Näin hoidat laskutuksen, maksut ja kirjanpidon yhdessä paikassa QuickBooks Paymentsilla

Asiakas maksaa laskusi, mutta sen sijaan että voisit siirtyä eteenpäin, sinun on edelleen avattava useita työkaluja selvittääksesi, minne rahat saapuivat ja miksi talletettu summa näyttää erilaiselta. 

Tilanne muuttuu vielä hämmentävämmäksi, kun useita maksuja yhdistetään yhdeksi talletukseksi ja käsittelymaksut kirjataan erikseen.

Tässä oppaassa näytämme, miten voit pitää koko prosessin yhdistettynä QuickBooks Payments.

Opit seuraamaan asiakkaan maksua alkuperäisestä laskusta aina kirjanpitoosi asti ja vähentämään eri työkalujen välillä edestakaista siirtymistä.

Miten laskutus, maksut ja kirjanpito toimivat yhdessä QuickBooks Paymentsissa

Kun kaikki hoidetaan yhdessä, QuickBooks Payments pitää saman asiakastapahtuman yhdistettynä laskusta pankkitalletukseen asti.

Jos esimerkiksi lähetät 100 dollarin laskun ja asiakas maksaa sen QuickBooks Payments kautta, lasku merkitään maksetuksi ja maksu kirjataan kirjanpitoosi. Sen jälkeen maksu sisällytetään erätalletukseen ja siihen liittyvä käsittelymaksu kirjataan erikseen.

Kun erätalletus näkyy yhdistetyllä pankkitililläsi, QuickBooks Payments voi yhdistää sen jo kirjattuihin maksuihin. Sinun on edelleen tarkistettava ja täsmäytettävä tilisi, mutta suurin osa maksun tapahtumaketjusta on jo valmiina.

QuickBooksin laskutuksen, maksujen ja kirjanpidon edellytykset

Varmista ennen aloittamista, että seuraavat asiat ovat valmiina.

Aktiivinen QuickBooks Online- ja QuickBooks Payments -tili

Tarvitset aktiivisen QuickBooks Online -tilauksen ja siihen yhdistetyn hyväksytyn QuickBooks Payments -tilin. QuickBooks Payments edellyttää kelpoisuusehtojen täyttämistä ja hakemuksen hyväksymistä, ja tapahtumista veloitetaan maksut ilman kuukausimaksuja tai vähimmäisveloituksia.

Yhdistetty yrityksen pankkitili

Valitse pankkitili, jolle QuickBooks Payments -talletuksesi saapuvat, ja yhdistä sen pankkisyöte. QuickBooks voi sen jälkeen ladata pankkitapahtumat ja yhdistää erätalletukset kirjanpidossasi jo oleviin tietoihin.

Verkkolaskumaksut ja kirjaustilit määritettyinä

Ota verkkolaskumaksut käyttöön ja varmista, että talletukset ja käsittelymaksut kohdistetaan oikeille tileille.

Kun nämä ovat valmiina, seuraavassa osiossa käydään läpi työnkulku laskun lähettämisestä tuloksena olevan pankkitalletuksen tarkistamiseen.

Miten laskutus, maksut ja kirjanpito hoidetaan yhdessä QuickBooks Paymentsissa

Näin yhdistät työnkulun, jotta QuickBooks Payments voi välittää tiedot alkuperäisestä laskusta maksuun, talletukseen ja kirjanpitotietoihin asti.

Vaihe 1. Varmista, että QuickBooks Payments on aktiivinen

Siirry kohtaan Asetukset → Tili ja asetukset → Maksut ja varmista, että QuickBooks Payments -tilisi on yhdistetty. 

Tarkista samalla, että tavalliset talletukset ja käsittelymaksut kohdistetaan oikeille tileille.

Vaihe 2. Yhdistä yrityksen pankkitili

Siirry kohtaan Kaikki sovellukset → Kirjanpito → Pankkitapahtumat ja valitse Yhdistä tili. Jos olet jo yhdistänyt toisen tilin, valitse sen sijaan Linkitä tili. 

Yhdistä tili, jolle QuickBooks Payments -talletuksesi saapuvat, jotta QuickBooks voi verrata ladattuja pankkitapahtumia kirjanpitoosi kirjattuihin talletuksiin.

Vaihe 3. Lähetä laskut verkkolaskumaksuvaihtoehdot käytössä

Valitse + Luo → Lasku ja syötä asiakkaan sekä laskutuksen tiedot. Ota ennen lähettämistä käyttöön haluamasi verkkomaksutavat.

Kun asiakas maksaa laskun maksulinkin kautta, QuickBooks voi kohdistaa maksun suoraan kyseiselle laskulle.

Vaihe 4. Anna QuickBooks Paymentsin kirjata maksu

Siirry kohtaan Kaikki sovellukset → Myynti ja maksujen vastaanotto → Laskut ja avaa asiakkaan lasku. Kun maksu on käsitelty, sen tilana pitäisi näkyä Maksettu, ja maksu pitäisi kohdistaa laskulle automaattisesti.

Vaihe 5. Tarkista vastaava talletus

QuickBooks Payments ryhmittelee käsitellyt maksut erätalletukseksi ja kirjaa niihin liittyvät käsittelymaksut erikseen. 

Kun talletus näkyy pankkisyötteessäsi, QuickBooks Payments voi kohdistaa sen aiemmin kirjattuihin maksuihin.

Jos QuickBooks Payments ei löydä kohdetta automaattisesti, etsi vastaava talletus manuaalisesti Kohdista-toiminnolla. Talletusten ajoitus vaihtelee, ja ensimmäisten talletusten tai tarkistettaviksi asetettujen maksujen käsittely voi kestää tavanomaista aikataulua kauemmin.

Vaihe 6. Tarkista raportit viemättä mitään tietoja

Siirry kohtaan Raportit → Vakiot raportit ja tarkista esimerkiksi tuloslaskelma sekä myyntisaamisten ikääntymisen yhteenveto. 

Näistä näet, miten tulot kirjataan ja mitkä laskut ovat edelleen avoinna, vaikka tarkat tulokset riippuvat siitä, käyttääkö yrityksesi maksu- vai suoriteperusteista kirjanpitoa.

Vaihe 7. Tarkkaile mahdollisia täsmäytyseroja

Siirry kohtaan Kaikki sovellukset → Kirjanpito → Täsmäytä ja vertaa QuickBooks Paymentsin tapahtumia tiliotteeseesi. Jos ero ei ole nolla, tarkista puuttuvat talletukset, kaksoiskirjaukset tai väärälle tilille kirjatut käsittelymaksut.

Miltä toimiva QuickBooks Payments -työnkulku näyttää

Kun kaikki on määritetty, sinun pitäisi käyttää vähemmän aikaa sen selvittämiseen, minne kukin maksu meni. 

Aiemmin olet ehkä joutunut siirtymään erillisten työkalujen välillä ja käyttämään sitten laskentataulukkoa tietojen kokoamiseen. 

Kun kaikki on yhdistetty QuickBooks Paymentsissa, voit seurata tapahtumaa alkuperäisestä laskusta pankkitalletukseen yhdessä paikassa.

Sinun on silti täsmäytettävä tilisi ja selvitettävä kaikki tapahtumat, joita ei kohdistettu oikein. Sen sijaan, että kokoaisit maksujen tapahtumaketjun manuaalisesti, voit käyttää enemmän aikaa poikkeamien tarkistamiseen.

Jos laskujen tilat ovat ajan tasalla, QuickBooks Paymentsin saldo vastaa tiliotettasi ja raportit näyttävät odotetut tapahtumat ilman erillistä laskentataulukkoa, määritykset toimivat tarkoitetulla tavalla.

Yleiset QuickBooks Payments -työnkulun virheet ja ammattilaisvinkit

Vaikka pääasiallinen työnkulku olisi yhdistetty, jotkin määrityksiin ja kirjanpitoon liittyvät yksityiskohdat voivat silti johtaa siihen, että maksut tai talletukset päätyvät väärään paikkaan. 

Seuraavassa on virheitä, joita kannattaa välttää, sekä vinkkejä kaiken pitämiseen järjestyksessä.

Maksupalvelun käyttäminen, joka ei synkronoi tietoja oikein

Erillinen maksupalvelu voi toimia QuickBooks Paymentsin kanssa, mutta tarkista, mitä tietoja sen integraatio todella siirtää. 

Jos se lähettää vain myyntisumman ilman siihen liittyvää laskua, talletusta tai käsittelymaksua, sinun on ehkä edelleen kirjattava ja kohdistettava nämä tiedot manuaalisesti.

Maksujen jättäminen tallettamattomiin varoihin

QuickBooks Payments käsittelee omat laskumaksunsa ilman, että sinun tarvitsee siirtää niitä tallettamattomiin varoihin. 

Jos kuitenkin käytät tätä tiliä muualla vastaanotettujen shekkien, käteisen tai maksujen käsittelyyn, muista ryhmitellä ne ja tehdä talletus, jotta saldo ei kasva jatkuvasti.

Varmista, mille tileille talletukset ja maksut kirjataan

Kun olet aktivoinut QuickBooks Paymentsin, tarkista, että tavalliset talletukset ja käsittelymaksut kirjataan oikeille tileille. 

Muuten QuickBooks Payments saattaa kirjata tapahtumat automaattisesti, mutta sijoittaa ne paikkaan, jota et odottanut.

Tarkista raportit ja täsmäytä säännöllisesti

Automaattinen kohdistaminen voi hoitaa suuren osan rutiinityöstä, mutta sinun pitäisi silti tarkistaa myyntisaamisraportit ja täsmäyttää ne tiliotteeseen. 

Näin voit keskittyä poikkeamiin, kuten puuttuviin talletuksiin, kaksoiskirjauksiin tai virheellisiin maksuihin, sen sijaan että tarkistaisit jokaisen maksun alusta alkaen.

Yhteenveto

Laskutuksen, maksujen ja kirjanpidon yhdistäminen ei tarkoita, että kaikki pitäisi muuttaa kerralla. Aloita yhdestä työnkulusta, varmista, että maksut ja kulut kirjautuvat oikeille tileille, ja säädä asetuksia käytön aikana.

Jos haluat nähdä, mitä muuta on saatavilla, tutustu heidän maksutyökalut-työkaluihinsa tai lue, miten heidän maksuagentti-ratkaisunsa voi auttaa laskujen seurannassa.

Onnea kaiken yhdistämiseen. Toivon, että sinun tarvitsee jäljittää vähemmän maksuja ja että sinulle jää enemmän aikaa keskittyä liiketoimintasi muihin osa-alueisiin.