Sådan automatiserer du betalingsopfølgninger i QuickBooks Payments

Du åbner QuickBooks Payments for at se, hvilke fakturaer der er blevet betalt, og finder flere, der stadig er forfaldne. Nu tjekker du forfaldsdatoer, skriver påmindelser og beslutter, hvilke kunder der har brug for endnu en besked.

QuickBooks Payments kan klare meget af dette arbejde for dig. 

Denne vejledning gennemgår, hvordan du automatiserer fakturapåmindelser, tilpasser de beskeder, kunderne modtager, og bruger de mere avancerede værktøjer, så du kan bruge mindre tid på at rykke for betalinger og mere tid på at drive din virksomhed.

Sådan understøtter QuickBooks Payments betalingsopfølgninger

QuickBooks Payments giver dig flere muligheder for at forhindre, at ubetalte fakturaer bliver overset. 

Du kan planlægge op til tre automatiske påmindelser før eller efter en fakturas forfaldsdato, tilpasse, hvad hver besked skal indeholde, og lade QuickBooks Payments sende dem konsekvent for fakturaer, som tjenesten oprindeligt har sendt via e-mail.

Virksomheder, der bruger QuickBooks Online Advanced, kan også oprette arbejdsgange, der reagerer på bestemte betingelser, f.eks. kunden, fakturastatussen eller beløbet. 

Berettigede brugere kan gå videre med Payments AI, som bruger betalingshistorik til at foreslå påmindelsesplaner, udarbejde redigerbare beskeder og anbefale andre måder at fremme rettidig betaling på.

Tilsammen reducerer disse funktioner den tid, du bruger på at tjekke forfaldsdatoer og skrive de samme påmindelser igen og igen, samtidig med at du stadig har kontrol over, hvad kunderne modtager. 

Sådan opsætter og administrerer du dine betalingsopfølgninger i QuickBooks Payments.

Sådan automatiserer du betalingsopfølgninger i QuickBooks Payments

Sådan sikrer du, at din konto er klar, og opsætter de påmindelsesværktøjer, der er tilgængelige i dit abonnement. Når de er aktiveret, kan QuickBooks Payments følge op på ubetalte fakturaer, uden at du selv skal huske hver enkelt.

Forudsætninger og krav til opsætning

Før du ændrer dine påmindelsesindstillinger, skal du sikre dig, at følgende er på plads:

• Et QuickBooks Online-abonnement, der omfatter automatiske fakturapåmindelser
• Fakturaer, der er sendt via e-mail gennem QuickBooks Payments, eftersom automatiske påmindelser kun gælder for fakturaer, som QuickBooks Payments allerede har sendt
• Et QuickBooks Online Advanced-abonnement, hvis du vil oprette tilpassede påmindelsesarbejdsgange
• Til Payments AI kræves en berettiget konto i USA på Essentials, Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite samt tilladelse til at oprette eller redigere fakturaer

Trin

Når alt er klar, skal du følge trinnene nedenfor for at automatisere dine betalingsopfølgninger.

Trin 1. Aktivér automatiske fakturapåmindelser

Gå til Indstillinger ⚙ → Konto og indstillinger → Salg → Påmindelser, og vælg derefter Rediger. 

Aktivér automatiske fakturapåmindelser.

Trin 2. Angiv din påmindelsesplan

Konfigurer op til tre påmindelser, hvor hver enkelt planlægges til et bestemt antal dage før eller efter forfaldsdatoen. 

Du kan f.eks. sende én kort før forfaldsdatoen og yderligere påmindelser, efter at fakturaen er blevet forfalden.

Trin 3. Tilpas hver påmindelsesbesked

Rediger emnelinjen, hilsenen og beskeden, så e-mailen lyder, som om den kommer fra din virksomhed. 

Du kan også bruge tilgængelige variabler, f.eks. fakturanummeret og virksomhedsnavnet, til automatisk at tilføje relevante oplysninger.

Trin 4. Send fakturaer via e-mail gennem QuickBooks Payments

Automatiske påmindelser fungerer kun for fakturaer, som QuickBooks Payments allerede har sendt via e-mail. Hvis du opretter en faktura i QuickBooks Payments, men leverer den på en anden måde, bliver påmindelserne ikke sendt.

Trin 5. Send en manuel påmindelse efter behov

Gå til Alle apps → Salg & Få betaling → Fakturaer, og find den forfaldne faktura. 

Åbn rullemenuen Modtag betaling, vælg Send påmindelse, tilpas beskeden, og vælg Send.

Trin 6. Opret en brugerdefineret arbejdsgang, hvis du bruger Advanced

QuickBooks Online Advanced giver dig mulighed for at opbygge påmindelsesarbejdsgange baseret på betingelser som kunden, fakturastatus eller beløb. 

Du kan få QuickBooks Payments til at sende en e-mail til kunden, tildele fakturaen til et teammedlem eller sende en intern meddelelse, når disse betingelser er opfyldt.

Trin 7. Gennemgå forslag fra Payments AI, hvis de er tilgængelige

Amerikanske kunder på Essentials, Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite, som har tilladelse til at oprette eller redigere fakturaer, kan få adgang til panelet Payments AI ved at oprette eller åbne en faktura eller vælge ikonet Intuit AI. 

Det kan bruge betalingshistorikken til at foreslå en tidsplan for påmindelser, udarbejde redigerbare beskeder og anbefale en politik for gebyrer ved forsinket betaling, som kan tilpasses.

Trin 8. Kontrollér, hvilke fakturaer der stadig kræver opmærksomhed

Gennemgå regelmæssigt din fakturaliste og aktiviteten for påmindelser for at identificere kunder, som muligvis har brug for en direkte opfølgning, efter at de automatiske påmindelser er blevet sendt.

Tegn på, at dine automatiserede betalingsopfølgninger fungerer i QuickBooks Payments

Når du er færdig med ovenstående trin, bør QuickBooks Payments håndtere dine rutinemæssige betalingspåmindelser i baggrunden. 

I stedet for at åbne din fakturaliste for at finde ud af, hvem der har brug for endnu en e-mail, kan du gennemgå, hvad QuickBooks Payments allerede har sendt, og kun gribe ind, når en kunde har brug for personlig opmærksomhed.

Det bør betyde, at færre forfaldne fakturaer bliver overset, samtidig med at du bruger mindre af din dag på at rykke for betalinger. 

QuickBooks Payments oplyser også, at kunder, der bruger påmindelser fra Payments AI, i gennemsnit får betaling hurtigere, selv om dette er Intuits eget sammenligningsgrundlag og ikke et uafhængigt verificeret resultat. 

Den praktiske fordel er enklere: Din opfølgningsproces fortsætter, selv når din opmærksomhed er rettet et andet sted.

Almindelige fejl, du bør undgå, og tips, du bør følge

Når dine påmindelser kører, er næste skridt at sikre, at de hjælper uden at skabe nye problemer. Hav disse fejl og tips i tankerne, når du administrerer processen.

Planlægning af påmindelser for tæt på hinanden

Giv kunderne tilstrækkelig tid til at se og reagere på hver besked. Hvis du sender flere påmindelser inden for kort tid, kan det virke overdrevet uden at øge sandsynligheden for betaling.

Brug af samme tone på alle trin

Hold de tidlige påmindelser venlige og hjælpsomme, og vær derefter mere direkte, efterhånden som fakturaen forbliver forfalden. En kunde, der er én dag forsinket, bør ikke modtage den samme besked som en person, der har ignoreret fakturaen i flere uger.

At overse kundens kontakt- og betalingsoplysninger

Bekræft, at e-mailadressen er korrekt, og at fakturaen tydeligt viser, hvordan der skal betales. Automatisering kan ikke hjælpe, hvis påmindelsen sendes til en inaktiv indbakke, eller hvis kunden er i tvivl om næste skridt.

Anvendelse af et AI-forslået gebyr ved forsinket betaling uden at gennemgå det

Sørg for, at din politik for gebyrer ved forsinket betaling er tydeligt oplyst til kunderne og tilladt i din jurisdiktion, før du accepterer anbefalingen.

At lade automatiseringen håndtere situationer, der kræver en samtale

En bestridt faktura eller en aftale om betaling kræver personlig opmærksomhed. Gennemgå disse tilfælde, før du stoler på endnu en planlagt påmindelse.

Afsluttende overvejelser

Med dine påmindelser på plads kan du bruge mindre tid på at rykke for betaling af fakturaer og give ubetalte saldi den opmærksomhed, de har brug for. 

Hvis du vil bygge videre på denne opsætning, kan du udforske vores betalingsværktøjer for at se, hvordan onlinefakturaer og tilbagevendende betalinger kan forenkle resten af din opkrævningsproces. 

Du kan også se nærmere på Payments AI og på, hvordan det understøtter mere konsekvent opfølgning på betalinger. Når du er klar til at gå videre, kan du sammenligne vores abonnementer og priser for at finde de funktioner, der passer til din virksomhed. 

Hvis du har brug for hjælp til at vælge, kontakte deres team, eller besøg deres ressourcecenter for små virksomheder for at få mere praktisk vejledning. 

Held og lykke med din opsætning – jeg håber, den giver dig én ting mindre at følge op på hver uge.