Det tager tid at udarbejde en udgiftsrapport, som kunne være brugt bedre på strategi, kreativt arbejde eller stort set hvad som helst andet. Jeg har sammensat en ressourcefyldt guide til at udarbejde en enkel udgiftsrapport med skabeloner.
Jeg gennemgår to måder at udarbejde en udgiftsrapport på: ved hjælp af Excel eller Google Sheets eller ved hjælp af software til udgiftsrapporter. Du behøver ikke at oprette rapporter fra bunden i nogen af tilfældene—softwareløsninger tilbyder typisk indbyggede layouts, og jeg har delt nogle skabeloner, du kan bruge som udgangspunkt, hvis du vil undgå softwaren.
Den traditionelle tilgang til udgiftsrapportering
Den traditionelle tilgang til udgiftsrapportering indebar at holde styr på kvitteringer og udfylde formularer.
Teams bruger timevis på omhyggeligt at dokumentere hvert måltid, hver taxatur og hvert konferencegebyr, blot for at det forsvinder ned i et eller andet bureaukratisk sort hul.
Oven i det hele er papirbaserede optegnelser fejlbehæftede, hvis de overhovedet bliver husket.
Det er let at se, hvordan den traditionelle tilgang, selv om den er velment, fortjener at blive efterladt i historiebøgerne.
Fordele ved at modernisere udgiftsrapporteringen
Moderne virksomheder bruger software til udgiftsstyring til at oprette og følge op på udgiftsrapporter, fordi det er:
1. Mere effektivt
Det er langt nemmere at indtaste data i software end at bære rundt på kvitteringer og manuelt registrere dataene i papirbaserede optegnelser.
Denne enkelhed skaber større effektivitet, så dit team kan behandle en betydeligt større mængde udgiftsrapporter i løbet af en given periode.
Have an account? Log In
2. Bedre for gennemsigtigheden
Du kan konfigurere tilladelser, så alle, der har brug for adgang til udgiftsrapporter, får den, hvilket sikrer økonomisk gennemsigtighed og minimerer bureaukrati.
Det giver også dig og dit team fuldt overblik over udgifterne—forsinket indsigt er et stort problem i organisationer. Som Adriana Carpenter, CFO hos Emburse, forklarer:
“Virksomheder har udfordringer med at få indsigt i de udgifter, deres medarbejdere afholder. Der kan gå et stykke tid, før [økonomiteams] ser disse udgifter, og det er problematisk.”
3. Kan ændres i realtid
Dette er en vigtig fordel ved software til udgiftsstyring—du kan se udgifter og status for godtgørelser i realtid ved hjælp af software til udgiftsrapportering, så du altid træffer beslutninger på grundlag af opdaterede oplysninger.
Det giver dig indsigt i virksomhedens økonomi i realtid og synliggør muligheder for at spare omkostninger, mens du stadig kan gøre noget ved dem. Desuden gør det at have disse oplysninger på forhånd din proces for økonomisk månedsafslutning meget nemmere, når tiden kommer.
4. Skattemæssige fordele
Som jeg er sikker på, at du er klar over, er mange erhvervsrelaterede udgifter fradragsberettigede. Ved at kræve fradrag for almindelige erhvervsudgifter, herunder rejser, måltider, underholdning og kontorartikler, kan du reducere din skattepligt, forudsat at du har de rette dokumenter (såsom kvitteringer og fakturaer som dokumentation).
Virksomheder kan også være i stand til at få tilbagebetalt salgsskat i visse jurisdiktioner. Husk, at nøjagtighed er vigtigere end hastighed—unøjagtig eller ufuldstændig udgiftsrapportering øger risikoen for skatterevisioner eller medfører problemer med overholdelse af regler.
Vigtige egenskaber ved en enkel udgiftsrapport
Selv om det er bedst at bruge software, er det ikke altid muligt at investere i det, især hvis du er en økonomisk presset startupvirksomhed eller har få medarbejdere.
Hvis det ikke virker som et godt tidspunkt at investere i software til udgiftsrapportering, fungerer en enkel udgiftsrapportskabelon oprettet med Microsoft Excel eller Google Sheets fint—den er ikke perfekt, men er stadig en langt bedre metode til at rapportere udgifter end papirbaserede optegnelser.
En enkel udgiftsrapport er næsten altid blot en specificeret liste over udgifter med grundlæggende oplysninger som medarbejderens navn og datoen for indsendelse af rapporten. Det kan være for forsimplet.
Fokuser i stedet på at opbygge en udgiftsrapport, der stadig er enkel, men som også indeholder alle nødvendige oplysninger. Her er tre vigtige egenskaber ved en udgiftsrapport, der gør den enkel og nyttig:
Gennemtænkt layout
Skab et rent og organiseret layout. Brug ensartet formatering og afstand for at undgå rod. Et rent layout sammen med tydeligt mærkede felter reducerer risikoen for manglende oplysninger.
Lige tilpas detaljer
Tilføj lige tilpas mange detaljer—du vil have alle de relevante oplysninger uden rod.
Rod får rapporten til at se overvældende ud, øger risikoen for fejl og gør godkendelsen besværlig. Du bør f.eks. tilføje et felt til udgifter til “mad” i stedet for at bede medarbejderne om at angive hvert måltid separat. Hvis beløbet for en linjepost ser unormalt højt ud, er det dér, du bør kontrollere de vedhæftede kvitteringer.
Tydelige retningslinjer
Giv tydelige retningslinjer, men kun hvor det er nødvendigt. Hvis dine medarbejdere f.eks. ofte rejser til udlandet i forbindelse med arbejdet, bør din rejseudgiftsrapport indeholde retningslinjer for, hvilken valutakurs der skal anvendes ved omregning, og minde dem om at medregne eventuelle relevante gebyrer for valutaomregning.
Oprettelse af en udgiftsrapport med software
Det er forholdsvis nemt at oprette en enkel rapport med software. Her er en trinvis vejledning i, hvordan du opretter din første enkle udgiftsrapport:
- Vælg software til udgiftsrapportering: Det første skridt er ... gør det nemt for dig selv ved at vælge god software til udgiftsrapportering. Jeg har gennemgået, hvad du skal se efter, i næste afsnit i denne artikel.
- Vælg en skabelon: Det specifikke layout for din udgiftsrapport afhænger af den software, du vælger. Løsninger med flere tilpasningsmuligheder giver dig mulighed for yderligere at forenkle eller gøre standardskabelonen mere kompleks. Expensifys standardskabelon indeholder f.eks. tre felter (Til, Fra og Beløb), men du kan tilføje brugerdefinerede felter efter eget ønske:
- Konfigurer softwaren: Konfigurer softwaren efter dine præferencer. Alle løsninger tilbyder konfigurationsmuligheder, men de varierer afhængigt af løsningens kompleksitet.
- Avancerede værktøjer som SAP Concur giver dig mulighed for at konfigurere godkendelsesarbejdsgange, så de passer til din virksomheds hierarki og politikker.
- Begyndervenlige løsninger som Expensify tilbyder funktioner som muligheden for automatisk at indsende udgiftsrapporter med den ønskede hyppighed:
Når du har konfigureret dit system efter dine ønsker, kan du bede medarbejderne om at begynde at bruge det til at indsende udgiftsrapporter.
Vurdering af værktøjer til udgiftsrapportering
Før du går i detaljer, skal du filtrere listen over værktøjer ud fra dit budget.
De bedste værktøjer til udgiftsrapportering tilbyder en omfattende række funktioner, men kan være for dyre. På den anden side kan billige værktøjer mangle avancerede funktioner.
Når du har indsnævret dine muligheder baseret på prisintervallet, er det næste skridt at finde et værktøj, der giver mest værdi. Det kræver, at du sammenligner funktionerne i de værktøjer, du vurderer. Her er nogle funktioner, du bør se efter:
- Mobilapp: En mobilapp gør det muligt for medarbejdere at scanne og indsende kvitteringer, så snart de modtager dem. Dette minimerer risikoen for fejl og sikrer, at medarbejderen ikke glemmer at anmode om refusion for udgiften.
- Import af kreditkortdata: Du modtager månedlige kontoudtog for et kreditkort til virksomhedsbrug, men du skal stadig indtaste oplysningerne i dit værktøj til udgiftsrapportering. Muligheden for at importere transaktionsdata fra dit kontoudtog eliminerer behovet for besværligt manuelt dataindtastningsarbejde.
- Finanskontokodning: Hovedbogskoder (GL) er unikke alfanumeriske koder, der tildeles alle hovedbogskonti. Ved at knytte GL-koder til forskellige udgiftstyper kan du få din software til automatisk at bogføre udgifter på de relevante hovedbogskonti, hvilket sætter gang i processen med at automatisere udgiftsrapporter fuldstændigt.
- Skattetracking: Indbygget skattetracking hjælper med at holde styr på salgsmoms og skattemæssigt fradragsberettigede udgifter, hvilket gør skattesæsonen betydeligt mindre stressende. I stedet for at gennemgå hver enkelt kvittering, når det er tid til at indberette skat, kan du lade softwaren holde styr på tallene, så du kan fokusere på opgaver, der kræver menneskelig involvering.
- Integrationer: Integrationer hjælper med at synkronisere data på tværs af systemer. Din software til udgiftsrapportering skal muligvis indsamle data fra flere kilder, såsom din regnskabssoftware, og derefter give dit lønsystem besked om at udløse automatiserede betalinger baseret på den samlede refusion, der er beregnet for alle godkendte udgiftsrapporter fra medarbejdere.
De fleste anstændige løsninger tilbyder disse funktioner, men du bør også se efter funktioner og muligheder, som din virksomhed har brug for.
More Articles
Gratis skabeloner til udgiftsrapporter
Der findes forskellige skabeloner til udgiftsrapporter online, som gør processen fra nul til én meget enklere. Tag blot disse skabeloner, og tilpas dem, så de opfylder dine behov. Du kan for eksempel tilføje et subtotalfelt for hver udgiftskategori eller tilføje en separat kolonne til skatter, så det bliver nemmere at holde styr på dem.
Her er nogle af de bedste, uanset om du driver en virksomhed, er ansat i en virksomhed eller arbejder for dig selv:
- Gratis skabeloner fra Smartsheet:
- Gratis skabeloner fra Clockify:
- Gratis skabeloner fra Coefficient:
- Skabelon til udgiftsrapport for virksomheder fra Zoho
- Skabelon til udgiftsrapport fra HubSpot
Oplæring af dit team i udgiftsrapportering
Effektiv oplæring af dit team i udgiftsrapportering gør processen meget nemmere. Her er nogle måder, du løbende kan oplære dit team på:
- Klare retningslinjer og politikker: Start med at fastlægge klare retningslinjer og politikker for udgiftsrapportering. Sørg for, at alle medarbejdere er bekendt med refusionsberettigede udgifter, den nødvendige dokumentation for at anmode om refusion, forbrugsgrænserne og godkendelsesprocesserne.
- Tilbyd undervisningssessioner: Træn medarbejderne i at bruge din software til udgiftsrapportering effektivt. Oplys dem om vigtigheden af nøjagtig dokumentation og overholdelse af virksomhedens politikker. Praktiske demonstrationer og øvelser er en god måde at styrke læringen på.
- Gå foran med et godt eksempel: Vær et forbillede for dine medarbejdere ved at overholde rapporteringspolitikkerne og udvise ansvarlige forbrugsvaner. Medarbejdere er mere tilbøjelige til at følge deres leders eksempel end instruktioner.
- Feedback og support: Giv feedback og support, mens medarbejderne tager jeres nye politik for udgiftsrapportering i brug. Tilskynd dem til at stille spørgsmål, giv vejledning, og håndter proaktivt potentielle udfordringer, de måtte møde.
Forenklet udgiftsrapportering
Software til udgiftsrapportering automatiserer en stor del af processen med at rapportere udgifter. Det gør rapporteringen enklere for medarbejderne, giver dig adgang til udgiftsdata i realtid og minimerer risikoen for fejl. Hvis du ikke er klar til at investere i software, er Microsoft Excel eller Google Sheets et godt sted at starte.
Er du klar til at udvide dine evner som økonomileder? Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev for ekspertrådgivning, vejledninger og indsigter fra økonomiledere, der former teknologiindustrien.
