Tuo taulukko toimi täysin hyvin silloin, kun vain muutama asiakas maksoi sinulle.
Nyt sijoittaja on pyytänyt taloustietojasi, ja käyt läpi rivejä yrittäen ymmärtää, miksi laskut eivät vastaa pankkitilille saapunutta summaa.
Tällainen tilanne on stressaava, kun sinun pitäisi jo keskittyä rahoituskierrokseen.
Jos haluat saada kirjanpidon kuntoon ajoissa, tämä artikkeli on hyvä paikka aloittaa. Näytämme, miten QuickBooks Payments voi muuttaa hajallaan olevan maksuhistorian talousjärjestelmäksi, jota on helpompi ylläpitää ja paljon helpompi jakaa, kun sijoittajat alkavat esittää kysymyksiä.
Miten QuickBooks Payments tukee startupin maksamisen perustaa
Tuomalla päivittäisen maksutoiminnan samaan järjestelmään kirjanpidon kanssa QuickBooks Payments antaa startup-yrityksille työkalut maksujen vastaanottamiseen ja asioiden järjestyksessä pitämiseen.
Jokainen lasku ja kelvollinen maksu täydentää raporttien taustalla olevia tietoja, joten sinun ei tarvitse rakentaa startupin taloudellista kokonaiskuvaa uudelleen aina, kun joku pyytää lukuja.
Sinun on silti tarkistettava ja täsmäytettävä tilisi, mutta jatkuvaa työtä on helpompi hallita. Tämä antaa kirjanpitäjällesi selkeämmät tiedot käsiteltäviksi ja auttaa sinua vastaamaan sijoittajien kysymyksiin varmemmin.
Edellytykset ja käyttöönoton vaatimukset
Varmista ennen käyttöönottoa, että sinulla on oikea QuickBooks Payments -tili, riittävästi tietoja tarkkojen aloitustietojen laatimiseen ja selkeä suunnitelma kirjanpidon ylläpitämiseen.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Valitse oikea QuickBooks Payments -kokoonpano
Valitse QuickBooks Online -paketti, joka sisältää startup-yrityksesi tarvitsemat raportit ja käyttöoikeudet.
Simple Start sisältää jo keskeiset raportit, kuten tuloslaskelman, taseen ja kassavirtaraportin, kun taas laajemmat paketit tarjoavat enemmän yksityiskohtia ja toimintoja.
Sinun on myös haettava QuickBooks Payments -palvelua erikseen, ja sen saaminen edellyttää kelpoisuutta, luottotietojen tarkistamista ja hyväksyntää.
Kerää olemassa olevat taloustietosi
Ota mukaan muutakin kuin asiakasluettelosi ja liikevaihtotaulukkosi.
Kerää avoimet laskut, tiliotteet, liiketoiminnan kulut sekä tiedot perustajien sijoittamista tai lainaamista varoista, jotta QuickBooks Payments aloittaa kattavammasta taloudellisesta kokonaiskuvasta.
Päätä, miten kirjanpitoa ylläpidetään
Työskentele kirjanpitäjän kanssa ja valitse maksuperusteisen ja suoriteperusteisen kirjanpidon välillä sekä sopikaa, kuinka usein tilit tarkistetaan.
QuickBooks Payments voi näyttää raportit kumman tahansa menetelmän mukaisesti, mutta institutionaaliset sijoittajat odottavat usein täsmäytettyä suoriteperusteista talousraportointia startupin siirtyessä kohti hinnoiteltua rahoituskierrosta.
Kun nämä asiat ovat kunnossa, voit siirtyä varsinaiseen käyttöönottoon ja vähentää myöhemmin tarvittavien korjausten määrää.
Miten rakennat startupisi maksamisen perustan QuickBooks Paymentsissa
Näin määrität laskutuksen, maksut ja talousraportoinnin QuickBooks Paymentsissa, jotta startupisi voi ylläpitää tarkkoja tietoja ja valmistautua tulevaan varainhankintaan.
1. Ota QuickBooks Online käyttöön ja hae QuickBooks Payments -palvelua
Kirjanpito- ja maksujärjestelmien käyttöönotto varhaisessa vaiheessa antaa sinulle yhdenmukaisen lähtökohdan ja vähentää myöhemmin tuotavien tai täsmäytettävien historiatietojen määrää.
QuickBooks Payments edellyttää erillistä hakemusta, ja sen saaminen edellyttää kelpoisuutta, luottotietojen tarkistamista ja hyväksyntää.
2. Valitse kirjanpitomenetelmä yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa
QuickBooks Paymentsissa voit asettaa maksuperusteisen tai suoriteperusteisen kirjanpidon oletusmenetelmäksi ja vaihtaa yksittäisissä raporteissa näytettävää menetelmää.
Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tulot ja kulut kirjataan yleensä silloin, kun ne ansaitaan tai syntyvät, mikä voi tapahtua ennen maksun siirtymistä osapuolelta toiselle.
Jos asiakkaat maksavat etukäteen tilauksista tai pitkäaikaisista palveluista, nämä maksut on ehkä kirjattava siirtovelaksi, kunnes palvelu on toimitettu.
QuickBooks Online Advanced tukee automaattisia tulon kirjaamisen jaksotuksia, kun taas muut paketit saattavat edellyttää erillistä prosessia tai kirjanpitäjän apua.
3. Lähetä asiakkaiden laskut QuickBooks Paymentsin kautta, kun maksut on otettu käyttöön
Tämä luo johdonmukaisen rekisterin asiakkaiden maksettavista summista ja antaa heidän maksaa oikeutetut laskut verkossa.
QuickBooks Payments voi vastaanottaa luotto- ja pankkikorttimaksuja, ACH-siirtoja, PayPal- ja Venmo-maksuja sekä luokitella näistä syntyvät maksut tilikartassasi.
4. Tarkista automaattisesti kirjatut ja kohdistetut maksut
QuickBooks Payments voi kohdistaa hyväksytyt tapahtumat automaattisesti ladattuihin pankkitapahtumiin, mikä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä.
Automaattinen kohdistus ei välttämättä ole käytettävissä kaikilla tileillä tai kaikissa tapahtumissa, joten kohdistamattomat maksut on edelleen tarkistettava manuaalisesti.
Automaattinen kohdistus ei myöskään korvaa säännöllistä täsmäytystä.
QuickBooks Paymentsin tiedot on silti verrattava pankki- ja luottokorttiotteisiisi puuttuvien, päällekkäisten tai virheellisesti luokiteltujen tapahtumien tunnistamiseksi.
5. Tarkista keskeiset raporttisi joka kuukausi
Tarkista säännöllisesti tuloslaskelma, tase, rahavirtalaskelma ja myyntisaamisten raportit.
QuickBooks Payments tarjoaa nämä raportit, vaikka käytettävissä olevat raportit ja niiden yksityiskohtaisuuden taso riippuvat tilauksestasi.
Kuukausittainen tarkistus auttaa tunnistamaan puuttuvat tai virheellisesti luokitellut tapahtumat ennen varainhankinnan aloittamista.
6. Anna kirjanpitäjällesi erillinen käyttöoikeus
Kutsu kirjanpitäjäsi tai osa-aikainen talousjohtajasi QuickBooks Paymentsin kautta sen sijaan, että jakaisit kirjautumistietosi. Kirjanpitäjän käyttöoikeus on saatavilla oikeutetuissa paketeissa, mutta pakettien sisältö voi muuttua, joten tarkista ajantasainen vertailu ennen tilaamista.
7. Tarkista raportointisi uudelleen ennen jokaista varainhankinnan virstanpylvästä
Kun startup-yritys etenee kohti institutionaalista rahoitusta, sijoittajat saattavat pyytää täsmäytettyjä historiallisia tilinpäätöksiä, tietoja rahankulutuksesta ja maksuvalmiusajasta, yksikkötalouden tietoja sekä talousennusteita.
Tarkat vaatimukset vaihtelevat sijoittajan ja rahoitusvaiheen mukaan, joten tarkista raporttisi ja niitä tukevat asiakirjat kirjanpitäjän kanssa ennen tarkastuksen alkamista.
Miltä siirtymisen laskentataulukoista A-sarjan rahoitukseen QuickBooks Paymentsin avulla pitäisi näyttää
Kun olet noudattanut edellä esitettyjä vaiheita, sinun ei pitäisi joutua kokoamaan taloushistoriaasi eri lähteistä aina, kun joku pyytää sitä.
Laskentataulukoiden viime hetken läpikäyntiin pitäisi kulua paljon vähemmän aikaa, kun selvität, mitkä laskut on maksettu tai miksi luvut eivät täsmää.
Sen sijaan sinulla on järjestetyt asiakirjat, joita on helpompi tarkastella valmistautuessasi varainhankintaan.
Yleiset virheet ja ammattilaisten vinkit
Hyväkin järjestelmä on pidettävä ajan tasalla startup-yrityksesi kasvaessa. Pidä nämä yleiset virheet ja käytännölliset vinkit mielessäsi suojataksesi tietojesi oikeellisuutta.
Perustajien rahojen kirjaaminen tavalliseksi liikevaihdoksi
Perustajien startup-yritykseen sijoittamat rahat tulisi yleensä kirjata omistajan sijoitukseksi tai lainaksi, ei asiakastuloksi.
Niiden virheellinen luokittelu voi vääristää liikevaihtoasi ja tehdä taseesta epäselvän.
Epäjohdonmukaisten tilien luominen jokaista tapahtumaa varten
Vältä uuden tilin lisäämistä aina, kun kohtaat ennestään tuntemattoman kulun.
Valitsemasi tilityypit määrittävät, missä tapahtumat näkyvät talousraporteissasi, joten pidä tilikarttasi järjestyksessä ja varmista poikkeavat luokat kirjanpitäjäsi kanssa.
Lukitse jokainen kausi tarkistamisen jälkeen
Kun kirjanpitäjäsi on tarkistanut kuukauden tai vuosineljänneksen, käytä QuickBooks Paymentsin sulkemisasetuksia varoittamaan käyttäjiä tai rajoittamaan vanhempien tapahtumien muutoksia.
Voit silti seurata myöhempiä muutoksia Sulkemispäivän poikkeamat -raportin avulla.
Tallenna kopio kuukausiraporteistasi
Kun olet saanut kunkin kuukauden tarkistuksen päätökseen, vie kyseisen ajanjakson lopulliset raportit ja tallenna ne.
Näin sinulla on johdonmukainen taloushistoria, johon voit palata myöhemmin, sen sijaan että joutuisit kokoamaan sen uudelleen, kun sijoittaja aloittaa tarkastuksen.
Lopuksi
Onnea startup-yrityksesi maksuliikenteen perustan rakentamiseen.
Jos olet valmis ottamaan seuraavan askeleen, tutustu heidän maksutyökaluihinsa, katso, miten heidän Payments Agent -ratkaisunsa voi auttaa seurannassa, tai vertaa heidän suunnitelmiaan löytääksesi sinulle sopivan vaihtoehdon.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tilinpäätösraportteja sijoittajat yleensä odottavat siemenrahoitus- tai Series A -vaiheessa?
Sijoittajat pyytävät yleensä täsmäytetyt tuloslaskelman, taseen ja kassavirtalaskelman sekä ajantasaisen omistustaulukon ja talousennusteet. Tarkat vaatimukset vaihtelevat sijoittajan ja rahoitusvaiheen mukaan.
Miten QuickBooks Payments auttaa minua pysymään tarkastukseen valmiina ilman taloushallinnon tiimiä?
QuickBooks Payments järjestää tallennetut taloustapahtumat vakiomuotoisiksi raporteiksi ja antaa kirjanpitäjälle tai osa-aikaiselle talousjohtajalle mahdollisuuden tarkistaa kirjanpitosi erillisen käyttöoikeuden kautta. Se vähentää manuaalista työtä, mutta tiedot on silti tarkistettava ja täsmäytettävä säännöllisesti.
Mitä maksutapoja voin hyväksyä varhaisilta asiakkailta?
Kelpoisuudesta ja saatavuudesta riippuen QuickBooks Payments tukee luotto- ja pankkikortteja, ACH-siirtoja, Apple Payta, PayPalia, Venmoa ja Affirmia. QuickBooks Paymentsin kautta käsitellyt maksut voidaan tallentaa ja luokitella kirjanpitoosi.
Miten maksut pysyvät kohdistettuina kirjanpitooni ilman manuaalista työtä?
QuickBooks Payments voi kohdistaa kelpoisuusehdot täyttävät tapahtumat automaattisesti, mutta kaikki tapahtumat eivät täytä ehtoja. Tarkista silti kohdistamattomat maksut ja täsmäytä tilisi säännöllisesti.
Mitä taloushallinnon käytäntöjä alkuvaiheen startup-yrityksen tulisi noudattaa ennen ensimmäistä rahoituskierrostaan?
Käytä johdonmukaista laskutus- ja maksuprosessia, täsmäytä tilisi säännöllisesti ja tarkista talousraporttisi kuukausittain. Keskustele kirjanpitomenetelmästäsi kirjanpitäjän kanssa ennen institutionaalisen rahoituksen hakemista.
