Wie sieht ein erfolgreiches ERP-Einführungsteam aus?

Ihr ERP-Implementierungsteam sollte aus Kernmitgliedern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Fachkenntnissen bestehen. Doch das ist nicht alles – es geht auch darum, die richtigen Persönlichkeitstypen zu haben, die die Implementierung koordinieren und optimale Ergebnisse erzielen.

Warum das richtige ERP-Implementierungsteam so wichtig ist

Ich habe in den letzten 20 Jahren viele verschiedene Rollen in der Geschäftswelt übernommen und unterschiedlichste Persönlichkeiten im ERP-Einführungsprozess erlebt – und gesehen, wie sich diese auf den Erfolg der Umsetzung ausgewirkt haben.

Das habe ich dabei über die Strukturierung eines erfolgreichen ERP-Implementierungsteams gelernt: 

1. Die richtigen technischen Fähigkeiten und Kompetenzen sind nur der Anfang.
2. Teams mit passenden Charaktereigenschaften arbeiten leistungsfähiger, mit weniger Dysfunktion und Konflikten.
3. Geschlossene, ergebnisorientierte Teams erfüllen eher den Projektumfang.

Die 6 Kernrollen in ERP-Implementierungsteams

Ein gut strukturiertes ERP-Implementierungsteam ist entscheidend für die Einführung jeder Art von ERP-System. Ihr Team muss die ideale Kombination aus Fähigkeiten, Wissen, Erfahrung und Charaktereigenschaften mitbringen, damit jeder Schritt des ERP-Einführungsprozesses wirkungsvoll und effizient gestaltet werden kann. 

Man schätzt, dass fast 30 % der Schlüsselrollen nicht mit den geeignetsten Personen besetzt werden. Wenn Ihr Unternehmen die Einführung eines ERP-Systems plant, sollten Sie einen Blick auf einige der kritischen Teamrollen, Eigenschaften und Verantwortlichkeiten erfolgreicher ERP-Implementierungsteams werfen.

1. Executive Sponsor (Geschäftsführender Sponsor)

Dies ist eine interne Führungskraft auf höchster Ebene, die das ERP-Einführungsprojekt innerhalb des Unternehmens vorantreibt.

Verantwortlichkeiten

• Sicherstellung der notwendigen Ressourcen 
• Strategische Steuerung
• Dafür sorgen, dass das Projekt mit den Unternehmenszielen übereinstimmt
• Das Projekt voranbringen – mit dem Rückhalt der wichtigsten Stakeholder
• Förderung der Kommunikation zwischen dem Implementierungsteam und dem übrigen Unternehmen

Kernmerkmale

• Strategisch
• Integrativ
• Teamorientiert
• Einflussreich
• Unterstützend
• Visionär

2. Implementierungspartner

Eine externe Organisation oder ein Berater, der auf ERP-Implementierungen spezialisiert ist.

Verantwortlichkeiten

• Systemdemonstrationen, Steuerung des Implementierungsprozesses und Konfiguration des ERP-Systems
• Beratung hinsichtlich bewährter Vorgehensweisen bei der Systemanwendung
• Enge Zusammenarbeit mit dem internen Team
• Unterstützung bei der Navigation durch die Komplexitäten der ERP-Lösung
• Sicherstellung einer erfolgreichen Implementierung und Datenmigration vor den Go-live-Terminen

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Kernmerkmale

• Kompetent
• Teamorientiert
• Zuverlässig
• Neugierig
• Vertrauenswürdig
• Fähig

3. Projektmanager

Ein interner oder externer Projektleiter, der das gesamte ERP-Einführungsprojekt überwacht.

Aufgaben

• Der Projektplan für die ERP-Einführung
• Steuerung der Arbeit des Projektteams
• Sicherstellen, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden, Ressourcen effizient eingesetzt und Risiken gemanagt werden
• Zentrale Ansprechperson für das Implementierungsteam, den Executive Sponsor und den Implementierungspartner
• Spielt eine Schlüsselrolle dabei, das Projekt auf Kurs zu halten, Probleme zu lösen und den Fortschritt an die Stakeholder zu kommunizieren
• Koordination des Change Managements

Kernqualitäten

• Ergebnisorientiert
• Fördernd
• Technikaffin
• Unterstützend
• Verantwortlich
• Kommunikativ

4. Endanwender, auch Super User genannt

Endanwender, auch Super User genannt, sind Personen innerhalb der Organisation, die das ERP-System täglich aktiv nutzen werden.

Aufgaben

• Ein tiefes Verständnis der Prozesse, Workflows und Anforderungen der Organisation besitzen
• Als Bindeglied zwischen dem Implementierungsteam und dem Rest der Organisation agieren
• Feedback geben, um sicherzustellen, dass das ERP-System die Anforderungen der Organisation erfüllt
• Andere Mitarbeitende während und nach dem Implementierungsprozess schulen und unterstützen

Kernqualitäten

• Wissensreich
• Praktisch veranlagt
• Kommunikativ
• Kollaborativ
• Schonungslos ehrlich
• Iterativ

5. Funktionsübergreifende Teammitglieder

Interne Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen der Organisation.

Aufgaben

• Bringen einzigartige Perspektiven, Fachwissen und Kenntnisse ein
• Stellen sicher, dass der Implementierungsprozess die Bedürfnisse der gesamten Organisation berücksichtigt und adressiert
• Helfen, potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren und zu lösen

Kernqualitäten

• Engagiert
• Kollaborativ
• Kommunikativ
• Repräsentativ
• Ergebnisorientiert
• Unterstützend

6. Berichtsersteller

Der Berichtsersteller ist eine interne oder externe Person, die für die Entwicklung von individuellen Berichten innerhalb des ERP-Systems verantwortlich ist.

Aufgaben

• Arbeitet eng mit den Endnutzern und anderen Stakeholdern zusammen, um deren Reporting-Bedürfnisse zu verstehen
• Erstellt Berichte, die die Reporting-Anforderungen erfüllen und der Organisation datenbasierte Erkenntnisse liefern
• Sichert, dass die Organisation das volle Potenzial der Reporting-Funktionen des ERP-Systems nutzen kann

Kernqualitäten

• Gewissenhaft
• Organisiert
• Analytisch
• Unterstützend
• Wissensreich

So stellen Sie sicher, dass Ihr Team erfolgreich ist

Sich die Zeit zu nehmen, diesen Artikel zu lesen, ist ein großartiger erster Schritt; dennoch gibt es weitere konkrete Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Chancen auf eine reibungslose Implementierung zu erhöhen, wie zum Beispiel:

Überlappende Eigenschaften

Egal ob sie aus der Personalabteilung, dem IT-Team oder aus Projektteams stammen: Ihr Implementierungsteam sollte bestimmte gemeinsame Eigenschaften aufweisen, die zur Grundlage Ihres Verhaltenskodex werden.

Wie Sie wahrscheinlich den obenstehenden Rollenbeschreibungen entnommen haben, sind die häufigsten Eigenschaften:

• Inklusiv
• Verantwortungsbewusst
• Unterstützend
• Kollaborativ 

Eine weitere Eigenschaft, die früher nicht oft erwähnt wurde, aber in möglichst vielen dieser Rollen vorhanden sein sollte, ist Technikaffinität. Sie ist ein Muss für Projektleiter und Implementierungspartner, da sie Fachexperten für Auswahl und Einführung der besten ERP-Software sind.

Verhaltenskodex

Ich habe an vielen ERP-Implementierungen mitgewirkt und festgestellt, dass die erfolgreichsten immer einen Verhaltenskodex hatten, der mindestens diese Punkte enthielt:

• Mission und Vision für die Implementierung
• Verantwortlichkeiten der Teammitglieder
• Teamwerte 
• Ethik- und Integritätsstandards des Teams
• Inakzeptables Verhalten 
• Wege und Rollen bei der Konfliktlösung

Klare und regelmäßige Kommunikation

Die Etablierung klarer Kommunikationskanäle und das Schaffen eines kollaborativen Umfelds, in dem Teammitglieder frei Ideen, Bedenken und Fortschritte teilen können, ist entscheidend. Starke Kommunikationsfähigkeiten sind notwendig in regelmäßigen Teammeetings, Status-Updates und Feedbackrunden, damit alle während des gesamten Implementierungsprozesses abgestimmt und informiert bleiben.

Fortlaufende Schulung und Unterstützung

Ein Bereich, der meiner Erfahrung nach oft übersehen wird, sind Schulungen und Support – insbesondere nach der Implementierung, wenn Anwender wissen müssen, wie ERP-Systeme zu nutzen sind. Genau dort tun sich Endnutzer und andere Stakeholder oft schwer und werden infolgedessen häufig nicht mehr eingebunden. 

Für das Team angemessene Schulungen und Unterstützung bereitzustellen, ist entscheidend. Investitionen in umfassende Trainingsprogramme und Workshops vermitteln dem Team das notwendige Wissen und die Fähigkeiten, um das ERP-System effektiv und in vollem Umfang zu nutzen – und von den Vorteilen zu profitieren.

Zielsetzung

Realisitische Ziele und Erwartungen zu setzen, ist essenziell für den Erfolg Ihres Teams. Wenn Sie den Implementierungsprozess in handhabbare Phasen und Meilensteine unterteilen, können Sie Fortschritte nachverfolgen und haben die Möglichkeit, Erfolge unterwegs zu feiern. 

Anerkennungs- und Belohnungssystem

Die Anerkennung und Belohnung von Teammitgliedern für ihre Beiträge kann die Moral und Motivation steigern und das Team zum Erfolg antreiben.

Die häufigsten Persönlichkeitstypen in einem Implementierungsteam

Das mag vielleicht merkwürdig klingen, aber die Auswahl von Teammitgliedern nach Persönlichkeitstypen trägt tatsächlich dazu bei, dass Projekte erfolgreich werden. Genauso wie Michael Jordan Scottie Pippen brauchte, benötigen Sie ein ausgewogenes Team, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.

Aus eigener Erfahrung sind hier einige der häufigsten Persönlichkeitsarten, denen Sie in einem Implementierungsteam begegnen:

Durchsetzungsstarker Thomas

Thomas ist unverzichtbar, wenn es darum geht, Richtung vorzugeben und andere zu motivieren. Allerdings kann er auf andere manchmal etwas übermäßig oder sogar ermüdend wirken. 

💡Tipp:

Thomas’ Erfolg bei der Gewinnung von Unterstützung und Motivation der Beteiligten hängt davon ab, sein Ego zu zügeln und Demut sowie Inklusion zu leben.

Detailverliebte Ingrid

Ingrid weiß, dass der Teufel im Detail steckt und was getan werden muss, um Risiken zu minimieren. Sie arbeitet logisch und methodisch alle Aufgaben ab und glänzt darin, komplexe Probleme zu analysieren und praxisnahe Lösungen zu entwickeln. 

Trotz ihres Werts kann Ingrid manchmal alles zu sehr verlangsamen, was die Teammitglieder frustriert, die am liebsten mit Vollgas zum Ziel kommen möchten. 

💡Tipp:

Ingrid muss daran erinnert werden, wie wichtig Zeitpläne im Projekt sind, und bei Bedarf das Tempo erhöhen, um die Ziele bei der Umsetzung zu erreichen.

Isaac der Innovator

Jedes Unternehmen möchte jemanden wie Isaac, den Innovator. Er ist kreativ, denkt voraus und sucht ständig nach neuen Wegen, Prozesse zu verbessern und den Nutzen des ERP-Systems zu maximieren. 

Isaac ist großartig, aber wir haben festgestellt, dass er ein wenig zu sehr das Rampenlicht sucht – okay, meistens sogar, was den Rest des Teams ziemlich nerven kann. 

💡Tipp:

Isaac sollte Anerkennung teilen und anderen Raum lassen, um selbst zu innovieren und zu glänzen, damit seine Beiträge auch wirklich angenommen werden.

Beraterin Christine

Ein weiteres geschätztes Teammitglied: Beraterin Christine versteht es, Beziehungen aufzubauen, Teamwork zu fördern und eine effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern zu ermöglichen. Allerdings verbringt sie manchmal zu viel Zeit damit, dafür zu sorgen, dass sich alle eingebunden und wertgeschätzt fühlen, und zu wenig damit, die eigentliche Arbeit voranzubringen. 

Christines fürsorgliche Art bringt sie wahrscheinlich auf Take-Charge Thomas' Liste der Nicht-Performer.

💡Tipp:

Christine muss gelegentlich ihre fürsorgliche Rolle ablegen, selbst mit anpacken und aktiv zum Projekterfolg beitragen.

Frank der Problemlöser

Frank der Problemlöser mischt sich gerne überall ein und sucht ständig nach Möglichkeiten, den Tag zu retten. Er meint es gut, aber – wie Sie sich sicher vorstellen können – schätzen nicht alle seine Ratschläge. Dennoch übernimmt er eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Konflikte zu lösen, Erwartungen zu managen und sicherzustellen, dass alle Meinungen und Anliegen gehört und berücksichtigt werden. 

Damit er wirklich effektiv sein kann und seine Beiträge wertgeschätzt werden, muss Frank wissen, wann er eingreifen sollte – und wann es besser ist, anderen das Reparieren ihrer eigenen Zäune zu überlassen.

💡Tipp:

Um nicht als Störenfried zu gelten, sollte Frank abwägen, ob sein Eingreifen tatsächlich Einfluss auf das Projekt hat und wie sein Einsatz wahrgenommen wird.

Seth, der Koordinator

Seth ist zielstrebig und hat den Umsetzungsplan immer im Blick. Er ist sehr organisiert, effizient und legt großen Wert auf die Umsetzung, sodass Aufgaben fristgerecht erledigt und Ergebnisse erreicht werden. 

Das Problem ist, dass er so sehr auf Erfolg und Zielorientierung fixiert ist, dass Teammitglieder, insbesondere Beraterin Christine, ihn als nervigen Antreiber wahrnehmen. Ja, Leistung und Erfolg sind für ERP-Einführungen essenziell – aber ebenso wichtig sind der Aufbau von Beziehungen und die Förderung des Teamgeistes.

💡Tipp:

Seth sollte erkennen, dass er Leistungen und Menschen gleichermaßen im Blick behalten muss – der Projekterfolg darf nicht auf Kosten des Wohlergehens von Team und Stakeholdern gehen.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Zuordnung von Persönlichkeitstypen zu Projekten besteht darin, dass alle im Team gemeinsam am Erfolg interessiert sind – und nicht nur in ihrem eigenen Bereich herausstechen möchten. 

Die richtige Teamstruktur für eine erfolgreiche ERP-Einführung ist entscheidend für den Gesamterfolg Ihres Projekts. Die Stärken jedes Teammitglieds zu erkennen und zu nutzen, sorgt für ein ausgewogenes und leistungsfähiges Team, das alle Aspekte und Herausforderungen Ihrer ERP-Umsetzung souverän meistert.

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