Työ on jo tehty, lasku lähetettiin päiviä sitten, ja tarkistat yhä sähköpostiasi tai pankkitiliäsi odottaen, että maksu viimein saapuu.
Jonkin ajan kuluttua maksamattomien laskujen manuaalinen seuranta ja asiakkaiden muistuttaminen alkavat viedä lähes yhtä paljon energiaa kuin varsinainen työkin.
Intuit QuickBooks Onlinen tekoälypohjainen laskutus- ja muistutustyökalut on suunniteltu helpottamaan tätä prosessia. Automaattiset muistutukset, nopeammat laskutuksen työnkulut, sisäänrakennetut maksuvaihtoehdot ja maksujen seurantatyökalut voivat auttaa vähentämään maksuviiveitä, parantamaan kassavirtaa ja käyttämään vähemmän aikaa maksamattomien laskujen perään kyselyyn.
Miksi pienyrityksillä on vaikeuksia saada maksut ajallaan
Monien pienyritysten myöhästyneet maksut johtuvat yleensä muutamista yleisistä ongelmista: laskut lähetetään liian myöhään, seuranta on epäjohdonmukaista, eikä asiakkailla ole aina helppoa tapaa maksaa heti.
Maksamattomien laskujen manuaalinen seuranta voi myös vaikeutua yrityksen kasvaessa, etenkin kun samalla on hoidettava päivittäisiä toimintoja. Ajan mittaan nämä viiveet voivat aiheuttaa kassavajeita, jotka vaikeuttavat palkanmaksun, kulujen ja yrityksen yleisen vakauden hallintaa.
Mitä QuickBooks Onlinen tekoälypohjainen laskutus ja muistutukset todella tekevät
QuickBooks Payments AI ja Payments Agent on suunniteltu auttamaan yrityksiä käyttämään vähemmän aikaa laskujen manuaaliseen perään kyselyyn ja myöhästyneiden maksujen seurantaan.
Sen sijaan, että seuraisit kaikkea itse, QuickBooks voi auttaa automatisoimaan laskumuistutukset, sujuvoittamaan laskutuksen työnkulkuja, tunnistamaan epäjohdonmukaisia maksutapoja ja helpottamaan asiakkaiden maksamista suoraan laskuista.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Kuinka saat maksut nopeammin QuickBooks Onlinen tekoälypohjaisen laskutuksen ja muistutusten avulla
Vaihe 1: Luo lasku QuickBooks Onlinen ja Payments AI:n avulla.
Siirry QuickBooks Onlinessa kohtaan Uusi → Lasku ja luo uusi lasku. Jos Payments AI- ja Intuit Assist -ominaisuudet on otettu käyttöön tililläsi, QuickBooks voi auttaa sujuvoittamaan laskutusprosessia tuomalla esiin asiakkaan maksutietoja, tunnistamalla erääntyneiden laskujen malleja ja avustamalla laskutuksen työnkuluissa suoraan QuickBooksissa. Tämä auttaa yrityksiä lähettämään laskut nopeammin ja vähentämään työn valmistumisen ja maksupyynnön välistä viivettä.
Vaihe 2: Ota käyttöön verkkomaksuvaihtoehdot maksamisen helpottamiseksi.
Kun laadit laskua, ota QuickBooks Paymentsin kautta käyttöön maksutapoja, kuten ACH-pankkisiirrot, luotto- ja pankkikortit sekä tuetut digitaaliset maksuvaihtoehdot. Kun asiakkaille tarjotaan useita tapoja maksaa suoraan laskusta, maksaminen helpottuu ja maksujen käsittelyaika voi lyhentyä.
Vaihe 3: Nopeuta laskutusta tekoälyavusteisen laskujen luonnin avulla.
QuickBooks Online tukee tekoälyavusteisia laskutuksen työnkulkuja, jotka voivat auttaa poimimaan ja järjestämään laskutustietoja ladatuista asiakirjoista, sähköposteista tai olemassa olevista asiakastiedoista. Sen sijaan, että yritykset syöttäisivät tiedot uudelleen manuaalisesti, ne voivat tarkistaa ja viimeistellä esitäytetyt laskutiedot ennen lähettämistä. Tämä auttaa lähettämään laskut nopeammin työn valmistumisen jälkeen.
Vaihe 4: Ota automaattiset laskumuistutukset käyttöön.
Siirry kohtaan Asetukset → Tili ja asetukset → Myynti → Muistutukset ja ota automaattiset laskumuistutukset käyttöön. Voit ajastaa muistutukset ennen eräpäivää, eräpäivänä ja sen jälkeen, kun lasku on erääntynyt. Payments AI voi myös auttaa laatimaan muistutusviestejä, jotka sisältävät laskutiedot ja maksulinkit. Näin yritykset voivat seurata maksuja johdonmukaisesti ilman, että niiden tarvitsee seurata jokaista maksamatonta laskua manuaalisesti.
Vaihe 5: Määritä toistuvat laskut ja automaattiset maksut vakioasiakkaille.
Jos kyseessä ovat jatkuvat toimeksiannot, tilaukset tai jatkuvat palvelut, siirry kohtaan Asetukset → Luettelot → Toistuvat tapahtumat ja luo toistuvien laskujen mallipohjia. Jos asiakas suostuu, voit ottaa käyttöön myös automaattiset maksut, jolloin maksut käsitellään automaattisesti ajastetuista laskuista. Tämä auttaa tekemään kassavirrasta ennakoitavampaa ja vähentää samalla kuukausittaista manuaalista laskutustyötä.
Vaihe 6: Ota välittömät talletukset käyttöön, kun nopeampi pääsy käteisvaroihin on tärkeää.
QuickBooks Payments tukee myös pikatalletusvaihtoehtoja kelpoisille käyttäjille, minkä ansiosta yritykset voivat saada asiakasmaksut käyttöönsä nopeammin sen sijaan, että ne joutuisivat odottamaan tavanomaisia talletusaikoja. Tiukkaa kassavirtaa tai palkanmaksuaikatauluja hallinnoiville yrityksille nopeampi pääsy talletuksiin voi parantaa päivittäistä taloudellista joustavuutta.
Vaihe 7: Seuraa laskujen toimintaa ja hoida jatkotoimet suunnitelmallisesti.
Seuraa QuickBooks-hallintapaneelista tai laskuluettelosta, mitkä laskut on lähetetty, avattu, erääntyneet tai maksettu. Laskujen toiminnan seuranta auttaa yrityksiä tunnistamaan, mitkä asiakkaat saattavat tarvita muistutuksen ennen kuin laskut erääntyvät merkittävästi. Yhdistettynä automaattisiin muistutuksiin tämä luo yhdenmukaisemman perintäprosessin ilman, että toiminta perustuu täysin manuaaliseen yhteydenottoon.
Vaihe 8: Anna QuickBooksin kirjata ja täsmäyttää maksut automaattisesti.
Kun asiakkaat maksavat QuickBooks Paymentsin kautta, tapahtuma kirjataan ja kohdistetaan automaattisesti kirjanpitoon. Tämä vähentää manuaaliseen täsmäytykseen kuluvaa työtä, minimoi kirjanpitovirheet ja pitää talousraportoinnin ajan tasalla reaaliajassa ilman, että jokaista maksua tarvitsee kirjata erikseen.
Usein kysyttyä QuickBooks Onlinen käytöstä laskujen maksamisen nopeuttamiseen
Yhteenveto
Maksujen saaminen nopeammin on vain yksi osa sujuvampaa liiketoimintaa. Kun laskutus ja muistutukset toimivat yhdenmukaisesti, voit käyttää myös Intuit QuickBooks Online-palvelua kulujen, palkanmaksun, raportoinnin, kassavirran seurannan ja monen muun asian hallintaan yhdessä paikassa.
Onnea kaikkeen, mitä rakennat seuraavaksi, ja toivottavasti laskutusprosessisi tuntuu jatkossa hieman vähemmän stressaavalta.
