Checkliste für den Monatsabschluss: Leitfaden in 3 Schritten (+ kostenlos zum Herunterladen)
Eine Checkliste für den Monatsabschluss hat mir viel mehr geholfen, als ich erwartet hatte. Der Monatsabschluss stellt sicher, dass Sie zeitnahe und genaue Finanzergebnisse erhalten, hilft dabei, Verbesserungsmöglichkeiten bei den Ausgaben des Unternehmens zu erkennen, und sorgt dafür, dass alle den Fokus auf das Wesentliche für das Unternehmen richten.
In diesem Artikel habe ich den Abschlussprozess von A bis Z behandelt und Ihnen die Checkliste für den Monatsabschluss zur Verfügung gestellt, die ich derzeit als Vorlage verwende und die Sie auf Ihr eigenes Unternehmen anwenden können.
Ihre kostenlose Checkliste für den Monatsabschluss
Das Wichtigste zuerst: Hier ist die Checkliste, die Sie herunterladen und verwenden können.
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Später in diesem Artikel erkläre ich meine Annahmen und die spezifischen Anforderungen meines Unternehmens. Lesen Sie also weiter, wenn Sie diese Vorlage so anpassen möchten, dass sie perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Bedeutung des Monatsabschlusses
Der Monatsabschluss hat eine größere Bedeutung, als man zunächst erwarten könnte. Er ermöglicht es Ihnen, einen Schritt von Ihren täglichen Aktivitäten zurückzutreten und die Auswirkungen des vergangenen Monats auf Ihr Unternehmen zu beurteilen. Dabei hilft er Ihnen:
- die Grundlage für die zukünftige Finanzplanung zu schaffen
- finanzielle Abweichungen so schnell wie möglich hervorzuheben
- zukünftige betriebliche und rechtliche Probleme zu begrenzen
Die Überprüfung der Situation verringert das Risiko falscher und ungenauer Finanzberichterstattung erheblich.
Ein präziser Monatsabschluss erzählt anhand von Zahlen, Salden und Finanzberichten eine Geschichte und bildet die Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen. Er beinhaltet eine geplante Überprüfung Ihres Buchhaltungssystems und bietet Ihnen einen guten Anlass, die Gesamtleistung zu bewerten.
Unabhängig davon, wie Sie zur Buchführung stehen, hoffe ich, dass Sie den Wert eines soliden Monatsabschlussprozesses erkennen werden, wenn Sie diesen Artikel zu Ende gelesen haben.
Vorbereitung auf den Monatsabschluss
Der Erfolg beim Monatsabschluss beginnt bereits vor dem Ende des Rechnungszeitraums. Er erfordert Weitsicht, Planung und das Einleiten der richtigen Maßnahmen für einen reibungslosen, genauen und effizienten Abschlussprozess.
Das müssen Sie tun:
1. Klare Ziele festlegen
Klare Ziele und Richtlinien steuern den Monatsabschluss und stellen sicher, dass jede Maßnahme mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Die Ziele können von „Genauigkeit bei der Berichterstattung über die Gewinn- und Verlustrechnung sicherstellen“ bis hin zu „den monatlichen Abschlussprozess optimieren“ reichen.
Definierte Ziele vereinfachen den Prozess und bieten einen Maßstab zur Bewertung Ihrer Buchhaltungsabteilung.
2. Wichtige Kennzahlen bestimmen
Die Bestimmung der wichtigsten zu überwachenden Kennzahlen während des Monatsabschlusses ist der beste Weg, den Arbeitsablauf zu verbessern. Zu diesen Kennzahlen können gehören:
- Finanzielle Genauigkeit
- Prozesseffizienz
- Compliancequote
- Zeitaufwand für den Abschluss der Abschlussverfahren
- Anzahl der durchzuführenden Kontenabstimmungen
- Durchschnittlicher Kassenbestand in Ihren Bankkonten bei jedem Abschluss
Wichtige Kennzahlen bewerten die Wirksamkeit und Genauigkeit des Monatsabschlussprozesses und stellen sicher, dass Sie und Ihr Team ihn kontinuierlich verbessern.
3. Einen Zeitplan erstellen
Beim Monatsabschluss ist Zeit ein entscheidender Faktor. Die Erstellung eines klaren und realistischen Zeitplans für jede Aufgabe ist entscheidend, da er den Prozess steuert und einen fristgerechten Abschluss sicherstellt.
Beispielsweise lege ich fest, meinen Monatsabschluss 10 Geschäftstage vor Monatsende abzuschließen.
Andere Unternehmen müssen je nach ihren Geschäftsbereichen und Konten möglicherweise mehr (oder weniger!) Prozesse abschließen. Wenn Sie beispielsweise:
- Bestände führen, werden Sie wahrscheinlich monatliche Bestandsbuchungen vornehmen, um korrekte Werte sicherzustellen.
- über einen weiterentwickelten Prozess zur Zahlungsverwaltung verfügen, verwalten Sie die Kreditorenbuchhaltung (d. h. wir bezahlen Rechnungen innerhalb von 30 Tagen).
- Auszahlungen für nicht genommene Urlaubstage anbieten, erstellen Sie monatlich eine Anpassung der Urlaubsabgrenzung.
- Gehälter zweiwöchentlich zahlen, benötigen Sie bei jedem Monatsende eine zusätzliche Anpassung der Personalabgrenzung.
Durchführung des Monatsabschlussprozesses
Zeit, die Aufgaben zu erledigen.
Hier ist die Checkliste für den Monatsabschluss, die ich verwende. Sie können sie gerne herunterladen und an Ihr Unternehmen anpassen.
Konten abschließen
- Alle US-Kreditkarteneinträge (CC) dokumentieren
- Alle kanadischen CC-Einträge dokumentieren
- Alle CC-Einträge in alternativen Währungen dokumentieren
- Alle US-Bargeldeinträge dokumentieren
- Alle CAD-Bargeldeinträge dokumentieren
Buchungen zum Monatsende
- Monatliche Steuerrate zahlen
- Arbeitsmappe für Anlagevermögen aktualisieren
- Monatliche Buchung für Anlagevermögen anpassen
- Arbeitsmappe für vorausbezahlte Aufwendungen aktualisieren
- Buchung in der Arbeitsmappe für vorausbezahlte Aufwendungen anpassen
- Arbeitsmappe für monatliche Abgrenzungen aktualisieren
- Monatliche Abgrenzungsbuchung anpassen
- Alle bargeldlosen Zahlungen an Dritte berücksichtigen, die sich auf den aktuellen Monat beziehen (z. B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, erworbene, aber noch nicht in Rechnung gestellte Dienstleistungen usw.)
- Monatliche Personalbuchungen auf Kostenkategorien & Geschäftsbereiche verteilen
- Bonusabgrenzung auflösen (falls zutreffend)
- Monatliche Anpassung der Bonusabgrenzung erfassen
Berichterstattung
- EOR-Konto auffüllen
- EOR-Zahlung genehmigen
- Cashflow-Dokument aktualisieren
- Externe Zahlungsanbieter abstimmen, z. B. PayPal, Wise, Bill.com usw.
- USD-Bargeld abstimmen
- CAD-Bargeld abstimmen
- USD-CC abstimmen
- CAD-CC abstimmen
- CC in alternativen Währungen abstimmen
- Finanzinformationen in das interne Berichtsdokument eingeben (einschließlich Monatsergebnissen, Soll-Ist-Vergleichen und allen anderen relevanten Informationen für die Stakeholder).
- Internes Berichtsdokument anpassen (bei Bedarf)
Kommunikation
- Abstimmung zu erforderlichen Aufgaben aus anderen Abteilungen
- E-Mail mit den Cashflow-Ergebnissen an die relevanten Stakeholder senden
- E-Mail mit den Finanzergebnissen an die relevanten Stakeholder senden
- [Aktueller Monat] Finanzabschluss
Überlegungen zu bewährten Verfahren
Oben finden sich meine Anmerkungen zur Checkliste für den Monatsabschluss.
In erster Linie arbeite ich in einem kanadischen Medien- und Technologieunternehmen, BWZ, mit globaler Geschäftstätigkeit. Möglicherweise möchten Sie die Checkliste anpassen, damit sie auf Ihre in den USA ansässigen Konten zugeschnitten ist.
Ich würde empfehlen, dieser Liste noch einige andere bewährte Verfahren hinzuzufügen:
- Fügen Sie jedem Listeneintrag ein Fälligkeitsdatum hinzu, um den Prozess zu systematisieren und den Abschluss pünktlich durchzuführen. Zu Beginn können diese Daten Ihnen helfen, sich an die Reihenfolge der Aufgaben zu erinnern und den Fortschritt aufrechtzuerhalten.
- Wenn Ihr Team wächst und die Prozesse komplexer werden, weisen Sie mehr Teammitgliedern Aufgaben zu. Fälligkeitsdaten verhindern Engpässe und sorgen für eine konsistente Berichterstattung.
- Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu. Statt lediglich den Namen der Person aufzuschreiben, empfehle ich, Ihre Checkliste in einer Software zur Aufgabenverwaltung zu erstellen, um in Echtzeit reagieren zu können.
Was außerdem aufgenommen werden sollte
Wahrscheinlich gibt es noch weitere Punkte, die Sie aufnehmen müssen und die ich nicht berücksichtigt habe, zum Beispiel:
- Abschreibungsbeträge für Sachanlagen,
- Kontenabstimmungen,
- Buchungssätze,
- Änderungen beim physischen Bestand,
- Konsolidierung der Konten von Mutter- und Tochtergesellschaften,
- Anpassungen aufgrund von Wechselkursänderungen,
- Und alle anderen Buchhaltungsverfahren, die Sie anwenden.
Denken Sie daran, dass diese Checkliste für Sie gedacht ist; scheuen Sie sich nicht, Ihre Aufgaben so detailliert zu formulieren, dass sie zu Ihrem Unternehmen passen.
Erläuterungen zu Änderungen
Inhaltlich ist die Kommentierung von Änderungen in der Liste enthalten, auch wenn sie nicht ausdrücklich formuliert ist.
Jeden Monat füge ich Erläuterungen zu Konten mit erheblichen Veränderungen gegenüber dem Vormonat oder wesentlichen Abweichungen zwischen Budget und Istwerten hinzu (einschließlich der Begründung). Dies geschieht sowohl für die Berichterstattung zum Cashflow als auch zu den Finanzergebnissen.
Wenn Sie beispielsweise durch Risikokapital finanziert werden und noch nicht profitabel sind, wird Ihre Cash-Burn-Rate zu einer entscheidenden Kennzahl, die Ihre Investoren überwachen. Sie müssen eine Analyse Ihres aktuellen monatlichen Cash-Burns im Verhältnis zum Budget, eine Prognose Ihres Cash-Burns sowie eine Sensitivitätsanalyse dieser Prognose aufnehmen (unter anderem).
Dokumentation von Prozessen
In einem größeren Unternehmen möchten Sie möglicherweise jeden Ihrer Prozesse für den Monatsabschluss dokumentieren, beispielsweise die Aufteilung von Auftragnehmern und Lohnabrechnung.
Ich berechne und erledige diese Aufgaben selbst, aber ein größeres Unternehmen möchte möglicherweise eine vollständig separate Arbeitsmappe führen, in der dies dokumentiert ist, oder für spezialisierte Aufgaben Buchhaltungsdienstleistungen im Ausland in Betracht ziehen.
Funktionstrennung
Große Unternehmen nehmen möglicherweise Nachweise über eine erstellende und eine prüfende Person auf. Diese Funktionstrennung ist in größeren Unternehmen ziemlich üblich. In etwa einem Jahr werde ich die Prozesse für den Monatsabschluss wahrscheinlich an ein anderes Teammitglied übertragen und die Rolle der prüfenden Person übernehmen, um mehr Kontrollen und Vertrauen in fehlerfreie Arbeit zu ermöglichen.
Genauigkeit in der Berichterstattung
Eine Genauigkeit von 100 % in der Finanzberichterstattung ist selbstverständlich das Ziel; konzentrieren Sie sich jedoch auf das, was für Ihr Unternehmen wesentlich ist.
Wenn Sie finanziell gesund sind und kleine Abweichungen wie eine Differenz von 30 $ in einem Konto feststellen, werden Sie nicht Ihr gesamtes Modell erneut erstellen, um sie zu finden. Auch wenn vollständige Genauigkeit das Ziel ist, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihren wichtigsten Stakeholdern ein klares Bild zu vermitteln und zeitnah zu kommunizieren.
Am wertvollsten sind Sie, wenn Sie Entscheidungsträgern genaue und relevante Informationen liefern, damit sie die besten Entscheidungen für das Unternehmen treffen können.
Einhaltung von Vorschriften und Standards
Die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und regulatorischen Anforderungen ist unerlässlich. Compliance unterstützt die Einhaltung des Rechts sowie die Grundsätze der finanziellen Integrität und Transparenz.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen US-GAAP, IFRS, ASPE oder einen lokalen Rechnungslegungsstandard verwendet: Die Einhaltung gewährleistet eine konsistente, transparente und vergleichbare Finanzberichterstattung.
Nutzung von Technologie
Der Einsatz der richtigen Technologie kann den Monatsabschluss optimieren.
Ob es sich um Tools für Debitorenbuchhaltung oder Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder um Buchhaltungssoftware handelt, die Compliance und Genauigkeit in der Berichterstattung sicherstellt: Technologie spielt eine entscheidende Rolle.
Es geht darum, die richtigen Tools für Ihr Unternehmen zu finden, um Ihr Leben zu vereinfachen, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Sie führen die Punktetafel Ihres Unternehmens; Sie müssen sicherstellen, dass die Punkte korrekt sind.
Wenn Sie sich noch mit Buchhaltungssoftware beschäftigen, helfe ich Ihnen gerne. Nach Einschätzung unseres Technologieanalystenteams sind dies derzeit die besten Buchhaltungslösungen auf dem Markt:
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Analyse der Ergebnisse
Nach dem Monatsabschluss ist es Zeit für Reflexion und Analyse.
Die Finanzdaten in Ihren Abschlüssen erzählen eine Geschichte, die sich aus den folgenden Elementen zusammensetzt:
Finanzielle Erkenntnisse
Der Monatsabschluss ist mehr als eine Routineaufgabe; er kann eine wahre Goldgrube für finanzielle Erkenntnisse sein.
Es geht darum, die Zahlen zu analysieren, Trends zu verstehen und Muster zu erkennen. Finanzielle Erkenntnisse aus dem Monatsabschluss helfen dabei, die finanzielle Gesundheit, den Cashflow, die Rentabilität und die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu beurteilen.
Bei diesen Erkenntnissen geht es nicht nur darum, die Gegenwart zu verstehen; es geht auch darum, die Zukunft vorherzusagen, unabhängig davon, ob Sie diese Zahlen in ein Prognosemodell eintragen oder nicht.
Sie unterstützen die Budgetierung, die Finanzplanung und die Prognose und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Außerdem liefern diese Zahlen eine Vergleichsbasis für die Messung der zukünftigen finanziellen Leistung Ihres Unternehmens.
Wer liebt keine Rekordumsätze?
Leistungskennzahlen
Wichtige Leistungskennzahlen wie der Cash-Conversion-Zyklus, die Effizienz des Betriebskapitals und die Effizienz des Kostenmanagements bieten eine klare, objektive Bewertung der Leistung Ihres Unternehmens. Achten Sie beim monatlichen Abschluss besonders auf diese Kennzahlen.
Leistungskennzahlen helfen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie machen Engpässe, Ineffizienzen und Optimierungspotenziale sichtbar.
Um als strategischer CFO erfolgreich zu sein und für die Unternehmensleitung Mehrwert zu schaffen, müssen Sie die Leistung anhand von Vergleichswerten messen, Lücken verstehen und kontinuierliche Verbesserungen anstreben.
Kontinuierliche Verbesserung
Der Finanzbereich verändert sich schnell, und ebenso sollte sich der Monatsabschlussprozess verändern. Kontinuierliche Verbesserung ist keine einmalige Aufgabe; sie ist eine Kultur und ein Bekenntnis zu Exzellenz, Effizienz und Effektivität im Monatsabschlussprozess.
Prozessbewertung
Verwenden Sie die von mir bereitgestellte Checkliste als Ausgangspunkt und fügen Sie Aufgaben hinzu oder ersetzen Sie sie, sobald Sie erkennen, was für das Wachstum Ihrer Organisation am wichtigsten ist.
Es gibt immer Raum für Verbesserungen. Ihre Aufgabe besteht darin, einen Schritt zurückzutreten, den Prozess aus der Vogelperspektive zu betrachten und das große Ganze zu verstehen.
Die Bewertung des Abschlussprozesses und der Ergebnisse hilft dabei, die Wirksamkeit bestehender Prozesse, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung und die Effizienz der Technologie zu verstehen. Dies liefert umsetzbare Erkenntnisse, um den Prozess zu optimieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
Einführung neuer Technologien
Zögern Sie nicht, in diesem Prozess neue Dinge auszuprobieren. Die Einführung neuer Technologien kann Effizienz, Genauigkeit und Compliance verbessern. Ob es sich um Automatisierungstools für die Buchhaltung zur schnelleren Einziehung von Zahlungen oder um Tools für das Performance-Management von Unternehmen zur Überwachung und Analyse in Echtzeit handelt – die Nutzung neuer Technologien kann einen entscheidenden Unterschied machen.
Neue Technologien können den für den Monatsabschluss erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren, sodass Sie und das Finanzteam sich auf strategischere Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.
Prüfen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit einfach die Arbeit, die Ihre neuen Tools erledigen.
Zeit für den Buchabschluss
Den Monatsabschluss zu beherrschen, ist eine kontinuierliche Reise aus Sorgfalt, Analyse und Verbesserung. Sie behalten den Fortschritt im Blick und setzen Ziele dafür, was als Nächstes verbessert werden soll, und helfen Ihrem Unternehmen so, jeden einzelnen Monat besser zu werden.
Ein erfolgreicher Monatsabschluss beruht auf Vorbereitung, Durchführung und Analyse. Es geht darum, die richtigen Grundlagen zu schaffen, einen reibungslosen Prozess sicherzustellen und aus den Erfahrungen zu lernen, um zukünftige Ergebnisse zu verbessern.
Als Nächstes steht die große Überprüfung an: der Jahresabschluss.
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