Hvad er en udgiftsrapport? En komplet guide

En udgiftsrapport indeholder en liste over de udgifter, som dine medarbejdere har betalt på dine vegne. Det er et enkelt dokument, der oplister en medarbejders udgifter, men godkendelsesprocessen kan være besværlig og dyr.

En strømlinet proces for udgiftsrapportering kan spare dig for mange penge (og også et par hovedpiner). Her er det grundlæggende om en udgiftsrapport samt nogle af mine tips til håndtering af udgiftsrapporter i stor skala.

Det grundlæggende om en udgiftsrapport

Det er ikke komplekst at udarbejde udgiftsrapporter – det er en liste over udgifter.

Det vanskelige er at overvåge overtrædelser af refusionspolitikken, kontrollere og godkende udgifter i stor skala samt fremskynde behandlingen af udgiftsrapporter.

Før vi berører disse emner, får vi hurtigt det grundlæggende på plads.

Hvad er en udgiftsrapport?

En udgiftsrapport er en oversigt over refusionsberettigede udgifter, som dine medarbejdere har haft i forbindelse med deres udgiftskonti.

Penge, som medarbejdere har brugt på et måltid under en forretningsrejse, brændstof ved kørsel i firmabilen eller kontorartikler, fremgår af en udgiftsrapport.

Din politik for udgiftsrefusion bestemmer naturligvis, hvilke udgifter der kan refunderes.

Økonomiteams beder medarbejdere om udgiftsrapporter for at:

• Følge udgifter: Udgiftsrapporter gør det lettere at følge udgifter, især hvis du har adgang til software til udgiftsstyring, der bruger OCR (optisk tegngenkendelse). OCR kan scanne udgiftsrapporter og indtaste disse data i dit regnskabssystem, så du sparer masser af tid.
• Refundere godkendte udgifter: Fastslå, at alle de inkluderede udgifter kan refunderes i henhold til din politik. Du skal dog stadig kontrollere, om der er overtrædelser.
• Økonomisk kontrol: Udgiftsrapporteringssystemer med indbyggede analyser kan hjælpe med at analysere forbrugsmønstre og markere uregelmæssigheder. Hvis en medarbejder har brugt penge på overdådige middage under forretningsrejser, vil du gerne opdage det før snarere end senere.

En udgiftsrapports bestanddele

Her er, hvad en typisk udgiftsrapport indeholder:

• Dato: Datoen for udgiften.
• Beskrivelse af udgiften: Beskrivelse af, hvad pengene blev brugt på.
• Udgiftskategori: Udgiftskategorier kan omfatte rejser, måltider, brændstof og meget mere. Beregn en delsum for hver kategori samt en samlet total for alle udgifter.
• Leverandør: Leverandørens navn. Dette afsnit er endnu vigtigere, hvis din virksomheds politik kræver køb hos bestemte leverandører.
• Beløb: Udgiftens beløb.
• Kunde eller projekt: Den kunde eller det projekt, som udgiften vedrørte.
• Dokumentation: Kvittering, faktura eller kreditkortudtog, der dokumenterer udgiften.
• Noter: Eventuelle yderligere oplysninger angives her.

Vær opmærksom på IRS' regler for fradrag, når du behandler udgiftsrapporter.

For eksempel fastslår afsnit 1.274-5(c)(2)(iii)(B), at IRS kun anser dokumentation for tilstrækkelig, når den indeholder oplysninger om udgiftens beløb, dato, sted og beskrivelse.

Når du bruger en hotelkvittering til at kræve et skattefradrag, skal den derfor indeholde navn, beliggenhed, dato og separate beløb for udgifter som overnatning, måltider eller andet.

Betydning i teknologibranchen

Udgiftsrapporter handler ikke kun om refusion. De giver indblik i din virksomheds forbrugsmønstre og hjælper dig med at træffe datadrevne beslutninger – uanset om oplysningerne er integreret i regnskabssoftware eller ligger i et Excel-regneark.

Lad os se lidt nærmere på, hvordan udgiftsrapporter skaber værdi ud over deres primære formål.

Rolle i økonomisk opfølgning

Udgiftsrapporter fortæller dig, hvor meget dine medarbejdere bruger, hvad de bruger pengene på, og hvilken af dine udgiftskategorier der har brug for større kontrol. 

Du kan bruge data fra udgiftsrapporter som input i realtid til budgettering og udgiftskategorisering, så du kan træffe bedre beslutninger.

Budgettering

Budgettering indebærer at forudsige udgifter for fremtidige perioder. Hvis dit softwareteam brugte $10,000 under deres tur til SaaStrs årlige begivenhed, kunne du budgettere med $15,000 til det følgende år (forudsat at dit team vokser lidt, og inflationen får priserne til at stige).

Hvis de kun brugte $7,000, men du havde budgetteret med $10,000, kunne du omdirigere nogle af disse midler til andre formål.

Data fra udgiftsrapporter hjælper også med at identificere afvigelser. Hvis du havde et budget på $10,000 til salgsteamet, og de havde en udgift på $16,000, er der en negativ afvigelse på $6,000, som det er værd at undersøge.

Kategorisering af udgifter

Hvad bruger medarbejderne mest på under forretningsrejser? Hvad er salgsteamets mobiltelefonregninger, og ville det være billigere at skifte til VoIP-software?

Disse oplysninger er kun tilgængelige, når du har en opdeling af medarbejdernes udgifter efter kategori.

Medarbejdere kan vælge kategorier, når de opretter en udgiftsrapport, og software til udgiftsrapportering kan automatisk oprette en visning, der viser kategoriserede udgifter.

Selv hvis du er ejer af en lille virksomhed, har software værdi. Det kan automatisere processen, så du kan bruge dine menneskelige ressourcer (dvs. tid og energi) på andre, vigtigere opgaver uden yderligere operationel gearing.

Rapportering i realtid

Rapportering i realtid giver dit team værdi på flere måder, især når du er en nystartet virksomhed i en tidlig fase eller en lille virksomhed med begrænsede midler. Her er eksempler på, hvordan rapportering i realtid hjælper:

• Større økonomisk synlighed: Rapportering i realtid giver dig øjeblikkelig indsigt i forbrugsmønstre. Det giver dig mulighed for at overvåge, hvor mange penge hver afdeling bruger, og hvad de bruger dem på.
• Budgetkontrol: Du kan overvåge forbrugsgrænser. Hvis en medarbejder er ved at nå sin forbrugsgrænse for en bestemt kategori, kan du proaktivt tage skridt til at hjælpe vedkommende med at holde sig inden for budgettet.
• Optimer pengestrømmen: Hvis overforbrug virker uundgåeligt, sikrer rapportering i realtid, at du har tid nok til at skaffe flere likvide midler, før de slipper op.
• Effektiv udgiftsstyring: Rapportering i realtid hjælper med at minimere fejl og fremskynde refusioner ved at reducere tiden mellem en udgifts afholdelse og rapporteringen af den.

CFO'ens guide til effektiv udgiftsrapportering

En standardiseret procedure effektiviserer din arbejdsgang for udgiftsrapporter. Du skal standardisere tre elementer i arbejdsgangen for udgiftsrapportering for at gøre den mere effektiv: indsendelse, gennemgang og udbetaling.

Inden for disse tre elementer er der forskellige andre faktorer, du skal overveje. Du kan f.eks. gøre indsendelser nemmere ved at investere i software til udgiftssporing. Du skal dog stadig gennemgå rapporterne for at sikre, at de overholder din udgiftspolitik, før du kan godkende refusioner.

Lad os se på, hvordan du kan oprette en effektiv arbejdsgang for udgiftsrapporter. 

Sådan opretter du en arbejdsgang for udgiftsrapporter

Her er en proces i fire trin til at oprette en arbejdsgang for udgiftsrapporter:

Trin 1: Kommunikér udgiftspolitikken

Kommunikation af din udgiftspolitik kan gøre alle dele af din arbejdsgang nemmere.

Besvar alle de potentielle spørgsmål, dine medarbejdere måtte have om refusionsberettigede udgifter, godkendte leverandører, forbrugsgrænser, metoden til at afholde udgifter og andre relevante aspekter af din politik.

Når du har skrevet en tydelig proces ned og opdateret den for at besvare de spørgsmål, medarbejderne har haft, bør du gemme den et tilgængeligt sted og sørge for, at nye medarbejdere lærer den. Hvis der opstår flere spørgsmål i fremtiden, skal du blot opdatere dit politikdokument for at besvare dem.

Når alle har en klar forståelse af politikken, vil du se færre fejl og overtrædelser i udgiftsrapporterne, hvilket igen giver dig mulighed for at gennemgå udgiftsrapporterne hurtigere.

Trin 2: Opret en skabelon til udgiftsrapporter

Skabeloner gør det nemmere for medarbejdere at anmode om refusion.

Du behøver ikke nødvendigvis at oprette en skabelon manuelt. Mange softwareløsninger til udgiftsstyring indeholder indbyggede skabeloner, og du kan finde flere online. Medarbejderne skal blot udfylde oplysningerne og klikke på knappen til indsendelse.

Når en medarbejder indsender en rapport, underretter softwaren den person, der er ansvarlig for at gennemgå den.

Alternativt kan du oprette en skabelon manuelt ved hjælp af Microsoft Excel. Tilføj kolonner for alle de oplysninger, du ønsker i udgiftsrapporter – dato, klokkeslæt, beløb, kategori og så videre.

Nogle løsninger til udgiftsstyring har den fordel, at de helt eliminerer behovet for at oprette rapporter. Det er faktisk den tilgang, store virksomheder benytter til udgiftsstyring.

Mark Hawkins, driftsdirektør hos Puma, fortæller i en Zoho-case, at han er begejstret for, at Zoho Expense kan scanne kvitteringer og automatisk udfylde udgiftsrapporter.

“Det faktum, at mobilappen kan tage en scannet kvittering, indsamle relevante data og udfylde alle eller de fleste af de felter, du skal udfylde, sparer enormt meget tid.”

Trin 3: Fastlæg godkendelseshierarkiet og -rækkefølgen

Definer godkendelsesniveauer baseret på udgifternes beløb og typer.

Det er i orden, at den nærmeste leder godkender små udgifter. Større udgifter bør dog sendes til afdelingschefen eller den øverste ledelse til godkendelse.

Her er der to specifikke ting, du skal definere:

• Udgifter, der kræver separat godkendelse: Definer kriterierne for udgifter, som den nærmeste leder ikke kan godkende. Du kan kræve særlig godkendelse for udgifter, der overstiger et bestemt beløb, tilhører en bestemt kategori eller betales til en ny leverandør.
• Godkendelsesrækkefølge: Hvis den nærmeste leder ikke kan godkende en udgift, hvem skal vedkommende så inddrage i gennemgangen? Fastlæg godkenderne ud fra organisationens hierarki, og giv dig selv den endelige beslutningsmyndighed.

Trin 4: Automatiser refusioner

Manuelle refusioner kan være meget tidskrævende.

De er også upraktiske, hvis du behandler tusindvis af fakturaer om måneden – kan du forestille dig at beregne refusionsbeløb og lede efter overtrædelser af politikken på tusind fakturaer? Sandsynligvis ikke.

Konfigurer softwaren til udgiftsstyring, så betalinger automatisk udbetales, når de er godkendt. Hvis du bruger et automatiseringssystem til kreditorbogholderi, kan du undersøge, om det kan integreres med løsningen til udgiftsstyring. Du sparer tid, og dine medarbejdere vil sætte pris på hurtige udbetalinger.

Bedste praksis for godkendelse af udgifter

Implementering af et automatiseret workflow til udgiftsrapportering er kun halvdelen af opgaven. Det er afgørende for dit workflows succes at følge disse bedste praksisser:

• Klar udgiftspolitik: Sørg for, at din udgiftspolitik er omfattende og tydelig. Beskriv, hvilke udgifter der kan refunderes, hvad beløbsgrænsen er for hver udgiftskategori, hvilke dokumenter der kræves som dokumentation, godkendelsesprocessen samt tidsrammen fra indsendelse til godkendelse.
• Rettidig indsendelse og godkendelse: Tilskynd medarbejderne til hurtigt at indsende udgiftsrapporter, efter at udgifterne er afholdt. På samme måde bør dit team gennemgå og godkende udgifter samt refundere medarbejderne så hurtigt som muligt.
• Dokumentation: Kræv understøttende dokumentation for alle udgifter. Der bør være kontroller på plads for at bekræfte dokumentets gyldighed.
• Mobilvenlig software: Brug mobilvenlige apps til udgiftssporing, så medarbejderne kan tilføje udgifter til en udgiftsrapport, mens de er på farten. Med de fleste softwareløsninger kan medarbejderne endda indsende rapporter via mobilappen og få dem godkendt inden for få minutter.
• Adskillelse af arbejdsopgaver: Adskil arbejdsopgaverne med hensyn til godkendelse og revision af udgiftsrapporter mellem to medarbejdere. Det er en afgørende intern kontrol, der hjælper med at forebygge svig.

Avancerede tips til virksomheder i vækst

Efterhånden som din virksomhed vokser, og du ansætter flere medarbejdere, vil du behandle flere udgiftsrapporter. Håndtering og godkendelse af udgiftsrapporter i stor skala kan hurtigt blive overvældende for økonomiafdelingen.

Hvis du befinder dig i en lignende situation eller er på vej dertil, har jeg nogle tips til dig.

Automatiser udgiftsrapporteringen

Nemlig, ikke? Lad bare softwaren tage sig af udgiftsrapporterne.

Løsninger som SAP Concur giver dig mere kontrol over og indsigt i udgifterne, samtidig med at de effektiviserer din arbejdsgang—du kan håndhæve og ændre udgiftspolitikker, automatisk indsamle dokumentation og integrere løsningen med dit regnskabssystem.

Der er selvfølgelig masser af muligheder at vælge imellem, såsom Pleo, Expensify og Fyle.

AI har gjort håndteringen af udgiftsrapporter langt mindre tidskrævende. AI-systemer kan automatisk kategorisere udgifter og markere overtrædelser.

Du er dog stadig nødt til at kontrollere automatisk godkendte udgiftsrapporter en gang imellem af hensyn til rettidig omhu.

Svindel er et stort problem. Jeg har hørt om medarbejdere, der har gjort krav på de mest absurde udgifter—min favorit er en kyllingestatue med høj hat. Selv Jim Harrick har forfalsket kvitteringer i sine udgiftsrapporter.

Den gode nyhed er, at AI-software kan opdage uregelmæssigheder i udgiftsrapporter.

Tag for eksempel Yokoy. Det AI-drevne værktøj automatiserer næsten alle dele af din arbejdsgang for udgiftsstyring og hjælper med at forhindre svindel ved at lade dig fastsætte individuelle udgiftsgrænser, matche kortbetalinger med udgifter for at finde dubletter og opdage overtrædelser af udgiftspolitikken i realtid.

Automatiserede systemer giver et stort produktivitetsløft, men der er et par ting, du skal være opmærksom på:

• Menneskelig kontrol er vigtig. Automatiserede systemer er ikke 100 % effektive til at opdage uregelmæssigheder, og derfor er du nogle gange nødt til at gennemgå tingene manuelt. Sigt efter at finde en balance mellem automatisering og menneskelig kontrol—planlæg regelmæssige gennemgange for at sikre, at medarbejderne ikke sniger private udgifter ind i deres udgiftsrapporter.
• Komplekse løsninger er ikke en løsning. Softwareløsninger med en kompleks grænseflade får kun ringe opbakning. Dine medarbejdere vil ikke alene være tilbageholdende med at bruge disse løsninger, men du vil også skulle betale en høj pris for dem. For slet ikke at nævne risikoen for, at medarbejderne begår fejl, når de bruger løsningen forkert.
• Integration med ældre systemer er vanskelig. Moderne løsninger kan integreres med ældre systemer, men det er ikke altid tilfældet, hvilket kan føre til datasiloer. Hvis din software til udgiftsstyring ikke integreres med din regnskabssoftware, bliver du nødt til at overføre udgiftsdata manuelt til dit regnskabssystem. Og det ville bare være noget rod.

Brug dataanalyse

AI-software til udgiftsstyring genererer også indsigtsfulde rapporter i realtid for at hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger, som du kan analysere for at identificere flaskehalse og områder med plads til forbedring.

Her er nogle analyseteknikker, du kan bruge til at udlede indsigter fra data i udgiftsrapporter:

• Forudsigende modellering: Det er en model, der bruger historiske data til at forudsige fremtidige udgifter ved hjælp af maskinlæringsalgoritmer og regressionsanalyse. En forudsigende model kan for eksempel forudsige fremtidige rejseomkostninger ved hjælp af data om rejsens varighed, destination, transportform, begivenhedstype og tidligere udgifter.
• Registrering af uregelmæssigheder: Registrering af uregelmæssigheder indebærer identifikation af afvigende værdier i udgiftsmønstre. Statistiske modeller eller maskinlæringsalgoritmer som klyngedannelse eller isolationsskove hjælper med at opbygge systemer til registrering af uregelmæssigheder, som scanner rapporter, efterhånden som de kommer ind. Når et datapunkt i rapporten overskrider modellens tærskler og parametre, giver systemet dit team besked.
• Scenarieplanlægning: Det er præcis, hvad det lyder som—scenarieplanlægning indebærer simulering af sandsynlige udgiftsscenarier for at vurdere deres indvirkning på dit budget og dit resultat. Hvis du for eksempel overvejer at indgå et samarbejde med en hotelkæde for at reducere indkvarteringsudgifterne, kan du køre en simulering ved hjælp af hotellets rabatpriser for dine mest besøgte destinationer.

Godkendelse af rapporten

Effektivisering af din arbejdsgang for udgiftsrapporter gør en stor forskel – det hjælper medarbejderne med hurtigt at få deres penge tilbage og sparer dit team masser af tid. Desuden er udgiftsrapporter en guldgrube af information. Analyse af månedlige udgiftsrapporter kan hjælpe dig med at finde de omkostningsdrivende faktorer og muligheder for at reducere pengestrømmen ud.

Vil du have flere af den slags indsigter? Tilmeld dig vores ugentlige nyhedsbrev, der er udviklet til økonomifagfolk i teknologibranchen, og få disse indsigter direkte i din indbakke.