Laskentataulukko hajosi jälleen juuri ennen kuin sinun piti tarkistaa laskut, saldot tai kuukausittaiset kulut. Yksi kaava muuttui, tapahtumat eivät enää täsmänneet, ja nyt tarkistat lukuja manuaalisesti varmistaaksesi, että kirjanpitosi ovat edelleen oikein.
Jossain vaiheessa laskentataulukoiden hallintaan alkaa kulua enemmän aikaa kuin itse liiketoimintaan. Tässä kohtaa Intuit QuickBooks Online astuu kuvaan.
Tässä oppaassa käydään läpi, kuinka siirryt laskentataulukoista QuickBooks Onlineen yhden viikonlopun aikana, mitä sinun tulee valmistella etukäteen, kuinka siirrät tietosi oikein ja mitä yleisiä virheitä prosessin aikana kannattaa välttää.
Miksi yritykset kasvavat lopulta ulos laskentataulukoista ja siirtyvät QuickBooks Onlineen
Laskentataulukot toimivat hyvin, kun yritys on vielä pieni. Kun tapahtumien, laskujen, kulujen ja raporttien määrä kasvaa, niiden manuaalisesta hallinnasta tulee kuitenkin vaikeampaa.
Suurin ongelma on, että laskentataulukot toimivat vain, jos joku pitää niitä jatkuvasti ajan tasalla. Jos kaava rikkoutuu, tapahtuma jää merkitsemättä tai käytössä on vanha versio, luvut voivat muuttua nopeasti epäluotettaviksi.
Yritykset siirtyvät QuickBooks Onlineen, koska se vähentää manuaalista työtä. Se voi yhdistää pankkitileihin, tuoda tapahtumia, seurata laskuja, järjestää kulut ja luoda raportteja yhdessä paikassa. Kasvaville yrityksille se tarjoaa luotettavamman ja automatisoidumman tavan hallita taloutta ilman, että jokainen päivitys on tehtävä laskentataulukoissa.
Mitä tarvitset ennen siirtymistä laskentataulukoista QuickBooks Onlineen
Ennen taloustietojesi siirtämistä QuickBooks Onlineen kannattaa valmistella muutama tärkeä asia etukäteen. Tämä tekee siirtoprosessista sujuvamman ja vähentää tuontivirheiden tai myöhemmin ilmenevien epätarkkojen taloustietojen riskiä.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Nykyiset laskentataulukkotiedostosi
Varmista, että nykyiset laskentataulukkosi ovat ajan tasalla ja järjestyksessä ennen minkään tuomista QuickBooks Onlineen. Tämä koskee asiakasluetteloita, toimittajaluetteloita, laskuja, kuluja ja tilien saldoja.
Selkeä katkaisupäivä
Valitse siirrolle selkeä aloituskohta, kuten kuukauden, vuosineljänneksen tai tilikauden alku. Tämä auttaa pitämään kirjaukset selkeämpinä ja ehkäisee päällekkäisiä tapahtumia myöhemmin.
Nykyiset taloustietosi
Valmistele nykyiset:
- pankkitilien saldot,
- luottokorttien saldot,
- maksamattomat laskut,
- ja maksamattomat ostolaskut.
Näistä muodostetaan QuickBooks Onlinen avaavat saldot, kun siirto alkaa.
On myös hyödyllistä pitää pankkitilisi kirjautumistiedot valmiina, jos aiot yhdistää tilisi suoraan QuickBooks Onlineen. Jos käytät Microsoft Exceliä tai Google Sheetsiä, laskentataulukoiden vieminen CSV-tiedostoina etukäteen voi myös helpottaa siirtoprosessia.
Kun nämä perusasiat on valmisteltu, voit alkaa siirtää taloustietojasi vaihe vaiheelta QuickBooks Onlineen.
Kuinka siirtyä laskentataulukoista QuickBooks Onlineen
Vaihe 1: Valitse oikea QuickBooks Online -paketti ja luo tilisi
Aloita luomalla QuickBooks Online -tilisi ja valitsemalla yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopiva paketti.
Simple Start sopii hyvin freelancereille ja yksinyrittäjille, Essentials lisää ostolaskujen hallintaominaisuudet, Plus sisältää varaston ja projektien seurannan, kun taas Advanced keskittyy enemmän automaatioon ja edistyneeseen raportointiin.
Jos et ole varma, minkä vaihtoehdon valitsisit, Plus on usein hyvä lähtökohta kasvaville pienyrityksille, sillä se sisältää ominaisuudet, joita useimmat kasvavat yritykset tarvitsevat jossain vaiheessa.
Vaihe 2: Määritä tilikautesi ja yrityksesi tiedot
Kun tilisi on valmis, siirry kohtaan Asetukset → Tili ja asetukset → Lisäasetukset määrittääksesi yrityksesi tiedot ja tilikauden alkamispäivän.
Tämä vaihe on tärkeä, koska raporttisi, saldosi ja tilikautesi perustuvat jatkossa näihin asetuksiin. Tarkista ennen taloustietojen tuomista vielä kerran, että yrityksesi tiedot ja kirjanpitoasetukset ovat oikein.
Vaihe 3: Mukauta tilikarttasi
QuickBooks Online luo käyttöönoton aikana automaattisesti oletustilikartan, mutta sinun kannattaa silti tarkistaa ja mukauttaa se sen perusteella, miten yrityksesi todellisuudessa toimii.
Siirry kohtaan Kirjanpito → Tilikartta ja:
- lisää puuttuvat kategoriat,
- arkistoi tarpeettomat kategoriat,
- ja nimeä tilit uudelleen tarvittaessa.
Jos laskentataulukoissasi käytetään jo mukautettuja kategorioita kulujen tai tulojen seurantaan, luo samat kategoriat myös tänne, jotta tulevat raporttisi pysyvät tuttuina ja järjestelmällisinä.
Vaihe 4: Tuo asiakas- ja toimittajaluettelosi
Vie asiakas- ja toimittajatietosi laskentataulukoistasi CSV-tiedostoina ja tuo ne sitten QuickBooks Onlineen kohdasta Asetukset → Tuo tietoja.
Tuontiprosessin aikana QuickBooks Online pyytää sinua yhdistämään laskentataulukkosi sarakkeet alustan oikeisiin kenttiin. Näin voit siirtää yhteystietosi ilman, että jokainen asiakas tai toimittaja tarvitsee syöttää erikseen uudelleen manuaalisesti.
Vaihe 5: Syötä alkusaldot
Tämä on yksi siirtoprosessin tärkeimmistä vaiheista, sillä se määrittää taloutesi lähtötilanteen QuickBooks Onlinessa.
Syötä seuraavien tilien saldot:
- pankkitilit,
- luottokortit,
- lainat,
- myyntisaamiset,
- ja ostovelat
valitsemasi katkaisupäivän perusteella.
Syötä maksamattomat laskut ja avoimet ostolaskut yksitellen, jotta raporttisi ja erääntyneiden saldojen seuranta pysyvät alusta alkaen ajan tasalla.
Vaihe 6: Yhdistä pankki- ja luottokorttitilisi
Yhdistä seuraavaksi yrityksesi pankki- ja luottokorttitilit kohdassa Kirjanpito → Tapahtumat → Pankkitapahtumat.
QuickBooks Online tukee yhteyksiä tuhansiin rahoituslaitoksiin ja voi tuoda viimeaikaisen tapahtumahistorian automaattisesti tilillesi. Kun tapahtumat on tuotu, tarkista ne huolellisesti ja varmista, että QuickBooks Onlinen ehdottamat kategoriat vastaavat todellisia kulujasi ja tulojasi.
Tämä on yksi merkittävimmistä eduista laskentataulukkoihin perustuvaan kirjanpitoon verrattuna, sillä se vähentää huomattavasti manuaalista tietojen syöttämistä jatkossa.
Vaihe 7: Määritä toistuvat tapahtumat
Jos yrityksesi käsittelee toistuvia laskuja, tilauksia, jatkuvia toimeksiantoja tai säännöllisiä toimittajamaksuja, voit automatisoida nämä työnkulut toistuvien tapahtumien avulla.
Siirry kohtaan Asetukset → Luettelot → Toistuvat tapahtumat ja luo mallit kaikille toistuville tuloille tai kuluille. Voit valita, lähettääkö QuickBooks Online tapahtumat automaattisesti vai valmisteleeko se ne ainoastaan tarkistettaviksesi ennen käsittelyä.
Vaihe 8: Määritä maksumuistutukset ja perusautomaatiot
Voit vähentää hallinnollista manuaalista työtä entisestään ottamalla automaattiset maksumuistutukset käyttöön kohdassa Asetukset → Tili ja asetukset → Myynti → Muistutukset.
Voit määrittää muistutusten aikataulut laskujen eräpäivien perusteella, esimerkiksi:
- ennen eräpäivää,
- eräpäivänä,
- tai maksujen eräännyttyä.
Jos käytät QuickBooks Online Advancedia, voit myös luoda työnkulkuja ja automaatioita hyväksyntöjä, ilmoituksia ja muita toistuvia kirjanpitotehtäviä varten.
Näin varmistat, että siirtyminen laskentataulukoista QuickBooks Onlineen onnistui oikein
Kun olet siirtynyt QuickBooks Onlineen, tarkista taloustietosi huolellisesti varmistaaksesi, että kaikki siirtyi oikein. Pankkisaldojesi, laskujesi, kulujesi ja raporttiesi pitäisi vastata laskentataulukoissasi olevia tietoja valitsemasi katkaisupäivän perusteella.
Sinun kannattaa myös:
- tarkista, että pankkitapahtumasi tuodaan oikein,
- tarkista luokitellut kulut
- ja luo testilasku varmistaaksesi, että työnkulkusi toimivat oikein.
Jos raporttisi tai saldosi eivät täsmää, yleisimmät syyt ovat päällekkäiset tapahtumat, puuttuvat alkusaldot tai virheelliset tuontitiedot.
Yleiset virheet ja vinkit siirryttäessä laskentataulukoista QuickBooks Onlineen
Siirtyminen laskentataulukoista QuickBooks Onlineen voi yksinkertaistaa taloushallintoa, mutta näiden yleisten siirtymävirheiden välttäminen voi auttaa ehkäisemään raportointi- ja kirjanpito-ongelmia myöhemmin.
Järjestämättömien laskentataulukkotietojen tuominen
Yksi suurimmista siirtymävirheistä on sotkuisten tai vanhentuneiden laskentataulukkotietojen tuominen suoraan QuickBooks Onlineen. Ennen siirtymistä siivoa päällekkäiset kirjaukset, puutteelliset tietueet ja epäjohdonmukainen muotoilu, jotta voit ehkäistä tuontiongelmia myöhemmin.
Virheellisten alkusaldojen käyttäminen
Virheelliset alkusaldot voivat vaikuttaa raportteihisi, pankkitilien täsmäytykseen ja talouden kokonaisseurantaasi heti alusta alkaen. Ennen siirtymisen viimeistelyä tarkista pankkitilisi saldot, maksamattomat laskut ja avoimet ostolaskut valitsemasi katkaisupäivän perusteella.
Tapahtumien tarkistamisen ohittaminen tuonnin jälkeen
Vaikka QuickBooks Online voi luokitella tapahtumat automaattisesti, on silti tärkeää tarkistaa tuodut tulot ja kulut manuaalisesti ensimmäisten viikkojen aikana. Näin voit havaita päällekkäiset tapahtumat, puuttuvat tiedot tai virheelliset luokat ajoissa, ennen kuin niistä muodostuu myöhemmin suurempia kirjanpito-ongelmia.
Yhteenveto
Siirtyminen laskentataulukoista QuickBooks Onlineen on usein vaihe, jossa kirjanpidon hallinta alkaa olla pitkällä aikavälillä helpompaa, järjestelmällisempää ja skaalautuvampaa.
Kun siirtyminen on valmis, voit jatkaa lisätyökalujen, automaatioiden ja työnkulkujen tutkimista suoraan Intuit QuickBooks Online-palvelussa sen mukaan, miten yrityksesi toimii.
Onnea siirtymiseen, ja toivon, että tämä opas auttoi tekemään laskentataulukoista QuickBooks Onlineen siirtymisestä paljon helpommin hallittavaa.
Usein kysytyt kysymykset siirtymisestä laskentataulukoista Intuit QuickBooks Onlineen
Voiko QuickBooks Desktopista siirtyä helposti QuickBooks Onlineen?
Kyllä, monille pienyrityksille siirtymäprosessi on suhteellisen suoraviivainen. Jotkin ominaisuudet, raportit ja historiatiedot voivat kuitenkin vaatia lisäsiivousta tai mukautuksia siirron jälkeen.
Pitäisikö kaikki siirtää vai aloittaa alusta?
Ei aina. Monet yritykset siirtävät vain nykyiset saldonsa, aktiiviset laskunsa ja viimeaikaiset taloustietonsa, jotta käyttöönotto olisi yksinkertaisempaa ja helpommin hallittavaa.
Kuinka kauan siirtyminen todellisuudessa kestää?
Monille pienille palveluyrityksille yksi viikonloppu on yleensä riittävä. Yrityksillä, joilla on varastoa tai paljon historiatietoja, siirtyminen voi kestää kauemmin.
Milloin viikonlopun siirtyminen ei ehkä ole realistinen?
Viikonloppu ei ehkä riitä yrityksille, joilla on varastoa, monimutkaiset kirjanpitorakenteet, paljon historiatietoja tai useita tarkistettavia käyttäjiä ja tilejä.
Voinko tuoda nykyiset laskentataulukkotietoni suoraan QuickBooks Onlineen?
Kyllä. QuickBooks Online tukee asiakkaiden, toimittajien, tuotteiden ja palveluiden sekä tilikarttatietojen CSV-tuontia, mutta laskentataulukkosi saattavat silti vaatia muotoilun mukautuksia ennen tuontia.
