En kunde betaler din faktura, men i stedet for at komme videre skal du stadig åbne flere værktøjer for at finde ud af, hvor pengene landede, og hvorfor det indsatte beløb ser anderledes ud.
Det bliver endnu mere forvirrende, når flere betalinger samles i én enkelt indbetaling, og behandlingsgebyrerne registreres separat.
Denne vejledning viser dig, hvordan du holder hele processen sammen i QuickBooks Payments.
Du lærer, hvordan du følger en kundebetaling fra den oprindelige faktura og frem til dine regnskabsoptegnelser, med mindre behov for at skifte frem og tilbage mellem separate værktøjer.
Sådan fungerer fakturering, betalinger og bogføring sammen i QuickBooks Payments
Når alt køres samlet, sørger QuickBooks Payments for, at den samme kundetransaktion forbindes fra fakturaen til bankindbetalingen.
Hvis du for eksempel sender en faktura på $100, og kunden betaler gennem QuickBooks Payments, markeres fakturaen som betalt, og betalingen registreres i dit regnskab. Betalingen inkluderes derefter i en samlet indbetaling, og det tilknyttede behandlingsgebyr registreres separat.
Når den samlede indbetaling vises på din tilsluttede bankkonto, kan QuickBooks Payments matche den med de allerede registrerede betalinger. Du skal stadig gennemgå og afstemme dine konti, men det meste af betalingssporet er allerede på plads.
Forudsætninger for fakturering, betalinger og bogføring i QuickBooks
Før du går i gang, skal du sørge for, at følgende er klar.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
En aktiv QuickBooks Online- og QuickBooks Payments-konto
Du skal have et aktivt QuickBooks Online-abonnement og en godkendt QuickBooks Payments-konto, der er tilsluttet det. QuickBooks Payments er underlagt krav til berettigelse og godkendelse af ansøgningen, mens transaktionsgebyrer opkræves uden månedlige gebyrer eller minimumsbeløb.
En tilsluttet virksomhedsbankkonto
Vælg den bankkonto, hvor dine QuickBooks Payments-indbetalinger vil blive modtaget, og tilslut dens bankfeed. QuickBooks kan derefter downloade banktransaktionerne og matche samlede indbetalinger med de poster, der allerede findes i dit regnskab.
Onlinefakturabetalinger og registreringskonti er opsat
Aktivér onlinefakturabetalinger, og bekræft, at indbetalinger og behandlingsgebyrer er tildelt de korrekte konti.
Når dette er klar, guider næste afsnit dig gennem arbejdsgangen fra at sende en faktura til at gennemgå den resulterende bankindbetaling.
Sådan kører du fakturering, betalinger og bogføring samlet i QuickBooks Payments
Sådan forbinder du arbejdsgangen, så QuickBooks Payments kan føre oplysninger fra den oprindelige faktura videre til betalingen, indbetalingen og bogføringsposterne.
Trin 1. Bekræft, at QuickBooks Payments er aktiv
Gå til Indstillinger → Konto og indstillinger → Betalinger for at bekræfte, at din QuickBooks Payments-konto er tilsluttet.
Mens du er der, skal du kontrollere, at standardindbetalinger og behandlingsgebyrer er tildelt de korrekte konti.
Trin 2. Tilslut din virksomhedsbankkonto
Gå til Alle apps → Regnskab → Banktransaktioner, og vælg Tilslut konto. Hvis du allerede har en anden konto tilsluttet, skal du i stedet vælge Forbind konto.
Tilslut den konto, hvor dine QuickBooks Payments-indbetalinger modtages, så QuickBooks kan sammenligne downloadede banktransaktioner med de indbetalinger, der er registreret i dit regnskab.
Trin 3. Send fakturaer med aktiverede onlinebetalingsmuligheder
Vælg + Opret → Faktura, og indtast kundens og fakturaens oplysninger. Aktivér de onlinebetalingsmetoder, du vil acceptere, før du sender den.
Når kunden betaler via fakturaens betalingslink, kan QuickBooks anvende betalingen direkte på den pågældende faktura.
Trin 4. Lad QuickBooks Payments registrere betalingen
Gå til Alle apps → Salg og få betaling → Fakturaer, og åbn kundens faktura. Når betalingen er behandlet, bør dens status være Betalt, og betalingen bør automatisk være anvendt på fakturaen.
Trin 5. Gennemgå den tilsvarende indbetaling
QuickBooks Payments samler behandlede betalinger i en samlet indbetaling og registrerer de tilknyttede behandlingsgebyrer separat.
Når indbetalingen vises i dit bankfeed, kan QuickBooks Payments matche den med de betalinger, der allerede er registreret.
Hvis QuickBooks Payments ikke automatisk finder et match, skal du bruge indstillingen Match til manuelt at finde den tilsvarende indbetaling. Tidspunktet for indbetalinger varierer, og dine første indbetalinger eller betalinger, der er sat til kontrol, kan tage længere tid end den normale tidsplan.
Trin 6. Se dine rapporter uden at eksportere noget
Gå til Rapporter → Standardrapporter, og gennemgå rapporter som Resultatopgørelse og Aldersoversigt over debitorer.
De viser, hvordan indtægter registreres, og hvilke fakturaer der stadig er udestående, selvom de nøjagtige resultater afhænger af, om din virksomhed bruger kontant- eller periodiseret regnskabsføring.
Trin 7. Hold øje med mulige uoverensstemmelser
Gå til Alle apps → Regnskab → Afstem, og sammenlign transaktionerne i QuickBooks Payments med dit kontoudtog. Hvis forskellen ikke er nul, skal du kontrollere, om der mangler indbetalinger, er oprettet dubletter, eller om behandlingsgebyrer er registreret på den forkerte konto.
Sådan ser en velfungerende arbejdsgang i QuickBooks Payments ud
Når alt er sat op, bør du bruge mindre tid på at finde ud af, hvor hver betaling er blevet af.
Tidligere har du måske skullet skifte mellem separate værktøjer og derefter bruge et regneark til at samle registreringerne.
Når alt er forbundet i QuickBooks Payments, kan du dog følge transaktionen fra den oprindelige faktura til bankindbetalingen ét sted.
Du skal stadig afstemme dine konti og undersøge alt, der ikke blev matchet korrekt. Men i stedet for manuelt at samle betalingssporet kan du bruge mere af din tid på at gennemgå undtagelser.
Hvis dine fakturastatusser er opdaterede, din saldo i QuickBooks Payments stemmer overens med dit kontoudtog, og dine rapporter viser den forventede aktivitet uden et separat regneark, fungerer opsætningen efter hensigten.
Almindelige fejl i arbejdsgangen for QuickBooks Payments og gode råd
Selv når den primære arbejdsgang er forbundet, kan enkelte detaljer i opsætningen og bogføringen stadig medføre, at betalinger eller indbetalinger ender det forkerte sted.
Her er nogle fejl, du bør undgå, samt tips, der kan hjælpe med at holde alt organiseret.
Brug af en betalingsudbyder, der ikke synkroniserer korrekt
En separat betalingsudbyder kan stadig fungere sammen med QuickBooks Payments, men undersøg, hvilke oplysninger integrationen faktisk overfører.
Hvis den kun sender salgsbeløbet uden den tilknyttede faktura, indbetaling eller behandlingsgebyr, kan det stadig være nødvendigt at registrere og matche disse oplysninger manuelt.
Lad betalinger stå i ikke-indbetalte midler
QuickBooks Payments håndterer sine egne fakturabetalinger, uden at du behøver placere dem i Ikke-indbetalte midler.
Hvis du bruger denne konto til checks, kontanter eller betalinger, der er opkrævet et andet sted, skal du dog huske at samle og indbetale dem, så saldoen ikke fortsætter med at vokse.
Bekræft, hvor indbetalinger og gebyrer registreres
Efter aktivering af QuickBooks Payments skal du kontrollere, at almindelige indbetalinger og behandlingsgebyrer føres på de korrekte konti.
Ellers kan QuickBooks Payments registrere transaktionerne automatisk, men placere dem et sted, du ikke havde forventet.
Gennemgå rapporter, og afstem regelmæssigt
Automatisk matchning kan håndtere meget af det rutineprægede arbejde, men du bør stadig gennemgå dine debitorrapporter og afstemme dem med dit kontoudtog.
På den måde kan du fokusere på undtagelser som manglende indbetalinger, dublerede transaktioner eller forkerte gebyrer i stedet for at kontrollere hver betaling fra bunden.
Konklusion
At samle fakturering, betalinger og bogføring betyder ikke, at du skal ændre alt på én gang. Start med én arbejdsgang, sørg for, at dine betalinger og gebyrer lander på de rigtige konti, og juster opsætningen, efterhånden som du bruger den.
Hvis du vil se, hvad der ellers er tilgængeligt, kan du udforske deres betalingsværktøjer eller lære, hvordan deres Payments Agent kan hjælpe med opfølgning på fakturaer.
Held og lykke med at få det hele forbundet. Jeg håber, at det betyder, at du får færre betalinger, der skal spores, og mere tid til at fokusere på resten af din virksomhed.
Ofte stillede spørgsmål om at samle fakturering, betalinger og bogføring
Hvad betyder “alt-i-én” egentlig her?
Den samme kundetransaktion forbliver forbundet fra fakturaen til dit regnskab. Betalinger foretaget via QuickBooks Payments anvendes automatisk på fakturaen.
Hvordan adskiller dette sig fra at bruge en separat betalingsapp sammen med QuickBooks Payments?
Det afhænger af, hvilke oplysninger appen overfører til QuickBooks Payments. Hvis oplysninger om indbetalinger og gebyrer mangler, kan det stadig være nødvendigt at registrere eller matche noget manuelt.
Bliver betalinger virkelig automatisk matchet med fakturaer?
Betalinger foretaget via en QuickBooks Payments-faktura anvendes automatisk på den. Den tilsvarende banktransaktion kan dog stadig kræve gennemgang eller manuel afstemning.
Hvilke betalingsmetoder understøttes gennem denne arbejdsgang?
Kunder kan betale med kort, ACH, Apple Pay, PayPal eller Venmo. Affirm kan også være tilgængelig for kvalificerede fakturaer.
Er der beskyttelse, hvis en kunde bestrider en kortbetaling?
Valgfri beskyttelse mod betalingsindsigelser kan dække kvalificerede tilbageførsler på kredit- og betalingskort, der behandles efter tilmelding. Den omfatter ikke ACH, PayPal, Venmo eller Affirm, og der gælder dækningsgrænser og ekstra gebyrer.
