Wie sieht ein erfolgreiches ERP-Einführungsteam aus?
Die Zeit, die Sie aufwenden, um ein perfekt strukturiertes Team für die Einführung einer Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung zusammenzustellen, kann maßgeblich dazu beitragen, dass Ihr neues System reibungslos geplant und implementiert wird.
In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten vor, die für die Effektivität von ERP-Systemen (und Organisationen) erforderlich sind, und gehe auf einige der größten Herausforderungen ein, mit denen Unternehmen bei ERP-Implementierungen konfrontiert werden.
Was ist ein ERP-Implementierungsteam?
Ein ERP-Implementierungsteam ist eine Gruppe von Personen, die für die Planung, Koordination und Durchführung der Implementierung eines ERP-Systems innerhalb einer Organisation verantwortlich sind.
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Ihr ERP-Implementierungsteam sollte aus Kernmitgliedern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Expertisen bestehen. Doch das ist nicht alles – es kommt auch auf die richtigen Persönlichkeitstypen an, die die Implementierung koordinieren und optimale Ergebnisse erzielen.
Warum es wichtig ist, das richtige ERP-Implementierungsteam auszuwählen
Ich habe 20 Jahre lang verschiedene Rollen in der Geschäftswelt übernommen und dabei verschiedene Persönlichkeitstypen im ERP-Einführungsprozess kennengelernt – sowie ihre Auswirkungen auf die Projektergebnisse beobachtet.
Das habe ich beim Aufbau eines erfolgreichen ERP-Implementierungsteams gelernt:
- Die richtigen technischen Fähigkeiten und das passende Fachwissen zu haben, ist erst der Anfang.
- Teams mit den passenden Eigenschaften arbeiten besser zusammen und sind weniger von Dysfunktionen oder Konflikten betroffen.
- Kohäsive, ergebnisorientierte Teams erreichen häufiger die vereinbarten Projektziele.
Die 6 Kernrollen in ERP-Implementierungsteams
Ein gut strukturiertes ERP-Implementierungsteam ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung jeder ERP-Systemart. Ihr Team benötigt die optimale Mischung aus Fähigkeiten, Wissen, Erfahrung und Eigenschaften, damit alle Aspekte der ERP-Implementierung effektiv und effizient gehandhabt werden.
Schätzungen zufolge werden fast 30 % der Schlüsselrollen nicht mit den geeignetsten Fachkräften besetzt. Wenn Ihr Unternehmen eine ERP-Einführung plant, werfen Sie einen Blick auf einige der wichtigsten Teamrollen, Eigenschaften und Verantwortlichkeiten erfolgreicher ERP-Implementierungsteams.
1. Executive Sponsor
Dies ist eine interne Führungskraft auf oberster Ebene, die das ERP-Implementierungsprojekt innerhalb der Organisation fördert.
Verantwortlichkeiten
- Sicherung der erforderlichen Ressourcen
- Strategische Führung
- Sicherstellen, dass das Projekt mit den Unternehmenszielen im Einklang steht
- Projekt vorantreiben mit Unterstützung durch wichtige Stakeholder
- Kommunikation zwischen Umsetzungsteam und dem übrigen Unternehmen fördern
Schlüsseleigenschaften
- Strategisch
- Inklusiv
- Kollaborativ
- Einflussreich
- Unterstützend
- Visionär
2. Implementierungspartner
Eine externe Organisation oder ein Berater, der auf ERP-Implementierungen spezialisiert ist.
Verantwortlichkeiten
- System-Demonstrationen, Leitung des Implementierungsprozesses und ERP-Konfiguration
- Beratung zu Best Practices bei der Systemnutzung
- Enge Zusammenarbeit mit dem internen Team
- Unterstützung bei der Bewältigung der Komplexität der ERP-Lösung
- Sicherstellung einer erfolgreichen Umsetzung und Datenmigration vor dem Go-live-Termin
Schlüsseleigenschaften
- Kompetent
- Kollaborativ
- Zuverlässig
- Neugierig
- Vertrauenswürdig
- Fähig
3. Projektmanager
Ein interner oder externer Projektleiter, der das gesamte ERP-Einführungsprojekt überwacht.
Verantwortlichkeiten
- Der Projektplan für das ERP
- Die Leitung der Arbeit des Projektteams
- Sicherstellen, dass Aufgaben fristgerecht erledigt, Ressourcen effektiv zugeteilt und Risiken gemanagt werden
- Eine zentrale Ansprechperson für das Implementierungsteam, den Executive Sponsor und den Implementierungspartner
- Spielt eine entscheidende Rolle, um das Projekt auf Kurs zu halten, Probleme zu lösen und den Fortschritt an Stakeholder zu kommunizieren
- Koordination des Change Managements
Kernmerkmale
- Ergebnisorientiert
- Vermittelnd
- Technologisch versiert
- Unterstützend
- Verantwortungsbewusst
- Kommunikativ
4. Endanwender, auch Super User genannt
Endanwender, auch Super User genannt, sind Personen innerhalb des Unternehmens, die das ERP-System täglich aktiv nutzen werden.
Verantwortlichkeiten
- Ein tiefes Verständnis der Abläufe, Arbeitsprozesse und Anforderungen des Unternehmens besitzen
- Als Bindeglied zwischen Implementierungsteam und dem restlichen Unternehmen agieren
- Feedback geben, um sicherzustellen, dass das ERP-System die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt
- Schulungen und Unterstützung für andere Mitarbeitende während und nach dem Implementierungsprozess anbieten
Kernmerkmale
- Fachkundig
- Praxisorientiert
- Kommunikativ
- Kollaborativ
- Schonungslos ehrlich
- Iterativ
5. Interdisziplinäre Teammitglieder
Interne Teammitglieder aus verschiedenen Unternehmensabteilungen und Funktionen.
Verantwortlichkeiten
- Bringen einzigartige Perspektiven, Fachkenntnisse und Wissen ein
- Sorgen dafür, dass der Implementierungsprozess die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens berücksichtigt und adressiert
- Helfen dabei, potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren und zu lösen
Kernmerkmale
- Engagiert
- Kollaborativ
- Kommunikativ
- Repräsentativ
- Ergebnisorientiert
- Unterstützend
6. Berichtsersteller
Der Berichtsersteller ist eine interne oder externe Person, die für die Entwicklung individueller Berichte im ERP-System verantwortlich ist.
Verantwortlichkeiten
- Arbeitet eng mit Endanwendern und anderen Stakeholdern zusammen, um deren Berichtswünsche zu verstehen
- Erstellt Berichte, die die Anforderungen erfüllen und datengestützte Erkenntnisse für die Organisation bereitstellen
- Stellt sicher, dass das Unternehmen das volle Potenzial der Berichtsfunktionen des ERP-Systems nutzen kann
Kernmerkmale
- Sorgfältig
- Organisiert
- Analytisch
- Unterstützend
- Fachkundig
Wie Sie den Erfolg Ihres Teams sicherstellen
Sich die Zeit zu nehmen, diesen Artikel zu lesen, ist ein großartiger erster Schritt; es gibt jedoch weitere konkrete Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Chancen für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Implementierung zu erhöhen, darunter:
Überschneidende Eigenschaften
Ganz gleich, ob sie aus der Personalabteilung, aus Ihrem IT-Team oder aus dem Projektteam stammen – Ihr Implementierungsteam muss einige Überschneidungen bei den Eigenschaften aufweisen, die zur Grundlage Ihres Verhaltenskodex werden.
Wie Sie vermutlich bei den oben beschriebenen Rollen gesehen haben, sind die häufigsten Eigenschaften:
- Integrativ
- Verantwortungsbewusst
- Unterstützend
- Kollaborativ
Eine weitere Eigenschaft, die früher nicht stark erwähnt wurde, aber möglichst in vielen dieser Rollen vorhanden sein sollte, ist Technikaffinität. Sie ist ein Muss für Projektmanager und Implementierungspartner, da sie Fachkenntnisse bei der Auswahl und Einführung der besten ERP-Software mitbringen.
Verhaltenskodex
Ich war an vielen ERP-Implementierungen beteiligt und habe festgestellt, dass die erfolgreichsten einen Verhaltenskodex hatten, der mindestens diese Elemente enthielt:
- Mission und Vision der Implementierung
- Verantwortlichkeiten der Teammitglieder
- Teamwerte
- Ethik- und Integritätsstandards des Teams
- Unakzeptables Verhalten
- Wege und Rollen bei der Konfliktlösung
Klare und häufige Kommunikation
Es ist entscheidend, klare Kommunikationskanäle einzurichten und ein kollaboratives Umfeld zu schaffen, in dem Teammitglieder ihre Ideen, Bedenken und Fortschritte frei austauschen können. Starke Kommunikationsfähigkeiten sind während regelmäßiger Teammeetings, Status-Updates und Feedback-Sitzungen notwendig, um alle während des gesamten Implementierungsprozesses abgestimmt und informiert zu halten.
Fortlaufende Schulung und Unterstützung
Ein Bereich, der meiner Erfahrung nach oft übersehen wird, ist die Schulung und Unterstützung – insbesondere nach der Einführung, wenn die Nutzer wissen müssen, wie sie ERP-Systeme verwenden. Gerade dort haben Endnutzer und andere Beteiligte oft Schwierigkeiten und verlieren dann häufig das Engagement.
Es ist essenziell, dem Team ausreichende Schulung und Unterstützung zu bieten. Investitionen in umfassende Schulungsprogramme und Workshops können die Teammitglieder mit dem notwendigen Wissen und den Fähigkeiten ausstatten, damit sie das ERP-System effektiv und effizient nutzen können – und die Vorteile daraus ziehen.
Zielsetzung
Realistische Ziele und Erwartungen zu setzen, ist entscheidend für den Erfolg Ihres Teams. Die Unterteilung des Implementierungsprozesses in handhabbare Phasen und Meilensteine hilft Ihnen, die Fortschritte zu verfolgen und bietet Gelegenheiten, Erfolge unterwegs zu feiern.
Anerkennungs- und Belohnungssystem
Teammitglieder für ihre Beiträge zu würdigen und zu belohnen kann die Moral und Motivation steigern und das Team auf Erfolgskurs bringen.
Die häufigsten Persönlichkeitstypen in einem Implementierungsteam
Es mag vielleicht seltsam klingen, aber die Auswahl von Teammitgliedern basierend auf Persönlichkeitstypen trägt tatsächlich dazu bei, dass Projekte erfolgreich sind. Genauso wie Michael Jordan Scottie Pippen brauchte, brauchen Sie ein ausgewogenes Team, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.
Aus Erfahrung kann ich sagen, dass dies einige der häufigsten Persönlichkeitstypen sind, denen Sie in einem Implementierungsteam begegnen werden:
Macher-Thomas
Obwohl Thomas unverzichtbar ist, um die Richtung vorzugeben und andere zu motivieren, könnte er auf manche Menschen übertrieben und zeitweise geradezu anstrengend wirken.
Detailverliebte Ingrid
Ingrid weiß, dass der Teufel im Detail steckt und kennt die notwendigen Maßnahmen zur Risikominimierung. Sie arbeitet logisch und methodisch ihre Checkliste ab und ist hervorragend darin, komplexe Probleme zu analysieren und praktische Lösungen zu entwickeln.
Trotz ihres Mehrwerts kann Ingrid manchmal Prozesse zu sehr verlangsamen, was die Tempo-Liebhaber im Team frustriert, die einfach nur schnell ans Ziel kommen wollen.
Isaac der Innovator
Jedes Unternehmen wünscht sich Isaac, den Innovator. Er ist kreativ, vorausschauend und ständig auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, Prozesse zu verbessern und den Nutzen des ERP-Systems zu maximieren.
Isaac ist großartig, aber wir haben schon bemerkt, dass er einen gewissen Steve-Jobs-Komplex hat und dazu neigt, das Rampenlicht für sich zu beanspruchen – okay, meistens, was das restliche Team ziemlich nerven kann.
Beraterin Christine
Ein weiteres geschätztes Teammitglied, Beraterin Christine, ist darin geübt, Beziehungen aufzubauen, Teamarbeit zu fördern und für eine effektive Kommunikation unter Teammitgliedern und Stakeholdern zu sorgen. Sie verbringt manchmal zu viel Zeit damit, allen das Gefühl zu geben, einbezogen und wertgeschätzt zu werden − und zu wenig Zeit damit, Aufgaben zu erledigen.
Christines ständige Fürsorglichkeit bringt sie wahrscheinlich auf Take-Charge-Thomas’ Liste der Nicht-Leistungsträger.
Frank der Problemlöser
Frank der Problemlöser liebt es, überall mitzumischen und Wege zu finden, den Tag zu retten. Er meint es gut, aber – wie Sie sich sicher vorstellen können – schätzen nicht alle seinen ungefragten Rat. Dennoch spielt er eine wichtige Rolle bei der Konfliktlösung, beim Erwartungsmanagement und darin, sicherzustellen, dass alle Meinungen und Anliegen angehört und adressiert werden.
Um effektiv zu sein und Wertschätzung für seine Beiträge zu erhalten, muss Frank wissen, wann er eingreifen sollte und wann andere selbst ihre Probleme lösen müssen.
Vormacher Seth
Seth ist ehrgeizig und hat stets die Implementierungs-Roadmap im Blick. Er ist sehr gut organisiert, effizient und auf die Ausführung fokussiert; so stellt er sicher, dass Aufgaben termingerecht erledigt und Ergebnisse erzielt werden.
Das Problem ist, dass er so darauf fixiert ist, erfolgreich zu sein, dass Teammitglieder – vor allem Beraterin Christine – ihn als nervigen Antreiber wahrnehmen. Ja, Leistung und Zielerreichung sind essenziell bei ERP-Einführungen, ebenso wie der Aufbau guter Beziehungen und Teamgeist.
Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz verschiedener Persönlichkeitstypen in Projekten liegt darin, dass alle sich dem Erfolg des gesamten Teams verpflichtet fühlen – und nicht nur ihre eigenen Stärken einbringen.
Der Aufbau eines erfolgreichen ERP-Implementierungsteams ist entscheidend für den Gesamterfolg Ihres Projekts. Die Anerkennung und gezielte Nutzung der Stärken jedes Teammitglieds sorgt für ein ausgewogenes und leistungsfähiges Team, das alle Aspekte und Herausforderungen Ihrer ERP-Einführung meistern kann.
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