Cómo utilizar correctamente el software ERP: una guía completa
Desafortunadamente, lo ha leído correctamente: según Gartner, "el 55-75 % de los proyectos de ERP fracasan o no cumplen sus objetivos previstos."
Teniendo en cuenta el tiempo y el capital que se invierten en la implementación de ERP, así como los beneficios que el software ERP ofrece a las empresas, esta es una estadística enorme (y decepcionante).
Por eso, aprender a utilizar el software ERP es fundamental para los profesionales y líderes financieros. Como director financiero, un sistema de planificación de recursos empresariales es una de sus herramientas más potentes. La combinación de la reintroducción automatizada de transacciones, los datos en tiempo real y los paneles personalizables le permite aprovechar una comprensión integral de la situación y las necesidades financieras de su empresa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
¿Qué es el software ERP?
El objetivo central de ERP es proporcionar un sistema de aplicaciones integradas y centralizadas que cubra las necesidades empresariales esenciales de todos sus departamentos más importantes. Por ejemplo, como director financiero, puede beneficiarse especialmente de los módulos de contabilidad, análisis y finanzas generales que puede encontrar en una solución determinada.
Pero usted no será el único que acabará satisfecho; otros departamentos también se beneficiarán significativamente de la implementación de ERP. Por ejemplo, la mayoría de los softwares ERP incluyen funcionalidades clave necesarias para los recursos humanos, la gestión de la cadena de suministro y otras necesidades departamentales.
El software ERP suele clasificarse en uno de tres niveles según su solidez y sus casos de uso ideales.
- Nivel 1: estos ERP son los más adecuados para organizaciones multinacionales grandes y complejas. Por lo general, los usuarios de ERP de nivel 1 tienen más de 1.000 empleados y unos ingresos anuales de 500 millones de dólares o más. Los sistemas de nivel 1 tienen precios elevados, pero también ofrecen soluciones y configuraciones extremadamente sólidas para adaptarse a la mayoría de las situaciones empresariales. Entre los ERP de nivel 1 más conocidos se encuentran SAP y Microsoft Dynamics 365.
- Nivel 2: para las empresas medianas y en crecimiento, los ERP de nivel 2 pueden ser una buena solución. No solo se pueden implementar más rápido que las soluciones de nivel 1, sino que también tienen un precio más bajo. Oracle NetSuite y Sage Intacct son soluciones de nivel 2 que pueden adaptarse bien a empresas con menos de 1.000 empleados y una distribución geográfica limitada.
- Nivel 3: en comparación con los niveles de ERP anteriores, las soluciones de nivel 3 existen para resolver problemas de sectores muy especializados, como la producción alimentaria o la fabricación farmacéutica. Estas soluciones suelen ofrecer menos funcionalidades, como la gestión de proyectos, mientras se centran en los aspectos que estas empresas necesitan más. Por lo general, tienen un coste de licencia inferior al de los niveles superiores. Por ejemplo, Quickbooks es una solución de nivel 3.
¿Para qué debe utilizarse un sistema ERP?
Los sistemas ERP tienen muchos casos de uso en el mundo real, lo que le permite hacer cosas como:
- Automatizar tareas rutinarias tediosas para ahorrar tiempo.
- Mejorar el rendimiento empresarial de su compañía mediante la mejora de las políticas y herramientas organizativas.
- Agilizar los flujos de trabajo favoreciendo una mejor comunicación y colaboración, al tiempo que se garantiza que todos dispongan de las herramientas necesarias para realizar su trabajo eficazmente.
- Aumentar la rentabilidad mediante el ahorro de tiempo y mejores funcionalidades del software de contabilidad.
- Obtener datos más detallados para ayudar en las adquisiciones, las previsiones, la planificación de necesidades de materiales, etc.
- Aumentar la escalabilidad empresarial para facilitar el crecimiento (especialmente en las pequeñas empresas).
- Gestionar el inventario eficazmente y agilizar las funciones empresariales.
- Mejorar la toma de decisiones, la captación de clientes potenciales y la conversión de clientes potenciales en ventas y marketing.
- Mejorar la gestión de los recursos humanos conectando la base de datos de empleados con otras funciones de elaboración de informes y de acción.
- Utilizar la inteligencia empresarial para tomar decisiones basadas en datos sobre temas cruciales.
Sin embargo, es importante señalar que un sistema de planificación de recursos empresariales no es una solución para todos los problemas de su empresa. Un ERP no sacará rápidamente del déficit a una empresa con dificultades. De hecho, puede tener el efecto contrario. Los costes de licencia pueden superar los 20.000 $ al año (en el extremo más económico del espectro) y la mayoría de las implementaciones requieren la asistencia de empresas especializadas y costosas.
¿Qué tipos de sistemas ERP encontraré?
Hay tres tipos potenciales de alojamiento de sistemas ERP entre los que podrá elegir, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. Estos incluyen los tipos de ERP locales, basados en la nube e híbridos.
ERP local
Un ERP local tiene el coste de una elevada tarifa de licencia inicial y un mantenimiento continuo. Además, necesitará el hardware necesario, ya que estos ERP están alojados en sus ordenadores y servidores, en sus instalaciones. La ventaja de estos sistemas de planificación de recursos empresariales es la máxima personalización y una seguridad de los datos inigualable. Sin embargo, no son asequibles para todas las empresas y requieren recursos técnicos internos altamente cualificados.
ERP basado en la nube
Los ERP basados en la nube siguen exclusivamente un modelo de software como servicio (SaaS), en el que se paga una cuota de suscripción por el uso durante un periodo específico (mensual, trimestral o anual). El software está alojado en los ordenadores del proveedor y su empresa accede a él en línea.
Aunque los sistemas ERP basados en la nube tienen muchas ventajas —su menor precio inicial es una de ellas—, sus costes a largo plazo son más difíciles de calcular y la seguridad de sus datos puede no ser tan rigurosa.
ERP híbrido
Un ERP híbrido combina elementos de las soluciones ERP basadas en la nube y locales. Las ventajas y desventajas varían en función de los aspectos de cada tipo de alojamiento que se utilicen.
Cómo utilizar el software ERP
Independientemente del tipo elegido, comprar un software ERP supone una inversión importante para su empresa, tanto en tiempo como en capital —inversiones que no puede permitirse desperdiciar. Para obtener los mayores beneficios del software ERP, querrá saber por qué lo necesita y cómo utilizarlo eficazmente.
Siga los pasos que se indican a continuación para obtener los beneficios más significativos de su nuevo sistema ERP.
Revise los procesos empresariales
Al crear una estrategia de ERP, esto es lo primero que debe tener en cuenta. ¿Qué procesos empresariales necesitan más mejoras? ¿Qué problemas intenta resolver al introducir una plataforma ERP en su empresa? Estas son preguntas cruciales que debe hacerse al elegir el ERP adecuado para su empresa.
Puede responder a estas preguntas realizando una revisión completa de la gestión empresarial, los procesos y las métricas actuales de su empresa (tanto a nivel general como específicos de cada departamento). Una vez que haya identificado los puntos débiles que podrían mejorarse, cree un informe que pueda consultar más adelante para evaluar la viabilidad del nuevo ERP que elija.
Céntrese en la calidad de los datos
Su nuevo sistema de software ERP proporcionará muchos datos valiosos que pueden ayudarle a tomar decisiones empresariales más fundamentadas. Sin embargo, para que sea totalmente preciso, deberá dedicar algo de tiempo a ajustar los tipos de datos que genera su nuevo sistema. Deberá prestar especial atención a la sección de informes financieros.
También debe asegurarse de que los demás departamentos de su empresa establezcan correctamente sus preferencias de datos. Es recomendable celebrar una reunión del equipo directivo para analizar cómo deben ser los parámetros de datos precisos antes de empezar. Configurar los parámetros de datos es mucho más fácil que corregirlos después de que se produzca un error.
Personalice su software ERP
A menos que haya decidido abrir la caja fuerte para crear un ERP totalmente personalizado, tendrá que elegir entre una solución lista para usar o un proceso de incorporación con muchas opciones de módulos diferentes.
Deberá analizar los módulos incluidos, decidir cuáles va a utilizar y, a continuación, personalizar las opciones de los módulos para adaptarlas a las necesidades específicas de su empresa. Como director financiero, querrá centrarse específicamente en los módulos de facturación, contabilidad, inventario y compras. He creado una lista de comprobación a continuación con algunos de los aspectos más importantes que debe atender antes de utilizar su ERP por primera vez.
Facturación
- Configura tus opciones de facturación (y recuerda personalizar las facturas de tu empresa para adaptarlas a tu imagen de marca).
- Si te dedicas al comercio electrónico, asegúrate de que el sitio web de tu empresa esté conectado a tu sistema de facturación.
- Asegúrate de que todos los empleados correspondientes de la oficina administrativa tengan acceso a la información de facturación y pagos.
- Automatiza las tareas rutinarias, como los correos electrónicos de seguimiento de facturas o los cargos recurrentes.
Contabilidad
- Personaliza la sección de cuentas por pagar según sea necesario.
- Perfecciona los datos financieros y los informes analíticos.
- Revisa los estados financieros de tu empresa para asegurarte de que contengan toda la información necesaria para cumplir con los PCGA o las NIIF.
Inventario
- Determina si quieres utilizar una integración de ERP para conectarte con el software de gestión de inventario existente o si quieres que el ERP sustituya dicho software.
- Personaliza el panel de gestión de pedidos.
- Personaliza la forma en que se generarán las hojas de cálculo cuando se extraigan para su revisión.
- Si tienes un negocio de comercio electrónico, asegúrate de que el inventario actual esté vinculado a tus ventas en directo.
Compras
- Asegúrate de configurar el seguimiento de proveedores y personaliza los campos según sea necesario.
- Asegúrate de que las compras se incorporen a los informes de costes operativos.
- Si tienes un producto físico, vincula el inventario y las compras para saber exactamente cuándo deben realizarse las compras correspondientes.
Buenas prácticas para el uso del ERP
Si has seguido los pasos anteriores, crearás un sistema ERP integral que beneficiará a tu equipo; sin embargo, debes asegurarte de tener en cuenta también la implementación, la adopción y la durabilidad del sistema.
Estos son algunos de los aspectos más importantes que debes supervisar si quieres garantizar el éxito a largo plazo del ERP.
Prepara tu software ERP para el futuro
El ERP que tu empresa necesita hoy puede no ser el mismo que necesitarás dentro de 5 años. Esto significa que debes buscar un sistema de planificación de recursos empresariales que crezca y cambie junto con tu empresa, en lugar de permanecer estancado y quedar obsoleto.
La forma más sencilla de determinar si tu software ERP está preparado para el futuro es hacer preguntas antes de realizar la compra inicial. Habla con un representante del proveedor y formula las siguientes preguntas:
- ¿Qué funciones nuevas se están planificando o desarrollando? ¿Cuándo puedo esperar que se lancen esas nuevas funciones?
- ¿Cómo es la hoja de ruta del proveedor a corto plazo? ¿Y a largo plazo?
- ¿Con qué frecuencia se actualiza el software?
- ¿Tiene previsto el proveedor añadir más integraciones u opciones de personalización en el futuro?
Un buen proveedor de ERP debería poder responder a estas preguntas con detalle. Te interesará saber que el proveedor tiene previstas muchas mejoras futuras. También querrás utilizar un ERP con actualizaciones de software periódicas para garantizar el cumplimiento normativo y la seguridad de los datos.
Integra los sistemas existentes
Si tienes previsto seguir utilizando algunos sistemas después de implementar el ERP, asegúrate de que puedan integrarse. Por ejemplo, si no vas a sustituirlos por completo con tu ERP, es posible que quieras integrar tu sistema existente de gestión de relaciones con los clientes (CRM), tu sistema de gestión de la cadena de suministro o tu software de marketing.
Facilita su uso
Una excelente forma de facilitar el uso de tu sistema ERP es aprovechar las aplicaciones móviles. Hoy en día, a las personas les gusta tenerlo todo al alcance de la mano, tanto para uso profesional como personal. Garantizar que tu software ERP pueda utilizarse en dispositivos móviles facilita las cosas a todas las partes interesadas.
Define a las demás partes interesadas
La formación es algo que no puedes permitirte pasar por alto (aunque muchas empresas lo hacen). Aborda la formación de forma jerárquica, identificando a las partes interesadas clave dentro de departamentos específicos y formándolas para que puedan formar a todos los demás empleados.
Supervisa el ahorro de costes y el ROI
Como director financiero, querrás analizar sistemáticamente los ahorros financieros derivados de la implementación de nuevas tecnologías, y los datos extraídos de tu nuevo ERP pueden ayudarte. Utilizando los datos anteriores a la implementación, comprueba cuántas horas de trabajo y recursos se empleaban para realizar tareas específicas. Compáralos con el tiempo empleado desde la implementación de tu ERP para identificar cuánto tiempo se ha ahorrado y, por tanto, el beneficio marginal continuo del que puede disfrutar tu empresa.
Haz que el software ERP trabaje para ti
Una implementación adecuada del software ERP tiene el poder de impulsar tu negocio hacia el futuro, donde el crecimiento constante y el aumento de los beneficios son una realidad. Tu empresa puede aprovechar las ventajas del ahorro de costes, el aumento de los beneficios, la optimización de los procesos, una mejor comunicación, una colaboración mejorada y mucho más.
