløb, eller sender påmindelser om ubetalte fakturaer, der nærmer sig deres forfaldsdato.

QuickBooks giver også brugerne mulighed for at tilføje flere betingelser i én enkelt arbejdsgang, så automatiseringen kan styres mere præcist.

Trin 4: Konfigurer handlinger for arbejdsgangen

Når betingelserne er konfigureret, kan virksomheder vælge de handlinger, som QuickBooks automatisk skal udføre, når arbejdsgangen udløses.

Afhængigt af arbejdsgangens type kan QuickBooks:

• sende påmindelser via e-mail
• oprette anmodninger om godkendelse
• underrette teammedlemmer
• sende rapporter eller kontoudtog
• oprette interne opgavepåmindelser
• automatisere tilbagevendende driftsmæssige handlinger

Virksomheder kan også tilpasse modtagere af notifikationer, påmindelsesplaner, godkendelsesruter og visse meddelelser i arbejdsgangene.

Trin 5: Gem, aktivér, og test arbejdsgangen

Når indstillingerne for arbejdsgangen er konfigureret, kan brugerne gemme arbejdsgangen og aktivere den i QuickBooks Online Advanced.

Før virksomheder tager automatiseringen i brug i den daglige drift, bør de gennemgå arbejdsgangens logik grundigt. Det hjælper med at bekræfte, at betingelserne er konfigureret korrekt, at godkendelser sendes til de rigtige brugere, at påmindelsesplanerne fungerer korrekt, og at notifikationer udløses som forventet.

QuickBooks giver også brugerne mulighed for senere at redigere, deaktivere, kopiere eller slette arbejdsgange, hvis driftsbehovene ændrer sig.

Trin 6: Overvåg og optimer dine automatiseringer

Når arbejdsgangene er aktiveret, bør virksomheder regelmæssigt gennemgå og optimere deres automatiseringer, efterhånden som de økonomiske processer udvikler sig.

QuickBooks giver brugerne mulighed for at administrere arbejdsgange direkte fra sektionen “Mine arbejdsgange”, hvor de kan overvåge aktive automatiseringer, justere betingelser for arbejdsgange og løbende finjustere notifikationsindstillingerne.

Når godkendelsesprocesser, fakturastrukturer, kundernes betalingsadfærd eller interne arbejdsgange ændrer sig, kan opdatering af automatiseringsreglerne hjælpe med at bevare nøjagtigheden af arbejdsgangene og ensartetheden i driften.

Hvem kan få gavn af QuickBooks Onlines automatiserede arbejdsgange?

Freelancere og selvstændige

Freelancere, konsulenter og selvstændige kan bruge tilbagevendende fakturaer og automatiserede påmindelser til at reducere manuel opfølgning og gentagne faktureringsopgaver.

Servicebaserede virksomheder

Bureauer, konsulentvirksomheder og andre servicebaserede virksomheder kan bruge automatiserede arbejdsgange til at håndtere tilbagevendende fakturering, godkendelser, fakturapåmindelser og opfølgning på kundebetalinger mere effektivt.

Virksomhedsejere uden regnskabsmæssig baggrund

QuickBooks Onlines funktioner til kategorisering, bankfeeds og hjælp til afstemning kan gøre bogføringsopgaver enklere for virksomhedsejere med begrænset regnskabserfaring.

Bogholdere og revisorer

Bogholdere og revisorer, der administrerer flere kunder, kan bruge automatisering af arbejdsgange til at reducere gentaget administrativt arbejde i forbindelse med fakturering, gennemgang af transaktioner og opfølgning på betalinger.

Detailhandels- og e-handelsvirksomheder

Detailhandels- og e-handelsvirksomheder med store transaktionsmængder kan bruge import af bankfeeds, matchning af transaktioner og kategoriseringsværktøjer til at strømline afstemningsarbejdsgange.

Finansafdelinger med flere brugere

Finansafdelinger med flere brugere, der håndterer fakturaer, regninger eller godkendelser, kan bruge godkendelsesarbejdsgange og værktøjer til administration af arbejdsgange for at forbedre overblikket over de økonomiske processer.

Voksende startupvirksomheder

Startupvirksomheder vokser ofte hurtigt fra manuelle regneark og grundlæggende bogføringsprocesser. QuickBooks Onlines automatiserede arbejdsgange kan hjælpe med at håndtere voksende transaktionsmængder, tilbagevendende fakturering, godkendelser og administrative økonomiopgaver uden at tilføre væsentligt mere manuelt arbejde.

Afsluttende tanker om automatiserede arbejdsgange i QuickBooks Online

Automatiserede arbejdsgange kan hjælpe virksomheder med at reducere gentaget bogføringsarbejde, forbedre den økonomiske ensartethed og strømline den daglige drift.

Hvis du vil udvide din automatisering yderligere, anbefaler jeg, at du undersøger, hvordan du kan oprette og bruge projektarbejdsgange i i QuickBooks Online.

Held og lykke med de arbejdsgange eller økonomiske processer, du planlægger at forbedre som det næste.