Yksinkertainen kuluraporttiopas ja mallipohjat teknologia-alan talousjohtajille
Kuluraportin laatiminen vie aikaa, jonka voisi käyttää paremmin strategiatyöhön, luovaan työskentelyyn tai melkein mihin tahansa muuhun. Olen koonnut runsaasti hyödyllistä materiaalia sisältävän oppaan yksinkertaisen kuluraportin laatimiseen mallipohjineen.
Olen käsitellyt kaksi tapaa luoda kuluraportti: Excelin tai Google Sheetsin avulla tai käyttämällä kuluraporttiohjelmistoa. Kummassakaan tapauksessa raportteja ei tarvitse luoda tyhjästä – ohjelmistoratkaisut tarjoavat yleensä valmiita asetteluja, ja olen jakanut joitakin mallipohjia lähtökohdaksi, jos haluat ohittaa ohjelmiston käytön.
Perinteinen lähestymistapa kuluraportointiin
Perinteiseen kuluraportointiin kuului kuittien käsittelyä ja lomakkeiden täyttämistä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tiimit käyttävät tuntikausia jokaisen aterian, taksimatkan ja konferenssimaksun huolelliseen dokumentointiin, mutta tiedot katoavat lopulta johonkin byrokraattiseen mustaan aukkoon.
Kaiken kukkuraksi paperiset tiedot ovat alttiita virheille – jos niitä ylipäätään muistetaan kirjata.
On helppo ymmärtää, miksi perinteinen lähestymistapa, hyvistä tarkoitusperistään huolimatta, kannattaa jättää historiankirjoihin.
Kuluraportoinnin nykyaikaistamisen hyödyt
Nykyaikaiset yritykset käyttävät kulujenhallintaohjelmistoa kuluraporttien luomiseen ja seurantaan, koska se on:
1. Tehokkaampi
Tietojen syöttäminen ohjelmistoon on paljon helpompaa kuin kuittien kantaminen ja tietojen kirjaaminen manuaalisesti paperisiin asiakirjoihin.
Tämä yksinkertaisuus lisää tehokkuutta ja mahdollistaa sen, että tiimisi voi käsitellä huomattavasti suuremman määrän kuluraportteja tietyn ajanjakson aikana.
2. Parempi läpinäkyvyys
Voit määrittää käyttöoikeudet niin, että kaikilla kuluraportteihin tarvitsevilla on pääsy niihin. Tämä varmistaa taloudellisen läpinäkyvyyden ja vähentää byrokratiaa.
Se tarjoaa sinulle ja tiimillesi myös täydellisen näkyvyyden kuluihin – viivästynyt näkyvyys on suuri ongelma organisaatioissa. Kuten Embursen talousjohtaja Adriana Carpenter selittää:
“Yrityksillä on vaikeuksia saada näkyvyyttä työntekijöidensä aiheuttamiin kuluihin. Voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin [taloustiimit] näkevät nämä kulut, ja se on ongelmallista.”
3. Muokattavissa reaaliajassa
Tämä on keskeinen kulujenhallintaohjelmiston hyöty – voit tarkastella kuluja ja korvausten tilaa reaaliajassa kuluraportointiohjelmiston avulla ja varmistaa, että teet päätöksiä aina ajantasaisen tiedon perusteella.
Tämä antaa sinulle reaaliaikaisen näkyvyyden yrityksesi talouteen ja tuo esiin säästökohteita silloin, kun niihin on vielä mahdollista vaikuttaa. Lisäksi näiden tietojen saaminen etukäteen helpottaa huomattavasti talouskauden päätösprosessia, kun sen aika koittaa.
4. Verohyödyt
Kuten varmasti tiedät, monet liiketoimintaan liittyvät kulut ovat verovähennyskelpoisia. Tavallisiin liiketoiminnan kuluihin, kuten matkustamiseen, aterioihin, edustuskuluihin ja toimistotarvikkeisiin, liittyvän vähennyksen ilmoittaminen voi pienentää verovelvollisuuttasi, edellyttäen, että sinulla on asianmukaiset asiakirjat, kuten tositteena toimivat kuitit ja laskut.
Yritykset voivat joillakin lainkäyttöalueilla pystyä myös hakemaan myyntiveron palautusta. Muista, että tarkkuus on nopeutta tärkeämpää – epätarkka tai puutteellinen kuluraportointi lisää verotarkastusten riskiä tai aiheuttaa vaatimustenmukaisuusongelmia.
Yksinkertaisen kuluraportin tärkeimmät ominaisuudet
Vaikka ohjelmiston käyttö on parasta, siihen ei ole aina mahdollista investoida, etenkin jos kyseessä on rahavaikeuksissa oleva startup-yritys tai työntekijöitä on vähän.
Jos nyt ei vaikuta olevan hyvä aika investoida kuluraportointiohjelmistoon, Microsoft Excelillä tai Google Sheetsillä luotu yksinkertainen kuluraporttimallipohja toimii hyvin – se ei ole täydellinen, mutta se on silti paljon parempi kulujen raportointitapa kuin paperiset asiakirjat.
Yksinkertainen kuluraportti on lähes aina vain eritelty luettelo kuluista sekä perustiedot, kuten työntekijän nimi ja raportin lähetyspäivä. Tämä voi kuitenkin olla liian pelkistetty ratkaisu.
Keskity sen sijaan rakentamaan kuluraportti, joka on edelleen yksinkertainen mutta sisältää myös kaikki tarvittavat tiedot. Tässä on kolme kuluraportin keskeistä ominaisuutta, jotka tekevät siitä yksinkertaisen ja hyödyllisen:
Tarkoituksenmukainen asettelu
Laadi selkeä ja järjestelmällinen asettelu. Käytä yhdenmukaista muotoilua ja välistystä välttääksesi sekavuutta. Selkeä asettelu yhdessä selkeästi nimettyjen kenttien kanssa vähentää puuttuvien tietojen riskiä.
Juuri tarpeeksi yksityiskohtia
Lisää juuri tarpeeksi yksityiskohtia – haluat mukaan kaikki olennaiset tiedot ilman sekavuutta.
Sekavuus saa raportin vaikuttamaan ylivoimaiselta, lisää virheiden riskiä ja tekee hyväksymisestä työlästä. Sinun kannattaa esimerkiksi lisätä kenttä ”ruokailukuluille” sen sijaan, että pyytäisit työntekijöitä listaamaan jokaisen aterian erikseen. Jos yksittäinen kulu näyttää epätavallisen suurelta, voit tarkistaa liitteenä olevat kuitit.
Selkeät ohjeet
Tarjoa selkeät ohjeet, mutta vain silloin, kun se on tarpeen. Jos työntekijäsi esimerkiksi matkustavat usein ulkomaille työasioissa, matkakuluraportissa tulisi olla ohjeet siitä, mitä valuuttakurssia muuntamisessa käytetään, ja siinä tulisi muistuttaa huomioimaan sovellettavat valuutanvaihtokulut.
Kuluraportin luominen ohjelmistolla
Yksinkertaisen raportin luominen on ohjelmistolla melko helppoa. Tässä on vaiheittainen opas ensimmäisen yksinkertaisen kuluraporttisi luomiseen:
- Valitse kuluraportointiohjelmisto: Ensimmäinen vaihe on helpottaa omaa työtäsi valitsemalla hyvä kuluraportointiohjelmisto. Olen käsitellyt asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota tämän artikkelin seuraavassa osiossa.
- Valitse mallipohja: Kuluraporttisi tarkka rakenne riippuu valitsemastasi ohjelmistosta. Ratkaisut, joissa on enemmän mukautusvaihtoehtoja, antavat sinun yksinkertaistaa oletusmallipohjaa entisestään tai lisätä siihen monimutkaisuutta. Esimerkiksi Expensifyn oletusmallipohja sisältää kolme kenttää (Vastaanottaja, Lähettäjä ja Summa), mutta voit lisätä mukautettuja kenttiä mieltymystesi mukaan:
- Määritä ohjelmisto: Määritä ohjelmisto omien mieltymystesi mukaan. Kaikki ratkaisut tarjoavat määritysmahdollisuuksia, mutta ne vaihtelevat ratkaisun monimutkaisuuden perusteella.
- SAP Concurin kaltaisten edistyneiden työkalujen avulla voit määrittää hyväksyntätyönkulut vastaamaan yrityksesi hierarkiaa ja käytäntöjä.
- Expensifyn kaltaiset aloittelijaystävälliset ratkaisut tarjoavat esimerkiksi mahdollisuuden lähettää kuluraportit automaattisesti haluamallasi aikavälillä:
Kun olet määrittänyt järjestelmän haluamallasi tavalla, voit pyytää työntekijöitä aloittamaan sen käytön kuluraporttien lähettämiseen.
Kuluraportointityökalujen arviointi
Ennen kuin perehdyt yksityiskohtiin, rajaa työkalujen luettelo budjettisi perusteella.
Parhaat kuluraportointityökalut tarjoavat laajan ominaisuusvalikoiman, mutta ne voivat olla liian kalliita. Toisaalta edullisista työkaluista saattaa puuttua edistyneitä ominaisuuksia.
Kun olet rajannut vaihtoehtojasi hintaluokan perusteella, seuraava vaihe on löytää työkalu, joka tarjoaa eniten vastinetta rahalle. Tätä varten sinun on verrattava arvioimiesi työkalujen ominaisuuksia. Tässä on joitakin ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä:
- Mobiilisovellus: Mobiilisovelluksen avulla työntekijät voivat skannata ja lähettää kuitit heti saatuaan ne. Tämä vähentää virheiden mahdollisuutta ja varmistaa, ettei työntekijä unohda hakea korvausta kyseisestä kulusta.
- Luottokorttitietojen tuonti: Saat kuukausittaiset tiliotteet yrityksen luottokortista, mutta sinun on silti syötettävä kyseiset tiedot kuluraportointityökaluun. Mahdollisuus tuoda tapahtumatiedot tiliotteelta poistaa yksitoikkoisen tietojen syöttämisen tarpeen.
- Pääkirjan tilikoodaus: Pääkirjan (GL) -koodit ovat yksilöllisiä aakkosnumeerisia koodeja, jotka määritetään kaikille pääkirjan tileille. Liittämällä GL-koodit kulutyyppeihin voit antaa ohjelmistosi kirjata kulut automaattisesti asianmukaisille pääkirjan tileille ja aloittaa samalla kuluraporttien automatisoinnin kokonaisuudessaan.
- Veroseuranta: Sisäänrakennettu veroseuranta auttaa seuraamaan myyntiveroa ja verovähennyskelpoisia kuluja, mikä vähentää merkittävästi verokauden stressiä. Sen sijaan, että kävisit jokaisen kuitin läpi verojen erääntyessä, anna ohjelmiston seurata näitä lukuja, jotta voit keskittyä tehtäviin, jotka edellyttävät ihmisen panosta.
- Integraatiot: Integraatiot auttavat synkronoimaan tietoja järjestelmien välillä. Kuluraportointiohjelmistosi saattaa joutua keräämään tietoja useista lähteistä, kuten kirjanpito-ohjelmistostasi, ja ilmoittamaan sitten palkanlaskentajärjestelmällesi, että se käynnistää automaattiset maksut kaikkien hyväksyttyjen työntekijöiden kuluraporttien perusteella lasketun kokonaiskorvauksen mukaisesti.
Useimmat laadukkaat ratkaisut tarjoavat nämä ominaisuudet, mutta sinun kannattaa etsiä myös ominaisuuksia ja toimintoja, joita oma yrityksesi tarvitsee.
Maksuttomat kuluraporttimallit
Verkossa on saatavilla erilaisia kuluraporttimalleja, jotka tekevät nollasta yhteen -prosessista paljon yksinkertaisemman. Ota vain nämä mallit ja muokkaa niitä tarpeidesi mukaan. Voit esimerkiksi lisätä välisummaa koskevan kentän jokaiselle kululuokalle tai erillisen sarakkeen veroille, jotta niiden seuraaminen on helpompaa.
Tässä on joitakin parhaista vaihtoehdoista riippumatta siitä, johdatko yritystä, työskenteletkö yrityksessä vai työskenteletkö itsenäisesti:
- Smartsheetin maksuttomat mallit:
- Clockifyn maksuttomat mallit:
- Coefficientin maksuttomat mallit:
- Zohon yrityskulujen raportointimalli
- HubSpotin kuluraporttimalli
Tiimisi kouluttaminen kuluraportointiin
Tiimisi tehokas kouluttaminen kuluraportointiin tekee prosessista paljon helpomman. Tässä on joitakin tapoja kouluttaa tiimiäsi ajan mittaan:
- Selkeät ohjeet ja käytännöt: Aloita laatimalla selkeät ohjeet ja käytännöt kuluraportointia varten. Varmista, että kaikki työntekijät tietävät, mitkä kulut korvataan, mitä asiakirjoja korvaushakemukseen tarvitaan, mitkä ovat kulutusrajat ja miten hyväksymisprosessit toimivat.
- Tarjoa koulutustilaisuuksia: Kouluta työntekijät käyttämään kuluraportointiohjelmistoasi tehokkaasti. Kerro heille tarkan dokumentoinnin ja yrityksen käytäntöjen noudattamisen tärkeydestä. Käytännön esittelyt ja harjoitukset ovat erinomainen tapa vahvistaa oppimista.
- Näytä esimerkkiä: Näytä työntekijöillesi esimerkkiä noudattamalla raportointikäytäntöjä ja osoittamalla vastuullisia kulutustottumuksia. Työntekijät seuraavat todennäköisemmin johtajansa esimerkkiä kuin noudattavat ohjeita.
- Palautetta ja tukea: Tarjoa palautetta ja tukea, kun työntekijät tutustuvat uuteen kuluraportointikäytäntöön. Kannusta heitä esittämään kysymyksiä, anna ohjeita ja puutu ennakoivasti mahdollisiin haasteisiin, joita he saattavat kohdata.
Kuluraportointi yksinkertaiseksi
Kuluraportointiohjelmisto automatisoi suuren osan kuluraportointiprosessista. Se yksinkertaistaa työntekijöiden raportointia, antaa sinulle pääsyn reaaliaikaisiin kulutustietoihin ja minimoi virheiden riskin. Jos et ole vielä valmis investoimaan ohjelmistoon, Microsoft Excel tai Google Sheets on hyvä paikka aloittaa.
Oletko valmis kehittämään talousjohtamisen taitojasi? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme ja saat asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä rahoitusalan johtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
