Miltä onnistunut ERP-käyttöönoton tiimi näyttää?

ERP-käyttöönottotiimisi tulisi koostua ydinjäsenistä, joilla on monipuolista osaamista ja asiantuntemusta. Mutta siinä ei ole vielä kaikki – kyse on myös oikeanlaisista persoonallisuustyypeistä, jotka auttavat koordinoimaan käyttöönottoa ja saavuttamaan parhaat mahdolliset tulokset.

Oikean ERP-käyttöönottotiimin valinnan merkitys

Olen työskennellyt 20 vuoden ajan erilaisissa tehtävissä liike-elämässä ja nähnyt ERP-käyttöönottoprosessiin osallistuvia erilaisia persoonallisuuksia sekä sen, miten nämä persoonallisuudet vaikuttivat käyttöönoton lopputuloksiin.

Tässä on, mitä opin onnistuneen ERP-käyttöönottotiimin rakentamisesta: 

1. Oikeanlainen tekninen osaaminen ja tietämys ovat vasta alku.
2. Oikeanlaisilla ominaisuuksilla varustetut tiimit suoriutuvat paremmin, ja niissä on vähemmän toimintahäiriöitä ja konflikteja.
3. Yhtenäiset ja tuloksiin keskittyvät tiimit saavuttavat todennäköisemmin projektin tavoitteet.

ERP-käyttöönottotiimien 6 keskeistä roolia

Hyvin rakenteistetun ERP-käyttöönottotiimin muodostaminen on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa ERP-järjestelmätyypin käyttöönotossa. Tiimissäsi on oltava paras yhdistelmä taitoja, tietämystä, kokemusta ja ominaisuuksia, jotta ERP-käyttöönottoprosessin jokainen osa käsitellään tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. 

On arvioitu, että lähes 30 % kriittisistä rooleista ei ole sopivimpien henkilöiden täyttämiä. Jos yrityksesi suunnittelee ERP-käyttöönottoa, tutustu onnistuneiden ERP-käyttöönottotiimien kriittisiin rooleihin, ominaisuuksiin ja vastuisiin.

1. Johtotason tukija

Tämä on organisaation sisäinen johtotason henkilö, joka tukee ERP-käyttöönottoprojektia organisaatiossa.

Vastuut

• Tarvittavien resurssien hankkiminen 
• Strategisen ohjauksen tarjoaminen
• Projektin tavoitteiden yhdenmukaisuuden varmistaminen liiketoimintatavoitteiden kanssa
• Projektin edistäminen keskeisten sidosryhmien tuella
• Viestinnän helpottaminen käyttöönottotiimin ja muun organisaation välillä

Keskeiset ominaisuudet

• Strateginen
• Osallistava
• Yhteistyökykyinen
• Vaikutusvaltainen
• Tukeva
• Visionäärinen

2. Käyttöönottokumppani

Kolmannen osapuolen organisaatio tai konsultti, joka on erikoistunut ERP-käyttöönottoihin.

Vastuut

• Järjestelmäesittelyt, käyttöönottoprosessin ohjaaminen ja ERP:n määrittäminen
• Parhaiden käytäntöjen neuvonta järjestelmän käytössä
• Tiivis yhteistyö sisäisen tiimin kanssa
• Auttaminen ERP-ratkaisun monimutkaisuuksien hallinnassa
• Onnistuneen käyttöönoton ja tietojen siirron varmistaminen ennen käyttöönoton aloituspäiviä

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Keskeiset ominaisuudet

• Asiantunteva
• Yhteistyökykyinen
• Luotettava
• Utelias
• Luottamuksen arvoinen
• Pätevä

3. Projektipäällikkö

Organisaation sisäinen tai ulkopuolinen projektijohtaja, joka valvoo koko ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektia.

Vastuut

• ERP-järjestelmän projektisuunnitelma
• Projektiryhmän työn johtaminen
• Tehtävien valmistumisen varmistaminen ajoissa, resurssien tehokas kohdentaminen ja riskien hallinta
• Keskeinen yhteyshenkilö käyttöönottoryhmälle, johtoryhmän sponsorille ja käyttöönottokumppanille
• Keskeinen rooli projektin etenemisen varmistamisessa, ongelmien ratkaisemisessa ja edistymisestä viestimisessä sidosryhmille
• Muutoksenhallinnan koordinointi

Keskeiset ominaisuudet

• Tuloshakuinen
• Mahdollistava
• Teknologiataitoinen
• Kannustava
• Vastuullinen
• Viestintätaitoinen

4. Loppukäyttäjä eli superkäyttäjä

Loppukäyttäjät, joita kutsutaan myös superkäyttäjiksi, ovat organisaation henkilöitä, jotka käyttävät ERP-järjestelmää aktiivisesti päivittäin.

Vastuut

• Organisaation prosessien, työnkulkujen ja vaatimusten syvällinen ymmärtäminen
• Toimiminen siltana käyttöönottoryhmän ja muun organisaation välillä
• Palautteen antaminen sen varmistamiseksi, että ERP-järjestelmä vastaa organisaation tarpeita
• Muiden työntekijöiden kouluttaminen ja tukeminen käyttöönottoprosessin aikana ja sen jälkeen

Keskeiset ominaisuudet

• Asiantunteva
• Käytännönläheinen
• Viestintätaitoinen
• Yhteistyökykyinen
• Suorasukainen
• Iteratiivinen

5. Monialaisten tiimien jäsenet

Organisaation eri osastojen ja toimintojen sisäiset tiimin jäsenet.

Vastuut

• Yksilöllisten näkökulmien, asiantuntemuksen ja tietämyksen tuominen mukaan
• Sen varmistaminen, että käyttöönottoprosessissa huomioidaan ja käsitellään koko organisaation tarpeet
• Mahdollisten ongelmien ennakoiva tunnistaminen ja ratkaiseminen

Keskeiset ominaisuudet

• Sitoutunut
• Yhteistyökykyinen
• Viestintätaitoinen
• Edustava
• Tuloshakuinen
• Kannustava

6. Raporttien laatija

Raporttien laatija on organisaation sisäinen tai ulkopuolinen henkilö, joka vastaa mukautettujen raporttien kehittämisestä ERP-järjestelmässä.

Vastuut

• Tiivis yhteistyö loppukäyttäjien ja muiden sidosryhmien kanssa heidän raportointitarpeidensa ymmärtämiseksi
• Raporttien luominen, jotka vastaavat raportointitarpeita ja tarjoavat organisaatiolle dataan perustuvia näkemyksiä
• Sen varmistaminen, että organisaatio voi hyödyntää ERP-järjestelmän raportointiominaisuuksien koko potentiaalin

Keskeiset ominaisuudet

• Huolellinen
• Järjestelmällinen
• Analyyttinen
• Kannustava
• Asiantunteva

Näin varmistat tiimisi onnistumisen

Tämän artikkelin lukemiseen käytetty aika on hyvä ensimmäinen askel. Voit kuitenkin tehdä myös muita konkreettisia asioita, joilla voit parantaa toteutuksen sujuvan läpiviennin todennäköisyyttä, kuten:

Yhteiset ominaisuudet

Olipa tiimin jäseniä henkilöstöhallinnosta, IT-tiimistäsi tai projektitiimistä, toteutustiimilläsi on oltava joitakin yhteisiä ominaisuuksia, jotka muodostavat toimintaohjeistonne perustan.

Kuten yllä olevista roolikuvauksista todennäköisesti huomasit, yleisimpiä ominaisuuksia ovat:

• Osallistava
• Vastuullinen
• Tukea antava
• Yhteistyökykyinen 

Yksi muu ominaisuus, jota ei mainittu aiemmin kovin paljon mutta jonka tulisi olla mahdollisimman monen näistä rooleista vastaavilla henkilöillä, on tekninen osaaminen. Se on välttämätön projektipäälliköille ja toteutuskumppaneille, sillä he ovat parhaan ERP-ohjelmiston valinnan ja käyttöönoton asiantuntijoita.

Toimintaohjeisto

Olen ollut mukana monissa ERP-järjestelmien käyttöönotoissa ja havainnut, että menestyksekkäimmillä hankkeilla oli toimintaohjeisto, jossa määriteltiin vähintään seuraavat asiat:

• Käyttöönoton tehtävä ja visio
• Tiimin jäsenten vastuut
• Tiimin arvot 
• Tiimin eettiset periaatteet ja rehellisyysstandardit
• Hyväksymätön käytös 
• Menettelytavat ja roolit konfliktien ratkaisemisessa

Selkeä ja säännöllinen viestintä

Selkeiden viestintäkanavien luominen ja yhteistyöympäristön rakentaminen, jossa tiimin jäsenet voivat vapaasti jakaa ideoita, huolenaiheita ja päivityksiä edistymisestä, on ratkaisevan tärkeää. Hyvät viestintätaidot ovat tarpeen säännöllisissä tiimikokouksissa, tilannepäivityksissä ja palautetilaisuuksissa, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla ja samalla sivulla koko käyttöönottoprosessin ajan.

Jatkuva koulutus ja tuki

Yksi usein laiminlyöty alue on mielestäni koulutus ja tuki, erityisesti käyttöönoton jälkeen, jolloin käyttäjien on tiedettävä, miten ERP-järjestelmiä käytetään. Juuri tässä loppukäyttäjät ja muut sidosryhmät kohtaavat eniten vaikeuksia ja menettävät siksi useimmiten kiinnostuksensa. 

Riittävän koulutuksen ja tuen tarjoaminen tiimille on olennaista. Investoimalla kattaviin koulutusohjelmiin ja työpajoihin tiimin jäsenille voidaan antaa tarvittavat tiedot ja taidot ERP-järjestelmän tehokkaaseen hyödyntämiseen – ja hyötyjen saavuttamiseen.

Tavoitteiden asettaminen

Realististen tavoitteiden ja odotusten asettaminen on elintärkeää tiimisi menestykselle. Käyttöönottoprosessin jakaminen hallittaviin vaiheisiin ja virstanpylväisiin voi auttaa seuraamaan edistymistä ja antaa tilaisuuksia saavutusten juhlistamiseen matkan varrella. 

Tunnustus- ja palkitsemisjärjestelmä

Tiimin jäsenten panoksen tunnustaminen ja palkitseminen voi kohottaa moraalia ja motivaatiota sekä ohjata tiimiä kohti menestystä.

Yleisimmät persoonallisuustyypit toteutustiimissä

Tiedän, että se saattaa kuulostaa oudolta, mutta tiimin jäsenten valitseminen persoonallisuustyyppien perusteella todella auttaa hankkeita onnistumaan. Aivan kuten Michael Jordan tarvitsi Scottie Pippeniä, sinun on rakennettava tasapainoinen tiimi auttamaan hankettasi voittamaan.

Kokemukseni perusteella tässä on joitakin yleisimpiä persoonallisuustyyppejä, joita kohtaat toteutustiimissä:

Ohjakset käsissään pitävä Thomas

Vaikka Thomas on välttämätön suunnan näyttämisessä ja muiden motivoimisessa, muut saattavat pitää häntä liiallisena ja ajoittain suorastaan uuvuttavana seurana. 

💡Vinkki:

Thomasin menestys sidosryhmien sitouttamisessa ja motivoimisessa perustuu siihen, että hän pitää egonsa kurissa ja harjoittaa nöyryyttä sekä osallistavuutta.

Yksityiskohtiin uppoutuva Ingrid

Ingrid tietää, että paholainen piilee yksityiskohdissa ja että riskien vähentämiseksi on tehtävä tiettyjä asioita. Hän käy loogisesti ja järjestelmällisesti kaikki kohdat läpi ja on erinomainen analysoimaan monimutkaisia ongelmia käytännön ratkaisujen luomiseksi. 

Arvokkuudestaan huolimatta Ingrid saattaa joskus hidastaa asioita liikaa, mikä turhauttaa tiimin vauhtihirmuja, jotka haluavat vain päästä maaliin. 

💡Vinkki:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eIngridille on muistutettava projektin aikataulujen tärkeydestä ja hänen on tarvittaessa nopeutettava tahtia saavuttaakseen käyttöönottotavoitteet.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

More Articles

• 17 paikallisesti asennetun ERP-järjestelmän tärkeintä hyötyä liiketoiminnan menestykselle
• 17 valmistavan teollisuuden ERP-ohjelmiston keskeistä hyötyä yrityksille
• ERP-ohjelmiston 16 tärkeintä hyötyä nykyaikaisille yrityksille

Isaac innovaattori

Jokainen yritys haluaa Isaacin, innovaattorin. Hän on luova, ennakkoluuloton ja etsii aina uusia tapoja parantaa prosesseja ja maksimoida ERP-järjestelmän hyödyt. 

Isaac on mahtava, mutta olemme huomanneet, että hänellä on hieman Steve Jobs -kompleksia ja hänellä on taipumus varastaa parrasvalot toisinaan – no, oikeastaan suurimman osan ajasta, mikä voi todella ärsyttää muuta tiimiä. 

💡Vinkki:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eIsaacin on annettava kunnia sille, jolle se kuuluu, ja jätettävä tilaa muiden innovoinnille ja loistamiselle, jos hän haluaa panoksensa otettavan hyvin vastaan.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Neuvonantaja Christine

Toinen tiimin suosikkijäsen, neuvonantaja Christine, on taitava rakentamaan ihmissuhteita, edistämään tiimityötä ja helpottamaan tehokasta viestintää tiimin jäsenten ja sidosryhmien välillä. Hän saattaa käyttää liikaa aikaa siihen, että kaikki tuntevat olevansa mukana ja arvostettuja, eikä riittävästi aikaa työn tekemiseen. 

Christinen jatkuvasti huolehtiva puoli johtaa todennäköisesti siihen, että hän päätyy Määrätietoinen Thomasin tehottomien työntekijöiden listalle.

💡Vinkki:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eChristinen on ajoittain lopetettava huolehtiminen, käärittävä hihat ja ryhdyttävä aktiiviseksi osallistujaksi.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Frank korjaaja

Frank korjaaja nauttii siitä, että hän on mukana kaikkien asioissa ja löytää tapoja pelastaa päivän. Hän tarkoittaa hyvää, mutta – kuten varmasti voit kuvitella – kaikki eivät arvosta hänen mielipiteitään. Hänellä on kuitenkin tärkeä rooli konfliktien ratkaisemisessa, odotusten hallinnassa sekä sen varmistamisessa, että kaikkien mielipiteet ja huolenaiheet kuullaan ja käsitellään. 

Jotta Frank olisi tehokas ja hänen panoksensa arvostettua, hänen on tiedettävä, milloin puuttua tilanteeseen ja milloin antaa muiden selvittää omat ongelmansa.

💡Vinkki:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eJotta Frankia ei pidettäisi riesana, hänen on arvioitava puuttumisen tarve projektin mahdollisten vaikutusten ja sen perusteella, miten hänen osallistumisensa otetaan vastaan.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Paimentaja Seth

Seth on motivoitunut menestymään ja pitää aina käyttöönottosuunnitelmaa silmällä. Hän on erittäin järjestelmällinen, tehokas ja toimeenpanoon keskittynyt sekä varmistaa, että tehtävät valmistuvat ajoissa ja toimitettavat kokonaisuudet täytetään. 

Ongelma on siinä, että hän keskittyy menestymiseen niin voimakkaasti, että tiimin jäsenet, erityisesti neuvonantaja Christine, pitävät häntä ärsyttävänä tehtäväpomona. Kyllä, suorituskyky ja saavutukset ovat ratkaisevan tärkeitä ERP-käyttöönotoissa, samoin kuin ihmissuhteiden rakentaminen ja tiimityön edistäminen.

💡Vinkki:

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSethin on ymmärrettävä tarve tasapainottaa suorituskyky ja ihmiset – projektin valmistuminen ei saa vaarantaa tiimin tai muiden sidosryhmien hyvinvointia.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Persoonallisuustyyppien onnistuneen yhdistämisen projekteihin avain on sen varmistaminen, että kaikki ovat sitoutuneet koko tiimin menestykseen ja samalla sivulla – eivätkä keskity ainoastaan siihen, missä he itse ovat parhaimmillaan. 

Onnistuneen ERP-käyttöönottotiimin rakentaminen on ratkaisevan tärkeää koko projektisi onnistumiselle. Kun jokaisen tiimin jäsenen vahvuudet tunnistetaan ja hyödynnetään, syntyy monipuolinen ja suorituskykyinen tiimi, joka pystyy vastaamaan ERP-käyttöönoton kaikkiin osa-alueisiin ja haasteisiin.

Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi lisää tietoa ERP-toteutuksista

Oletko valmis kehittämään osaamistasi toteutusten johtajana? Tilaa maksuton uutiskirjeemme, niin saat asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta talousjohtajilta.