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Las empresas pierden de media un 5 % de sus ingresos anuales por fraude. Teniendo en cuenta cuánto tiempo dedicamos todos a intentar conseguir las mejores condiciones en nuestros contratos, que los ingresos de tu empresa sufran un recorte general del 5 % a cambio de absolutamente nada es ridículo.
Uno de los objetivos más fáciles para los defraudadores es el departamento de cuentas por pagar.
En este artículo explicaré qué es la conciliación de facturas a tres bandas, qué implica y cómo puedes implementarla de forma eficiente y eficaz.
¿Qué es la conciliación a tres bandas?
La conciliación a tres bandas es el proceso de cotejar la factura con la orden de compra y la nota de recepción de mercancías (GRN) para verificar los datos de la factura.
Este enfoque compara diversos aspectos, como el importe de la factura, el número de factura y las cantidades solicitadas, con la orden de compra correspondiente (PO) y la GRN.
Comparar los datos de tres documentos ayuda a identificar errores y facturas fraudulentas. Por supuesto, las facturas suelen contener pequeños errores debido a redondeos u otros motivos legítimos. Siempre que los errores de la factura se encuentren dentro de un nivel de tolerancia aceptable, puedes aprobarla.
¿Por qué es importante la conciliación a tres bandas?
La conciliación a tres bandas te ayuda a alcanzar tres objetivos clave:
- Minimizar el fraude: El fraude puede ser una preocupación importante que, si no se controla, puede tener un enorme impacto en los resultados. La comprobación a tres bandas ayuda a minimizar el riesgo de facturas fraudulentas al verificar cada factura dos veces: una con la PO y otra con la GRN.
- Gestionar el flujo de caja: El pago puntual de las facturas es esencial para una gestión eficaz del flujo de caja. Al procesar los pagos en la fecha prevista o antes, puedes aprovechar los descuentos por pronto pago.
- Cumplir los requisitos de control interno: Aunque la conciliación a tres bandas no es un requisito legal, ayuda a cumplir las normativas financieras y fiscales pertinentes y a mantener registros financieros precisos. La sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley exige evaluar e informar sobre la eficacia de los controles internos de la empresa sobre la información financiera (ICFR). Estos controles internos deben garantizar la exactitud de las transacciones financieras, lo que incluye verificar las facturas. Por tanto, aunque la conciliación de facturas no es un requisito directo, sí ayuda a cumplir la normativa.
¿Los sistemas manuales están desbordando a tu equipo? Considera la posibilidad de dejar que los ‘borgs te ayuden. El software de cuentas por pagar existe para ayudarte a implementar la conciliación a tres bandas, pagar mejor las facturas y mucho más, sin requerir la atención de más empleados.
Estas son las mejores herramientas de cuentas por pagar que hemos encontrado:
¿Qué son la conciliación a dos bandas y a cuatro bandas en cuentas por pagar?
La conciliación a dos bandas compara las partidas de la PO y la factura, pero no la GRN. El empleado de cuentas por pagar comprueba la cantidad y el precio de la PO y verifica que la factura del proveedor tenga la misma cantidad y el mismo precio. En esencia, la conciliación a dos bandas no verifica que el producto se haya entregado realmente.
La conciliación a cuatro bandas va un paso más allá que la conciliación a tres bandas al comparar las facturas con las hojas de inspección. Una hoja de inspección muestra la cantidad de mercancías aceptadas después de la inspección. Tendrás que notificar al proveedor los productos entregados en condiciones inaceptables para que pueda enviar una nueva entrega o ajustar el importe total de la factura.
A continuación se resumen las diferencias entre los tres procesos de conciliación:
| Documento | Orden de compra | GRN | Factura del proveedor | Hoja de inspección |
| Conciliación a 2 bandas | ✓ | - | ✓ | - |
| Conciliación a 3 bandas | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Conciliación a 4 bandas | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
¿Cuál es la diferencia entre cotejar y conciliar?
El cotejo consiste en comparar dos documentos para encontrar coincidencias en los datos. Por ejemplo, la conciliación a tres bandas consiste en comparar la factura con la PO y la GRN para garantizar que todos los datos coincidan.
Por otro lado, la conciliación es el proceso de comprobar dos conjuntos de datos para ver si coinciden. Un estado de flujo de efectivo creado mediante el método indirecto es un excelente ejemplo de conciliación entre el beneficio neto y el flujo de efectivo.
Los tres componentes de la conciliación en tres vías
La conciliación en tres vías se basa en tres componentes fundamentales: la orden de compra (PO), la nota de recepción de mercancías (GRN) y la factura. Revisar los tres documentos ayuda a verificar si el pedido se completó según lo previsto y si los datos de la factura son correctos.
A continuación, encontrarás más información sobre cada uno de los tres documentos que debes revisar:
Orden de compra (PO)
Tus compañeros del departamento de compras o adquisiciones emiten la PO.
La PO autoriza la compra de los artículos indicados e incluye datos específicos como la cantidad y el precio de los artículos (según lo acordado con el proveedor). Cada PO tiene un número único que puedes utilizar para consultarla y hacer su seguimiento.
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Nota de recepción de mercancías (GRN)
La GRN, también llamada informe de recepción o albarán de entrega, confirma que el departamento receptor ha recibido la entrega. Contiene información sobre los artículos entregados e indica si la entrega fue completa o parcial.
Factura
Normalmente, el proveedor envía una factura una vez que recibes la entrega, aunque esto puede variar según la relación que mantengas con él. La factura incluye datos como la información de contacto del proveedor, un número de factura único, los créditos o descuentos aplicables, el importe total adeudado y los métodos de pago disponibles.
Proceso de conciliación en tres vías
La conciliación en tres vías es un proceso sencillo (aunque requiere bastante tiempo) en el que el empleado de cuentas por pagar (AP) compara tres documentos —la PO, la GRN y la factura— para detectar discrepancias y facturas fraudulentas o duplicadas.
La verificación de las facturas de los proveedores incluye tres pasos:
1. Verificación de la PO
Confirma que la PO contiene todos los datos del pedido necesarios en el momento de realizarlo, incluidos el nombre y la dirección del proveedor, los artículos que se deben pedir y la cantidad y el precio de esos artículos.
2. Verificación de la entrega
Cuando llega el envío, el departamento receptor comprueba el estado de las mercancías y compara la cantidad recibida con la cantidad especificada en la PO. Si todo es correcto, emite una GRN que confirma la entrega de las mercancías y la registra en el software de gestión de inventario.
3. Conciliación de la factura
Compara los datos de la factura con la PO y la GRN.
- ¿Coincide el importe total de la factura con el de la PO?
- ¿Coincide la cantidad facturada con la cantidad recibida según la GRN?
- Si la GRN indica que algunos artículos del envío están dañados, ¿se ajusta en consecuencia la factura del proveedor?
Pan comido, ¿verdad? Pues este sencillo proceso puede volverse rápidamente abrumador cuando recibes miles de entregas cada mes.
Siempre podrías contratar a más empleados, pero existe una forma más inteligente y rentable de hacer que la conciliación en tres vías sea escalable: el software de automatización de cuentas por pagar. La automatización de las cuentas por pagar ayuda a ampliar la conciliación en tres vías y minimiza las posibilidades de que se produzcan errores humanos.
Equipos involucrados en el proceso de conciliación en tres vías
En el proceso de conciliación en tres vías participan tres departamentos:
- Departamento de compras: El departamento de compras emite la PO y se asegura de que contenga todos los datos necesarios, como el número de la PO y el precio y las cantidades de los artículos.
- Departamento receptor: El departamento receptor recibe las entregas, registra los artículos nuevos en el inventario y emite una GRN.
- Departamento financiero o de contabilidad: El equipo de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores y las contrasta con la PO y la GRN. Si todo es correcto, aprueba la factura.
Ejemplo de conciliación en tres vías
Veamos un ejemplo de cómo funciona la conciliación en tres vías. Supón que tu empresa de software necesita 10 monitores nuevos. El departamento de compras ha decidido realizar un pedido a la empresa A.
La orden de compra indica un valor total de 15.000 $ e incluye detalles como la cantidad y el precio de los monitores solicitados, la fecha de entrega prevista y los códigos contables internos.
Una vez que la empresa A entrega los monitores y envía una factura, el empleado de cuentas por pagar comienza el proceso de verificación. Comprueba si la compra fue autorizada mediante una orden de compra, revisando el precio, la cantidad y el nombre de la empresa para asegurarse de que no se trata de una factura falsa.
Después, el empleado de cuentas por pagar coteja el GRN para verificar que, efectivamente, se hayan entregado 10 monitores. Una vez satisfecho, autoriza el pago.
Ventajas de la conciliación de tres vías
La conciliación de tres vías ofrece las siguientes ventajas:
Previene el fraude y los pagos excesivos
Ya he mencionado esto varias veces, así que lo entiendes. Verificar los detalles de tres documentos distintos ayuda a detectar discrepancias que podrían provocar pagos excesivos e identificar facturas fraudulentas. Comprobar los resultados mediante tres vías es un proceso eficiente de cuentas por pagar que protege tus proyecciones de flujo de caja.
Pagos más rápidos
La conciliación de tres vías ayuda a agilizar los pagos legítimos a los proveedores, especialmente cuando utilizas una herramienta de automatización de cuentas por pagar. Los pagos más rápidos te ayudan a construir relaciones más sólidas con los proveedores, ya que el 81 % de los pagadores cree que los pagos instantáneos = mejores relaciones con los proveedores.
Los pagos más rápidos también pueden conducir potencialmente a mejores condiciones de crédito, prioridad en los pedidos y descuentos por pronto pago.
Crea un registro de auditoría
La conciliación de tres vías requiere almacenar los documentos empresariales (y poder encontrarlos de una forma que no te haga querer arrancarte los pelos). Contar con este sistema facilita encontrar documentos durante una auditoría interna y agiliza todo el proceso.
Desventajas de la conciliación de tres vías
Todo lo bueno tiene un precio; estas son las desventajas de la conciliación de tres vías:
Requiere mucho trabajo
La conciliación de tres vías puede ser un proceso largo y tedioso cuando se configura por primera vez. Unos tiempos de procesamiento más prolongados al principio podrían traducirse en pagos retrasados y dificultar la creación de una buena relación con el proveedor.
La automatización de cuentas por pagar es una solución sencilla para abordar el largo proceso de conciliación manual. El sistema automatizado se encarga de todo, desde cotejar los detalles con la orden de compra y el GRN correspondientes hasta realizar el pago. Por si no había quedado claro, creo que la automatización es el camino a seguir en este caso; no hay razón para que dediques tu tiempo a convertir la información de tu empresa en un rompecabezas si no es necesario.
No es ideal para los servicios
No puedes emitir un GRN para los servicios, ya que se prestan de forma continua. Necesitarás que un miembro del equipo audite manualmente la calidad del servicio e informe al equipo de cuentas por pagar para que pueda liberar el pago. Es un poco fastidioso.
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No gestiona todos los errores
La conciliación de tres vías se ocupa de los errores en la factura. No contempla otros errores, como documentación extraviada o condiciones del acuerdo interpretadas incorrectamente.
Además, cuando tú o tu sistema automatizado detectéis errores, tendréis que hablar de ellos con el departamento o los departamentos de compras y recepción. Esto puede ralentizar aún más el proceso, especialmente si los equipos trabajan en ubicaciones diferentes.
Dicho esto, también hay un beneficio parcial: detectar estos errores a tiempo te ayuda a evitar malentendidos mayores más adelante si pasan desapercibidos.
Cómo implementar la conciliación de tres vías
La conciliación manual de tres vías requiere mucho trabajo; si la emprendes sin un plan, puede aumentar los tiempos de procesamiento de facturas y convertirse en un gran cuello de botella en tu flujo de trabajo de cuentas por pagar. Esta es la forma de implementar la conciliación de tres vías sin dejar que alargue tu proceso de pagos:
- Asigna un responsable: Identifica a una persona que supervise el proceso de cotejo de tres vías. Debe ser alguien del equipo de AP; preferiblemente, alguien que pueda configurar el sistema de AP para cotejar las facturas y resolver los errores señalados por el sistema.
- Define un valor mínimo de factura para el cotejo de tres vías: Lo mejor es no molestarse en realizar un cotejo de tres vías para una factura de 50 $. Reserva el cotejo de tres vías para facturas que superen un importe determinado, ya que las facturas de alto valor suelen conllevar un mayor riesgo de fraude.
- Automatiza el cotejo de tres vías: Un sistema automatizado elimina la necesidad de que un empleado de AP verifique manualmente las facturas de los proveedores, con herramientas como el software de facturación y órdenes de compra que comparan los tres documentos sin ningún esfuerzo manual. Si existen discrepancias, el sistema notifica al empleado de AP.
- Define un nivel de tolerancia para las discrepancias: Si utilizas software, recomiendo definir un nivel de tolerancia para las discrepancias que permita al sistema aprobar pagos con discrepancias menores, siempre que se encuentren dentro de un intervalo aceptable. Esto elimina la necesidad de investigar discrepancias menores en facturas de alto valor. Por ejemplo, el empleado de AP no debería tener que dedicar tiempo a investigar una diferencia de 10 $ en una factura de 10.000 $.
- Adáptate al cambio gradualmente: Adáptate gradualmente a la implementación del cotejo de tres vías explicando al equipo de AP su importancia, sus beneficios y su función en el proceso contable general.
El futuro del cotejo de tres vías
Si en tu tarjeta de bingo aparecía que yo diría «IA», ¡prepárate para tacharlo!
Ahora mismo, el software es la mejor manera de completar el cotejo de tres vías; sin embargo, las tecnologías de IA impulsarán el futuro. La IA está haciendo que las soluciones de software sean más potentes en todos los sectores y, a medida que se vuelvan más inteligentes, ayudarán a las empresas a ahorrar mucho dinero gracias a una eficiencia aún mayor, la reducción del fraude y las decisiones automatizadas.
Por ejemplo, en 2019, un empleado de Honda defraudó a la empresa por valor de 750.000 $ mediante la creación de varias órdenes de compra. Honda podría haberlo evitado con un sistema de AP basado en IA y haber ahorrado 750.000 $.
Un sistema de AP basado en IA puede hacer mucho más que identificar facturas fraudulentas. Por ejemplo, la detección de anomalías basada en ML puede supervisar la interacción de los empleados con el proceso de AP. El sistema señala los comportamientos maliciosos para que puedas intervenir antes de que sea demasiado tarde.
También puedes utilizar tecnologías como el cotejo difuso para detectar facturas de empresas ficticias.
«El cotejo difuso engloba un conjunto de técnicas estadísticas que comparan y cotejan cadenas aproximadamente iguales. Estas técnicas emplean reglas estadísticas para llegar a un grado relativo de veracidad sobre la similitud entre dos cadenas, en contraste con un enfoque booleano, que utiliza un formato independiente y codificado de forma rígida para cada tarea con el fin de proporcionar una respuesta de Sí/No.»
Un sistema puede utilizar el cotejo difuso para analizar varios repositorios, consultar la base de datos de proveedores existente y comparar distintos documentos para identificar documentos falsos.
¿El resultado? Detectar el fraude incluso en casos en los que una persona podría no haberlo advertido.
Prepárate hoy para el futuro
La comprobación manual de tres vías es un fenómeno de los 90. Las empresas modernas utilizan software para detectar errores y fraudes. La IA está a punto de transformar el proceso de AP, pero mientras tanto, ahorra tiempo y mejora la seguridad implementando hoy la comprobación de tres vías.
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