Det regneark fungerede helt fint, da det kun var nogle få kunder, der betalte dig.
Nu har en investor bedt om dine regnskabstal, og du gennemgår rækkerne for at forstå, hvorfor fakturaerne ikke stemmer overens med det beløb, der gik ind på banken.
Det er en stressende situation at stå i, når du allerede har en kapitalrejsning at fokusere på.
Hvis du vil komme oprydningen i forkøbet, er denne artikel et godt sted at starte. Vi viser dig, hvordan QuickBooks Payments kan forvandle den spredte betalingshistorik til et økonomisystem, der er nemmere at vedligeholde og meget nemmere at dele, når investorer begynder at stille spørgsmål.
Sådan understøtter QuickBooks Payments et betalingsgrundlag for startupvirksomheder
Ved at samle den daglige betalingsaktivitet i det samme system som dit regnskab giver QuickBooks Payments startups værktøjerne til at få betalinger og bevare overblikket.
Hver faktura og kvalificerede betaling bidrager til de registreringer, der ligger til grund for dine rapporter, så du ikke skal rekonstruere startupvirksomhedens økonomiske historie, hver gang nogen beder om tallene.
Du skal stadig gennemgå og afstemme dine konti, men det løbende arbejde bliver nemmere at håndtere. Det giver din revisor renere registreringer at arbejde med og hjælper dig med at besvare investorernes spørgsmål med større sikkerhed.
Forudsætninger og krav til opsætning
Før du opsætter noget, skal du sikre dig, at du har den rigtige QuickBooks Payments-konto, tilstrækkelige oplysninger til at oprette nøjagtige åbningsregistreringer og en klar plan for vedligeholdelse af regnskabet.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Vælg den rigtige QuickBooks Payments-opsætning
Vælg en QuickBooks Online-plan, der omfatter de rapporter og den adgang, din startupvirksomhed har brug for.
Simple Start omfatter allerede kernerapporter som resultatopgørelse, balance og pengestrøm, mens de højere planer tilføjer flere detaljer og funktioner.
Du skal også ansøge separat om QuickBooks Payments, som er underlagt krav om berettigelse, kreditvurdering og godkendelse.
Saml dine eksisterende økonomiske registreringer
Medtag mere end din kundeliste og dit omsætningsregneark.
Saml dine udestående fakturaer, kontoudtog, virksomhedsudgifter og registreringer af penge, som stiftere har indskudt eller lånt, så QuickBooks Payments starter med et mere fuldstændigt billede af økonomien.
Beslut, hvordan regnskabet skal vedligeholdes
Arbejd sammen med en revisor om at vælge mellem likviditetsbaseret og periodiseret regnskab og aftal, hvor ofte kontiene skal gennemgås.
QuickBooks Payments kan vise rapporter efter begge metoder, men institutionelle investorer forventer ofte afstemte periodiserede regnskaber, når en startupvirksomhed nærmer sig en prisfastsat finansieringsrunde.
Når disse dele er på plads, kan du gå videre til hovedopsætningen med færre rettelser, der skal foretages senere.
Sådan opbygger du din startups betalingsgrundlag i QuickBooks Payments
Sådan opsætter du fakturering, betalinger og økonomirapportering i QuickBooks Payments, så din startupvirksomhed kan vedligeholde nøjagtige registreringer og forberede sig på fremtidig kapitalrejsning.
1. Opsæt QuickBooks Online, og ansøg om QuickBooks Payments
Ved at etablere dine regnskabs- og betalingssystemer tidligt får du et ensartet udgangspunkt og reducerer den historiske information, som du senere kan få brug for at importere eller afstemme.
QuickBooks Payments kræver en separat ansøgning og er underlagt krav om berettigelse, kreditvurdering og godkendelse.
2. Vælg en regnskabsmetode sammen med din revisor
QuickBooks Payments lader dig angive likviditetsbaseret eller periodiseret regnskab som din standardmetode og ændre den metode, der vises i individuelle rapporter.
Ved periodiseret regnskab registreres indtægter og udgifter som regel, når de optjenes eller afholdes, hvilket kan ske, før betalingen skifter hænder.
Hvis kunder betaler på forhånd for abonnementer eller langsigtede tjenester, skal disse betalinger muligvis registreres som udskudt omsætning, indtil tjenesten leveres.
QuickBooks Online Advanced understøtter automatiske planer for indtægtsføring, mens andre abonnementer kan kræve en separat proces eller hjælp fra en revisor.
3. Send kundefakturaer gennem QuickBooks Payments med betalinger aktiveret
Dette skaber en ensartet registrering af, hvad kunderne skylder, og giver dem mulighed for at betale kvalificerede fakturaer online.
QuickBooks Payments kan modtage kreditkort, debetkort, ACH-overførsler, PayPal og Venmo og kan kategorisere de resulterende betalinger i din kontoplan.
4. Gennemgå automatisk registrerede og matchede betalinger
QuickBooks Payments kan automatisk matche kvalificerede transaktioner med downloadede banktransaktioner, hvilket reducerer manuel dataindtastning.
Automatisk matching er muligvis ikke tilgængelig for alle konti eller transaktioner, så betalinger, der ikke matches, skal stadig gennemgås manuelt.
Automatisk matching erstatter heller ikke regelmæssig afstemning.
Du bør stadig sammenligne QuickBooks Payments med dine bank- og kreditkortudtog for at identificere manglende, duplikerede eller forkert kategoriserede transaktioner.
5. Gennemgå dine vigtigste rapporter hver måned
Kontrollér regelmæssigt din resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse og rapporter over debitorer.
QuickBooks Payments leverer disse rapporter, selvom de præcise rapporter og det tilgængelige detaljeringsniveau afhænger af dit abonnement.
En månedlig gennemgang hjælper dig med at identificere manglende eller forkert kategoriserede transaktioner, før kapitalrejsningen begynder.
6. Giv din revisor separat adgang
Invitér din revisor eller deltidsøkonomidirektør gennem QuickBooks Payments i stedet for at dele dine loginoplysninger. Revisorsadgang er tilgængelig på kvalificerede abonnementer, men hvad der er inkluderet i abonnementerne kan ændre sig, så tjek den aktuelle sammenligning, før du abonnerer.
7. Gennemgå din rapportering igen før hver milepæl i kapitalrejsningsprocessen
Efterhånden som en startup bevæger sig mod institutionel finansiering, kan investorer anmode om afstemte historiske regnskaber, oplysninger om forbrug og økonomisk råderum, enhedsøkonomi samt økonomiske fremskrivninger.
De præcise krav varierer efter investor og finansieringsfase, så gennemgå dine rapporter og underliggende dokumentation med en revisor, før den indledende revision begynder.
Sådan bør overgangen fra regneark til serie A-finansiering med QuickBooks Payments se ud
Når du har fulgt ovenstående trin, bør du ikke være nødt til at stykke din økonomiske historik sammen, hver gang nogen beder om den.
Der bør være langt mindre panikpræget gennemgang af regneark i sidste øjeblik for at fastslå, hvilke fakturaer der er betalt, eller hvorfor tallene ikke stemmer.
I stedet vil du have organiserede registreringer, som er lettere at gennemgå, når du forbereder dig på kapitalrejsning.
Almindelige fejl og eksperttips
En solid opsætning skal stadig vedligeholdes, efterhånden som din startup vokser. Hav disse almindelige fejl og praktiske tips i tankerne for at beskytte nøjagtigheden af dine registreringer.
Registrering af stifteres penge som almindelig omsætning
Penge, som stiftere tilfører startupvirksomheden, bør normalt registreres som et ejerbidrag eller et lån, ikke som kundeindtægt.
Hvis de kategoriseres forkert, kan det forvrænge din omsætning og gøre din balance uklar.
Oprettelse af inkonsekvente konti for hver transaktion
Undgå at tilføje en ny konto, hver gang du støder på en ukendt udgift.
De kontotyper, du vælger, bestemmer, hvor transaktioner vises i dine økonomiske rapporter, så hold din kontoplan organiseret, og bekræft usædvanlige kategorier med din revisor.
Lås hver periode, efter den er blevet gennemgået
Når din revisor har gennemgået en måned eller et kvartal, kan du bruge QuickBooks Payments' indstillinger for afslutning til at advare brugere eller begrænse ændringer af ældre transaktioner.
Du kan stadig spore eventuelle senere ændringer via rapporten Undtagelser fra afslutningsdato.
Gem en kopi af dine månedlige rapporter
Når du har gennemført hver månedlig gennemgang, skal du eksportere og gemme de endelige rapporter for perioden.
Det giver dig en ensartet økonomisk historik, som du kan referere til senere, i stedet for at skulle genskabe den, når en investor begynder sin grundige gennemgang.
Afsluttende tanker
Held og lykke med at få styr på din startups betalingsgrundlag.
Hvis du er klar til at tage det næste skridt, kan du udforske deres betalingsværktøjer, se hvordan deres betalingsagent kan hjælpe med opfølgning, eller sammenligne deres abonnementer for at finde den rigtige løsning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke regnskaber forventer investorer typisk ved en seed-runde eller Serie A?
Investorer anmoder ofte om afstemte resultatopgørelser, balancer og pengestrømsopgørelser samt en opdateret ejeroversigt og økonomiske prognoser. De præcise krav varierer afhængigt af investor og finansieringsfase.
Hvordan hjælper QuickBooks Payments mig med at være klar til en grundig gennemgang uden et økonomiteam?
QuickBooks Payments organiserer registrerede økonomiske aktiviteter i standardrapporter og giver en revisor eller deltidsøkonomichef mulighed for at gennemgå dine regnskaber via separat adgang. Det reducerer manuelt arbejde, men posterne skal stadig gennemgås og afstemmes regelmæssigt.
Hvilke betalingsmetoder kan jeg acceptere fra mine første kunder?
Afhængigt af kvalifikationer og tilgængelighed understøtter QuickBooks Payments kredit- og betalingskort, ACH-overførsler, Apple Pay, PayPal, Venmo og Affirm. Betalinger, der behandles gennem QuickBooks Payments, kan registreres og kategoriseres i dine regnskaber.
Hvordan bliver betalinger matchet med mine regnskaber uden manuelt arbejde?
QuickBooks Payments kan automatisk matche kvalificerede transaktioner, men ikke alle transaktioner vil være kvalificerede. Du bør stadig gennemgå betalinger, der ikke er matchet, og afstemme dine konti regelmæssigt.
Hvilke økonomiske vaner bør en startup i den tidlige fase opbygge inden sin første kapitalrejsning?
Brug en ensartet fakturerings- og betalingsproces, afstem dine konti regelmæssigt, og gennemgå dine økonomiske rapporter hver måned. Drøft din regnskabsmetode med en revisor, før den institutionelle kapitalrejsning begynder.
