Intuit QuickBooks Onlinen automatisoidut työnkulut: ominaisuuksien perusteellinen katsaus ja toimintaperiaate

Lasku erääntyi jälleen. Joku unohti seurata maksua. Toistuva tapahtuma täytyi luoda uudelleen manuaalisesti jo kolmantena kuukautena peräkkäin, samalla kun kirjanpitotehtäviä kertyi taustalla jatkuvasti lisää.

Intuit QuickBooks Online sisältää automatisoituja työnkulkuominaisuuksia, jotka auttavat yrityksiä vähentämään toistuvaa taloushallinnon hallinnollista työtä.

Automaattisten muistutusten, hyväksyntöjen, toistuvien tapahtumien ja täsmäytyksen tuen kaltaisten ominaisuuksien ansiosta yritykset voivat käyttää vähemmän aikaa rutiinitehtävien seurantaan ja enemmän aikaa toimintojen sujuvuuden ylläpitämiseen.

Mitä QuickBooks Onlinen automatisoidut työnkulut ovat?

QuickBooks Online sisältää automatisoituja työnkulkuominaisuuksia, jotka auttavat yrityksiä automatisoimaan toistuvia kirjanpidon ja taloushallinnon tehtäviä.

Sen sijaan, että laskumuistutukset lähetettäisiin, hyväksyntöjä pyydettäisiin tai toistuvia tapahtumia hallinnoitaisiin joka kerta manuaalisesti, QuickBooks voi automatisoida nämä toiminnot määrittämiesi sääntöjen ja ehtojen perusteella.

Useimmat työnkulut noudattavat yksinkertaista prosessia:

1. Käynnistin aloittaa työnkulun
2. QuickBooks tarkistaa, täyttyvätkö ehdot
3. Järjestelmä suorittaa toiminnon automaattisesti

Työnkulku voi esimerkiksi käynnistyä, kun laskun eräpäivä lähestyy. Jos lasku on edelleen merkitty maksamattomaksi, QuickBooks voi lähettää automaattisesti maksumuistutuksen tai pyytää hyväksyntää työnkulun asetusten perusteella.

Mitä QuickBooks Onlinen automatisoiduilla työnkuluilla voi tehdä?

Käytettävästä työnkulusta tai automaatio-ominaisuudesta riippuen QuickBooks Online voi auttaa automatisoimaan toistuvia kirjanpidon ja taloushallinnon tehtäviä yrityksen eri osa-alueilla.

• Lähettää laskumuistutuksia ja maksujen seurantaviestejä automaattisesti määritettyjen työnkulun ehtojen perusteella.
• Luoda toistuvia laskuja, ostolaskuja, kuluja ja maksuja aikataulutetuilla aikaväleillä.
• Käynnistää hyväksyntätyönkulkuja laskuille, ostolaskuille, hankinnoille ja kuluille, jotka on tarkistettava ennen käsittelyä.
• Ehdottaa tapahtumaluokkia ja vastaavia tietueita pankkisyötteen toiminnan, kirjanpitosääntöjen ja aiemman luokittelukäyttäytymisen perusteella.
• Hyödyntää tekoälyavusteisia maksumuistutusominaisuuksia maksujen seurantatoimien ja laskujen perintätyönkulkujen optimoinnissa.
• Tuoda pankki- ja luottokorttitapahtumia sekä yhdistää niitä, mikä auttaa tehostamaan täsmäytystyönkulkuja ja vähentämään manuaalista tietojen syöttämistä.

Nämä automaatio-ominaisuudet voivat auttaa yrityksiä vähentämään toistuvaa hallinnollista työtä ja samalla parantamaan taloushallinnon työnkulkujen yhdenmukaisuutta.

QuickBooks Onlinen automatisoitujen työnkulkujen keskeiset ominaisuudet

Valmiiden mallien kirjasto

QuickBooks Online Advanced sisältää yli 60 työnkulkujen automaatiomallia laskuille, ostolaskuille, arvioille, ostotilauksille, ostolaskujen maksuille, hyväksynnöille ja muistutuksille.

Tekoälyä hyödyntävät maksumuistutukset

QuickBooks Payments AI hyödyntää asiakkaan maksuhistoriaa ja maksukäyttäytymistä koskevia tietoja muistutusten ajoituksen, maksuasetusten ja seurantaviestinnän ehdottamiseen. QuickBooksin mukaan tekoälyavusteisia maksumuistutuksia käyttävät yritykset saavat maksut keskimäärin nopeammin kuin tavallisia laskujen seurantaviestejä käyttävät yritykset.

Pankkisyötteen automaatio poikkeamien tunnistuksella

Pankkisyötteen automaatio poikkeamien tunnistuksella: QuickBooks Online muodostaa yhteyden yli 24 000 rahoituslaitokseen ja oppii, miten luokittelet tapahtumia ajan mittaan. Kirjanpidon tekoäly auttaa ehdottamaan tapahtumien vastaavuuksia ja luokittelusuosituksia, samalla kun käyttäjät säilyttävät hallinnan tapahtumien tarkistamisesta.

Hyväksyntätyönkulut usean käyttäjän tiimeille

Tiimeille, joissa useampi henkilö käsittelee talousasioita, QuickBooks Online Advanced tukee hyväksyntätyönkulkuja, joiden avulla varmistetaan, että laskut, ostolaskut ja muut tapahtumat tarkistetaan ennen niiden käsittelyä.

Automaattisten työnkulkujen määrittäminen QuickBooks Onlinessa

Näin yritykset voivat luoda ja hallinnoida automatisoituja työnkulkuja QuickBooks Online Advancedissa työnkulkumallien, ehtojen, hyväksyntöjen, muistutusten ja automaatioasetusten avulla.

Vaihe 1: Siirry työnkulkujen hallintapaneeliin

Aloita työnkulkujen määrittäminen siirtymällä Asetukset-valikkoon ja valitsemalla ”Hallitse työnkulkuja.” 

Tämä avaa työnkulkujen hallintapaneelin, jossa yritykset voivat luoda, muokata, ottaa käyttöön, poistaa käytöstä ja hallita olemassa olevia automaatioitaan.

QuickBooks tallentaa aktiiviset työnkulut ”Omat työnkulut” -osioon, mikä helpottaa useiden automaatioiden valvontaa ja hallintaa yhdestä paikasta.

Vaihe 2: Valitse työnkulkumalli tai luo mukautettu työnkulku

QuickBooks Online Advanced sisältää yli 60 työnkulkumallia laskuille, ostolaskuille, arvioille, ostotilauksille, hyväksynnöille, muistutuksille ja muille taloustehtäville. Käyttäjät voivat joko aloittaa mallista tai luoda mukautetun työnkulun alusta alkaen.

Alusta ryhmittelee työnkulut useisiin luokkiin, kuten:

• muistutukset
• hyväksynnät
• automaatiot

Mallien avulla yritykset voivat automatisoida yleisiä tehtäviä nopeammin ilman, että jokainen työnkulku täytyy rakentaa manuaalisesti alusta alkaen.

Vaihe 3: Määritä työnkulun ehdot ja käynnistimet

Kun työnkulku on valittu, käyttäjät voivat määrittää ehdot ja käynnistimet, jotka määräävät, milloin automaatio suoritetaan.

Käynnistimet ovat tapahtumia, jotka aloittavat työnkulun, kun taas ehdot toimivat sääntöinä, jotka QuickBooks tarkistaa ennen toiminnon suorittamista. Yritykset voivat määrittää työnkulkuja laskujen summien, asiakastyyppien, eräpäivien, hyväksyntävaatimusten ja tapahtumien aktiivisuuden perusteella.

Yritys voi esimerkiksi luoda työnkulun, joka pyytää automaattisesti hyväksyntää aina, kun lasku ylittää tietyn dollarimäärän, tai lähettää muistutuksia eräpäiväänsä lähestyvistä maksamattomista laskuista.

QuickBooks mahdollistaa myös useiden ehtojen lisäämisen yhteen työnkulkuun automaation tarkempaa hallintaa varten.

Vaihe 4: Määritä työnkulun toiminnot

Kun ehdot on määritetty, yritykset voivat valita toiminnot, jotka QuickBooksin tulee suorittaa automaattisesti, kun työnkulku käynnistyy.

Työnkulun tyypistä riippuen QuickBooks voi:

• lähettää muistutussähköposteja
• luoda hyväksyntäpyyntöjä
• ilmoittaa tiimin jäsenille
• lähettää raportteja tai tiliotteita
• luoda sisäisiä tehtävämuistutuksia
• automatisoida toistuvia operatiivisia toimintoja

Yritykset voivat myös mukauttaa ilmoitusten vastaanottajia, muistutusaikatauluja, hyväksyntöjen reititystä ja tiettyjä työnkulkuilmoituksia.

Vaihe 5: Tallenna, ota käyttöön ja testaa työnkulku

Kun työnkulun asetukset on määritetty, käyttäjät voivat tallentaa työnkulun ja ottaa sen käyttöön QuickBooks Online Advancedissa.

Ennen kuin automaatioon luotetaan päivittäisessä toiminnassa, yritysten tulee tarkistaa työnkulun logiikka huolellisesti. Näin voidaan varmistaa, että ehdot on määritetty oikein, hyväksynnät ohjautuvat oikeille käyttäjille, muistutusaikataulut toimivat asianmukaisesti ja ilmoitukset käynnistyvät odotetulla tavalla.

QuickBooks mahdollistaa myös työnkulkujen muokkaamisen, käytöstä poistamisen, kopioimisen tai poistamisen myöhemmin, jos toiminnan tarpeet muuttuvat.

Vaihe 6: Valvo ja optimoi automaatiosi

Kun työnkulut on otettu käyttöön, yritysten tulee tarkistaa ja optimoida automaatioitaan säännöllisesti talousprosessien kehittyessä.

QuickBooks mahdollistaa työnkulkujen hallinnan suoraan ”Omat työnkulut” -osiosta, jossa käyttäjät voivat valvoa aktiivisia automaatioita, säätää työnkulkujen ehtoja ja hienosäätää ilmoitusasetuksia ajan mittaan.

Kun hyväksyntäprosessit, laskurakenteet, asiakkaiden maksukäyttäytyminen tai sisäiset työnkulut muuttuvat, automaatiosääntöjen päivittäminen voi auttaa säilyttämään työnkulkujen tarkkuuden ja toiminnan yhdenmukaisuuden.

Ketkä hyötyisivät QuickBooks Onlinen automatisoiduista työnkuluista?

Freelancerit ja yksinyrittäjät

Freelancerit, konsultit ja yksinyrittäjät voivat käyttää toistuvia laskuja ja automaattisia muistutuksia vähentääkseen manuaalisia seurantatoimia ja toistuvia laskutustehtäviä.

Palveluihin perustuvat yritykset

Toimistot, konsultointiyritykset ja muut palveluihin perustuvat yritykset voivat käyttää työnkulkujen automaatiota toistuvan laskutuksen, hyväksyntöjen, laskumuistutusten ja asiakkaiden maksujen seurantaan tehokkaammin.

Yrityksen omistajat, joilla ei ole taloushallinnon taustaa

QuickBooks Onlinen luokittelu-, pankkisyöte- ja täsmäytysaputoiminnot voivat helpottaa kirjanpitotehtäviä yrityksen omistajille, joilla on vain vähän kokemusta taloushallinnosta.

Kirjanpitäjät ja tilintarkastajat

Useita asiakkaita hallinnoivat kirjanpitäjät ja tilintarkastajat voivat käyttää työnkulkujen automaatiota vähentääkseen toistuvaa hallinnollista työtä laskutuksessa, tapahtumien tarkistamisessa ja maksujen seurannassa.

Vähittäiskaupan ja verkkokaupan yritykset

Vähittäiskaupan ja verkkokaupan yritykset, joilla on paljon tapahtumia, voivat käyttää pankkisyötteiden tuontia, tapahtumien yhdistämistä ja luokittelutyökaluja täsmäytystyönkulkujen sujuvoittamiseen.

Usean käyttäjän taloustiimit

Taloustiimit, joiden useat käyttäjät käsittelevät laskuja, ostolaskuja tai hyväksyntöjä, voivat käyttää hyväksyntätyönkulkuja ja työnkulkujen hallintatyökaluja parantaakseen talousprosessien valvontaa.

Kasvavat startup-yritykset

Startup-yritykset kasvavat usein nopeasti manuaalisten laskentataulukoiden ja perusmuotoisten kirjanpitoprosessien ohi. QuickBooks Onlinen automatisoidut työnkulut voivat auttaa hallitsemaan kasvavia tapahtumamääriä, toistuvaa laskutusta, hyväksyntöjä ja taloushallinnon tehtäviä ilman, että manuaalista työtä tarvitsee lisätä merkittävästi.

Lopuksi: QuickBooks Onlinen automatisoidut työnkulut

Automatisoidut työnkulut voivat auttaa yrityksiä vähentämään toistuvaa kirjanpitotyötä, parantamaan taloushallinnon johdonmukaisuutta ja tehostamaan päivittäisiä toimintoja.

Jos haluat laajentaa automaatioasetuksiasi edelleen, suosittelen tutustumaan siihen, miten QuickBooks Onlinessa voi luoda ja käyttää projektityönkulkuja.

Onnea niiden työnkulkujen tai talousprosessien kehittämiseen, joita aiot seuraavaksi parantaa.