ERP-Analysen: Was Ihr System Ihnen beibringen kann

Die Nutzung Ihrer ERP-Analysen bringt zwei Hauptvorteile:

• Lücken in den Geschäftsabläufen frühzeitig erkennen—ganz gleich, ob in der Buchhaltung, im Lieferkettenmanagement oder anderswo—und diese beheben, bevor sie zum Problem werden.
• Verborgene Chancen zur Verbesserung Ihres Unternehmens finden, die von Ihrer ERP-Software identifiziert werden.

Wenn Sie nicht verstehen würden, was ein knurrender Magen bedeutet, wüssten Sie auch nicht, was zu tun ist. Daher ist es notwendig, Ihre ERP-Analytik zu verstehen.

Es gibt bestimmte Funktionen im Unternehmen, die auf ERP-Analytik angewiesen sind, darunter Datenvorbereitung, Analyse und Kommunikation. So sehr ich diese erneut auf eine hungrige Person beziehen möchte – ich erspare Ihnen das und erkläre einfach, was sie bedeuten:

Datenvorbereitung

Datenvorbereitung, umgangssprachlich auch als Datenbereinigung oder -säuberung bekannt, ist der Prozess, um effektive und effiziente ERP-Analytik zu erhalten. 

Der Ablauf der Datenvorbereitung ist im Grunde, was man sich darunter vorstellt: Sicherstellen, dass die bereitgestellten Daten korrekt und nützlich sind, indem alles entfernt wird, was nicht passt.

Man kann sich die Datenvorbereitung vorstellen wie das Aussortieren der Fotos auf dem Handy — natürlich gibt es darin einige Highlights, aber die 50 versehentlich aufgenommenen Screenshots vom letzten Monat brauchen Sie definitiv nicht.

Amazon nutzt seine ERP-Analytik, um Entscheidungen zu treffen, die die Kundenbindung erhöhen und das Upselling fördern. So machen sie das: 

• Kundendaten sammeln aus allen Workflows im ERP-System
• Kundendetails und Beschwerden extrahieren
• Dem Vertriebsmitarbeiter die wichtigsten Erkenntnisse aus diesen Daten geben, um ein persönliches Gespräch mit dem jeweiligen Kunden zu führen
• Stärkere — und profitablere — Kundenbeziehungen aufbauen

Aber natürlich ist Vorbereitung nur der erste Schritt. Um das oben Genannte zu erreichen, geht Amazon noch weiter: Sie betreiben Data Mining, Abfragen, statistische Analysen und schließlich Datenvisualisierung.

Data Mining

Data Mining ist der Prozess, aus großen Datensätzen nützliche Informationen zu extrahieren, typischerweise mithilfe von Machine-Learning-Algorithmen, KI oder einer Armee von Praktikanten aus der Business School.

Mining ist der Prozess, nach verborgenen Schätzen in Ihren Datenbergen zu suchen. Sie betrachten alle vorhandenen Informationen, entdecken Trends und nutzen diese anschließend in Ihrer Geschäftsanalyse.

Datenabfrage

Datenabfrage ist der Prozess, durch Berechnungen und Programmierung gezielt Informationen abzurufen; es ist, als würden Sie Ihrem Datensatz zwanzig Fragen stellen, um herauszufinden, auf wen er steht. Sie stellen Hypothesen auf, entwickeln Methoden, um Ihrer Datenmenge diese Fragen zu „stellen“, und erhalten daraufhin Antworten. 

Durch die Abfrage von ERP-Daten können Sie wertvolle Erkenntnisse aus einer einzigen Datenquelle herausfiltern, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Natürlich ist es schwierig, jeden von reinen Zahlen zu überzeugen – weshalb Sie brauchen…

Statistische Analyse

Die statistische Analyse umfasst das Sammeln großer Datenmengen, das Anwenden von Formeln und das Erkennen der Trends, Muster und Erkenntnisse, die daraus hervorgehen.

Zwei Bereiche der statistischen Analyse sind in der ERP-Analytik besonders nützlich:

• Deskriptive Statistik: Dies ist der Prozess, die wichtigsten „Punkte“ Ihrer Daten zusammenzufassen. Sie beschränken Ihre Analyse auf das unmittelbar Vorliegende und finden heraus, was Ihnen die Daten mitteilen. Zum Beispiel könnten Sie feststellen, dass bei einem Angebot von 5% Skonto für frühzeitige Zahlung an B2B-Kunden nur ein kleiner Prozentsatz dieses in Anspruch nimmt.

• Induktive Statistik: Dies ist der „Was bedeutet das?“-Teil Ihrer Analyse, bei dem Sie die gefundenen deskriptiven Statistiken nutzen, um daraus Schlüsse zu ziehen und weitere Prognosen zu erstellen. So könnten Sie beispielsweise folgern, dass bei einem kleinen Kundenanteil, der früh zahlt, um die 5% Skonto zu erhalten, ein größerer Prozentsatz früher zahlen würde, wenn 10% Skonto angeboten würden, was nach der Transaktion Ihre Cashflows verbessert.

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Datenvisualisierung

Datenvisualisierung ist – wie es der Name schon sagt – der Prozess, Ihre Daten visuell darzustellen, um sie leichter verständlich zu machen. Meistens werden Daten in Form von Diagrammen, Grafiken, Animationen oder ähnlichem präsentiert – schließlich, wer findet ein Bilderbuch nicht hilfreich? 

Die Visualisierung hilft dabei, Ihre Erkenntnisse auch anderen Personen zu kommunizieren, die mit den Feinheiten der Daten nicht so vertraut sind, sodass alle auf dem gleichen Stand sind. Dies unterstützt die bessere Kommunikation und das Verständnis von Daten in ERP-Systemen.

Sie können ERP-Daten auf zwei unterschiedliche Arten visualisieren:

• Statische Visualisierung: Ein Bild, das Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt zeigt. Dies ist die am häufigsten vorkommende Form der Datenvisualisierung und lässt sich leicht über Diagramme darstellen, wie es zum Beispiel Sparktoro mit den folgenden Daten gemacht hat:

• Dynamische Visualisierung: Reichhaltigere Medienformate wie Animationen und GIFs, die aufzeigen, wie sich Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg entwickeln, sowie weitere wichtige Informationen. Denken Sie an eine Landkarte, die im Zeitverlauf aufleuchtet und Ihren wachsenden Geschäftseinfluss in verschiedenen Regionen zeigt. Sicherlich aufwändiger zu erstellen, aber dennoch sehr nützlich.

Vergleichende Leistungskennzahlen

Wie der Name vermuten lässt, vergleichen vergleichende Leistungskennzahlen aktuelle Leistungsdaten mit historischen Werten. 

Das Verfolgen vergleichender Leistungskennzahlen über Ihr ERP-System ist eine der besten Möglichkeiten für einen CFO oder andere Finanzverantwortliche, wertvolle Beiträge zu leisten, weil das Ihr Team erkennen lässt, ob die eingesetzten Maßnahmen erfolgreich waren oder nicht. 

Vorteile von ERP-Analysen

Mehr als die Hälfte aller Unternehmen, die ERP-Systeme implementieren, sehen einen ROI durch das System – dank der umfassenden Vorteile, die es bietet. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie von der Nutzung Ihrer ERP-Analysen profitieren können:

1. Verbesserte Risikosteuerung

Einer der größten Vorteile, wenn Sie sich Zeit für Ihre ERP-Analysen nehmen, ist die erhöhte Transparenz und die Möglichkeit, Risiken im Unternehmen zu erkennen und zu mindern, die sonst unentdeckt geblieben wären. 

Wenn Sie zum Beispiel anhand Ihrer ERP-Analyse feststellen, dass Ihr Sommerschlussverkauf Sie mehr an zusätzlicher Arbeitskraft kostet, als er an Umsatz bringt, können Sie ihn beenden, bevor der nächste Sommer kommt.

Wenn Sie nun denken: „Das hätte ich wahrscheinlich sowieso bemerkt“, dann haben Sie möglicherweise recht. Aber ich würde wetten, dass Sie an anderer Stelle unbemerkt Geld verschenken – insbesondere, wenn es um maximierte Margen durch ERP-Forecasting geht.

2. Prozessoptimierung

Ihr ERP liefert Ihnen Daten, die weit über „Behalten oder abschaffen“-Entscheidungen hinausgehen. Stellen Sie sich vor, Sie analysieren Ihre ERP-Daten von der Black-Friday-Kampagne des letzten Jahres und entdecken, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt im Bezahlvorgang die Warenkorbabbrecher-Quote sprunghaft angestiegen ist.

Wenn Sie das sehen, müssen Sie nachforschen, oder? Vielleicht stellen Sie dabei fest, dass Kund:innen auf ein Bezahlportal weitergeleitet werden, das ewig lädt.

Statt den Verkauf einfach als Fehlschlag abzuschreiben, können Sie jemanden bitten, den Bezahlvorgang zu optimieren und es erneut versuchen – und das Ganze als kontinuierliches Experiment mit potenziell erfreulichen Ergebnissen betrachten.

3. Gap-Analyse von Kundensegmenten

Nehmen wir an, Sie sind ein SaaS-Unternehmen, das ein ERP-System implementiert hat, das Ihnen hochwertige Analysen zu Ihren Kund:innen liefert. Sie stellen fest, dass folgende Segmente am häufigsten Ihr Online-Angebot besuchen:

• Kleinunternehmer:innen
• Einzelunternehmer:innen
• Führungskräfte großer Unternehmensbereiche

Super! Allerdings ist Ihr Produktangebot vollkommen auf die ersten beiden Zielgruppen ausgerichtet. Sie sind bislang davon ausgegangen, dass große Unternehmen schwerer zu erreichen sind und sich eine Ausrichtung darauf derzeit nicht lohnt.

Durch einen genauen Blick in Ihre ERP-Analysen haben Sie jedoch festgestellt, dass eine signifikante Zahl von Verantwortlichen aus großen Firmen begonnen hat, sich für Ihr Angebot zu interessieren – also ist es an der Zeit, an Ihrem Corporate-Angebot zu arbeiten.

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4. Vertriebsunterstützung 

Sales Enablement ist der Prozess, Vertriebsmitarbeitenden die Mittel bereitzustellen, die sie benötigen, um mehr Abschlüsse zu erzielen. Eines dieser Mittel sind klare, analysierte Daten.

Ihre ERP-Analysen statten Ihr Vertriebsteam mit relevanten Berichten, Dashboards und Kundeneinblicken aus, was zu einer höheren Produktivität der Vertriebsmitarbeitenden führt. Schließlich ist Wissen eines der wichtigsten Güter, die Sie bieten können.

5. Verbesserte Bestandsprognose

Bestandsprognosen unterstützen Unternehmen bei der Zukunftsplanung, indem sie historische Daten und Trendmuster auswerten. So können Sie auf Basis maßgeschneiderter Informationen Ihre Beschaffungsentscheidungen treffen, wodurch Lagerhaltungskosten minimiert werden und gleichzeitig genügend Bestand zur Verfügung steht, um Ihre Kundschaft zufriedenzustellen.

Während ein ERP-System für die Bestandsverwaltung eines einzelnen stationären Geschäfts überdimensioniert wäre, profitieren digitale Verkaufsstellen und Unternehmen mit mehreren Standorten von einer großen Datenbank an ERP-Analysen.

Die Schattenseite der ERP-Analysen

So leistungsfähig ERP-Analysen auch sind, sie sind kein Allheilmittel. Um sie effektiv zu nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie:

1. Die richtigen Personen für Einrichtung und Überwachung Ihres Systems. Wenn Sie keine Erfahrung mit der Funktionsweise von ERP-Systemen haben, ist die Beauftragung eines ERP-Beraters ratsam.
2. Korrekte Datenaufbereitung und Datenanalyse. Wenn Sie intern nicht über die Ressourcen zur Datenanalyse verfügen, stellen Sie sicher, dass Sie von Beginn an ein umfassendes Dashboard einrichten.

So vielfältig die Vorteile bei Einrichtung und Nutzung Ihres ERP-Systems auch sind, so handelt es sich um einen kostspieligen Prozess, der nicht ohne einen klaren Integrationsplan angegangen werden sollte.

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