Cómo usar software ERP con éxito: Guía completa
Desafortunadamente, leíste bien: según Gartner, "el 55-75% de los proyectos ERP fracasan o no cumplen con sus objetivos previstos."
Considerando el tiempo y el capital que se invierte en la implementación de ERP, así como los beneficios que el software ERP ofrece a las empresas, se trata de una estadística enorme (y decepcionante).
Por eso, aprender a usar software ERP es fundamental para profesionales y líderes financieros. Como CFO, un sistema de planificación de recursos empresariales es una de tus herramientas más poderosas. Una combinación de reingreso automático de transacciones, datos en tiempo real y paneles personalizables te permite obtener una visión integral de la salud y necesidades financieras de tu empresa.
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¿Qué es un software ERP?
El objetivo central de un ERP es proporcionar un sistema de aplicaciones integradas y centralizadas que cubran las necesidades empresariales esenciales de los departamentos más cruciales. Por ejemplo, como CFO, puedes beneficiarte especialmente de los módulos de contabilidad, analítica y finanzas generales que puedes encontrar en una solución determinada.
Pero no serás el único que termine satisfecho; otros departamentos también se beneficiarán significativamente de la implementación de ERP. Por ejemplo, la mayoría del software ERP incluye funciones clave requeridas para recursos humanos, gestión de la cadena de suministro y otras necesidades departamentales.
El software ERP suele clasificarse en uno de tres niveles según su robustez y los casos de uso ideales.
- Nivel 1: estos ERPs son mejores para organizaciones multinacionales grandes y complejas. Por lo general, los usuarios de ERP de Nivel 1 tienen más de 1,000 empleados y una facturación anual de $500 millones o más. Los sistemas de Nivel 1 tienen precios elevados, pero también ofrecen soluciones y configuraciones extremadamente robustas para adaptarse a la mayoría de los escenarios empresariales. Los ERP de Nivel 1 más conocidos incluyen SAP y Microsoft Dynamics 365.
- Nivel 2: Para empresas medianas y en crecimiento, los ERPs de Nivel 2 pueden ser una buena solución. No solo pueden implementarse más rápido que las soluciones de Nivel 1, sino que también tienen un coste menor. Oracle NetSuite y Sage Intacct son soluciones de Nivel 2 que pueden adaptarse bien a negocios con menos de 1,000 empleados y presencia geográfica limitada.
- Nivel 3: En comparación con los niveles anteriores, las soluciones ERP de Nivel 3 existen para resolver necesidades en industrias muy específicas, como la producción alimentaria o la fabricación farmacéutica. Estas soluciones suelen ser más ligeras en algunas funcionalidades, como la gestión de proyectos, mientras se enfocan en lo que más necesitan estas empresas. Normalmente son menos costosas de licenciar que los niveles superiores. Por ejemplo, Quickbooks es un ejemplo de solución de Nivel 3.
¿Para qué se debería usar un sistema ERP?
Existen muchos casos de uso en el mundo real para los sistemas ERP, que te permiten hacer cosas como:
- Automatizar tareas rutinarias tediosas para ahorrar tiempo.
- Mejorar el desempeño empresarial de tu empresa optimizando políticas y herramientas organizacionales.
- Optimizar los flujos de trabajo mediante una mejor comunicación y colaboración asegurando que todos tengan las herramientas necesarias para realizar sus tareas eficazmente.
- Aumentar la rentabilidad a través del ahorro de tiempo y mejores capacidades de software contable.
- Recibir datos más detallados para ayudar en la adquisición, pronóstico, planificación de requerimientos de materiales, etc.
- Incrementar la escalabilidad empresarial para facilitar el crecimiento (especialmente para pequeñas empresas).
- Gestionar el inventario de manera efectiva y optimizar las funciones empresariales.
- Mejorar la toma de decisiones, la captación y conversión de clientes potenciales en ventas y marketing.
- Mejorar la gestión de recursos humanos conectando tu base de datos de empleados con otras funciones de reporte y acción.
- Utilizar inteligencia empresarial para tomar decisiones basadas en datos sobre temas cruciales.
Sin embargo, es importante destacar que un sistema de planificación de recursos empresariales no es una solución para todos los problemas de tu empresa. Un ERP no sacará rápidamente a una empresa en dificultades de un déficit. De hecho, puede tener el efecto contrario. Los costos de licencias pueden superar los $20,000 por año (en el extremo más económico del espectro) y la mayoría de las implementaciones requieren la asistencia de firmas especializadas y costosas.
¿Qué tipos de sistemas ERP me encontraré?
Existen tres posibles tipos de alojamiento de sistemas ERP entre los que podrás elegir, cada uno con sus ventajas y desventajas. Estos incluyen ERP en las instalaciones, en la nube e híbridos.
ERP en las instalaciones
Un ERP en las instalaciones conlleva un costo inicial elevado de licencia y mantenimiento continuo. Además, necesitarás el hardware necesario porque estos ERP se alojan en tus propios ordenadores y servidores, en tus instalaciones. La ventaja de estos sistemas de planificación de recursos empresariales es la máxima personalización y una seguridad de datos inigualable. Sin embargo, no son asequibles para todas las empresas y requieren recursos técnicos internos altamente capacitados.
ERP en la nube
Los ERP en la nube funcionan completamente bajo el modelo de software como servicio (SaaS), donde pagas una cuota de suscripción por su uso durante un período específico (mensual, trimestral o anual). El software se aloja en los ordenadores del proveedor y tu empresa accede a él en línea.
Aunque los sistemas ERP en la nube tienen muchos beneficios —entre ellos, su menor precio inicial—, sus costos a largo plazo son más difíciles de calcular y puede que su seguridad de datos no sea tan estricta.
ERP híbrido
Un ERP híbrido combina elementos de las soluciones ERP en la nube y en las instalaciones. Las ventajas y desventajas varían según los aspectos de cada tipo de alojamiento que se utilicen.
Cómo usar el software ERP
Independientemente del tipo seleccionado, adquirir un software ERP es una inversión significativa para tu empresa tanto en tiempo como en capital, inversiones que no puedes permitirte desperdiciar. Para obtener los mayores beneficios del software ERP, debes saber por qué lo necesitas y cómo utilizarlo de manera eficaz.
Sigue los pasos a continuación para obtener los beneficios más significativos de tu nuevo sistema ERP.
Revisa los procesos empresariales
Al desarrollar una estrategia ERP, esto es lo primero que debes considerar. ¿Qué procesos empresariales necesitan más mejoras? ¿Qué problemas intentas resolver al incorporar una plataforma ERP en tu empresa? Estas son preguntas cruciales que debes hacerte al elegir el ERP adecuado para tu empresa.
Puedes responder a estas preguntas realizando una visión general completa de la gestión actual de tu empresa, sus procesos y métricas (tanto a nivel de empresa como de cada departamento). Una vez identificados los puntos débiles que podrían necesitar mejoras, crea un informe al que puedas recurrir más adelante para evaluar la viabilidad del nuevo ERP que elijas.
Enfócate en la calidad de los datos
Tu nuevo sistema de software ERP proporcionará datos valiosos que pueden ayudarte a tomar decisiones empresariales más informadas. Pero para que sean completamente precisos, tendrás que dedicar tiempo a perfeccionar los tipos de datos que tu nuevo sistema genera. Debes prestar especial atención a la sección de informes financieros.
También debes asegurarte de que otros departamentos de tu empresa configuren correctamente sus preferencias de datos. Es recomendable realizar una reunión con el equipo ejecutivo para discutir cómo deberían ser los parámetros correctos antes de comenzar. Configurar parámetros de datos desde el principio es mucho más sencillo que corregirlos después de cometer un error.
Personaliza tu software ERP
A menos que decidas destinar grandes recursos a un ERP completamente personalizado, tendrás ante ti una solución estándar o un proceso de incorporación con una variedad de módulos disponibles.
Deberás analizar los módulos incluidos, decidir cuáles vas a utilizar y luego personalizar las opciones de los módulos para que se adapten a las necesidades únicas de tu empresa. Como CFO, deberás poner especial énfasis en los módulos de facturación, contabilidad, inventario y compras. A continuación, he preparado una lista de verificación con algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta antes de usar tu ERP por primera vez.
Facturación
- Configura tus opciones de facturación (y recuerda personalizar las facturas de tu empresa para que se adapten a tu imagen de marca).
- Si te dedicas al comercio electrónico, asegúrate de que el sitio web de tu empresa esté conectado a tu sistema de facturación.
- Asegúrate de que todos los empleados administrativos pertinentes tengan acceso a la información de facturación y pagos.
- Automatiza tareas rutinarias, como los correos de seguimiento de facturación o los cargos recurrentes.
Contabilidad
- Personaliza tu sección de cuentas por pagar según sea necesario.
- Ajusta tus reportes de datos y análisis financieros.
- Verifica los estados financieros de tu empresa para asegurarte de que contengan toda la información necesaria para cumplir con GAAP o IFRS.
Inventario
- Decide si quieres utilizar una integración ERP para conectar con el software de gestión de inventarios existente o si deseas que el ERP reemplace este software.
- Personaliza tu panel de gestión de pedidos.
- Personaliza cómo se generarán las hojas de cálculo cuando se extraigan para su revisión.
- Si tienes un negocio de comercio electrónico, asegúrate de que el inventario actual esté vinculado a tus ventas en tiempo real.
Compras
- Asegúrate de tener configurado el seguimiento de proveedores y personaliza los campos según sea necesario.
- Asegúrate de que las compras estén integradas en los informes de costos operativos.
- Si tienes un producto físico, vincula inventario y compras para saber exactamente cuándo se deben realizar las adquisiciones pertinentes.
Uso del ERP: Mejores Prácticas
Si has seguido los pasos anteriores, vas a crear un sistema ERP integral que beneficiará a tu equipo; sin embargo, también necesitas asegurarte de que la implementación, adopción y longevidad del sistema sean consideradas.
A continuación, algunos de los aspectos más importantes a monitorear si deseas asegurar el éxito a largo plazo del ERP.
Haz que tu software ERP esté preparado para el futuro
El ERP que tu empresa necesita hoy puede no ser el mismo que necesitará en 5 años. Esto significa que debes buscar un sistema de planificación de recursos empresariales que crezca y evolucione con tu empresa, y no que permanezca estático y quede obsoleto.
La forma más sencilla de saber si tu software ERP está preparado para el futuro es planteando preguntas antes de la compra inicial. Habla con un representante del proveedor y hazle las siguientes preguntas:
- ¿Qué nuevas funciones se están planificando o desarrollando? ¿Cuándo puedo esperar que se lancen?
- ¿Cómo es la hoja de ruta del proveedor a corto y largo plazo?
- ¿Con qué frecuencia se actualiza el software?
- ¿El proveedor planea agregar más integraciones u opciones de personalización en el futuro?
Un buen proveedor de ERP debe poder responder a estas preguntas con detalle. Querrás oír que el proveedor tiene muchas mejoras futuras planificadas. También es importante utilizar un ERP con actualizaciones periódicas que aseguren la conformidad y la seguridad de los datos.
Integra con sistemas existentes
Si tienes sistemas que planeas seguir usando después de implementar tu ERP, asegúrate de que puedan integrarse. Por ejemplo, si no piensas sustituirlos por tu ERP, tal vez quieras integrar tu sistema actual de gestión de relaciones con clientes (CRM), de gestión de la cadena de suministro o tu software de marketing.
Hazlo fácil de usar
Una excelente manera de facilitar el uso de tu sistema ERP es mediante aplicaciones móviles. Actualmente, la gente quiere tener todo al alcance de su mano, tanto en el ámbito empresarial como en el personal. Asegúrate de que tu software ERP pueda utilizarse en dispositivos móviles para facilitar el acceso a todas las partes interesadas.
Define otras partes interesadas
La capacitación es algo que no puedes darte el lujo de pasar por alto (aunque muchas empresas lo hacen). Aborda la capacitación de manera jerárquica, identificando a los actores clave dentro de departamentos concretos y formándolos para que puedan capacitar al resto de los empleados.
Monitorea el ahorro de costos y el ROI
Como director financiero, querrás analizar sistemáticamente los ahorros financieros derivados de la implementación de nuevas tecnologías, y los datos extraídos de tu nuevo ERP pueden ser de gran ayuda. Utilizando los datos anteriores a la implementación, observa cuántas horas de trabajo y recursos se empleaban para completar tareas específicas. Compáralos con el tiempo invertido desde la implantación de tu ERP para identificar cuánto tiempo has ahorrado y, por tanto, el beneficio marginal continuo del que puede disfrutar tu empresa.
Haz que el software ERP trabaje para ti
La implementación adecuada de un software ERP tiene el poder de impulsar su empresa hacia el futuro, donde el crecimiento sostenido y el aumento de las ganancias son una realidad. Su compañía puede beneficiarse con ahorros de costos, incremento de utilidades, procesos más ágiles, mejor comunicación, mayor colaboración y mucho más.
