Kuinka laatia realistiset kassavirtaennusteet manuaalisesti
Kassavirran ennustamiseen on paljon ohjelmistovaihtoehtoja, mutta monille sen manuaalisen tekemisen opettelu on suositeltava tapa aloittaa. Siksi halusin luoda kattavan oppaan, joka auttaa sinua laatimaan tarkkoja kassavirtaennusteita yrityksellesi.
Mitä kassavirtaennusteet ovat?
Kassavirtaennusteet auttavat talousalan ammattilaisia ja liiketoiminnan harjoittajia arvioimaan yritykseen tietyn ajanjakson aikana tulevan ja sieltä lähtevän rahan määrää. Tavoitteena on ennakoida asianmukaisesti mahdollinen kassavaratilanne, rahavajeet tai ylijäämät, jotta voit ylläpitää tervettä ja positiivista kassavirtaa samalla, kun kasvatat liiketoimintaa.
Ennusteissa tarkastellaan yleensä kuukausi-, neljännesvuosi- tai vuositasoa, jotta voidaan tunnistaa, milloin:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Lisärahoitusta tarvitaan
- Kassasta lähtevät rahavirrat ylittävät kassaan tulevat rahavirrat
- Käytettävissä on ylimääräistä rahaa
Asiakassuhteidesi ja maksuehtojesi monimutkaisuudesta riippuen laadit ennustetun kassavirtamallisi joko taulukkolaskentaohjelmassa tai valitset ohjelmistopohjaisen lähestymistavan.
Miksi kassavirtaennusteet ovat tärkeitä yrityksellesi?
Omien yritysteni perustaminen ja pyörittäminen viimeisten kymmenen vuoden aikana rajallisilla budjeteilla on tuonut mukanaan oman osansa haasteista. Onneksi kokemukseni kassavirran ennustamisesta ja kassavirran hallinnasta muissa yrityksissä on ollut minulle suureksi hyödyksi – ja todennäköisesti ratkaissut omien hankkeideni epäonnistumisen ja menestyksen välisen eron.
Olen oppinut, että kassavirran ennustaminen on elintärkeää liiketoiminnan suunnittelussa, kassavajeiden tunnistamisessa, käyttöpääoman hallinnassa, rahoituksen hankkimisessa ja liiketoiminnan suorituskyvyn optimoinnissa.
1. Tulevaisuuden suunnittelu
Taloussuunnitteluun kuuluu keinojen etsiminen kassavirran parantamiseksi, mikä sisältää kassavirtaennusteet, joiden avulla voit ennakoida taloudellisia tarpeitasi.
Kun ymmärrät, milloin kassaan tulevia ja kassasta lähteviä rahavirtoja odotetaan, voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä investoinneista, laajentumisesta tai kustannusten leikkaamisesta.
2. Ennakoiva riskienhallinta
Ennustamalla kassavirtaasi voit tunnistaa ajanjaksot, jolloin kassaan tulevat rahavirrat eivät välttämättä riitä kattamaan kassasta lähteviä rahavirtoja. Näin voit ryhtyä ennakoiviin toimiin vajeen kattamiseksi, esimerkiksi hankkia rahoitusta tai mukauttaa kulujasi.
3. Käyttöpääoman hallinta
Kassavirtaennusteet auttavat sinua hallitsemaan käyttöpääomaasi tehokkaasti. Voit määrittää optimaalisen varastotason, neuvotella toimittajien kanssa suotuisista maksuehdoista ja hinnoittelusta sekä varmistaa, että pankkitileilläsi tai muista lähteistä on käytettävissä riittävästi rahaa päivittäisten operatiivisten tarpeidesi kattamiseksi.
4. Rahoituksen hankkiminen
Jos haet rahoitusta sijoittajilta tai pankeilta, ne haluavat nähdä, että sinulla on selkeä käsitys kassavirrastasi ja että pystyt tuottamaan riittävästi rahaa velkojen takaisinmaksuun tai sijoituksesi tuoton aikaansaamiseen.
5. Liiketoiminnan suorituskyvyn seuranta
Kun on kyse yrityksesi taloudellisen suorituskyvyn seurannasta, kassavirtaennusteiden laatiminen toimii vertailukohtana. Vertaamalla toteutunutta kassavirtaasi ennustettuun kassavirtaan voit tunnistaa mahdolliset poikkeamat ja ryhtyä tarvittaessa korjaaviin toimiin.
Mitä tarvitset tarkkoihin ennusteisiin?
Kaikkien tarvittavien tietojen kerääminen on tärkeää ennen kassavirtaennusteiden laatimista. Näihin kuuluvat sekä historialliset taloustiedot että tulevaisuutta koskevat arviot.
Tarvitset seuraavat keskeiset tiedot:
1. Historialliset taloustiedot
Aloita keräämällä aiemmat tilinpäätöksesi, kuten tuloslaskelmat, taseet ja kassavirtalaskelmat. Ne tarjoavat tietoa aiemmasta liikevaihdostasi, kuluistasi, eri kassavirtatyypeistä ja kassavirtamalleista.
2. Myynti- ja liikevaihtoarviot
Tulevan myynnin ja liikevaihdon ennustaminen on tarpeen tarkkojen kassavirtaennusteiden laatimiseksi. Muista, että aiempi kehitys ei aina kerro, miltä tulevaisuus näyttää, joten ota huomioon esimerkiksi markkinatrendit, asiakkaiden käyttäytyminen, kausivaihtelut sekä tulevat liiketoimintaan liittyvät toimet tai tapahtumat, jotka voivat vaikuttaa myyntiisi. Sama pätee myös kuluihin.
3. Kulujen arviot
Kuten liikevaihdon kohdalla, myös kulujen arviointi ja laskutus ovat olennaisia. Jaa kulusi kiinteisiin kustannuksiin (esim. vuokra ja palkat) ja muuttuviin kuluihin (esim. raaka-aineet sekä päivittäiset, viikoittaiset, kuukausittaiset tai ajoittaiset operatiiviset kulut). Ole mahdollisimman yksityiskohtainen tarkkuuden varmistamiseksi.
4. Myyntisaamiset ja ostovelat
Ota huomioon asiakkaidesi vielä maksamatta olevat laskut (eli myyntisaamiset) sekä mahdolliset maksamattomat laskut tai ostolaskut, jotka sinun on maksettava (eli ostovelat).
5. Käteisvarat ja luottolimiitit
Ota huomioon käytettävissä olevat käteisvarasi, nykyiset luottolimiittisi, luottokorttiesi käyttämätön luotto sekä lainat, joita voit tarvittaessa hyödyntää. Ne toimivat turvaverkkona ja auttavat sinua selviytymään odottamattomista taloudellisista haasteista.
Kun olet kerännyt nämä tiedot, olet valmis aloittamaan kassavirtaennusteiden laatimisen.
Ketkä osallistuvat ennusteiden laatimiseen?
Kassavirtaennusteiden laatiminen ei ole yksin tehtävä työ. Keskeisten sidosryhmien tulisi osallistua siihen tarkkuuden varmistamiseksi ja erilaisten näkökulmien saamiseksi. Seuraavien henkilöiden tulisi osallistua prosessiin.
1. Yrityksen omistajat
Jos olet CFO, ymmärrät syvällisesti yrityksen taloutta… mutta tarvitset silti omistajan mukaan. Pienyritysten omistajat tietävät, millaista tulosta ja millaisia tavoitteita he odottavat, ja heidät on pidettävä ajan tasalla.
Yhteinen panoksenne on ratkaisevan tärkeä tulevan myynnin, kulujen ja kassavirtojen arvioimisessa, kun otetaan huomioon tulevat liiketoiminnan muutokset tai merkittävät kehityskulut.
2. Talousneuvonantajat
Jos työskentelet tiiviisti ulkopuolisten talousneuvonantajien kanssa, ota heidät mukaan tässä vaiheessa. He näkevät lukuisia kaltaisiasi yrityksiä, joten heidän asiantuntemuksensa voi olla korvaamatonta tarkkojen kassavirtaennusteiden laatimisessa.
He voivat auttaa arvioimaan tuloja ja kuluja suhteessa pankkien käytäntöihin, korkomuutoksiin ja muihin rahoitustekijöihin sekä varmistamaan, että ennusteesi ovat tilinpäätösperiaatteiden mukaisia.
3. Myynnin ja markkinoinnin johtajat
Myynti- ja markkinointitiimisi ovat etulinjassa, vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa ja tuottamassa liikevaihtoa. Jos sinulla ei ole käytettävissäsi valtavaa määrää tarkasteltavaa historiatietoa, harkitse heidän ottamistaan mukaan tähän prosessiin.
He voivat tarjota arvokkaita näkemyksiä markkinatrendeistä, asiakkaiden käyttäytymisestä sekä tulevista myynninedistämistoimista tai kampanjoista, jotka voivat vaikuttaa myyntiin.
4. Operatiivisen toiminnan ja tuotannon johtajat
Jos tieto on yrityksessäsi edelleen hieman hajanaista, myös tämä tiimi kannattaa ottaa mukaan.
Operatiivisen toiminnan ja tuotannon johtajilla on syvällinen ymmärrys tulevista muutoksista tai hankkeista, jotka saattavat edellyttää lisärahoitusta. Heidän osallistamisensa prosessiin varmistaa, että kaikki kulut otetaan huomioon ja ennusteet ovat realistisia.
Näin laadit kassavirtaennusteet
Olen käyttänyt tätä vaiheittaista opasta monta kertaa ja havainnut, että se yksinkertaistaa kassavirtaennusteiden laatimista.
Vaihe 1: Valitse haluamasi työkalu
Jos haluat edelleen välttää taloushallinto-ohjelmiston käyttöä – jopa pienyrityksille suunniteltuja vaihtoehtoja – voit laatia kassavirtaennusteet Excel-taulukkolaskentaohjelmalla, Google Sheetsillä tai vastaavalla verkkosovelluksella.
Työkalun valinta riippuu siitä, kuinka luontevaksi sen käyttö tuntuu sinusta ja kuinka monimutkaisia taloustietosi ovat.
Vaihe 2: Määritä ajanjakso
Päätä kassavirtaprojektioillesi sopiva ajanjakso. Liiketoimintasi tai liiketoimintamallisi mukaan voit jakaa sen viikko-, kuukausi-, neljännesvuosi- tai muihin ajanjaksoihin.
Viikko- ja kuukausiprojektiot ovat pienyrityksille yleisimpiä.
Vaihe 3: Arvioi liikevaihto
Aloita arvioimalla kunkin ajanjakson liikevaihto. Ota huomioon aiemmat myyntitiedot, markkinatrendit, asiakkaiden käyttäytyminen sekä tulevat tapahtumat tai kampanjat.
Ole arvioissasi realistinen, mutta pidä ne mieluummin varovaisina ja huomioi mahdolliset vaihtelut.
Vaihe 4: Luokittele kulut
- Luokittele kulusi kiinteisiin kuluihin (esimerkiksi vuokra ja palkat) sekä muuttuviin kuluihin (esimerkiksi raaka-aineet, mainonta ja markkinointikulut).
- Määritä kullekin kululuokalle tietty määrä jokaista ajanjaksoa varten.
- Varmista jokaisen luokan osalta asiaankuuluvilta sidosryhmiltä, että olet ottanut huomioon realistiset kulut.
Vaihe 5: Ota ajoitus huomioon
Ajoituksen realistinen arviointi on yksi tärkeimmistä asioista, jotka tässä ennustamisprosessissa on otettava huomioon.
Ota huomioon tulojesi ja kulujesi ajoitus. Osa tuloista voidaan saada heti, kun taas muiden maksuehdot voivat olla pidemmät. Vastaavasti kulut voivat erääntyä etukäteen maksettaviksi tai jakautua pidemmälle ajalle.
Kokemukseni mukaan monet pienyritykset ovat liian optimistisia sen suhteen, milloin tulot tulevat, ja päättävät maksaa laskut liian myöhään. Tämä vaikuttaa toimittaja- ja tavarantoimittajasuhteisiin sekä edullisiin maksuehtoihin.
Vaihe 6: Ota kausivaihtelu huomioon
Jos liiketoiminnassasi esiintyy kausivaihtelua, mukauta kassavirtaprojektiosi sen mukaisesti. Tunnista aktiivisen ja vähäisen toiminnan jaksot ja varmista, että projektiosi huomioivat nämä vaihtelut.
Kausivaihtelu on toinen usein huomiotta jäävä tekijä, joka johtaa epärealistisiin kassavirtaprojektioihin ja aiheuttaa kassakriisejä.
Vaihe 7: Huomioi myyntisaamiset ja ostovelat
Ota huomioon kaikki avoimet laskut, joita asiakkaasi eivät ole vielä maksaneet (myyntisaamiset), sekä kaikki maksamatta olevat laskut tai laskut, jotka sinun on maksettava (ostovelat).
Vaihe 8: Sisällytä kassavarat ja luottolimiitit
Ota huomioon nykyiset kassavarasi ja mahdolliset olemassa olevat luottolimiitit, joita voit tarvittaessa hyödyntää. Ne toimivat turvaverkkona ja varmistavat, että sinulla on puskuria tilanteen vaikeutuessa.
Vaihe 9: Mallinna muita skenaarioita
Vaikka kaikkea on mahdotonta ennustaa (katson sinua, pandemia), on tärkeää ottaa huomioon mahdolliset olosuhteet, jotka voivat vaikuttaa kassavirtaasi. Näitä voivat olla markkinaolosuhteiden muutokset, sääntelyn muutokset tai odottamattomat kulut.
Sisällytä projektioihisi puskuri ja oletuksia, joissa epävarmuustekijät otetaan huomioon.
Vaihe 10: Tarkista ja kehitä
On tärkeää analysoida kassavirtalaskelmasi, laatia kassavirtaprojektiosi ja tarkistaa ne kaikki huolellisesti – sekä itsenäisesti että muiden kanssa. Etsi mahdollisia ristiriitaisuuksia, virheitä tai epärealistisia oletuksia ja mikä tärkeintä, tee tarvittavat muutokset, kun havaitset niitä.
Muista, että kassavirtaprojektiot eivät ole kiveen hakattuja. Niitä tulee tarkistaa ja päivittää säännöllisesti liiketoimintasi ja taloudellisen tilanteesi kehittyessä. Seuraamalla toteutunutta kassavirtaasi suhteessa projektioihisi voit tehdä muutoksia ja hienosäätää ennusteitasi niiden tarkkuuden parantamiseksi.
Milloin kassavirtaprojektiot kannattaa laatia
Kassavirtaprojektiot tulisi laatia säännöllisin väliajoin, jotta taloutesi ei pääse yllättämään sinua; tiedän kuitenkin, että säännöllisesti tehtävien asioiden listalla on miljoona muutakin asiaa.
Tässä ovat tilanteet, joissa nämä projektiot on ehdottomasti laadittava.
Uuden yrityksen perustamisen yhteydessä
Jos olet perustamassa uutta yritystä, sinulla ei ole mitään, mihin tukeutua, jos asiat eivät sujukaan odottamallasi tavalla. Kassavirtaprojektiot auttavat määrittämään sinulle realistisiman skenaarion ja tunnistamaan mahdolliset haasteet jo varhaisessa vaiheessa.
Jos haet rahoitusta
Haetpa lainaa tai sijoittajia, kassavirtaennusteet ovat keskeinen osa esitystäsi (yksi lainanmyöntöohjelmiston hyödyistä on, että se voi auttaa sinua laatimaan nämä ennusteet). Luotonantajat ja sijoittajat haluavat nähdä, että ymmärrät kassavirtasi selkeästi ja pystyt tuottamaan riittävästi rahaa maksaaksesi heille takaisin ajallaan.
Jos laajennat toimintaasi
Jos yrityksen laajentamista suunnitellaan, kassavirtaennusteet voivat auttaa määrittämään sen taloudellisen kannattavuuden.
Niiden avulla voit arvioida laajentamisen vaikutusta kassavirtaasi ja tarvittaessa tunnistaa lisärahoituksen tarpeet lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.
Ennen merkittäviä taloudellisia päätöksiä
Jos aiot kosia, on hyvä varmistaa ensin, että olet valmis. Miksi yritystoiminnan pitäisi olla tässä suhteessa erilainen?
Aina kun harkitaan merkittäviä taloudellisia päätöksiä, kuten omaisuuden hankkimista, sopimusten tekemistä tai uusien tuotteiden tai palvelujen lanseeraamista, niiden kassavirtavaikutusten arviointi on tärkeää, jotta voit tehdä perusteltuja päätöksiä.
Esimerkki kassavirtaennusteesta
Jotta saisit käsityksen siitä, miten kassavirtaennusteet laaditaan, tässä on esimerkki pienen yrityksen kuukausittaisesta kassavirtaennusteesta:
3 suurinta vältettävää virhettä
Kassavirtaennusteiden laatimisessa kannattaa välttää joitakin yleisiä virheitä.
Liikevaihdon yliarviointi
Meillä kaikilla on taipumus olla liian optimistisia arvioidessamme liikevaihtoa. On kuitenkin tärkeää olla realistinen ja perustaa ennusteet historiallisiin tietoihin, liiketoiminnan ja markkinoiden kehityssuuntiin sekä luotettavaan tietoon, sillä liiallinen optimismi ei tässä auta sinua.
Ota huomioon maksuviiveistä kärsivät asiakkaat ja sisällytä vähintään oletus siitä, että tietty prosenttiosuus liikevaihdosta ei ehkä toteudu ajallaan (tai lainkaan). Näin sinulla on hieman puskuria siltä varalta, etteivät kassaan tulevat rahavirrat ole odotustesi mukaisia.
Kulujen aliarviointi
Samoin kulujen aliarviointi voi johtaa kassavajeisiin. Luokittele kulusi perusteellisesti ja ota huomioon kaikki mahdolliset kustannukset, mukaan lukien piilevät tai kertaluonteiset kulut.
Aivan kuten olet sisällyttänyt liikevaihtoon puskurin, sisällytä ennusteeseen oletus joistakin odottamattomista kertaluonteisista kuluista tai hinnankorotuksista välttääksesi ikävät yllätykset.
Kausivaihtelun huomiotta jättäminen
Jos liiketoiminnassasi esiintyy kausivaihtelua, sen huomioimatta jättäminen voi muodostua paljon suuremmaksi ongelmaksi kuin kuvittelet. Tässä tilanteessa muiden sidosryhmien näkemyksistä voi olla hyötyä, sillä heillä saattaa olla tietoa kustannuksista, joita et ole vielä ottanut huomioon. Heillä on usein toimialakohtaista tietoa kausi- tai ajanjaksoihin liittyvistä kuluista ja liikevaihtosykleistä.
Tilaa lisää kassavirtaa koskevia näkemyksiä
Kun sinulla on realististen kassavirtaennusteiden laatimiseen tarvittavat tiedot ja työkalut ilman kalliin ohjelmiston käyttöä, voit osoittaa sidosryhmille, että sinulla on tarvittavat valmiudet saada tämä toimimaan.
Haluatko kehittää talousjohtamisen taitojasi entisestään? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muokkaavat teknologia-alaa.
