En ny faktureringscyklus kom, og intet havde ændret sig. Du skulle stadig oprette den samme faktura igen og huske at kontrollere, om den var betalt.
Det kan være håndterbart for én kunde, men efterhånden som gentagne ordrer vokser, kan oversete faktureringsopgaver forsinke den forventede indkomst.
Automatiseret tilbagevendende fakturering i QuickBooks Payments reducerer dette gentagne arbejde, men det kræver stadig lejlighedsvis kontrol.
Denne vejledning viser dig, hvordan du konfigurerer det uden at miste overblikket over betalingerne.
Hvorfor bruge QuickBooks Payments til tilbagevendende fakturering?
QuickBooks Payments lader dig oprette en skabelon til gentagne fakturaer i stedet for at opbygge dem igen ved hver faktureringscyklus.
Den bruger de kundeoplysninger og den tidsplan, du angiver, til at oprette fremtidige fakturaer, mens kvalificerede kunder kan tilmelde sig automatisk betaling, så fremtidige betalinger behandles automatisk.
Fordi fakturaerne og betalingerne forbliver i QuickBooks Payments, kan du se, hvad der er faktureret, og hvad der stadig kræver opmærksomhed, uden at administrere et separat betalingssystem.
Betalinger, der behandles gennem QuickBooks Payments, registreres og matches også med fakturaen, hvilket giver dig en mere ensartet faktureringsproces med mindre manuelt arbejde.
Før du konfigurerer det, skal du bekræfte, at din konto og dine fakturaer opfylder kravene, der gennemgås i næste afsnit.
Vigtigt at vide, før du automatiserer tilbagevendende fakturering i QuickBooks Payments
Før du opretter en tilbagevendende skabelon, skal du bekræfte, at funktionen passer til din konto og din faktureringsaftale. Disse kontroller kan hjælpe dig med at undgå at skulle opbygge arbejdsgangen igen senere.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Bekræft, at dit abonnement og din faktura er kvalificerede
Tilbagevendende transaktioner er i øjeblikket tilgængelige i QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus og Advanced.
Automatisk betaling kræver også en aktiv QuickBooks Payments-konto og en tilbagevendende faktura med betalingsmulighed på højst $5,000. Daglige tilbagevendende fakturaer er ikke kvalificerede.
Sørg for, at faktureringsvilkårene forbliver ensartede
Automatisk betaling fungerer bedst, når beløbet og tidsplanen forbliver stabile.
Ændring af beløbet, hyppigheden, betalingsvilkårene, betalingsmulighederne eller kundeoplysningerne kan annullere tilmeldingen, så overvej at fakturere variable gebyrer separat.
Forbered kunden, og overvåg den første cyklus
Bekræft, at kunden accepterer den tilbagevendende tidsplan og forstår, at automatisk betaling normalt behandles tre dage før forfaldsdatoen.
De skal tilmelde sig via fakturaen ved hjælp af en Intuit-konto, og du bør gennemgå den første cyklus for at bekræfte, at alt behandles korrekt.
Sådan konfigurerer du automatiseret tilbagevendende fakturering i QuickBooks Payments
Trin 1. Opret en tilbagevendende faktura
Opret en faktura, og vælg Gør tilbagevendende.
Afhængigt af dit QuickBooks Payments-layout kan du også gå til Alle apps → Regnskab → Tilbagevendende transaktioner → Ny og vælge Faktura.
Trin 2. Vælg typen af gentagelse
Vælg Planlagt for at få QuickBooks til at oprette transaktioner efter en fast tidsplan, Påmindelse for at modtage en besked om at oprette og sende transaktionen eller Ikke planlagt for at beholde en genanvendelig skabelon til manuel brug.
QuickBooks Payments gemmer muligvis tilbagevendende fakturaer som kladder, så gennemgå og færdiggør dem, før du sender dem.
Trin 3. Angiv faktureringsplanen
Vælg, hvor ofte fakturaen skal gentages, og angiv derefter start- og slutdatoerne. Automatisk betaling er ikke tilgængelig for fakturaer med et dagligt gentagelsesinterval.
Trin 4. Færdiggør, og gem skabelonen
Tilføj kunden, fakturaoplysningerne, betalingsvilkårene og mulighederne for onlinebetaling. Vælg, om fakturaen skal sendes automatisk via e-mail, eller om du vil gennemgå den først, og vælg derefter Gem skabelon.
Trin 5. Send den første faktura
Når den tilbagevendende faktura er oprettet, skal du sende den til kunden med onlinebetalinger aktiveret. Kunden får vist en mulighed for at konfigurere automatisk betaling, når vedkommende åbner fakturaen.
Trin 6. Få kunden til at tilmelde sig automatisk betaling
Kunden vælger Konfigurer automatisk betaling, logger ind med en Intuit-konto, gennemgår hyppigheden og startdatoen og indtaster sine betalingsoplysninger.
Derefter vælger kunden Automatisk betaling for at betale den aktuelle faktura og tilmelde fremtidige fakturaer i serien.
Den automatiske betaling skal dække hele fakturabeløbet. Hvis kunden ændrer beløbet, forsvinder muligheden for automatisk betaling.
Trin 7. Bekræft betalingsplanen
Automatisk betaling behandles normalt tre dage før fakturaens forfaldsdato.
Hvis fakturaen forfalder om mindre end tre dage, behandles betalingen med det samme. Fakturaer, der forfalder ved modtagelse, debiteres, så snart den tilbagevendende skabelon opretter dem.
Trin 8. Undgå ændringer, der annullerer automatisk betaling
Hvis du ændrer det samlede beløb, hyppigheden, betalingsbetingelserne, betalingsmulighederne, kundens e-mailadresse eller kundens navn, annulleres den automatiske betaling. QuickBooks Payments sender en e-mail til kunden, som derefter skal tilmelde sig igen.
Trin 9. Overvåg status for automatisk betaling
Åbn fakturaens aktivitetsoversigt, og se efter Automatisk betaling planlagt under Fakturaaktivitet.
QuickBooks Payments sender bekræftelses-e-mails for gennemførte betalinger og giver kunderne besked, hvis en betaling afvises, så de kan opdatere deres betalingsoplysninger.
Sådan kan du se, om tilbagevendende fakturering med QuickBooks Payments fungerer
Nu hvor du har konfigureret alt, vil den næste faktureringscyklus vise dig, om det fungerer.
Den tilbagevendende faktura bør oprettes efter planen, fakturaens aktivitetsoversigt bør vise Automatisk betaling planlagt, og en gennemført betaling bør automatisk opdatere fakturaens status.
Hvis en betaling afvises, bør QuickBooks Payments give kunden besked, så problemet ikke forbliver uopdaget.
Når dette sker konsekvent, bruger du mindre tid på at oprette og følge op på fakturaer, samtidig med at din tilbagevendende indkomst bliver nemmere at spore og forudsige.
Almindelige fejl og eksperttips
Tilbagevendende fakturering kan reducere gentaget arbejde, men enkelte beslutninger under opsætningen kan skabe problemer senere. Hav disse almindelige fejl i tankerne, før du ruller arbejdsgangen ud til flere kunder.
Brug af én skabelon til faste og variable gebyrer
Hvis du ændrer fakturabeløbet, efter at en kunde har tilmeldt sig, kan det annullere den automatiske betaling.
Hvis en del af din fakturering ændres hver måned, kan du overveje at bruge den tilbagevendende faktura til det faste beløb og sende variable gebyrer separat.
Valg af forfaldsdato uden at tage højde for betalingstidspunktet
Automatisk betaling behandles normalt tre dage før fakturaens forfaldsdato, så en forfaldsdato den første kan medføre en debitering tæt på slutningen af den foregående måned. Sørg for, at beløbet, hyppigheden og den forventede debiteringsdato er tydelige for kunden, før vedkommende tilmelder sig.
Udrulning af tilbagevendende fakturering til alle på én gang
Test først arbejdsgangen med én kunde eller en lille gruppe.
Bekræft, at fakturaerne oprettes korrekt, at automatisk betaling vises som planlagt, og at betalingerne registreres som forventet, før du anvender opsætningen bredere.
Ofte stillede spørgsmål om tilbagevendende fakturering i QuickBooks Payments
Hvad er forskellen på planlagte, påmindelsesbaserede og ikke-planlagte tilbagevendende fakturaer?
Planlagt opretter transaktioner efter en fast tidsplan, Påmindelse beder dig om at gennemgå og sende dem, og Ikke-planlagt gemmer en genanvendelig skabelon til manuel brug. QuickBooks Payments gemmer muligvis tilbagevendende fakturaer som kladder, så gennemgå og færdiggør dem, før du sender dem.
Fungerer Automatisk betaling med alle betalingsmetoder?
Nej. Automatisk betaling fungerer kun med de betalingsmuligheder, der er aktiveret på en tilbagevendende faktura med betalingsfunktion via QuickBooks Payments.
Hvornår opkræver Automatisk betaling kunden?
Automatisk betaling behandles normalt tre dage før fakturaens forfaldsdato eller med det samme, hvis den forfalder inden for tre dage eller ved modtagelse. Den er ikke tilgængelig for fakturaer med et dagligt gentagelsesinterval.
Hvad sker der, hvis en kundes gemte kort udløber?
Nogle kort opdaterer muligvis deres udløbsdato automatisk. Hvis en betaling afvises, sender QuickBooks Payments kunden en e-mail, så kunden kan opdatere sine oplysninger. Derefter behandles betalingen med det samme, og kunden skal muligvis tilmelde sig igen.
Hvilke QuickBooks Payments-abonnementer understøtter tilbagevendende fakturaer?
Tilbagevendende fakturaer er tilgængelige med QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus og Advanced. De tilgængelige opsætningsmuligheder kan variere afhængigt af dit abonnement og layoutet i QuickBooks Payments.
Konklusion
Jeg håber, at denne vejledning hjælper dig med at opsætte tilbagevendende fakturering med større sikkerhed. Start med én kunde, hold øje med den første faktureringscyklus, og tilpas arbejdsgangen efter behov.
Held og lykke med at få det til at fungere for din virksomhed.
Hvis du er klar til at fortsætte, kan du udforske deres betalingsværktøjer og sammenligne deres abonnementer og priser. For fakturaer uden for din tilbagevendende tidsplan kan du se, hvordan deres betalingsassistent kan hjælpe med opfølgning.
