Analítica ERP: Lo que tu sistema puede enseñarte
¿Y si tu sistema ERP pudiera hacer más que solo almacenar datos? ¿Y si pudiera guiar activamente la estrategia de tu negocio, señalar tendencias emergentes y detectar ineficiencias operativas antes de que se conviertan en costosas? Esa es la promesa del análisis ERP.
El análisis ERP transforma los datos financieros y operativos en bruto de tu sistema en información procesable en tiempo real. En lugar de sumergirte en informes desconectados o depender del instinto, obtienes una visión unificada que respalda la gestión del rendimiento, el análisis de causas raíz y la planificación a largo plazo.
Como profesional en software digital que ha trabajado de cerca con líderes financieros y analistas, he visto cómo el análisis ERP cambia la toma de decisiones de reactiva a estratégica. En este artículo, te mostraré cómo ir más allá de los informes superficiales y aprovechar todo el potencial de tu sistema ERP, para no solo ver lo que está sucediendo en tu negocio, sino comprender claramente por qué ocurre, qué es probable que pase después y qué hacer al respecto.
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¿Qué es el análisis ERP?
El análisis ERP se refiere al proceso de recopilar, estudiar y traducir datos en tiempo real de tu sistema ERP en información estratégica para tu empresa.
Hay dos beneficios principales al utilizar el análisis ERP:
- Detectar brechas en las operaciones de tu empresa con anticipación, ya sea en contabilidad, gestión de la cadena de suministro u otras áreas, y mitigarlas antes de que se conviertan en un problema.
- Encontrar oportunidades latentes para mejorar tu negocio, identificadas por tu software ERP.
Ejemplo:
Vamos a desglosarlo con un ejemplo divertido al que cualquiera puede relacionarse. Básicamente, los sistemas ERP son el equivalente al sistema nervioso central de tu organización:
- Estas señales permiten que tu estómago (o sea, el departamento adecuado de la empresa) sepa que tienes hambre y necesitas actuar.
- Imagina que tienes hambre. Si eres como yo, no tienes que imaginarlo… siempre tengo hambre.
- Tu sistema nervioso central (es decir, el ERP) detecta esto y luego traduce los químicos de tu cuerpo en una señal (o sea, el análisis ERP).
Si no entendieras lo que significa un estómago gruñendo, no sabrías qué hacer al respecto. Por eso, necesitas comprender el análisis ERP.
Existen funciones específicas que dentro de una empresa dependen del análisis ERP, incluyendo la preparación, el análisis y la comunicación de datos. Por mucho que quiera relacionarlas con una persona hambrienta, te ahorraré el sufrimiento y solo explicaré cuáles son:
Preparación de datos
La preparación de datos, conocida coloquialmente como limpieza o depuración de datos, es el proceso de obtener análisis ERP efectivos y eficientes.
El proceso de preparación de datos es exactamente lo que parece: Asegurarse de que los datos proporcionados sean precisos y útiles, eliminando todo lo que no lo sea.
Puedes pensar en la preparación de datos como limpiar las fotos de tu móvil: por supuesto que hay algunas joyas allí, pero definitivamente no necesitas las 50 capturas de pantalla accidentales que tomaste el mes pasado.
Amazon utilizó su análisis ERP para tomar decisiones que aumenten la retención de clientes y fomenten las ventas cruzadas. Así es como lo hacen:
- Recopilar datos de clientes a través de los flujos de trabajo dentro de tu sistema ERP
- Extraer detalles de los clientes y sus quejas
- Proporcionar a un representante de ventas los hallazgos extraídos de esos datos para que pueda mantener una conversación personalizada con el cliente en cuestión
- Construir relaciones más sólidas —y más rentables— con los clientes
Pero, por supuesto, la preparación es solo el primer paso. Para lograr lo anterior, Amazon va más allá con los datos, realizando minería de datos, consultas, análisis estadístico y, finalmente, su visualización.
Minería de datos
La minería de datos es el proceso de extraer información útil de un conjunto de datos grande, normalmente utilizando algoritmos de aprendizaje automático, inteligencia artificial o un ejército de pasantes de escuelas de negocios.
La minería es el proceso de buscar joyas ocultas en tus montones de datos. Analizas toda la información presente, identificas tendencias y luego las utilizas en tu análisis empresarial.
Consulta de datos
La consulta de datos es el proceso de recuperar información específica mediante cálculos y programación; es como hacerle 20 preguntas a tu conjunto de datos para averiguar de quién está enamorado. Planteas hipótesis, creas formas de “preguntar” a tus datos esas cuestiones y luego obtienes respuestas.
Consultando los datos del ERP, puedes extraer valiosas perspectivas de una sola fuente de datos para impulsar la toma de decisiones informada. Pero, por supuesto, es difícil lograr que todos se convenzan solo con números en bruto, por eso necesitas…
Análisis estadístico
El análisis estadístico consiste en recolectar grandes volúmenes de datos, aplicar fórmulas y luego identificar las tendencias, patrones e ideas que emergen.
Hay dos ramas del análisis estadístico especialmente útiles en el análisis ERP:
- Estadística descriptiva: Este es el proceso de resumir los principales “puntos” de tus datos. Limita tu análisis solo a lo que tienes enfrente y descubres qué te está diciendo. Por ejemplo, podrías observar que cuando ofreces a clientes B2B un 5% de descuento por pronto pago, solo un pequeño porcentaje lo aprovecha.
- Estadística inferencial: Esta es la parte de “¿y eso qué?” de tu análisis, en la que utilizas los datos de estadística descriptiva para sacar conclusiones y hacer predicciones adicionales. Es como decir que, si un pequeño segmento de clientes pagó anticipadamente para conseguir el 5% de descuento, un porcentaje mayor pagaría antes si se les ofreciera un 10% de descuento, mejorando tu flujo de caja tras la transacción.
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Visualización de datos
La visualización de datos es, como suena, el proceso de representar visualmente tus datos para que sean más fáciles de comprender. Lo más común es que los datos se muestren en gráficos, tablas, animaciones y más—después de todo, ¿quién no encuentra útil un libro ilustrado?
La visualización ayuda a comunicar tus hallazgos a quienes no están tan familiarizados con los matices de los datos, logrando que todos estén en sintonía. Facilita la mejor comunicación y comprensión de los datos en sistemas ERP.
Puedes visualizar los datos del ERP de dos maneras distintas:
- Visualización estática: Una imagen que muestra los datos en un instante específico del tiempo. Esta es la forma más común de visualización de datos y puede presentarse fácilmente a través de gráficos, como Sparktoro hizo al compartir los siguientes datos:
- Visualización dinámica: Formas multimedia más ricas, como animaciones y GIFs, que muestran cómo evoluciona la información a lo largo del tiempo, entre otros datos clave. Piensa en un mapa que se ilumina con el paso del tiempo, mostrando tu creciente presencia empresarial en distintas regiones geográficas. Sin duda, es más difícil de crear, pero útil al fin.
Métricas Comparativas de Rendimiento
Como su nombre indica, las métricas comparativas de rendimiento comparan los datos de desempeño actuales con los históricos.
Mantenerse al tanto de las métricas comparativas de rendimiento a través de tu sistema ERP es una de las mejores formas en que un CFO u otro líder financiero puede aportar valor a la mesa, ya que permite que tu equipo sepa si las tácticas empleadas han funcionado o no.
ejemplo
Supongamos que tienes una tienda de ropa. Quizás quieras analizar métricas comparativas de rendimiento enfocadas en el inventario para el año fiscal 2023 frente a 2024. Para hacerlo, deberías:
- Determina si se llevaron a cabo esfuerzos intencionales de marketing y ventas para aumentar la rotación en cualquiera de los periodos. Si los hubo y las ventas fueron más altas, ¡genial! Esas acciones funcionaron, así que deberías recomendar que se repitan este año.
- Reúne los datos de inventario del ERP para 2023 y 2024
- Calcula tu índice de rotación de inventario para cada año, lo que te indica qué tan rápido vendiste y posteriormente reabasteciste tus artículos.
- Compara los datos entre años. Cuanto mayor sea el índice de rotación, más rápido se estaba moviendo tu producto.
Beneficios del análisis de ERP
Más de la mitad de las organizaciones que implementan sistemas ERP ven un retorno de la inversión gracias a los amplios beneficios que ofrece. Aquí tienes varias formas de sacar provecho del uso de los análisis de tu ERP:
1. Mejor gestión de riesgos
Uno de los mayores beneficios de tomarse el tiempo para analizar los datos de tu ERP es la mayor visibilidad y capacidad para mitigar riesgos organizacionales que de otro modo pasarían desapercibidos.
Por ejemplo, si has profundizado en los análisis del ERP y te has dado cuenta de que tu venta de verano te cuesta más en mano de obra adicional de lo que aumenta tus ingresos, puedes ponerle fin antes de que llegue el próximo verano.
Si piensas, "Bueno, probablemente lo habría notado igual", puede que tengas razón. Pero apostaría a que estás dejando dinero sobre la mesa en formas de las que no eres consciente—especialmente cuando se trata de maximizar márgenes con pronósticos de ERP.
2. Optimización de procesos
Tu ERP te dará datos que te ayudan en más aspectos que solo en decisiones del tipo “¿seguir o abandonar?”. Imagina que revisas los informes analíticos del ERP de la campaña del Black Friday del año pasado y descubres que, en un momento específico del proceso de pago, las tasas de abandono del carrito se dispararon.
Cuando ves eso, debes investigar, ¿no es así? Al hacerlo, quizá encuentres que los clientes son redirigidos a un portal de pago que tarda una eternidad en cargar.
En vez de simplemente considerar la venta como un fracaso, puedes encargarle a alguien que optimice el proceso de pago y volver a intentarlo, tratándolo como un experimento continuo con posibles resultados muy favorables.
Probar es la única manera de asegurar que has cumplido todos los requisitos para obtener datos precisos.
3. Análisis de brechas en segmentos de clientes
Supón que eres una empresa SaaS y has implementado un sistema ERP que te ofrece análisis de alta calidad sobre tus clientes. Descubres que los siguientes segmentos son los más habituales que visitan tu tienda en línea:
- Pequeños empresarios
- Emprendedores individuales
- Gerentes de división en grandes empresas
¡Genial! Salvo que tu oferta de productos está completamente adaptada a los dos primeros públicos. Has operado bajo la hipótesis de que es más difícil vender a grandes empresas y, en consecuencia, no vale la pena por ahora.
Sin embargo, gracias a los análisis de tu ERP, has descubierto que una cantidad significativa de operadores de grandes empresas ha empezado a interesarse en ti, lo que valida que es momento de trabajar en tu oferta para empresas corporativas.
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4. Habilitación de ventas
La habilitación de ventas es el proceso de proporcionar a los vendedores lo que necesitan para cerrar más acuerdos. Una de esas cosas es contar con datos claros y analizados.
Las analíticas de tu ERP potencian a tu equipo de ventas con informes relevantes, paneles de control e información sobre los clientes, lo que genera un aumento en la productividad de los representantes de ventas. Al fin y al cabo, uno de los activos más importantes que puedes ofrecer es el conocimiento.
5. Mejora en la previsión de inventarios
La previsión de inventarios ayuda a las empresas a planificar el futuro evaluando datos históricos y patrones de tendencia, permitiéndote usar información personalizada para orientar tus decisiones de compras, minimizando así los costes de almacenamiento y asegurando que tengas suficiente stock para satisfacer a tus clientes.
Si bien un sistema ERP sería excesivo para gestionar el inventario de una sola tienda física, las tiendas digitales y las empresas con múltiples ubicaciones se benefician al disponer de una gran base de datos con analíticas ERP.
El lado oscuro de la analítica ERP
Por muy potentes que sean las analíticas ERP, no son una solución mágica. Para utilizarlas de manera eficaz, debes asegurarte de contar con:
- Las personas adecuadas configurando y supervisando tu sistema. Si no sabes cómo funcionan los sistemas ERP, contar con un consultor ERP es una buena idea.
- Una correcta preparación y análisis de los datos. Si no tienes los recursos internos para analizar los datos, asegúrate de establecer un panel de control completo desde el principio.
Aunque existen innumerables beneficios al implementar y utilizar tu sistema ERP, es un proceso costoso y no debe realizarse sin un plan claro de integración.
Las organizaciones con sistemas deficientes suelen sufrir procesos empresariales deficientes y viceversa.
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