Kuinka laatia kestävä yritysbudjetti seitsemässä vaiheessa
Tuntuuko yrityksesi budjetti enemmän uudenvuodenlupaukselta – sellaiselta, joka tehdään parhain aikomuksin mutta unohdetaan muutamassa viikossa? Tämä opas auttaa sinua laatimaan pitävän yritysbudjetin (toisin kuin omat vuoden 2025 ateriasuunnittelutavoitteeni)...
Yritysbudjetin perusteet
Yritysbudjetti on yrityksesi tulo- ja menosuunnitelma. Tulojen osalta se sisältää parhaan arviosi bruttotuloista (kuinka paljon rahaa tulee sisään). Menojen osalta se sisältää kiinteät kulut, muuttuvat kulut, pääomakulut ja liiketoiminnan ulkopuoliset kulut (kaikki kohteet, joihin yrityksesi käyttää rahaa).
Suuremmat organisaatiot käyttävät budjetointi- ja ennustamisohjelmistoja budjettien laatimiseen ja ylläpitämiseen, ja talousjohtaja valvoo niitä. Pienemmissä yrityksissä budjetoinnista voi vastata omistaja ja/tai kirjanpitäjä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jos et pidä budjetoinnin vakavasti ottamista tärkeänä asiana, mieti tätä:
- ½ kaikista pienyrityksistä ei laadi kattavaa toimintabudjettia
- ½ kaikista pienyrityksistä kaatuu kahden ensimmäisen vuoden aikana
Saat itse päättää, liittyvätkö nämä asiat toisiinsa…
Budjetoinnin 5 tärkeintä hyötyä
Totta kai budjetointi auttaa varautumaan kuluihin, tulojen muutoksiin ja muuhun. Mutta ilmeisten hyötyjen lisäksi, mitä keskeisiä hyötyjä budjetoinnista on yritysten omistajille?
1 – Ennakoiva henkilöstösuunnittelu
Henkilöstö on yksi pienyrittäjien suurimmista stressinaiheuttajista. Muistan omat kokemukseni yrityksen pyörittämisestä ja sen, kuinka surkea olin ennen ennakoimaan, milloin tarvitsisimme lisää apua.
Tämän seurauksena minä ja ensimmäiset työntekijäni teimme liikaa töitä. Sitten ylireagoin tilanteeseen ja palkkasin joukon uusia työntekijöitä, joille ei ollut tarpeeksi tekemistä asioiden hiljennyttyä.
Tilanne oli rankka, ja menetin paljon hyvää tahtoa joidenkin loistavien työntekijöiden keskuudessa. Ota oppia virheistäni ja aloita budjetointi ajoissa.
2 – Rahoitukseen valmistautuminen
Kaikki perinteiset pankkilainat edellyttävät yksityiskohtaista liiketoimintasuunnitelmaa, johon kuuluu huolellisesti laadittu budjetti.
Vaikka sijoittajat saattavat olla hieman joustavampia, on todennäköistä, että he haluavat nähdä kattavan toimintabudjetin ja kannattavuusennusteen ennen kuin luovuttavat rahoituksensa.
3 – Pienemmät rahoituskulut
Jos olet budjetoinut tehokkaasti, voit myös määrittää, millainen rahoitus säästää sinulle eniten rahaa.
Oletetaan esimerkiksi, että sinulle ilmestyy yllättäen huomattavia kuluja. Voisit käyttää luottolimiittiäsi, luottokorttia tai ehkä jopa hyödyntää laskurahoitusta. Tarkistat budjettisi ja huomaat, että ennustat rahavirran kasvavan ensi kuussa 90 prosentin varmuudella – tarvitset siis vain lyhytaikaisen rahoituslähteen.
Tässä tapauksessa voisit lainan ottamisen sijaan todennäköisesti käyttää luottokorttia ja hyödyntää korotonta maksuaikaa 21–50 päivän ajan tai pidempäänkin (riippuen siitä, missä vaiheessa laskutuskauttasi teit ostoksen).
4 – Vähemmän stressiä
Yrityksen pyörittäminen voi olla stressaavaa. Niin stressaavaa, että Xeron tekemässä kyselyssä havaittiin pienyrittäjien “hyvinvointi”-pisteiden olevan matalampia kuin koko väestöllä.
On kurjaa nähdä tämä… ja se on yksi syy siihen, miksi olen täällä kirjoittamassa tällaisista asioista.
Budjetointi voi vähentää yrityksen omistajan ja johtajan stressiä auttamalla varautumaan paremmin liiketoiminnan muutoksiin. Tiedän, että sinulla on jo valmiiksi vähemmän aikaa kuin haluaisit, mutta varaamalla aikaa budjetin laatimiseen voit rauhoittaa mielesi ja välttää takapakkia.
5 – Tietoon perustuva päätöksenteko
Keskiverto pienyrittäjä tekee yli 6 miljoonaa päätöstä vuodessa… No, ehkä ei oikeasti, mutta päätettäviä asioita on valtavasti , mikä johtaa nopeasti päätösväsymykseen.
Budjettisi voi automatisoida joitakin taloudellisia peruspäätöksiä – esimerkiksi sen, kuinka paljon varataan seuraavaa palkanmaksukautta varten tai sen, voitko tavoitella uutta mahdollisuutta tällä vuosineljänneksellä.
Yritysbudjetoinnin parhaat käytännöt
Laadukkaan yritysbudjetin tulisi olla mahdollisimman tarkka ja kattava. Näiden parhaiden käytäntöjen avulla varmistat, että onnistut – ja vältät yleiset budjetointivirheet.
Luo puskuri
Budjetit perustuvat parhaisiin arvioihisi (joissakin tapauksissa suuntaa-antaviin arvioihin), joiden avulla ennustetaan lukuja. On hyvä rakentaa puskuri jommallakummalla kahdesta tavasta.
1. Korota muuttuvia kuluja
Ensimmäinen tapa on yksinkertaisesti olettaa, että muuttuvat kulusi ovat hieman ennustettua suuremmat (5–10 %), ja sisällyttää tämä budjettiin.
2. Sisällytä kassapuskuri
Vaihtoehtoisesti voit pitää kassapuskuria budjetissasi omana eränään (ja jossakin myös varsinaista rahavaroihin rinnastettavaa tiliä) odottamattomien kulujen tai ennakoitua pienempien tulojen kattamiseksi. Suosin tätä menetelmää, joten olen sisällyttänyt sen tässä artikkelissa myöhemmin esittelemääni vaiheittaiseen prosessiin.
Käytä oikeita työkaluja
Excel-taulukko on varma valinta ensimmäisen budjetin laatimiseen, mutta tarjolla on parempiakin vaihtoehtoja.
Useimmissa kirjanpito-ohjelmistoissa on jonkinlaisia budjetointiominaisuuksia, jos et ole vielä valmis hankkimaan erityistä ennustamisohjelmistoa.
Hyödynnä asiantuntijoita
Jos olet ulkoistanut kirjanpidon ja muita taloushallinnon tehtäviä, voi olla järkevää hyödyntää asiantuntija-apua yritysbudjetin laatimisessa.
Jos yrityksessäsi on jonkinlainen sisäinen kirjanpito-osasto, sen tulisi ehdottomasti osallistua tähän. Heidät on koulutettu juuri tällaiseen työhön, joten parasta, mitä voit tehdä, on luottaa heihin ja ottaa heidät mukaan.
Opi ja sopeudu
Ensimmäinen yritysbudjettisi ei välttämättä osu täysin oikeaan, ja se on ihan hyväksyttävää.
Kun vertaat budjettiasi toteutuneisiin talouslukuihin jälkikäteen, voit saada oivalluksia, jotka auttavat parantamaan tulevia budjetointikierroksia. Tämä on myös hyvä hetki kerrata talousennustamisen taitojasi, opetella kirjanpidon kultaiset säännöt tai lukea joitakin aloittelijoille sopivia kirjanpitokirjoja.
4 yleistä budjetointimenetelmää
Budjetointiin on useampiakin tapoja — tässä katsaus parhaisiin yritysbudjetoinnin viitekehyksiin.
Nollapohjainen budjetointi
Nollapohjaisessa budjetoinnissa kokonaistulot vähennettynä kokonaiskuluilla ja kohdennetuilla säästöillä ovat (arvasit oikein!) nolla.
Tarkoittaako tämä, ettet tee lainkaan voittoa? Ei, vaan se tarkoittaa, että annat jokaiselle eurolle tietyn tehtävän. Nollapohjainen budjetti voi sisältää erät esimerkiksi omistajan nostoille, pahan päivän varalle säästämiselle tai toimiston pikkujouluille. Tarkoituksena on kohdentaa jokainen euro tiettyyn käyttötarkoitukseen.
Yrityskontekstissa nämä budjetit myös aloitetaan nollasta — eli aloitat tyhjästä, ja sinun tai osastopäälliköiden on perusteltava jokainen kustannus, vaikka se olisi toistuva. Useimmat alkuvaiheen organisaatiot hyödyntävät tätä menetelmää.
Inkrementaalinen budjetointi
Inkrementaalisessa budjetoinnissa hyödynnetään aiempien vuosien taloudellisia tuloksia, minkä jälkeen niihin lisätään tai niistä vähennetään tarvittavia eriä kuluvan vuoden budjetin saavuttamiseksi.
Jos esimerkiksi laadit vuoden 2025 budjettia, käyttäisit tulojen ja kulujen osalta vuoden 2024 toteutuneita tietoja. Sen jälkeen tekisit asteittaiset muutokset — esimerkiksi ennustetun tulojen kasvun yhdelle riville ja poistetun kulun toiselle — saavuttaaksesi uuden budjettisi.
Toimintoperusteinen budjetointi
Toimintoperusteisessa budjetoinnissa analysoidaan kaikki taloudellisia kustannuksia aiheuttavat liiketoiminnan toiminnot ja kirjataan sekä tutkitaan jokainen kulu erä kerrallaan.
Se on muita yritysbudjetoinnin menetelmiä perusteellisempi prosessi, mutta siinä voi olla järkeä tilanteissa, joissa yritys haluaa leikata kustannuksia tai löytää tehottomuutta rahankäytössä.
Osallistava budjetointi
Osallistavaan budjetointiin osallistuu muitakin kuin sinä ja kirjanpitäjäsi, esimerkiksi alemman tason esihenkilöitä ja osastopäälliköitä.
Tämä antaa eri sidosryhmille suuremman omistajuuden budjetointiprosessissa, vaikka lopullinen hyväksyntä jääkin ylemmälle johdolle.
Jos tiimisi on ollut koossa jo jonkin aikaa, tämä menetelmä osoittautuu yleensä toimivaksi, vaikka se viekin hieman enemmän aikaa.
Yrityksen budjetin laatiminen 7 vaiheessa
Tässä on käytännöllinen suunnitelma yrityksesi budjetin laatimiseen alusta alkaen.
1. Määritä budjetin perusteet
Ennen kuin aloitat, varmista, että:
- Valitset käyttämäsi budjetointimenetelmän; kuten mainitsin, käsittelen nollapohjaista budjetointia
- Valitset budjetointityökalun, olipa se taulukkolaskenta, ohjelmistotyökalu tai kynä ja paperi (jos haluat ajaa kaltaiseni teknologiaa hyödyntävät ihmiset hulluiksi)
- Neuvottelet kaikkien asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa (kirjanpitäjäsi, osastopäälliköt jne.)
- Valitset budjetin suunnittelujakson (neljännesvuosittain, vuosittain jne.)
- Keräät aiempien vuosien tiedot sekä tuloista että kuluista
Kun olet tehnyt nämä, olet valmis laatimaan budjettisi.
2. Kerää kaikki tulotiedot
Budjetin tulisi alkaa arviolla kaikista tulolähteistä, joita voit kohtuudella ennakoida budjetointijakson aikana (neljännesvuoden tai tilikauden aikana). Kyseessä on yrityksesi kaikista tulolähteistä saama kokonaistulo ennen menoja.
Viisas neuvo: Nyt ei ole oikea aika suhtautua optimistisesti uusien asiakkaiden hankintaan. En edes pysty laskemaan, kuinka monta kertaa suulliset sitoumukset ovat rauenneet kohdallani.
Vakiintuneen yrityksen kohdalla voit käyttää nykyisistä tietueistasi saatavia tulotietoja. Uuden yrityksen kohdalla voit käyttää liiketoimintasuunnitelmasi tai toimialan vertailutietojen mukaisia arvioita… mutta tähän kannattaa palata usein ja tarkistaa, miten etenet suunnitelmaan nähden.
Muista huomioida liiketoimintasi kausivaihtelu. Jos esimerkiksi laadit vuoden 2025 ensimmäisen neljänneksen budjettia, voi olla järkevämpää käyttää vuoden 2024 ensimmäisen neljänneksen tietoja koko tilikauden keskimääräisten tulotietojen sijaan.
3. Vähennä kiinteät kulut
Kiinteät kulut ovat menoja, jotka pysyvät samoina riippumatta siitä, kuinka paljon tuloja tuotat. Näihin kuuluvat:
- Vuokra
- Kuukausipalkat* (*tuntipalkat voivat olla muuttuva kulu, mutta pitkäaikaisten kuukausipalkkaisten työntekijöiden palkkoja pidetään kiinteänä kuluna)
- Vakuutukset
- Velkojen takaisinmaksu
- Kiinteät käyttökulut ja SaaS-työkalut (WiFi, POS-järjestelmän kuukausimaksut, kirjanpito-ohjelmisto jne.)
Laske yhteen todelliset kiinteät kulusi aiempien kuukausien tietojen perusteella. Muista sisällyttää myös kiinteät mutta harvemmin toistuvat kulut, kuten neljännesvuosittain maksettava vakuutuslasku tai vuosittaiset kiinteistöverot.
Kun olet koonnut kaikki tiedot, vähennä nämä kiinteät kulut tuloistasi.
4. Vähennä muuttuvat kulut
Muuttuvat kulut ovat menoja, jotka muuttuvat kuukaudesta toiseen yleensä yrityksesi muuttuvan tuotannon tai tuotoksen mukana. Näihin kuuluvat:
- Raaka-aineet
- Myytyjen tuotteiden hankintameno
- Muuttuvat käyttökulut, kuten sähkö
- Tuntipalkkaisten työntekijöiden palkat
- Omistajan palkka tai nosto (jos se vaihtelee voittojen mukaan)
- Markkinointikampanjat
Muuttuvat kulut voidaan arvioida budjetissa olevien kaavojen avulla (jos käytät taulukkolaskentaa tai kehittynyttä budjetointityökalua).
Koska muuttuvat kulut kasvavat yrityksesi tuotoksen (eli tuotettujen yksiköiden kokonaismäärän) mukana, voit käyttää muuttuvien kulujen kokonaismäärää määrittääksesi muuttuvan kulun yksikköä kohden ja saada solut päivittymään automaattisesti tämän luvun mukaan.
5. Siirrä rahaa vararahastoon
Vararahasto on käytännössä yrityksesi hätärahasto. Sen tarkoituksena on kattaa odottamattomat kulut tai jopa tavanomaiset kulut, jos tulosi jäävät ennusteita pienemmiksi.
Vararahastoon jätettävä määrä riippuu yrityksesi luonteesta, tulojesi vakaudesta ja käytettävissäsi olevista nopean rahoituksen vaihtoehdoista.
Pidä mielessä, että kun vararahasto on perustettu, tätä vaihetta ei tarvitse toistaa, ellet nosta varoja rahastosta. Sinun ei tarvitse budjetoida uutta vararahastoa joka vuosineljännes tai vuosi – haluat vain varmistaa, että olet pannut jonkin verran varoja sivuun tätä tarkoitusta varten.
Vararahasto ei myöskään ole ”kulu”, eikä se teknisesti vähennä kannattavuuttasi, vaikka suosittelenkin ottamaan sen huomioon tässä vaiheessa, jotta et joudu kiusaukseen käyttää puskuriasi muuhun.
Mitä tehdä vararahastollasi
Se, ettet käytä vararahastoasi aktiivisesti liiketoimintasi kasvattamiseen, ei tarkoita, että sinun pitäisi antaa sen maata korottomalla pankkitilillä.
Vararahastosi tulisi aina pitää erittäin likvidissä sijoituskohteessa, mutta voit yhtä hyvin ansaita sille tuottoa – joten korkeatuottoinen yrityksen säästötili tai rahamarkkinarahasto voi olla hyvä vaihtoehto.
Varmista vain, että pääset käsiksi rahoihin nopeasti ja milloin tahansa ilman vaivaa tai maksuja.
6. Arvioi odotetut voitot
Voit laskea odotetut voittosi nyt, kun tiedät arvioidut kokonaistulosi ja -kulusi.
Jos luku on positiivinen, olet voitolla ja ennustat kannattavaa vuotta! Jos se on negatiivinen, olet tappiolla. Älä huolestu – on melko tavallista, että yrityksillä on jaksoja, jolloin ne tekevät nettotappiota.
Miksi ”voitolla”?
Koska puhumme rahasta, saatat olettaa, että ”plussalla” olisi järkevämpi ilmaus, ja olisit oikeassa… jos termi olisi syntynyt hiljattain. ”Tappiolla” on lyhennys ilmauksesta ”punaisella musteella”, jolla viitataan aikaan, jolloin yritykset merkitsivät tappiot muistiin kynällä.
Jos se oli punaisella, se oli huono asia. Jos mustalla, se on edelleen hyvä asia.
Ennen kuin hyväksyt tämän luvun ehdottomana totuutena, varmista, että esitetty luku on loogisesti järkevä. Se on nopea tapa tarkistaa työsi ja varmistaa, ettet ole jättänyt mitään pois.
Jos nostat vaihtelevaa omistajan palkkaa, voit myös odottaa tähän vaiheeseen määrittääksesi kyseisen summan. Varmista vain, ettet laske sitä kahdesti – jos olet jo sisällyttänyt omistajan palkan muuttuviin kustannuksiin, älä laske sitä uudelleen tässä.
7. Tarkista budjettisi
Budjetit tulisi tarkistaa sopivin väliajoin, kuten kuukausittain, vuosineljänneksen tai tilikauden lopussa. Jos yrityksesi on alkuvaiheessa ja/tai kasvaa nopeasti, budjetti kannattaa tarkistaa useammin.
Jos laadit yritysbudjettia ensimmäistä kertaa, tarkista se vähintään kerran vuosineljänneksessä ja vertaa sitä toteutuneisiin tuloihisi ja kuluihisi. Tämä voi myös auttaa sinua laatimaan parempia ennusteita: tarkka budjetti = tarkemmat ennusteet
Jos huomaat, että toteutuneet luvut poikkeavat huomattavasti arvioistasi, voi olla aika tarkastella budjettiasi uudelleen tai käyttää erilaista ennustemallia arvioidesi parantamiseksi.
5 yritysbudjetin tyyppiä
Nyt tunnet yrityksen budjetoinnin perusteet. Jos haluat perehtyä aiheeseen syvemmin, tässä ovat erilaiset budjettityypit, jotka voivat olla yrityksesi kannalta merkityksellisiä.
Pääbudjetti
Pääbudjetti on yleiskatsaus yrityksen kaikkien osastojen ennakoiduista tuloista ja kuluista – ja juuri sellaisen olen tässä artikkelissa ohjannut sinut laatimaan.
Suuremmissa yrityksissä on tavallista, että jokaisella osastolla tai projektilla on oma toimintabudjettinsa sekä pääbudjetti, joka kokoaa kaiken yhteen.
Toimintabudjetti
Toimintabudjetteja käytetään kulujen ja tulojen arvioimiseen kyseessä olevan toiminnan perusteella, mistä nimitys johtuu.
Kun organisaatiosi on pieni ja tavoittelet yhtä keskeistä päämäärää, toimintabudjetti on sama kuin pääbudjetti. Kun yrityksesi kuitenkin kasvaa, laadit toimintabudjetin jokaiselle yksittäiselle projektille tai osastolle, jota toteutat.
Investointibudjetti
Investointibudjettia käytetään mahdollisten merkittävien investointien, projektien tai hankintojen arviointiin. Yritys voi esimerkiksi laatia investointibudjetin selvittääkseen toisen tuotantolaitoksen avaamista.
Investointibudjetissa tarkasteltaisiin kyseisen mahdollisen projektin ennakoituja kuluja ja tuloja, jotta sen kannattavuutta voidaan arvioida ja selvittää, onko se yrityksen pääoman hyvä käyttökohde.
Kassabudjetti
Kassabudjetti on arvio yrityksen kassavirrasta tietyn ajanjakson aikana, joka voi olla viikko, kuukausi, vuosineljännes tai vuosi.
Se on hyödyllinen lähtökohta kassavirta-analyysille ja auttaa varmistamaan, että yrityksellä on riittävästi rahaa toiminnan jatkamiseen.
Työvoimabudjetti
Työvoimabudjetti on hieman erilainen; se on taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon yhdistelmätyökalu, jonka avulla arvioidaan, kuinka monta työntekijöiden tai sopimuskumppaneiden työtuntia tarvitaan ennakoidun tuotostavoitteen saavuttamiseen tai liikevaihtotavoitteiden täyttämiseen.
Se voi olla hyödyllinen työvoimakustannusten arvioinnissa, liikevaihdon arvioinnissa (jos asiakkaita esimerkiksi laskutetaan tuntiperusteisesti) sekä henkilöstöhallinnon tukena tietoon perustuvampien henkilöstöpäätösten tekemisessä.
Parempi budjetti, parempi liiketoiminta
Vaikka budjetti on vain osa liiketoimintastrategiaasi, se on erittäin tärkeä osa. Yrityksen pyörittäminen ilman budjettia on hieman kuin kakun leipominen ilman reseptiä. Toki se saattaa onnistua — mutta oletko valmis lyömään siitä vetoa? Pelaa varman päälle ja leivo parempia kakkuja saavuta parempia liiketoimintatuloksia hyvin jäsennellyn liiketoimintabudjetin avulla.
Haluatko kehittää talousjohtajan taitojasi entisestään? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta talousjohtajilta.
