Mikä on SaaS-toiminnanohjausjärjestelmä & miten sitä verrataan perinteiseen toiminnanohjausjärjestelmään?
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmä on pilvipohjainen ERP-järjestelmä, joka auttaa kirjanpitäjiä ja talousalan ammattilaisia hallitsemaan taloutta, automatisoimaan tehtäviä ja käyttämään reaaliaikaisia tietoja mistä tahansa.
Sen tietäminen, mikä se on ja miten se voi vaikuttaa liiketoimintaasi, ovat kuitenkin kaksi eri asiaa.
Digitaalisten ohjelmistojen parissa hankkimani kokemuksen avulla näytän, miten SaaS-toiminnanohjausjärjestelmä toimii, mitä hyötyä siitä on roolillesi ja miten valita oikea ratkaisu — jotta voit tehdä taloudellisia päätöksiä fiksummin ja nopeammin sekä pienemmällä stressillä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä ERP on?
Toiminnanohjausjärjestelmät ovat teknologisia ratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat hallita monia liiketoimintaprosessejaan yhdestä keskitetystä paikasta. Ne tarjoavat reaaliaikaisen näkymän liiketoimintasi keskeisten toimintojen suorituskykyyn, minkä ansiosta voit suunnitella strategioita ja kohdentaa resursseja tehokkaasti.
ERP-alustojen kattamia yleisiä liiketoimintayksiköitä ovat:
Mikä SaaS on?
SaaS eli ohjelmisto palveluna on pilvipohjainen ohjelmistojen toimitusmalli, jossa palveluntarjoaja ylläpitää sovelluksia ja käyttäjät käyttävät niitä internetin kautta. Sen sijaan, että käyttäjät ostaisivat ja asentaisivat ohjelmiston yksittäisille laitteille, he tilaavat sen — usein kuukausi- tai vuosiperusteisesti — ja käyttävät sitä verkkoselaimen kautta.
Jos sinulla on esimerkiksi Netflix-tilaus, käytät SaaS-palvelua jo jokapäiväisessä elämässäsi. Vaikka toimitusmalli on tuttu, nykyaikaiset SaaS-toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät edistyneitä ominaisuuksia, jotka tekevät niistä erityisen houkuttelevia talousalan ammattilaisille:
| Ominaisuus | Hyödyt |
| Reaaliaikainen raportointi | Tarjoaa ajantasaisen näkymän taloudelliseen suorituskykyyn ja mahdollistaa nopeamman, dataan perustuvan päätöksenteon ilman kuukausiraporttien odottamista. |
| Automatisoidut työnkulut | Sujuvoittaa toistuvia tehtäviä, kuten laskujen hyväksyntää, kulujen seurantaa ja täsmäytyksiä, säästää aikaa ja vähentää manuaalisia virheitä. |
| Tekoälyyn perustuva ennustaminen | Hyödyntää historiatietoja ja koneoppimista ennustaakseen liikevaihtoa, kassavirtaa ja budjettipoikkeamia tarkemmin. |
| Moniyritys- ja monivaluuttatuki | Helpottaa eri maantieteellisillä alueilla toimivien yritysten konsolidoitua talousraportointia ja vähentää useiden tytäryhtiöiden hallinnan monimutkaisuutta. |
| Lohkoketjupohjaiset pääkirjat | Lisää taloustoimien turvallisuutta ja läpinäkyvyyttä luomalla muuttumattomia, aikaleimattuja tietueita. |
Eroaako SaaS-toiminnanohjausjärjestelmä pilvipohjaisesta ERP-järjestelmästä?
Jos se kävelee kuin ankka, näyttää ankalta ja vaakkuu kuin ankka, se on ankka. Se on vain erilainen ankkatyyppi.
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmien ja pilvipohjaisten ERP-järjestelmien välillä on eroja, mutta ne tiivistyvät pääasiassa räätälöinnin tasoon (ja hintaan, jonka maksat tästä räätälöinnistä). Pilvipohjaiset ERP-järjestelmät ovat myös käytettävissä useilla palvelimilla, ja niihin sisältyy erilaisia käyttöönottotyyppejä, kuten:
- Moniasiakasympäristössä toimiva SaaS-toiminnanohjausjärjestelmä: Useat yritykset jakavat saman sovellusinstanssin. Yksi esimerkki on NetSuite, jossa kaikki käyttäjät käyttävät keskitettyä ERP-järjestelmää, mutta eri moduulit auttavat mukauttamaan sen omiin tarpeisiisi.
- Yhden asiakkaan pilvipohjainen ERP-järjestelmä: Tarjoaa jokaiselle yritykselle oman ohjelmistoinstanssin sekä paremman hallinnan päivityksiin ja mukautuksiin.
- Yksityisen pilven käyttöönottoratkaisut: ERP-ohjelmistoa ylläpidetään erillisessä ympäristössä, jota suosivat usein yritykset, joilla on tiukemmat vaatimukset vaatimustenmukaisuudelle.
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmiä puolestaan ylläpidetään palveluntarjoajan palvelimella, ja niitä käytetään tilausmallin kautta.
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmän 5 hyötyä
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen voi tehdä talousprosesseistasi nopeampia, älykkäämpiä ja helpompia hallita. Tässä on viisi keskeistä hyötyä, jotka olen löytänyt digitaalisten ohjelmistojen tutkimisen aikana:
- Pienemmät ennakkokustannukset: SaaS-ERP-järjestelmien kanssa sinun ei tarvitse ostaa palvelimia tai maksaa monimutkaisista asennuksista. Tämä auttaa pitämään IT-kulut pieninä ja hallittavina – mikä voi olla erityisen hyödyllistä kasvaville yrityksille, jotka haluavat välttää suuria ennakkokustannuksia.
- Nopeammat päivitykset: SaaS-ERP-palveluntarjoajat hoitavat kaikki päivitykset automaattisesti puolestasi. Tämä tarkoittaa, että käytössäsi on aina uusin versio uusine ominaisuuksineen, tietoturvaparannuksineen ja suorituskykypäivityksineen – sinun ei tarvitse tehdä mitään.
- Parempi käytettävyys: SaaS-ERP-järjestelmä ei sido sinua yhteen sijaintiin. Voit kirjautua sisään kannettavalla tietokoneella, tabletilla tai jopa puhelimella. Kaikki on isännöity pilvessä, joten tietosi ovat aina saatavilla ja ajan tasalla riippumatta siitä, missä olet.
- Helpompi käyttöönotto: Koska sinun ei tarvitse hankkia uusia laitteita, palkata uusia työntekijöitä tai asentaa ohjelmistoja paikallisille koneille, pilvipohjaisen ERP-järjestelmän käyttöönotto on paljon helpompaa.
- Suurempi joustavuus: Olitpa lisäämässä käyttäjiä, ominaisuuksia, sijainteja tai kokonaan uusia osastoja, SaaS-ERP voi kasvaa kanssasi. Se on suunniteltu skaalautuvaksi, joten voit aloittaa pienestä ja laajentaa järjestelmää liiketoimintasi kehittyessä – ilman järjestelmän vaihtamista tai koko kokoonpanon uudistamista.
3 SaaS-ERP-järjestelmien haittaa
Vaikka SaaS-ERP-järjestelmistä on paljon hyötyä, niillä on myös joitakin haittoja, kuten:
- Rajoitetut mukautusmahdollisuudet: SaaS-ERP-järjestelmien mukana toimitetaan yleensä ennalta määritettyjä ominaisuuksia ja malleja, mikä voi rajoittaa niiden käyttöä. Voit usein säätää asetuksia tai lisätä liitännäisiä, mutta et välttämättä pysty mukauttamaan järjestelmää täysin tarpeidesi mukaan.
- Jatkuvat kustannukset: Vaikka vältät suuret ennakkomaksut, SaaS-ERP-järjestelmistä aiheutuu jatkuvia kuukausi- tai vuosikustannuksia. Ajan mittaan ne voivat kasvaa suuriksi – erityisesti tiimisi kasvaessa ja tarvitessasi lisää käyttäjälisenssejä tai edistyneitä ominaisuuksia.
- Vähäisempi hallinta päivityksistä: SaaS-ERP-toimittajat hallitsevat päivityksiä ja julkaisevat ne oman aikataulunsa mukaan. Vaikka on hienoa, että käytössäsi ovat aina uusimmat ominaisuudet, päivitykset voivat joskus vaikuttaa työnkulkuusi tai muuttaa järjestelmän osia, joihin olet tottunut.
SaaS-ERP vs. paikallinen ERP
Sekä paikallisten ERP-järjestelmien että SaaS-ERP-järjestelmien tavoitteena on keskittää yrityksen tiedot ja prosessit yhteen kokonaisuuteen. Ainoa keskeinen ero on se, asennetaanko järjestelmä omalle palvelimellesi vai käytetäänkö sitä pilven kautta.
Paikalliset ratkaisut sopivat yleensä parhaiten suuremmille yrityksille tai toimialoille, jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja, kuten terveydenhuoltoon tai valmistavaan teollisuuteen (tämä on yksi paikallisten ERP-järjestelmien hyödyistä). SaaS-ERP-ratkaisut puolestaan on suunnattu enemmän pienille ja keskisuurille yrityksille tai yrityksille, joiden on päästävä taloustietoihinsa käsiksi jatkuvasti.
SaaS-ERP:n kustannukset
Koska SaaS-ERP-ratkaisut perustuvat tilaukseen, kustannukset voivat vaihdella mukautusten määrän, käyttäjien lukumäärän, integraatioiden ja muiden tekijöiden mukaan.
Useimmista SaaS-ERP-järjestelmistä veloitetaan kuukausi- tai vuosimaksu, joka sisältää yleensä isännöinnin, ylläpidon, tietoturvan, päivitykset ja tuen. Tämän ansiosta yritykset voivat säästää helposti IT- ja ylläpitokustannuksissa.
Missä SaaS-ERP:stä on eniten hyötyä
SaaS-ERP:n helppo käytettävyys tekee siitä erityisen sopivan organisaatioille, jotka haluavat säilyttää ketteryytensä investoimatta raskaaseen IT-infrastruktuuriin. Näitä ovat:
- Startup-yritykset ja pienet ja keskisuuret yritykset: Kun olet ketterän tiimin jäsen ja pyrit saavuttamaan kokoasi suurempia tuloksia, sinulla ei ole aikaa tai rahaa monimutkaisiin paikallisiin järjestelmiin. SaaS-ERP tarjoaa pienille yrityksille käyttövalmiit toiminnot, säännölliset päivitykset ja ennakoitavan hinnoittelun, joten ne voivat keskittyä kasvattamiseen palvelinten ylläpidon sijaan.
- Valmistava teollisuus ja jakelu: Kyllä, myös fyysisten tuotteiden parissa työskentelevät hyödyntävät pilvipalveluita. Nämä toimialat hyötyvät SaaS-ERP:n kyvystä hallita varastonhallintaa, tuotannon aikataulutusta ja toimitusketjun koordinointia reaaliajassa ilman perinteisten ERP-järjestelmien aiheuttamaa IT-rasitetta.
- Asiantuntijapalvelut: Ajattele konsulttiyrityksiä, markkinointitoimistoja tai lakitiimejä. Niiden toiminta perustuu projektityöhön, resurssien suunnitteluun ja laskutettavaan työaikaan. SaaS-ERP auttaa seuraamaan kaikkea tätä sujuvan raportoinnin avulla ja vähentää ohjelmiston ylläpitoon liittyviä ongelmia.
- Useissa sijainneissa toimivat yritykset: Johditpa franchising-yrityksiä, etätiimejä tai maailmanlaajuista toimintaa, SaaS-ERP:n pilvipohjainen käytettävyys varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla. VPN-yhteyksiä tai paikallisia asennuksia ei tarvita.
Yleiset käyttöönoton haasteet
Vaikka SaaS-ERP-järjestelmät tarjoavat paljon etuja, niiden käyttöönotto ei aina ole helppoa. Kuten kaikissa merkittävissä yritysjärjestelmien uudistuksissa, myös tässä talous- ja operatiivisten toimintojen tiimien tulisi varautua todellisiin haasteisiin. Hyvä uutinen? Useimpiin näistä haasteista voidaan vastata ennakoivasti oikean strategian avulla.
Tietojen siirto
Tietojen siirtäminen vanhoista järjestelmistä uuteen toiminnanohjausjärjestelmään voi olla sotkuista. Prosessin aikana epäyhtenäiset muotoilut, puutteelliset tietueet ja tietosiilot nostavat usein päätään.
Muutoksenhallinnan vastustus
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmät tuovat usein uusia työnkulkuja ja käyttöliittymiä, mikä voi hämmentää vanhoihin järjestelmiin tottuneita tiimejä. Jopa hyödyllinen automaatio voi tuntua häiriöltä.
Kustannusten ylittyminen
Vaikka SaaS-hinnoittelu on ennakoitavampaa kuin perinteisten toiminnanohjausjärjestelmien, kustannukset voivat silti kasvaa nopeasti, jos projektin aikataulu venyy tai uusia vaatimuksia ilmenee kesken kaiken.
Puutteellinen koulutus
SaaS-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto muuttaa merkittävästi sitä, miten taloustiimisi (ja koko organisaatio) toimii päivittäin. Koulutuksen ja perehdytyksen puute voi johtaa tehottomuuteen ja viivästyksiin tuottavuudessa.
Ota SaaS-ERP käyttöön yrityksessäsi
Oletpa kokenut toiminnanohjausjärjestelmien käyttäjä tai et erota ERP-järjestelmiä aakkosista, on selvää, että pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat monia etuja paikallisesti asennettuihin järjestelmiin verrattuna.
Mitä siis vielä odotat?
Valmis kartuttamaan osaamistasi talousjohtajana? Tilaa uutiskirjeemme asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä varten talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
