Toinen laskutuskausi koitti, eikä mikään ollut muuttunut. Sinun täytyi edelleen luoda sama lasku uudelleen ja muistaa tarkistaa, oliko se maksettu.
Yhden asiakkaan kohdalla tämä saattaa olla hallittavissa, mutta jatkuvan liiketoiminnan kasvaessa tekemättä jääneet laskutustehtävät voivat viivästyttää odotettuja tuloja.
QuickBooks Paymentsin automatisoitu toistuva laskutus vähentää tätä toistuvaa työtä, mutta se vaatii silti ajoittaista valvontaa.
Tässä oppaassa näytämme, kuinka määrität sen niin, ettet menetä maksujen seurantaa.
Miksi QuickBooks Paymentsia kannattaa käyttää toistuvaan laskutukseen?
QuickBooks Payments antaa sinun luoda mallin toistuville laskuille sen sijaan, että loisit laskut uudelleen jokaisella laskutuskaudella.
Se käyttää määrittämiäsi asiakastietoja ja aikataulua tulevien laskujen luomiseen, ja soveltuvat asiakkaat voivat liittyä Autopay-palveluun, jolloin tulevat maksut käsitellään automaattisesti.
Koska laskut ja maksut säilyvät QuickBooks Paymentsissa, näet, mitä on laskutettu ja mikä vielä vaatii huomiota, ilman erillisen maksujärjestelmän hallintaa.
QuickBooks Paymentsin kautta käsitellyt maksut myös kirjataan ja kohdistetaan laskuun, mikä tekee laskutusprosessista yhdenmukaisemman ja vähentää manuaalista työtä.
Varmista ennen määrityksen tekemistä, että tilisi ja laskusi täyttävät seuraavassa osiossa kuvattavat vaatimukset.
Muistettavaa ennen toistuvan laskutuksen automatisointia QuickBooks Paymentsissa
Varmista ennen toistuvan mallin luomista, että ominaisuus sopii tiliisi ja laskutusjärjestelyysi. Näiden tarkistusten avulla voit välttää työnkulun rakentamisen uudelleen myöhemmin.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Varmista, että tilauksesi ja laskusi täyttävät ehdot
Toistuvat tapahtumat ovat tällä hetkellä käytettävissä QuickBooks Online Simple Start-, Essentials-, Plus- ja Advanced-tilauksissa.
Autopay edellyttää myös aktiivista QuickBooks Payments -tiliä sekä maksamisen mahdollistavaa toistuvaa laskua, jonka loppusumma on enintään $5,000. Päivittäin toistuvat laskut eivät ole tukikelpoisia.
Varmista, että laskutusehdot pysyvät yhdenmukaisina
Autopay toimii parhaiten, kun summa ja aikataulu pysyvät samoina.
Summan, toistuvuuden, maksuehtojen, maksuvaihtoehtojen tai asiakastietojen muuttaminen voi peruuttaa liittymisen, joten harkitse vaihtelevien veloitusten laskuttamista erikseen.
Valmistele asiakas ja seuraa ensimmäistä laskutuskautta
Varmista, että asiakas hyväksyy toistuvan aikataulun ja ymmärtää, että Autopay käsittelee maksun yleensä kolme päivää ennen eräpäivää.
Asiakkaan on liityttävä palveluun laskun kautta Intuit-tiliä käyttäen, ja sinun tulee tarkistaa ensimmäinen laskutuskausi varmistaaksesi, että kaikki käsitellään oikein.
Automaattisen toistuvan laskutuksen määrittäminen QuickBooks Paymentsissa
Vaihe 1. Luo toistuva lasku
Luo lasku ja valitse Tee toistuvaksi.
QuickBooks Paymentsin asettelusta riippuen voit myös siirtyä kohtaan Kaikki sovellukset → Kirjanpito → Toistuvat tapahtumat → Uusi ja valita Lasku.
Vaihe 2. Valitse toistuvuuden tyyppi
Valitse Ajoitettu, jos haluat QuickBooksin luovan tapahtumat määritetyn aikataulun mukaan, Muistutus, jos haluat kehotteen tapahtuman luomista ja lähettämistä varten, tai Ajoittamaton, jos haluat säilyttää uudelleenkäytettävän mallin manuaalista käyttöä varten.
QuickBooks Payments saattaa tallentaa toistuvat laskut luonnoksina, joten tarkista ja viimeistele ne ennen lähettämistä.
Vaihe 3. Määritä laskutusaikataulu
Valitse, kuinka usein laskun tulee toistua, ja syötä sen aloitus- ja päättymispäivät. Autopay ei ole käytettävissä laskuille, joiden toistuvuusväli on yksi päivä.
Vaihe 4. Viimeistele ja tallenna malli
Lisää asiakas, laskun tiedot, maksuehdot ja verkkomaksuvaihtoehdot. Valitse, lähetetäänkö lasku automaattisesti sähköpostitse vai tarkistatko sen ensin, ja valitse sitten Tallenna malli.
Vaihe 5. Lähetä ensimmäinen lasku
Kun toistuva lasku on luotu, lähetä se asiakkaalle, kun verkkomaksut ovat käytössä. Asiakas näkee vaihtoehdon automaattimaksujen määrittämiseen, kun hän avaa laskun.
Vaihe 6. Pyydä asiakasta ottamaan automaattimaksut käyttöön
Asiakas valitsee Määritä automaattimaksut, kirjautuu Intuit-tilille, tarkistaa maksutiheyden ja aloituspäivän sekä syöttää maksutietonsa.
Sen jälkeen hän valitsee Automaattimaksut maksaakseen nykyisen laskun ja ottaakseen tulevien laskujen automaattimaksut käyttöön.
Automaattimaksujen on katettava laskun koko summa. Jos asiakas muuttaa summaa, automaattimaksuvaihtoehto katoaa.
Vaihe 7. Vahvista maksuaikataulu
Automaattimaksu käsitellään yleensä kolme päivää ennen laskun eräpäivää.
Jos laskun eräpäivään on alle kolme päivää, maksu käsitellään heti. Vastaanotettaessa maksettavat laskut veloitetaan heti, kun toistuva laskumalli luo ne.
Vaihe 8. Vältä muutoksia, jotka peruuttavat automaattimaksut
Kokonaissumman, maksutiheyden, ehtojen, maksuvaihtoehtojen, asiakkaan sähköpostiosoitteen tai asiakkaan nimen muuttaminen peruuttaa automaattimaksut. QuickBooks Payments lähettää asiakkaalle sähköpostiviestin, minkä jälkeen hänen on otettava automaattimaksut uudelleen käyttöön.
Vaihe 9. Seuraa automaattimaksujen tilaa
Avaa laskun tapahtumaseuranta ja etsi laskun tapahtumista kohta Automaattimaksu ajastettu.
QuickBooks Payments lähettää vahvistussähköpostit onnistuneista maksuista ja ilmoittaa asiakkaille, jos maksu hylätään, jotta he voivat päivittää maksutietonsa.
Näin tarkistat, toimiiko QuickBooks Paymentsin toistuva laskutus
Kun kaikki on nyt määritetty, seuraava laskutusjakso näyttää, toimiiko kaikki.
Toistuvan laskun pitäisi syntyä aikataulun mukaisesti, laskun tapahtumaseurannassa pitäisi näkyä Automaattimaksu ajastettu, ja onnistuneen maksun pitäisi päivittää laskun tila automaattisesti.
Jos maksu hylätään, QuickBooks Payments pitäisi ilmoittaa siitä asiakkaalle, jotta ongelma ei jää huomaamatta.
Kun tämä toimii johdonmukaisesti, käytät vähemmän aikaa laskujen luomiseen ja niiden maksujen perään kyselemiseen, ja toistuvien tulojesi seuraaminen ja ennustaminen helpottuu.
Yleiset virheet ja asiantuntijavinkit
Toistuva laskutus voi vähentää toistuvaa työtä, mutta muutamat määrityksiin liittyvät päätökset voivat aiheuttaa myöhemmin ongelmia. Pidä nämä yleiset virheet mielessä, ennen kuin otat työnkulun käyttöön useammilla asiakkailla.
Yhden mallin käyttäminen kiinteille ja muuttuville veloituksille
Laskun summan muuttaminen sen jälkeen, kun asiakas on ottanut automaattimaksut käyttöön, voi peruuttaa automaattimaksut.
Jos osa laskutuksestasi muuttuu kuukausittain, harkitse toistuvan laskun käyttämistä kiinteälle summalle ja muuttuvien veloitusten lähettämistä erikseen.
Eräpäivän valitseminen huomioimatta maksun ajoitusta
Automaattimaksu käsitellään yleensä kolme päivää ennen laskun eräpäivää, joten ensimmäiselle päivälle asetettu eräpäivä voi johtaa veloitukseen edellisen kuukauden loppupuolella. Varmista ennen automaattimaksujen käyttöönottoa, että summa, maksutiheys ja odotettu veloituspäivä ovat asiakkaalle selkeitä.
Toistuvan laskutuksen ottaminen käyttöön kaikille kerralla
Testaa työnkulkua ensin yhden asiakkaan tai pienen ryhmän kanssa.
Varmista ennen määrityksen laajempaa käyttöönottoa, että laskut luodaan oikein, automaattimaksu näkyy ajastettuna ja maksut kirjataan odotetusti.
Usein kysyttyä toistuvasta laskutuksesta QuickBooks Paymentsissa
Mitä eroa on ajastetuilla, muistutus- ja ajastamattomilla toistuvilla laskuilla?
Ajastetut laskut luovat tapahtumia määritetyn aikataulun mukaan, muistutuslaskut kehottavat sinua tarkistamaan ja lähettämään ne, ja ajastamattomat laskut säilyttävät uudelleenkäytettävän mallin manuaalista käyttöä varten. QuickBooks Payments saattaa tallentaa toistuvat laskut luonnoksina, joten tarkista ja viimeistele ne ennen lähettämistä.
Toimiiko automaattinen maksaminen kaikilla maksutavoilla?
Ei. Automaattinen maksaminen toimii vain niillä maksuvaihtoehdoilla, jotka on otettu käyttöön QuickBooks Paymentsin kautta maksutoiminnolla varustetussa toistuvassa laskussa.
Milloin automaattinen maksaminen veloittaa asiakkaalta?
Automaattinen maksaminen käsittelee maksun yleensä kolme päivää ennen laskun eräpäivää tai välittömästi, jos eräpäivään on enintään kolme päivää tai lasku erääntyy vastaanotettaessa. Se ei ole käytettävissä laskuille, joiden toistoväli on päivittäin.
Mitä tapahtuu, jos asiakkaan tallennetun kortin voimassaolo päättyy?
Jotkin kortit voivat päivittää voimassaolopäivänsä automaattisesti. Jos maksu hylätään, QuickBooks Payments lähettää asiakkaalle sähköpostiviestin, jossa häntä pyydetään päivittämään tietonsa. Tämän jälkeen maksu käsitellään välittömästi, ja asiakkaan on ehkä liityttävä uudelleen.
Mitkä QuickBooks Payments -sopimukset tukevat toistuvia laskuja?
Toistuvat laskut ovat käytettävissä QuickBooks Online Simple Start-, Essentials-, Plus- ja Advanced-sopimuksilla. Käytettävissä olevat määrityspolut voivat vaihdella sopimuksesi ja QuickBooks Paymentsin ulkoasun mukaan.
Yhteenveto
Toivon, että tämä opas auttaa sinua määrittämään toistuvan laskutuksen varmemmin. Aloita yhdestä asiakkaasta, seuraa ensimmäistä laskutusjaksoa ja muokkaa työnkulkua tarvittaessa.
Onnea sen soveltamiseen yrityksessäsi.
Jos olet valmis jatkamaan, tutustu heidän maksutyökaluihinsa ja vertaa heidän sopimuksiaan ja hintojaan. Jos laskut eivät kuulu toistuvaan aikatauluusi, katso, miten heidän Payments Agent -ratkaisunsa voi auttaa seurantaviestien lähettämisessä.
