Cómo utilizar el software ERP con éxito: Guía completa
Lamentablemente, leíste bien: según Gartner, “el 55-75% de los proyectos ERP fracasan o no cumplen con sus objetivos previstos.”
Considerando el tiempo y el capital que se invierte en la implementación de ERP, así como los beneficios que el software ERP ofrece a las empresas, esta es una estadística importante (y decepcionante).
Por eso, aprender a utilizar el software ERP es fundamental para los profesionales y directivos de finanzas. Para un CFO, un sistema de planificación de recursos empresariales es una de las herramientas más potentes. Una combinación de reingreso automatizado de transacciones, datos en tiempo real y paneles personalizables te permite aprovechar un entendimiento integral de la salud financiera y las necesidades de tu empresa.
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¿Qué es un software ERP?
El objetivo central de un ERP es proporcionar un sistema de aplicaciones integradas y centralizadas que cubran las necesidades empresariales esenciales de los departamentos más cruciales de tu empresa. Por ejemplo, como CFO, puedes beneficiarte principalmente de los módulos de contabilidad, análisis y finanzas generales que puedas encontrar en una solución determinada.
Pero no eres el único que acabará satisfecho; otros departamentos también se beneficiarán significativamente de la implementación de ERP. Por ejemplo, la mayoría de los softwares ERP cuentan con capacidades clave necesarias para recursos humanos, gestión de la cadena de suministro y otras necesidades departamentales.
El software ERP normalmente se clasifica en uno de tres niveles según su robustez y casos de uso ideales.
- Nivel 1: Estos ERPs son ideales para organizaciones multinacionales grandes y complejas. Generalmente, los usuarios de ERP de Nivel 1 tienen más de 1,000 empleados y un ingreso anual de $500 millones o más. Los sistemas de Nivel 1 tienen costos elevados, pero también ofrecen soluciones y configuraciones extremadamente robustas que se adaptan a la mayoría de los escenarios empresariales. Los ERPs de Nivel 1 más conocidos incluyen SAP y Microsoft Dynamics 365.
- Nivel 2: Para empresas medianas en crecimiento, los ERPs de Nivel 2 pueden ser una buena solución. No solo pueden implementarse más rápido que los de Nivel 1, sino que también tienen un precio inferior. Oracle NetSuite y Sage Intacct son soluciones de Nivel 2 que pueden ajustarse a empresas con menos de 1,000 empleados y una presencia geográfica limitada.
- Nivel 3: En comparación con los niveles anteriores, las soluciones ERP de Nivel 3 existen para resolver problemas de industrias muy específicas, como la producción de alimentos o la fabricación farmacéutica. Estas soluciones suelen tener menos funcionalidades, como la gestión de proyectos, pero se centran en los aspectos más necesarios para estas empresas. Normalmente, son más económicas de licenciar que los niveles superiores. Por ejemplo, Quickbooks es un ejemplo de solución de Nivel 3.
¿Para qué debe utilizarse un sistema ERP?
Hay muchos casos de uso reales para los sistemas ERP, que te permiten hacer cosas como:
- Automatizar tareas rutinarias tediosas para ahorrar tiempo.
- Mejorar el desempeño empresarial de tu empresa perfeccionando políticas y herramientas organizacionales.
- Simplificar los flujos de trabajo apoyando una mejor comunicación y colaboración, y asegurando que todos dispongan de las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de manera eficaz.
- Aumentar la rentabilidad mediante el ahorro de tiempo y mejores capacidades de software contable.
- Recibir datos más detallados para ayudar con la adquisición, las previsiones, la planificación de requerimientos de materiales, etc.
- Incrementar la escalabilidad empresarial para facilitar el crecimiento (especialmente en pequeñas empresas).
- Gestionar inventario de manera eficiente y optimizar funciones empresariales.
- Mejorar la toma de decisiones, la captación de clientes y la conversión de oportunidades en ventas y marketing.
- Mejorar la gestión de recursos humanos conectando tu base de datos de empleados con otras herramientas de información y funcionalidades de acción.
- Utilizar inteligencia empresarial para tomar decisiones basadas en datos sobre temas cruciales.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que un sistema de planificación de recursos empresariales no es la solución para todos los problemas de tu empresa. Un ERP no sacará a una compañía con dificultades de un déficit de manera rápida. De hecho, puede tener el efecto contrario. Los costos de licencia pueden superar los $20,000 por año (en el extremo más económico del espectro) y la mayoría de las implementaciones requieren la asistencia de firmas especializadas y costosas.
¿Qué tipos de sistemas ERP encontraré?
Existen tres tipos posibles de alojamiento de sistemas ERP entre los que podrás elegir, cada uno con sus ventajas y desventajas particulares. Estos incluyen ERP locales, ERP en la nube y ERP híbridos.
ERP local
Un ERP local tiene el costo de una gran tarifa de licencia inicial y un mantenimiento continuo. Además, necesitarás el hardware necesario, ya que estos ERP se alojan en tus propios ordenadores y servidores, en tus propias instalaciones. La ventaja de estos sistemas de planificación de recursos empresariales es la máxima personalización y una seguridad de datos inigualable. Sin embargo, no son accesibles para todas las empresas y requieren recursos técnicos internos altamente capacitados.
ERP en la nube
Los ERP en la nube funcionan puramente bajo el modelo de software como servicio (SaaS), donde pagas una tarifa de suscripción por el uso durante un periodo específico (mensual, trimestral o anual). El software está alojado en los servidores del proveedor, y tu empresa accede a él en línea.
Aunque los sistemas ERP en la nube tienen muchos beneficios — uno de ellos es su precio inicial más bajo — sus costos a largo plazo son más difíciles de calcular y su seguridad de datos puede no ser tan estricta.
ERP híbrido
Un ERP híbrido combina elementos tanto de soluciones ERP en la nube como locales. Las ventajas y desventajas varían en función de los aspectos de cada tipo de alojamiento que se utilicen.
Cómo usar un software ERP
Independientemente del tipo elegido, adquirir un software ERP es una inversión significativa para tu empresa tanto en tiempo como en capital — inversiones que no puedes permitirte desperdiciar. Para obtener los mayores beneficios del ERP, querrás saber por qué lo necesitas y cómo utilizarlo eficazmente.
Sigue los siguientes pasos para obtener los mayores beneficios de tu nuevo sistema ERP.
Revisa los procesos de negocio
Al construir una estrategia ERP, esta es la primera cuestión que debes considerar. ¿Qué procesos de negocio necesitan más mejoras? ¿Qué problemas intentas resolver al implementar una plataforma ERP en tu empresa? Estas son preguntas cruciales que debes hacerte al elegir el ERP adecuado para tu organización.
Puedes responder a estas preguntas realizando una visión general completa de la gestión, los procesos y los indicadores de tu empresa (tanto a nivel organizacional como departamental). Una vez que hayas identificado las áreas con margen de mejora, elabora un informe que puedas consultar más adelante para evaluar la viabilidad del nuevo ERP que elijas.
Enfócate en la calidad de los datos
Tu nuevo software ERP proporcionará muchos datos valiosos que pueden ayudarte a tomar decisiones empresariales mejor informadas. Pero para que sean realmente precisos, necesitarás invertir algo de tiempo ajustando los tipos de datos que generará el sistema. Debes prestar especial atención a la sección de informes financieros.
También debes asegurarte de que los demás departamentos de tu empresa establezcan correctamente sus preferencias de datos. Es recomendable celebrar una reunión del equipo directivo para discutir cómo deben ser los parámetros de datos precisos antes de comenzar. Configurar parámetros desde el inicio es mucho más sencillo que corregirlos tras un error.
Personaliza tu software ERP
A menos que hayas decidido invertir en la creación de un ERP totalmente personalizado, probablemente te enfrentarás a una solución estándar o un proceso de incorporación con varias opciones de módulos.
Deberás analizar los módulos incluidos, decidir cuáles vas a utilizar y luego personalizar las opciones de los módulos para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Como CFO, deberías centrarte especialmente en los módulos de facturación, contabilidad, inventario y compras. A continuación, he elaborado una lista de verificación con algunos de los aspectos más importantes a revisar antes de usar tu ERP por primera vez.
Facturación
- Configura tus opciones de facturación (y recuerda personalizar las facturas de tu empresa para que se ajusten a tu marca).
- Si te dedicas al comercio electrónico, asegúrate de que el sitio web de tu empresa esté conectado a tu sistema de facturación.
- Asegúrate de que todos los empleados relevantes de back-office tengan acceso a la información de facturación y pagos.
- Automatiza tareas rutinarias, como los correos electrónicos de seguimiento de facturación o los cargos recurrentes.
Contabilidad
- Personaliza tu sección de cuentas por pagar según sea necesario.
- Optimiza tus datos financieros y los informes analíticos.
- Revisa los estados financieros de tu empresa para asegurarte de que contienen toda la información necesaria para cumplir con GAAP o IFRS.
Inventario
- Determina si deseas utilizar una integración ERP para conectar con el software de gestión de inventario existente o si prefieres que el ERP reemplace ese software.
- Personaliza tu panel de gestión de pedidos.
- Personaliza cómo se producirán las hojas de cálculo cuando se extraigan para su revisión.
- En caso de que seas un negocio de comercio electrónico, asegúrate de que el inventario actual esté vinculado a tus ventas en vivo.
Compras
- Asegúrate de que el seguimiento de proveedores esté configurado y personaliza los campos según sea necesario.
- Asegúrate de que las compras estén incorporadas en los informes de costos operativos.
- Si tienes un producto físico, vincula el inventario y las compras para saber exactamente cuándo es necesario hacer las adquisiciones relevantes.
Uso del ERP - Mejores Prácticas
Si has seguido los pasos anteriores, vas a crear un sistema ERP integral que beneficiará a tu equipo; sin embargo, también debes asegurarte de considerar la implementación, adopción y longevidad del sistema.
Estos son algunos de los aspectos más importantes que debes monitorear para asegurar el éxito de tu ERP a largo plazo.
Prepárate para el futuro con tu software ERP
El ERP que tu empresa necesita hoy puede no ser el mismo que necesite en 5 años. Esto significa que deberías buscar un sistema de planificación de recursos empresariales que pueda crecer y cambiar junto con tu empresa, y no uno que se quede estancado y se vuelva obsoleto.
La manera más sencilla de saber si tu software ERP está preparado para el futuro es haciendo preguntas antes de la compra inicial. Habla con un representante del proveedor y plantea las siguientes preguntas:
- ¿Qué nuevas funciones están en desarrollo o previstas? ¿Cuándo puedo esperar que se lancen esas nuevas funciones?
- ¿Cómo es la hoja de ruta del proveedor a corto y largo plazo?
- ¿Con qué frecuencia se actualiza el software?
- ¿El proveedor planea agregar más integraciones u opciones de personalización en el futuro?
Un buen proveedor de ERP debería ser capaz de responder a estas preguntas con detalle. Debes buscar que el proveedor tenga muchas mejoras futuras planificadas. También querrás utilizar un ERP que reciba actualizaciones periódicas para el cumplimiento normativo y la seguridad de los datos.
Integra con sistemas existentes
Si tienes sistemas que planeas seguir usando después de implementar tu ERP, asegúrate de que puedan integrarse. Por ejemplo, si no vas a reemplazarlos completamente con tu ERP, es posible que quieras integrar tu sistema actual de gestión de relaciones con clientes (CRM), sistema de gestión de la cadena de suministro o el software de marketing.
Hazlo fácil de usar
Una excelente manera de hacer que tu sistema ERP sea fácil de usar es aprovechando las aplicaciones móviles. Actualmente, a las personas les gusta tener todo al alcance de la mano, tanto para uso empresarial como personal. Asegurarte de que tu software ERP esté disponible en dispositivos móviles facilita su uso para todos los interesados.
Define otros actores clave
La capacitación es algo que no puedes pasar por alto (aunque muchas empresas lo hacen). Aborda la formación de manera jerárquica, identificando a los principales responsables dentro de cada departamento y capacitándolos para que luego ellos instruyan al resto de los empleados.
Monitorea el ahorro de costes y el ROI
Como CFO, vas a querer analizar sistemáticamente los ahorros financieros derivados de la implementación de nuevas tecnologías, y los datos obtenidos de tu nuevo ERP pueden ayudarte. Utilizando los datos previos a la implementación, observa cuántas horas de trabajo y recursos se utilizaban para realizar tareas específicas. Compara ese tiempo con el que se emplea desde que implementaste el ERP para identificar cuánto tiempo se ha ahorrado y, por tanto, el beneficio marginal continuo del que tu empresa puede disfrutar.
Haz que el software ERP trabaje para ti
La implementación adecuada de un software ERP tiene el poder de impulsar tu negocio hacia adelante, hacia un futuro donde el crecimiento constante y el aumento de las ganancias se convierten en una realidad. Tu empresa puede aprovechar beneficios como el ahorro de costes, el aumento de los beneficios, la optimización de procesos, una mejor comunicación, la mejora de la colaboración y mucho más.
