Näin saat laskut maksettua nopeammin

Ennen yhteistyön aloittamista asiakkaan kanssa on tärkeää määritellä ehdot ja vahvistaa ne sopimuksella.

Miksi? Koska sopimus sitoo sinut ja asiakkaan oikeudellisesti tiettyihin velvoitteisiin, mikä vähentää merkittävästi myöhästyneiden maksujen tai maksamatta jääneiden laskujen riskiä.

Laatiaksesi hyvän sopimuksen, välttääksesi laskukiistat ja saadaksesi maksut ajallaan:

• Sopikaa koko maksusta tai ennakkomaksusta etukäteen. Näiden maksuvaihtoehtojen avulla varmistat koko laskutettavan summan tai ainakin osan siitä etukäteen. Kuvittele saavasi 50 %:n ennakkomaksun ennen uuden asiakasprojektin aloittamista. Se osoittaa asiakkaan sitoutumista ja voi myös auttaa kattamaan alkuvaiheen toteutuskustannukset.
• Harkitse virstanpylväisiin perustuvia maksuja. Virstanpylväsperusteiset maksut auttavat sinua saamaan maksut asteittain, kun saat projektin eri vaiheet päätökseen tai toimitat tuotteita ennalta määritellyin väliajoin. Voisit esimerkiksi jakaa pitkäaikaisen projektin maksun virstanpylväiden perusteella: 30 % etukäteen, 40 % puolivälissä ja 30 % valmistumisen yhteydessä. Tämä lähestymistapa ylläpitää tasaista kassavirtaa ja vähentää riskiäsi.
• Määrittele nettoehdot ja viivästysmaksut. Nettoehdot määrittelevät ajan, jonka kuluessa lasku on maksettava. Esimerkiksi netto 30 tarkoittaa, että lasku on maksettava 30 päivän kuluessa sen päiväyksestä, joten asiakkaalla on riittävästi aikaa maksaa. Tämä lähestymistapa yhdistettynä viivästysmaksuihin osoittaa asiakkaille laskusi kiireellisyyden ja kannustaa heitä maksamaan ennen määräajan umpeutumista.
• Harkitse jatkuvan palvelun sopimuksia. Jatkuvan palvelun sopimukset velvoittavat asiakkaat maksamaan sinulle kiinteän summan säännöllisin väliajoin, yleensä kuukausittain, ennen kuin toimitat laskutuskauden palveluita. Virstanpylväsmaksujen tavoin tämä varmistaa rahavirran jatkumisen työn edetessä, joten se sopii erinomaisesti pitkäaikaisiin projekteihin.

2. Laadi selkeät ja ytimekkäät laskut

Epäselvät tai virheelliset laskut voivat viivästyttää käsittelyä ja johtaa maksuaikojen umpeutumiseen. 

Asiakas saattaa esimerkiksi joutua ottamaan sinuun yhteyttä selvittääkseen joitakin laskussa käytettyjä lyhenteitä tai hänelle vieraita nimikkeitä. Kuvittele nyt, että keskustelun päättämiseen ja asian eteenpäin viemiseen kuluu sinulta päivä tai enemmän. Koko edestakainen viestittely antaa asiakkaalle yksinkertaisesti helpon tekosyyn siirtää maksut tärkeysjärjestyksessään alemmas.

Vältä tämä ja vastaavat tilanteet varmistamalla, että laskuissasi on: 

• yrityksesi nimi, yhteystiedot ja verotiedot
• selkeä erittely toimitetuista palveluista/tuotteista
• kunkin tuotteen tarkka hinta
• mahdolliset alennukset ja verovelvoitteet (esim. ALV)
• maksettava kokonaissumma
• laskun eräpäivä
• hyväksymäsi maksutavat ja pankkitilisi tiedot (pankkisiirto, luottokortti, verkkomaksuportaalit jne.)
• tarvittaessa lisähuomautukset (eli viivästysmaksut ja prosentuaaliset seuraamukset)

Älä myöskään piilota laskun eräpäivää pienellä painetusta tekstistä. Laita se sen sijaan yläosaan tai lähelle maksettavaa kokonaissummaa, jotta se on helppo huomata. Käytä tietenkin yhdenmukaisia laskupohjia ja muotoiluja väärinkäsitysten ja sekaannusten välttämiseksi.

Tässä on esimerkki laskun rakenteesta:

3. Automatisoi prosessisi

Jos lähetät edelleen laskuja postitse tai toimitat niitä fyysisesti, vaikeutat maksujen saamista ajallaan. Paperilaskut katoavat, sähköpostin liitteet hautautuvat ja kiireiset asiakkaat unohtavat. Automaatio poistaa nämä esteet yksinkertaistamalla ja tehostamalla koko verkkolaskutusprosessia.

Jätä siis manuaalinen työ väliin ja käytä laskutus- tai veloitusohjelmistoa:

• Luo laskut automaattisesti ennalta määritettyjen mallien avulla
• Ajasta toistuvat laskut vakio- tai jatkuville asiakkaille
• Lähetä automaattisia laskumuistutuksia sähköpostitse ennen eräpäivää ja sen jälkeen
• Tarjoa useita maksutapoja, jotta asiakkaat voivat maksaa helposti

Hyödynnä pilvipohjaisia sovelluksia, kuten FreshBooksia tai QuickBooksia. Ne ovat hyödyksi sekä sinulle että asiakkaillesi, sillä ne tekevät automaattisesta maksuprosessista joustavamman ja kannustavat nopeampaan maksamiseen. 

4. Lähetä lasku mahdollisimman nopeasti – aloita heti

Jos asiakkaallasi on tietty laskutusjakso (kuten useimmilla tavanomaisilla yrityksillä), ammattimaisen laskun lähettäminen jopa vain muutaman päivän myöhässä voi siirtää maksua viikoilla tai kuukausilla. Oletetaan, että asiakas maksaa yleensä kaikki laskut kunkin kuukauden 31. päivänä. Vaikka laskusi saapuisi seuraavan kuukauden 1. päivänä, on melko epätodennäköistä, että saat maksun ennen seuraavaa maksupäivää.

Opetus? Mitä nopeammin lähetät laskun, sitä aikaisemmin saat maksun.

Varmista myös, että laskutat ajallaan – joko heti projektin valmistuttua tai ennalta määritetyn virstanpylvään saavuttamisen jälkeen. Tämä auttaa:

• Osoittamaan ammattimaisuutta
• Pitämään maksusi asiakkaan mielessä
• Vähentämään riskiä, että laskusi jää huomaamatta

5. Noudata säännöllistä maksuaikataulua

Laskutitpa projektin valmistuessa, viikoittain tai kuukausittain, säännöllinen aikataulu auttaa asettamaan asiakkaan odotukset ja luo johdonmukaisen maksuaikataulun. Tämä ei auta ainoastaan sinua, vaan myös asiakastasi valmistautumaan laskuihisi ajoissa.

Author's Tip

Säännöllinen maksuaikataulu edistää kassavirran vakautta, toimittajien luottamusta ja talousennusteiden laatimista. Ilman sitä jopa kannattava yritys voi joutua nopeasti maksuvalmiusongelmiin.

Säännöllinen maksuaikataulu kulkee käsi kädessä laskujen nopean lähettämisen ja automaation kanssa, sillä automaattinen laskutus mahdollistaa asiakkaiden laskuttamisen, maksumuistutusten lähettämisen ja tilapäivitysten saamisen automaattisesti.

Manuaaliset seurantatoimet viivästyneiden maksujen osalta ja sen tarkistaminen, onko asiakas maksanut, jäävät historiaan. Mikä tärkeintä, sinun ei enää tarvitse huolehtia siitä, että unohdat lähettää laskun aikataulun mukaisesti.

6. Pidä yhteyttä asiakkaisiisi

Hyvä asiakassuhde vähentää myöhästyneitä maksuja ja helpottaa perintää tarvittaessa. Syy on yksinkertainen – sinuun luottava asiakas jättää harvemmin laskusi tai maksumuistutuksesi huomiotta.

Rakenna siis hyvät suhteet ja luottamus asiakkaidesi kanssa pitämällä heidät aina ajan tasalla. Asetu kasvukumppanin rooliin sen sijaan, että olisit vain yksi toimittaja tai palveluntarjoaja muiden joukossa, ja huomaat, kuinka asiakkaat alkavat asettaa laskusi etusijalle.

Vakavasti puhuen. Jopa yksinkertaiset teot, kuten kyselyihin vastaaminen ajoissa tai reaaliaikaisten päivitysten lähettäminen ongelmatilanteissa, voivat vaikuttaa merkittävästi. Vaikka nämä toimet eivät ole pakollisia, ne osoittavat tavoitteellisuutta ja huomaavaisuutta, pitävät brändisi tehokkaasti asiakkaan mielessä ja säilyttävät hyvän maineesi hänen silmissään.

Ja jos laskun maksu viivästyy, yhteydenotto henkilöön, jonka kanssa sinulla on jo hyvä suhde, tuntuu vähemmän kiusalliselta.

Etsitkö muita tapoja pitää yhteyttä asiakkaisiin ja ylläpitää tervettä työsuhdetta? Tässä kolme muuta keinoa:

• Luo useampi kuin yksi viestintäkanava. Käytä sähköpostia, puheluita, tekstiviestejä tai Slack-kanavia. Varmista vain, ettei asiakkaalla ole tarpeen tullen ainoastaan yhtä tapaa tavoittaa sinua.
• Nimeä asiakkuudelle oma vastuuhenkilö tai yhteyshenkilö. Tämä tekniikka varmistaa viestinnän johdonmukaisuuden, ehkäisee tiedonkulun aukkoja ja säästää aikaa, joka muutoin kuluisi uuden yrityksen edustajan perehdyttämiseen asiakkaan tilanteeseen. Tällaisen jatkuvan tuen tarjoaminen asiakkaille voi vaikeutua, jos edustaja lopettaa työskentelyn kanssasi. Riski on kuitenkin yleensä sen arvoinen, erityisesti suurten asiakkaiden kohdalla, jotka arvostavat ensiluokkaista palvelua.
• Kannusta asiakkaita. Jos asiakas ostaa sinulta suuria määriä tai on vakioasiakas, kannusta häntä palaamaan kannustimien avulla. Voit tarjota esimerkiksi kanta-asiakas- tai ennakkomaksualennuksia, ilmaisen toimituksen tai asennuksen, takuun kattamia korjauksia, lahjoja ja paljon muuta – valitse yrityksellesi sopiva vaihtoehto.

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Viivästysmaksujen periminen: milloin, miksi ja miten

Mainitsin viivästysmaksut aiemmin tässä artikkelissa, mutta tarkastellaan nyt lähemmin, mitä ne ovat ja miten ne voivat auttaa sinua saamaan maksut nopeammin. 

Kaiken kaikkiaan viivästysmaksut ovat keino estää asiakkaita jättämästä laskuja maksamatta liian pitkäksi aikaa. Vaikka niiden tarkoitus on tukea ajallaan tapahtuvaa ja tasaista kassavirtaa, viivästysmaksujen liian ankara periminen voi vahingoittaa asiakassuhteita ja aiheuttaa jopa parhaiden asiakkaidesi menettämisen. Löydä jämäkkyyden ja diplomaattisuuden välinen sopiva tasapaino ja pidä siitä kiinni. 

Author's Tip

Kaiken kaikkiaan viivästysmaksut ovat keino estää asiakkaita jättämästä laskuja maksamatta liian pitkäksi aikaa. Vaikka niiden tarkoitus on tukea ajallaan tapahtuvaa ja tasaista kassavirtaa, viivästysmaksujen liian ankara periminen voi vahingoittaa asiakassuhteita ja aiheuttaa jopa parhaiden asiakkaidesi menettämisen. \u003cstrong\u003eLöydä jämäkkyyden ja diplomaattisuuden välinen sopiva tasapaino ja pidä siitä kiinni. \u003c/strong\u003e

Voit laskea viivästysmaksut joko kiinteänä maksuna, prosenttiosuutena tai näiden yhdistelmänä.

• Kiinteä maksu: Kiinteä summa jokaisesta erääntyneestä laskusta (esim. $25 jokaisesta myöhästyneestä laskusta)
• Prosenttiperusteinen maksu: Prosenttiosuus maksamatta olevasta summasta (esim. 1.5% kuukaudessa)
• Yhdistelmämaksu: Kiinteän ja prosenttiperusteisen maksun yhdistelmä, kuten asteittaisessa perinnässä (kuten aiemmin selitettiin)

Oletetaan, että asiakas on sinulle velkaa $4,500 ja myöhästyy määräajasta. Jos viivästysmaksusi on 1.5% kuukaudessa, sen määrä olisi $67.50/kuukausi.

Suurempien laskujen kohdalla prosenttiperusteiset maksut ovat oikeudenmukaisempia, kun taas kiinteitä maksuja on helpompi hallinnoida pienemmissä maksutapahtumissa.

Ajoitus: milloin viivästysmaksuja sovelletaan?

Viivästysmaksuja voidaan soveltaa heti, kun lasku on erääntynyt, tai sen jälkeen, kun myöntämäsi ylimääräinen maksuajan pidennys on päättynyt. Voit myös harkita asteittaista perintää – päätös on sinun.

• Armonaika: Useimmat yrittäjät antavat 5–10 päivää aikaa pienille viivästyksille hyvän asiakassuhteen säilyttämiseksi. Voit lähettää kohteliaan muistutuksen päivänä 3 tai 5 ennen seuraamusten soveltamista.
• Selkeät määräajat: Aseta tiukat mutta kohtuulliset ehdot. Jos laskuissasi lukee “30 päivää netto”, asiakkaidesi tulee maksaa 30 päivän kuluessa – tai heiltä peritään viivästysmaksuja.
• Asteittainen perintä: Aloita varoituksella ja sovella sitten pieniä maksuja, jotka kasvavat ajan myötä. Tässä on malli, jota voit kokeilla:
  • Päivä 5: Ystävällinen muistutus, ei maksua
  • Päivä 10: Toinen ilmoitus, $25 maksu
  • Päivä 20: Viimeinen ilmoitus, prosenttiperusteinen maksu (esim. 1% kuukaudessa)

Riippumatta siitä, mitä päätät, tärkeintä on varmistaa, että jokaisessa lähettämässäsi laskussa ilmoitetaan selkeästi maksuehdot. Näin asiakkaat tietävät tarkalleen, milloin maksu on suoritettava ajallaan sekä milloin ja sovelletaanko viivästysmaksua. Loppujen lopuksi tavoitteenasi on saada maksu ilman, että joudut ryhtymään heti rangaistusluonteisiin toimiin (tai lainkaan).

Ensimmäisessä muistutuksessa maksun eräännyttyä voit myös antaa ylimääräisen maksuajan pidennyksen, esimerkiksi 3 tai 5 päivää lisää. Tämä kohteliaisuus antaa tilaa pienille viivästyksille ja säilyttää samalla hyvän asiakassuhteen.  

Kun armonaika on päättynyt, lähetä päivitetty lasku, joka sisältää viivästysmaksun. Korosta laskun alkuperäistä saldoa, viivästysmaksun määrää, kokonaissummaa ja eräpäivää. Näin tehdyt merkinnät ehkäisevät sekaannuksia ja selkeyttävät epäselviä kohtia.

Oikeudelliset näkökohdat: onko viivästysmaksuille rajoituksia?

Kaikki yritykset eivät voi veloittaa viivästysmaksuina mitä tahansa summia. Joillakin alueilla viivästysmaksuille on esimerkiksi asetettu enimmäismäärä, vaikka ne ovatkin useimmissa paikoissa yleensä 1–15% kuukaudessa. Tarkista osavaltiosi ja paikalliset lait ennen viivästysmaksujen käyttöönottoa. 

Pidemmälle: myyntisaamisten tehokkaan hallinnan varmistaminen

Etsitkö lisää vinkkejä? Laskutuksen lisäksi tässä on muutamia muita strategioita, jotka auttavat varmistamaan myyntisaamisten tehokkaan hallinnan. 

1. Tarjoa joustavia maksuvaihtoehtoja

Joustavien maksuvaihtoehtojen – kuten osamaksusuunnitelmien, useiden maksutapojen, myymäläluoton ja lompakon saldojen tai jatkuvan palvelun maksujen – tarjoaminen helpottaa asiakkaiden maksamista sinulle ajallaan. 

Oletetaan, että pyörität palvelupohjaista yritystä, jolla on pitkäaikaisia asiakkaita jatkuvan palvelusopimuksen piirissä. Toistuva laskutus on erinomainen tapa saada maksut ajallaan ja ylläpitää tasaista rahavirtaa. Oikean laskutusohjelmiston avulla voit jopa käyttää automaattista maksutoimintoa, jonka ansiosta asiakkaat voivat maksaa laskun sen erääntyessä. 

2. Seuraa oikeita myyntisaamisten mittareita

Myyntisaamisten keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t) auttavat näkemään, kuinka hyvä tai heikko rahavirta on. Tässä ovat tärkeimmät myyntisaamisten mittarit, joita suosittelen aina seuraamaan niin suurille kuin pienillekin yrityksille:

• DSO (myyntisaamisten kiertoaika): Keskimääräinen päivien määrä, joka kuluu maksun saamiseen. Mitä pienempi tämä mittari on, sitä parempi.
• Myyntisaamisten kiertonopeus: Tämä mittari osoittaa, kuinka nopeasti muutat avoimet laskut rahaksi. Se kuvaa myyntisaamisten hallinnan todellista tilaa, ja se lasketaan jakamalla tietyn ajanjakson nettoluottomyynti keskimääräisillä myyntisaamisilla.
• ADD (keskimääräinen viivästymispäivien määrä): Laskujen eräpäivien ja asiakkaiden maksupäivien välinen keskimääräinen päivien määrä. ADD auttaa analysoimaan yksittäisten asiakkaiden myöhästyneiden maksujen malleja, jotta voit ryhtyä asianmukaisiin toimiin – esimerkiksi muuttaa maksuehtoja, rajoittaa tilausmääriä, asettaa asiakkaan mustalle listalle tai tehdä mitä tahansa todella toimivaa.

Ostovelkojen automaatio-ohjelmistot, kuten Payouts, Procurify ja Centime, ovat erinomaisia työkaluja näiden mittareiden seuraamiseen, virheiden vähentämiseen ja koko prosessin optimointiin.

3. Laadi luotto- ja perintäkäytännöt

Selkeiden luotto- ja perintäkäytäntöjen avulla voit luottaa siihen, että myyntisaamisten hallinta toimii mahdollisimman sujuvasti. 

Luottorajoista maksumääräaikoihin, ennakoivista ja reaktiivisista muistutuksista muihin toimenpiteisiin – nämä käytännöt auttavat vähentämään erääntyneitä maksuja ja vahvistamaan yrityksesi taloudellista vakautta.

4. Ulkoista myyntisaamisten hallinta

Jos sinulla on varaa ylimääräiseen kustannukseen, myyntisaamisten hallinnan ulkoistaminen on toinen tapa torjua tehottomuutta. Yksi yleinen menetelmä, josta ei usein puhuta, on laskurahoitus, jonka avulla saat laskusta maksun etukäteen rahoitusyhtiöltä tietyllä hinnalla. Tämän jälkeen yhtiö ottaa asiakkaaseen yhteyttä saadakseen maksun ja kattaakseen sinulle antamansa rahat.

Huomaa kuitenkin, että tämä lähestymistapa on suhteellisen kallis ja joskus riskialtis. Se antaa sinulle myös vähemmän hallintaa asiakassuhteisiin. 

Etkö halua ulkoistaa? Hoida myyntisaamisten hallinta itse investoimalla hyvään myyntisaamisten automaatio-ohjelmistoon. Myyntisaamisten automaation hyötyihin kuuluu rahansäästö ja tärkeiden asiakassuhteiden hallinta. Tutustu muutamiin suosikkivaihtoehtoihini ja pääse alkuun:

Tilaa uutiskirje saadaksesi älykkäämpiä laskutus- ja kassavirtastrategioita

Kukaan ei halua menettää asiakasta laskutukseen liittyvien ongelmien vuoksi – mutta maksujen saaminen ajallaan on aivan yhtä tärkeää. Olennaista on rakentaa maksuprosessi niin, että kitkaa syntyy mahdollisimman vähän ja vahvat asiakassuhteet säilyvät.

Haluatko lisää asiantuntijavinkkejä, joiden avulla myöhästyneet maksut ja maksamattomat laskut jäävät historiaan? Tilaa uutiskirjeemme ja saat uusimmat talousoppaat ja strategiat yritysten omistajille ja talousalan ammattilaisille suoraan sähköpostiisi.