Kuinka automatisoida maksujen seurantaviestit QuickBooks Paymentsissa ja lopettaa laskujen perään kysely

Avaat QuickBooks Paymentsin nähdäksesi, mitkä laskut on maksettu, ja huomaat useiden olevan edelleen erääntyneitä. Nyt tarkistat eräpäiviä, kirjoitat muistutuksia ja päätät, ketkä asiakkaat tarvitsevat uuden viestin.

QuickBooks Payments voi hoitaa suuren osan tästä työstä puolestasi. 

Tässä oppaassa käydään läpi, miten laskumuistutukset automatisoidaan, asiakkaiden saamia viestejä mukautetaan ja palvelun kehittyneempiä työkaluja käytetään, jotta voit käyttää vähemmän aikaa maksujen perimiseen ja enemmän aikaa yrityksesi johtamiseen.

Miten QuickBooks Payments tukee maksujen seurantaa

QuickBooks Payments tarjoaa useita tapoja estää maksamattomien laskujen unohtuminen. 

Voit ajoittaa enintään kolme automaattista muistutusta ennen laskun eräpäivää tai sen jälkeen, mukauttaa kunkin viestin sisältöä ja antaa QuickBooks Paymentsin lähettää ne johdonmukaisesti laskuille, jotka se on alun perin lähettänyt sähköpostitse.

QuickBooks Online Advancedia käyttävät yritykset voivat myös luoda työnkulkuja, jotka reagoivat tiettyihin ehtoihin, kuten asiakkaaseen, laskun tilaan tai summaan. 

Vaatimukset täyttävät käyttäjät voivat viedä tämän vielä pidemmälle Payments AI:n avulla. Se hyödyntää maksuhistoriaa ehdottaakseen muistutusaikatauluja, laatiakseen muokattavia viestejä ja suositellakseen muita tapoja kannustaa maksamaan ajallaan.

Yhdessä nämä ominaisuudet vähentävät eräpäivien tarkistamiseen ja samojen muistutusten toistuvaan kirjoittamiseen kuluvaa aikaa, mutta antavat sinulle edelleen hallinnan siitä, mitä asiakkaat saavat. 

Näin määrität ja hallitset maksujen seurantaa QuickBooks Paymentsissa.

Miten maksujen seuranta automatisoidaan QuickBooks Paymentsissa

Näin varmistat, että tilisi on valmis, ja määrität suunnitelmaasi kuuluvat muistutustyökalut. Kun ne on otettu käyttöön, QuickBooks Payments voi seurata maksamattomia laskuja ilman, että sinun tarvitsee muistaa jokaista niistä erikseen.

Edellytykset ja käyttöönoton vaatimukset

Varmista ennen muistutusasetusten muuttamista, että seuraavat asiat ovat kunnossa:

• QuickBooks Online -tilaus, joka sisältää automaattiset laskumuistutukset
• QuickBooks Paymentsin kautta sähköpostitse lähetetyt laskut, sillä automaattiset muistutukset koskevat vain laskuja, jotka QuickBooks Payments on jo lähettänyt
• QuickBooks Online Advanced -tilaus, jos haluat luoda mukautettuja muistutustyönkulkuja
• Payments AI:tä varten vaatimukset täyttävä yhdysvaltalainen Essentials-, Plus-, Advanced- tai Intuit Enterprise Suite -tili sekä oikeus luoda tai muokata laskuja

Vaiheet

Kun kaikki on valmista, automatisoi maksujen seuranta alla olevien vaiheiden avulla.

Vaihe 1. Ota automaattiset laskumuistutukset käyttöön

Siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Tili ja asetukset → Myynti → Muistutukset ja valitse sitten Muokkaa. 

Ota automaattiset laskumuistutukset käyttöön.

Vaihe 2. Määritä muistutusaikataulu

Määritä enintään kolme muistutusta, joista jokainen ajoitetaan tietylle määrälle päiviä ennen eräpäivää tai sen jälkeen. 

Voit esimerkiksi lähettää yhden muistutuksen vähän ennen eräpäivää ja lisämuistutuksia sen jälkeen, kun lasku on erääntynyt.

Vaihe 3. Mukauta jokainen muistutusviesti

Muokkaa aihetta, tervehdystä ja viestiä, jotta sähköposti kuulostaa yrityksesi lähettämältä. 

Voit myös käyttää saatavilla olevia muuttujia, kuten laskun numeroa ja yrityksen nimeä, lisätäksesi olennaiset tiedot automaattisesti.

Vaihe 4. Lähetä laskut sähköpostitse QuickBooks Paymentsin kautta

Automaattiset muistutukset toimivat vain laskuilla, jotka QuickBooks Payments on jo lähettänyt sähköpostitse. Jos luot laskun QuickBooks Paymentsissa mutta toimitat sen muulla tavalla, muistutuksia ei lähetetä.

Vaihe 5. Lähetä tarvittaessa manuaalinen muistutus

Siirry kohtaan Kaikki sovellukset → Myynti ja maksujen vastaanotto → Laskut ja etsi erääntynyt lasku. 

Avaa Vastaanota maksu -avattava valikko, valitse Lähetä muistutus, muokkaa viestiä ja valitse Lähetä.

Vaihe 6. Luo mukautettu työnkulku, jos käytät Advanced-versiota

QuickBooks Online Advancedin avulla voit luoda muistutusten työnkulkuja esimerkiksi asiakkaan, laskun tilan tai summan perusteella. 

Voit määrittää QuickBooks Paymentsin lähettämään asiakkaalle sähköpostiviestin, osoittamaan laskun tiimin jäsenelle tai lähettämään sisäisen ilmoituksen, kun nämä ehdot täyttyvät.

Vaihe 7. Tarkista Payments AI:n ehdotukset, jos niitä on saatavilla

Yhdysvalloissa olevat Essentials-, Plus- tai Advanced-asiakkaat tai Intuit Enterprise Suiten asiakkaat, joilla on oikeus luoda tai muokata laskuja, voivat käyttää Payments AI -paneelia luomalla laskun, avaamalla laskun tai valitsemalla Intuit AI -kuvakkeen. 

Se voi käyttää maksuhistoriaa muistutusaikataulun ehdottamiseen, muokattavien viestien luonnosteluun ja mukautettavan myöhästymismaksukäytännön suosittelemiseen.

Vaihe 8. Tarkista, mitkä laskut vaativat vielä huomiota

Tarkista laskuluettelosi ja muistutustoimintasi säännöllisesti, jotta tunnistat asiakkaat, jotka saattavat tarvita henkilökohtaista yhteydenottoa automaattisten muistutusten lähettämisen jälkeen.

Merkkejä siitä, että automaattiset maksuseurantasi toimivat QuickBooks Paymentsissa

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, QuickBooks Payments pitäisi hoitaa rutiininomaiset maksumuistutuksesi taustalla. 

Sen sijaan, että avaisit laskuluettelosi selvittääksesi, kenelle täytyy lähettää uusi sähköpostiviesti, voit tarkistaa, mitä QuickBooks Payments on jo lähettänyt, ja puuttua tilanteeseen vain silloin, kun asiakas tarvitsee henkilökohtaista huomiota.

Tämän pitäisi tarkoittaa, että erääntyneitä laskuja jää huomaamatta vähemmän ja käytät vähemmän päivästäsi maksujen perimiseen. 

QuickBooks Payments kertoo myös, että Payments AI -muistutuksia käyttävät asiakkaat saavat maksut keskimäärin nopeammin, vaikka kyse on Intuitin omasta vertailuarvosta eikä riippumattomasti varmennetusta tuloksesta. 

Käytännön hyöty on yksinkertaisempi: seurantaprosessisi etenee, vaikka huomiosi olisi muualla.

Yleiset vältettävät virheet ja noudatettavat vinkit

Kun muistutukset ovat käytössä, seuraava vaihe on varmistaa, että ne auttavat aiheuttamatta uutta kitkaa. Pidä nämä virheet ja vinkit mielessäsi hallinnoidessasi prosessia.

Muistutusten ajoittaminen liian lähelle toisiaan

Anna asiakkaille riittävästi aikaa nähdä jokainen viesti ja toimia sen perusteella. Useiden muistutusten lähettäminen lyhyen ajan sisällä voi tuntua liialliselta parantamatta maksun saamisen todennäköisyyttä.

Saman sävyn käyttäminen kaikissa vaiheissa

Pidä varhaiset muistutukset ystävällisinä ja avuliaina, ja muutu sitten suorasanaisemmaksi laskun pysyessä erääntyneenä. Päivän myöhässä olevalle asiakkaalle ei pidä lähettää samaa viestiä kuin asiakkaalle, joka on jättänyt laskun huomiotta useiden viikkojen ajan.

Asiakkaan yhteys- ja maksutietojen sivuuttaminen

Varmista, että sähköpostiosoite on oikein ja että laskussa kerrotaan selkeästi, miten maksu suoritetaan. Automaatio ei auta, jos muistutus lähetetään käytöstä poistettuun postilaatikkoon tai asiakas jää epävarmaksi seuraavasta vaiheesta.

Tekoälyn ehdottaman myöhästymismaksun käyttöönotto tarkistamatta sitä

Varmista ennen suosituksen hyväksymistä, että myöhästymismaksukäytäntösi on ilmoitettu asiakkaille selkeästi ja että se on lainkäyttöalueellasi sallittu.

Automatisoinnin antaminen hoitaa tilanteet, jotka vaativat keskustelua

Riidanalaiseen laskuun tai sovittuun maksujärjestelyyn tarvitaan henkilökohtaista huomiota. Tarkista nämä tapaukset ennen kuin luotat uuteen ajastettuun muistutukseen.

Lopuksi

Kun muistutukset ovat käytössä, voit käyttää vähemmän aikaa laskujen perimiseen ja antaa maksamattomille saldoille niiden tarvitseman huomion. 

Jos haluat rakentaa tämän määrityksen pohjalta, tutustu maksutyökaluihimme nähdäksesi, miten verkkolaskut ja toistuvat maksut voivat helpottaa perintäprosessin loppuosaa. 

Voit myös tutustua tarkemmin Payments AI -ratkaisuun ja siihen, miten se tukee johdonmukaisempia maksujen perintäseurantoja. Kun olet valmis etenemään, vertaile suunnitelmiamme ja hinnoitteluamme löytääksesi yrityksellesi sopivat ominaisuudet. 

Jos tarvitset apua valintaan, ota yhteyttä heidän tiimiinsä tai tutustu heidän pienyrityksille tarkoitettuun resurssikeskukseensa saadaksesi käytännönläheisempiä ohjeita. 

Onnea määritysten tekemiseen – toivottavasti se antaa sinulle yhden asian vähemmän seurattavaksi joka viikko.