Du sendte en faktura fra et regneark, kunden betalte via en anden app, og nu skifter du mellem din bankkonto og din fakturaoversigt bare for at bekræfte betalingen.
Før du når at færdiggøre opdateringen af filen, kræver endnu en faktura din opmærksomhed, og du er tilbage i regnearket for at finde ud af, hvad der stadig er udestående.
Processen kan virke overskuelig i begyndelsen, men efterhånden som der kommer flere kunder til, begynder den tid, du bruger på at opdatere rækker og matche betalinger, at løbe op. Én manglende registrering kan endda få dig til at rykke for en betaling, der allerede er modtaget.
Denne guide hjælper dig med at erstatte denne rutine med en tydeligere proces i QuickBooks Payments.
Vi gennemgår, hvordan du klargør dine registreringer og opsætter onlinebetalinger, så du kan sende betalingsbare fakturaer og følge dem ét sted.
Fordelene ved at gå fra regneark til QuickBooks Payments
Når du flytter din fakturering til QuickBooks Payments, bliver det nemmere for kunderne at betale dig.
De tilgængelige betalingsmuligheder vises på fakturaen, så du ikke længere behøver at sende separate instruktioner. Det lyder måske som en lille ændring, men den fjerner et ekstra trin mellem at sende fakturaen og modtage betalingen.
Dine registreringer bliver også mere nyttige. Du kan gennemgå indbetalinger uden at samle oplysninger fra flere steder, og du har bedre overblik, når det er tid til at køre en rapport eller tale med din revisor.
Før du når dertil, ser vi på, hvad der skal flyttes til QuickBooks Payments, og hvordan du forbereder det.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Det skal du vide, før du skifter fra regneark til QuickBooks Payments
Før du begynder at importere noget, er det en god idé at få styr på tre ting. Det kan spare dig for at skulle stoppe midtvejs for at rette registreringer eller lede efter manglende kontooplysninger.
Beslut, hvad du faktisk har brug for at flytte
Du behøver ikke at overføre alle de fakturaer, du nogensinde har sendt.
Start med aktive kunder og ubetalte fakturaer, og vælg derefter en dato, hvorfra du begynder at oprette alle nye fakturaer i QuickBooks Payments.
Gem en urørt sikkerhedskopi af dit oprindelige regneark. Ældre betalte fakturaer kan blive der, medmindre du har brug for dem i QuickBooks Payments til rapportering eller dokumentation.
Saml kravene til opsætningen
For at opsætte QuickBooks Payments og modtage onlinebetalinger skal du bruge:
- En QuickBooks Payments-konto med et abonnement, der understøtter de funktioner, du har brug for
- Dine virksomheds- og ejeroplysninger til ansøgningen om QuickBooks Payments
- En bankkonto, hvor dine kundebetalinger bliver indsat
QuickBooks Payments kræver en separat godkendelse. Intuit sender normalt en afgørelse via e-mail inden for få arbejdsdage, så en tidlig ansøgning kan forhindre, at den forsinker resten af din opsætning.
Ryd op i og formatér dine regnearksdata
Gennemgå dine kunde- og fakturaregistreringer, før du uploader dem. Fjern dubletter, tomme rækker, formler og forældede oplysninger, der kan skabe problemer under importen.
Kundelister kan importeres fra CSV, Excel eller Google Sheets, mens fakturaimport kræver CSV. Du bør også sikre dig, at kundenavnene er ensartede, og tilføje de produkter eller tjenester, du planlægger at bruge på dine fakturaer.
Når disse dele er klar, kan du begynde opsætningen og importprocessen med færre afbrydelser.
Sådan går du væk fra regneark og begynder at få betaling online i QuickBooks Payments
Sådan kan du gå fra regneark til QuickBooks Payments og begynde at modtage onlinebetalinger.
1. Tilmeld dig QuickBooks Online, og ansøg om QuickBooks Payments
Følg disse trin for at ansøge om QuickBooks Payments:
- Opret din QuickBooks Online-konto.
- Gå til Indstillinger ⚙ → Konto og indstillinger → Betalinger.
- Vælg Få mere at vide, og vælg derefter Konfigurer betalinger.
- Indtast oplysninger om din virksomhed og ejeren.
- Vælg den bankkonto, hvor kundebetalinger skal indsættes.
QuickBooks Payments sender normalt sin afgørelse pr. e-mail inden for få hverdage, selvom Intuit kan anmode om yderligere oplysninger.
Begynd med dette trin, og klargør dine regnearksdata, mens du venter på godkendelsen.
2. Ryd op i dine regnearksdata, og tag en sikkerhedskopi
Gem en urørt kopi af dit aktuelle regneark, vælg en tydelig migreringsdato, og adskil dine aktive kunder og ubetalte fakturaer fra afsluttede historiske poster.
Ret dublerede navne, tomme rækker, formler og forældede oplysninger, før du importerer noget.
3. Importer din kundeliste
Gå til Indstillinger ⚙ → Importer data → Kunder, og upload din kundeliste. QuickBooks Payments understøtter CSV-, Excel- og Google Sheets-filer til kundeimport.
Hver fil er begrænset til 1.000 rækker eller 2 MB. Kundenavne skal være entydige, og den indledende import understøtter én e-mailadresse pr. kunde.
4. Importer eller genskab dine åbne fakturaer
Når du har importeret dine kunder og konfigureret de relevante produkter eller tjenester, skal du gå til Indstillinger ⚙ → Importer data → Fakturaer. Fakturaimport kræver en CSV-fil og understøtter op til 100 fakturaer eller 1.000 rækker pr. upload.
Hver linjepost skal indeholde et fakturanummer, en kunde, en fakturadato, en forfaldsdato og et beløb for posten. Negative beløb, herunder rabatter og kreditnotaer, kan ikke importeres og skal tilføjes bagefter.
Den aktuelle dokumentation om fakturaimport angiver også, at denne metode ikke kan bruges, efter at salgsmoms er blevet konfigureret.
Tilgængeligheden kan variere efter abonnement og konto. Hvis Fakturaer ikke vises under Importer data, skal du genskabe dine aktuelle åbne fakturaer manuelt eller kontakte QuickBooks Payments-support for at bekræfte dine tilgængelige importmuligheder.
5. Konfigurer indbetalinger og betalingsmuligheder online
Når QuickBooks Payments er godkendt, skal du fuldføre disse indstillinger:
- Under Indstillinger ⚙ → Konto og indstillinger → Betalinger skal du vælge de konti, der bruges til at registrere indbetalinger og behandlingsgebyrer.
- Under Indstillinger ⚙ → Konto og indstillinger → Salg → Fakturabetalinger skal du vælge de betalingsmetoder, kunderne kan bruge.
- Under Indstillinger ⚙ → Konto og indstillinger → Salg → Onlinelevering skal du sikre dig, at Onlinefaktura er valgt.
Kunder kan muligvis betale med kort, ACH-bankoverførsel, Apple Pay, PayPal eller Venmo, afhængigt af hvilke betalingsmuligheder der er tilgængelige for kontoen.
6. Gennemgå og send din første betalingsklare faktura
Åbn en importeret faktura, eller opret en ny til en aktuel kunde.
Bekræft kunden, beløbet, forfaldsdatoen og betalingsmulighederne. Åbn Administrer → Betalingsmuligheder på fakturaen, og aktivér de metoder, du vil tilbyde. Vælg derefter Gennemgå og send.
Kunden modtager en onlinefaktura med et betalingslink i stedet for at skulle betale separat fra en PDF.
7. Bekræft, at betalingen er registreret, og følg indbetalingen
Når kunden betaler via fakturaen, bør QuickBooks Payments oprette en transaktion for modtaget betaling og knytte den til den tilsvarende faktura.
Kontrollér fakturastatussen og QuickBooks Payments-udbetalingerne for at bekræfte, at betalingen er behandlet, og følg, hvornår den sendes til din bank.
Automatisk matchning, hvor den er tilgængelig, reducerer manuel indtastning, men brugere bør stadig gennemgå transaktioner og regelmæssigt afstemme deres bankkonto.
Tegn på, at din overgang fra regneark til QuickBooks Payments lykkedes
Efter at have gennemført ovenstående trin skal du først kontrollere, at dine kundeposter og åbne fakturaer blev importeret korrekt. Send derefter en faktura, og bekræft, at kunden modtager et onlinebetalingslink.
Når de har betalt, bør QuickBooks Payments registrere transaktionen, markere fakturaen som betalt og vise betalingen under QuickBooks Payments-udbetalinger, så du kan følge dens indbetaling.
Husk, at fakturaen kan blive vist som betalt, før pengene når din bank.
Din første indbetaling kan tage op til fem hverdage. Efter den indledende opsætningsperiode modtager konti med indbetalinger den følgende dag generelt betalinger, der er behandlet før kl. 15.00
Pacific-tid den følgende hverdag, mens senere betalinger kan tage op til to hverdage. Fristen er kl. 16.00 Mountain-tid, kl. 17.00 Central-tid og kl. 18.00 Eastern-tid.
Almindelige fejl og eksperttips
De fleste problemer efter skiftet opstår, når din gamle betalingsproces overlapper med dine nye poster i QuickBooks Payments. Her er, hvad du skal være opmærksom på, når du begynder at sende fakturaer til kunder.
Fortsat brug af gamle betalingsmetoder uden en plan for overgangen
Fortæl kunderne, hvilke fakturaer der skal betales via QuickBooks Payments, og hvordan du vil håndtere checks eller separate Venmo-betalinger efter skiftet.
Hvis en kunde betaler uden for QuickBooks Payments, skal du registrere betalingen på den korrekte faktura, så den ikke fortsat fejlagtigt står som forfalden.
Udsendelse af alle importerede fakturaer, før arbejdsgangen er testet
Gennemgå dine importerede fakturaer, før du sender dem til kunderne.
Start med én faktura, og bekræft, at saldoen, forfaldsdatoen, betalingsmulighederne og betalingslinket fungerer korrekt, før du bruger den nye proces med alle.
Genimport af en hel fil efter en delvis fejl
Nogle kunder eller fakturaer kan blive importeret korrekt, selvom andre rækker mislykkes.
Gennemgå importresultaterne, og ret kun de fejlslagne poster, da upload af hele filen igen kan oprette dubletter i stedet for at erstatte de oprindelige poster.
Tilføjelse af en downloadet indbetaling i stedet for at matche den
QuickBooks Payments opretter en betalingspost, når en faktura er betalt.
Når indbetalingen senere vises i dit bankfeed, skal du matche den med den eksisterende post i stedet for at tilføje den som ny indkomst, da den samme betaling ellers kan blive medregnet to gange.
At forvente, at hver indbetaling svarer til én faktura
QuickBooks Payments kan samle flere kundebetalinger i én indbetaling og vise de tilknyttede behandlingsgebyrer separat. Kontrollér oplysningerne om indbetalingen under QuickBooks Payments-udbetalinger, før du betragter en forskel mellem faktura- og indbetalingsbeløbene som en fejl.
Konklusion
Det kan gøre fakturering og betalingssporing meget lettere at gå væk fra regneark, og jeg håber, at denne vejledning giver dig et tydeligt sted at starte.
Når du er klar, se, hvordan de kan hjælpe dig med at administrere din virksomhed, sammenlign deres abonnementer, eller lær, hvordan deres onlinebetalinger fungerer.
Held og lykke med skiftet og med det, der ellers venter din virksomhed.
Ofte stillede spørgsmål om at gå væk fra regneark og modtage betaling online i QuickBooks Payments
Hvor lang tid tager det at skifte fra et regneark til QuickBooks Payments?
Den praktiske opsætning kan tage et par timer, men godkendelsen til QuickBooks Payments kan forlænge processen. QuickBooks Payments sender normalt sin afgørelse via e-mail inden for et par hverdage.
Kan jeg importere mit eksisterende regneark direkte?
Ja, selvom det accepterede format afhænger af, hvad du importerer. Kundelister understøtter CSV, Excel eller Google Sheets, mens import af fakturaer kræver CSV og har separate grænser for upload.
Hvilke betalingsmetoder kan mine kunder bruge?
Kunder kan betale med kort, bankoverførsel via ACH, Apple Pay, PayPal eller Venmo, afhængigt af hvilke muligheder der er tilgængelige for din konto.
Hvad koster det at modtage betalinger online?
QuickBooks Payments opkræver behandlingsgebyrer ud over dit QuickBooks Online-abonnement. De aktuelle amerikanske satser er 2.99% for kort- og betalinger via digitale tegnebøger fra fakturaer, 1% for ACH og 3.5% for manuelt indtastede kort, men tjek rates page for opdateringer.
Har jeg brug for en regnskabsmæssig baggrund for at gøre dette?
Du behøver ikke være revisor for at importere kunder eller sende fakturaer, der skal betales. Du bør dog stadig gennemgå din opsætning og afstemme dine konti regelmæssigt.
