Näin siirryt pois taulukkolaskentataulukoista ja alat saada maksuja verkossa QuickBooks Paymentsilla

Lähetit laskun taulukkolaskentaohjelmasta, asiakas maksoi toisella sovelluksella, ja nyt vaihtelet pankkitilisi ja laskujen seurannan välillä vain vahvistaaksesi maksun. 

Ennen kuin ehdit viimeistellä tiedoston päivityksen, toinen lasku vaatii huomiotasi, ja palaat taulukkolaskentaohjelmaan yrittäessäsi selvittää, mikä on vielä maksamatta.

Prosessi voi aluksi tuntua hallittavalta, mutta asiakkaiden määrän kasvaessa rivien päivittämiseen ja maksujen täsmäyttämiseen kuluva aika alkaa kasaantua. Yksi puuttuva merkintä voi jopa johtaa siihen, että perit maksua, joka on jo saapunut.

Tämä opas auttaa sinua korvaamaan tämän rutiinin selkeämmällä prosessilla QuickBooks Payments.

Käymme läpi tietojesi valmistelun ja verkkomaksujen käyttöönoton, jotta voit lähettää maksettavia laskuja ja seurata niitä yhdessä paikassa.

Taulukkolaskentaohjelmista QuickBooks Paymentsiin siirtymisen hyödyt

Kun siirrät laskutuksesi QuickBooks Paymentsiin, asiakkaiden on helpompi maksaa sinulle. 

Heidän käytettävissään olevat maksutavat näkyvät laskussa, joten sinun ei enää tarvitse lähettää erillisiä ohjeita. Se kuulostaa pieneltä muutokselta, mutta poistaa yhden ylimääräisen vaiheen laskun lähettämisen ja maksun saamisen väliltä.

Tietosi muuttuvat myös hyödyllisemmiksi. Voit tarkastella saapuvia maksuja kokoamatta tietoja useista eri paikoista, ja käytettävissäsi on selkeämmät tiedot, kun on aika laatia raportti tai keskustella kirjanpitäjäsi kanssa.

Ennen kuin pääset siihen, tarkastellaan, mitä QuickBooks Paymentsiin on siirrettävä ja miten se valmistellaan.

Mitä sinun on tiedettävä ennen taulukkolaskentaohjelmista QuickBooks Paymentsiin siirtymistä

Ennen kuin alat tuoda tietoja, kannattaa selvittää kolme asiaa. Kun teet tämän nyt, sinun ei tarvitse keskeyttää työtäsi myöhemmin tietojen korjaamista tai puuttuvien tilitietojen etsimistä varten.

Päätä, mitä sinun todella tarvitsee siirtää

Sinun ei tarvitse siirtää kaikkia koskaan lähettämiäsi laskuja. 

Aloita aktiivisista asiakkaista ja maksamattomista laskuista ja valitse sitten päivämäärä, josta alkaen luot kaikki uudet laskut QuickBooks Paymentsissa.

Säilytä alkuperäisestä taulukkolaskentatiedostosta muuttumaton varmuuskopio. Vanhat maksetut laskut voivat jäädä sinne, ellet tarvitse niitä QuickBooks Paymentsissa raportointia tai kirjanpitoa varten.

Kerää käyttöönottoa varten tarvittavat tiedot

QuickBooks Paymentsin käyttöönottoa ja verkkomaksujen vastaanottamista varten tarvitset:

• QuickBooks Payments -tilin paketilla, joka tukee tarvitsemiasi ominaisuuksia
• yrityksesi ja omistajan tiedot QuickBooks Payments -hakemusta varten
• pankkitilin, jolle asiakkaidesi maksut talletetaan

QuickBooks Payments edellyttää erillistä hyväksyntää. Intuit lähettää päätöksen yleensä sähköpostitse muutaman arkipäivän kuluessa, joten hakemuksen tekeminen hyvissä ajoin voi estää sitä viivästyttämästä muiden käyttöönoton vaiheiden etenemistä.

Puhdista ja muotoile taulukkolaskentatietosi

Tarkista asiakas- ja laskutietosi ennen niiden lataamista. Poista päällekkäiset merkinnät, tyhjät rivit, kaavat ja vanhentuneet tiedot, jotka voivat aiheuttaa ongelmia tuonnin aikana.

Asiakasluetteloita voi tuoda CSV- tai Excel-tiedostoista tai Google Sheetsistä, kun taas laskujen tuonti edellyttää CSV-tiedostoa. Varmista myös, että asiakkaiden nimet ovat yhdenmukaisia, ja lisää tuotteet tai palvelut, joita aiot käyttää laskuissasi.

Kun nämä asiat ovat valmiina, voit aloittaa käyttöönotto- ja tuontiprosessin harvemmin keskeytyksin.

Näin siirryt pois taulukkolaskentaohjelmista ja alat vastaanottaa verkkomaksuja QuickBooks Paymentsissa

Näin voit siirtyä taulukkolaskentaohjelmista QuickBooks Payments -palveluun ja alkaa vastaanottaa verkkomaksuja.

1. Rekisteröidy QuickBooks Onlineen ja hae QuickBooks Paymentsin käyttöoikeutta

Hae QuickBooks Paymentsin käyttöoikeutta seuraavasti:

1. Luo QuickBooks Online -tili.
2. Siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Tili ja asetukset → Maksut.
3. Valitse Lue lisää ja sitten Ota maksut käyttöön.
4. Anna yrityksen ja omistajan tiedot.
5. Valitse pankkitili, jolle asiakkaiden maksut talletetaan.

QuickBooks Payments lähettää yleensä päätöksen sähköpostitse muutaman arkipäivän kuluessa, vaikka Intuit saattaa pyytää lisätietoja. 

Aloita tämä vaihe ensin ja valmistele taulukkolaskentatietosi hyväksyntää odottaessasi.

2. Puhdista taulukkolaskentatietosi ja tee niistä varmuuskopio

Tallenna muuttamaton kopio nykyisestä taulukkolaskennastasi, valitse selkeä siirtopäivä ja erottele aktiiviset asiakkaat ja maksamattomat laskut suljetuista historiatiedoista. 

Korjaa päällekkäiset nimet, tyhjät rivit, kaavat ja vanhentuneet tiedot ennen minkään tuomista.

3. Tuo asiakasluettelosi

Siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Tuo tietoja → Asiakkaat ja lataa asiakasluettelosi. QuickBooks Payments tukee CSV-, Excel- ja Google Sheets -tiedostoja asiakkaiden tuontia varten.

Kunkin tiedoston enimmäiskoko on 1 000 riviä tai 2 Mt. Asiakkaiden nimien on oltava yksilöllisiä, ja ensimmäinen tuonti tukee yhtä sähköpostiosoitetta asiakasta kohden.

4. Tuo avoimet laskusi tai luo ne uudelleen

Kun olet tuonut asiakkaasi ja määrittänyt tarvittavat tuotteet tai palvelut, siirry kohtaan Asetukset ⚙ → Tuo tietoja → Laskut. Laskujen tuonti edellyttää CSV-tiedostoa, ja kerralla voi tuoda enintään 100 laskua tai 1 000 riviä. 

Jokainen rivi tarvitsee laskun numeron, asiakkaan, laskupäivän, eräpäivän ja nimikkeen summan. Negatiivisia summia, kuten alennuksia ja hyvityslaskuja, ei voi tuoda, vaan ne on lisättävä myöhemmin.

Nykyisessä laskujen tuontia koskevassa dokumentaatiossa todetaan myös, ettei tätä menetelmää voi käyttää sen jälkeen, kun myyntivero on määritetty. 

Saatavuus voi vaihdella tilauksen ja tilin mukaan. Jos Laskut ei näy Tuo tietoja -kohdassa, luo nykyiset avoimet laskusi uudelleen manuaalisesti tai ota yhteyttä QuickBooks Paymentsin tukeen varmistaaksesi käytettävissä olevat tuontivaihtoehdot.

5. Määritä talletukset ja verkkomaksuvaihtoehdot

Kun QuickBooks Payments on hyväksytty, viimeistele nämä asetukset:

• Valitse kohdassa Asetukset ⚙ → Tili ja asetukset → Maksut tilit, joita käytetään talletusten ja käsittelymaksujen kirjaamiseen.
• Valitse kohdassa Asetukset ⚙ → Tili ja asetukset → Myynti → Laskumaksut maksutavat, joita asiakkaat voivat käyttää.
• Varmista kohdassa Asetukset ⚙ → Tili ja asetukset → Myynti → Verkkotoimitus, että Verkkolasku on valittu.

Asiakkaat voivat ehkä maksaa kortilla, ACH-pankkisiirrolla, Apple Paylla, PayPalilla tai Venmolla tilillä käytettävissä olevista maksuvaihtoehdoista riippuen.

6. Tarkista ja lähetä ensimmäinen maksettava laskusi

Avaa tuotu lasku tai luo uusi lasku nykyiselle asiakkaalle. 

Vahvista asiakas, summa, eräpäivä ja maksuvaihtoehdot. Avaa laskussa Hallitse → Maksuvaihtoehdot ja ota käyttöön menetelmät, joita haluat tarjota. Valitse sitten Tarkista ja lähetä.

Asiakas saa verkkolaskun, jossa on maksulinkki, eikä hänen tarvitse maksaa erikseen PDF-tiedostosta.

7. Vahvista maksun kirjaus ja seuraa talletusta

Kun asiakas maksaa laskun kautta, QuickBooks Paymentsin pitäisi luoda vastaanotetun maksun tapahtuma ja kohdistaa se vastaavaan laskuun. 

Tarkista laskun tila ja QuickBooks Paymentsin maksusuoritukset varmistaaksesi, että maksu on käsitelty, ja seuraa, milloin se lähetetään pankkiisi.

Automaattinen kohdistus silloin, kun se on käytettävissä, vähentää manuaalista tietojen syöttämistä, mutta käyttäjien tulee silti tarkistaa tapahtumat ja täsmäyttää pankkitilinsä säännöllisesti.

Merkkejä siitä, että siirtymisesi taulukkolaskennoista QuickBooks Paymentsiin onnistui

Kun olet suorittanut edellä kuvatut vaiheet, tarkista ensin, että asiakastietosi ja avoimet laskusi tuotiin oikein. Lähetä sitten lasku ja vahvista, että asiakas saa verkkomaksulinkin. 

Kun asiakas maksaa, QuickBooks Paymentsin pitäisi kirjata tapahtuma, merkitä lasku maksetuksi ja näyttää maksu QuickBooks Paymentsin maksusuorituksissa, jotta voit seurata sen talletusta.

Huomaa, että lasku voidaan näyttää maksettuna ennen kuin raha saapuu pankkitilillesi. 

Ensimmäinen talletuksesi voi kestää enintään viisi arkipäivää. Alkuvaiheen käyttöönottojakson jälkeen tilit, joille tehdään talletukset seuraavana päivänä, saavat yleensä ennen kello 15.00 käsitellyt maksut. 

Tyynenmeren aikaa seuraavana arkipäivänä, kun taas myöhemmin tehdyt maksut voivat kestää enintään kaksi arkipäivää. Vastaava määräaika on vuoristoajassa kello 16.00, keskisessä ajassa kello 17.00 ja itäisessä ajassa kello 18.00.

Yleiset virheet ja hyödylliset vinkit

Useimmat ongelmat vaihtamisen jälkeen syntyvät, kun vanha maksuprosessisi ja uudet QuickBooks Payments -tietueesi ovat käytössä samanaikaisesti. Tässä on asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun alat lähettää oikeita laskuja.

Vanhojen maksutapojen käyttäminen ilman siirtymäsuunnitelmaa

Kerro asiakkaille, mitkä laskut tulee maksaa QuickBooks Paymentsin kautta ja miten käsittelet shekit tai erilliset Venmo-maksut vaihtamisen jälkeen. 

Jos asiakas maksaa QuickBooks Paymentsin ulkopuolella, kirjaa maksu oikeaa laskua vastaan, jotta lasku ei jää virheellisesti merkittynä erääntyneeksi.

Kaikkien tuotujen laskujen lähettäminen ennen työnkulun testaamista

Tarkista tuodut laskut ennen niiden lähettämistä asiakkaille. 

Aloita yhdestä laskusta ja varmista, että sen saldo, eräpäivä, maksuvaihtoehdot ja maksulinkki toimivat oikein, ennen kuin käytät uutta prosessia kaikkien kanssa.

Koko tiedoston tuominen uudelleen osittaisen epäonnistumisen jälkeen

Jotkin asiakkaat tai laskut voidaan tuoda onnistuneesti, vaikka muiden rivien käsittely epäonnistuisi. 

Tarkista tuonnin tulokset ja korjaa vain epäonnistuneet tietueet, sillä koko tiedoston lataaminen uudelleen voi luoda kaksoiskappaleita alkuperäisten merkintöjen korvaamisen sijaan.

Ladatun talletuksen lisääminen sen kohdistamisen sijaan

QuickBooks Payments luo maksutietueen, kun lasku maksetaan. 

Kun talletus näkyy myöhemmin pankkisyötteessäsi, kohdista se olemassa olevaan tietueeseen sen sijaan, että lisäisit sen uutena tulona, sillä muuten sama maksu saatetaan laskea kahdesti.

Sen odottaminen, että jokainen talletus vastaa yhtä laskua

QuickBooks Payments voi yhdistää useita asiakasmaksuja yhdeksi talletukseksi ja näyttää niihin liittyvät käsittelymaksut erikseen. Tarkista tiedot kohdasta QuickBooks Paymentsin maksusuoritukset ennen kuin pidät lasku- ja talletussummien välistä eroa virheenä.

Yhteenveto

Taulukkolaskentojen käytöstä luopuminen voi helpottaa huomattavasti laskutusta ja maksujen seurantaa, ja toivon tämän oppaan antavan sinulle selkeän lähtökohdan. 

Kun olet valmis, katso, miten ne voivat auttaa sinua hallitsemaan yritystäsi, vertaa niiden palvelupaketteja tai opettele, miten niiden verkkomaksut toimivat. 

Onnea vaihtamiseen ja kaikkeen, mitä yrityksesi seuraavaksi kohtaa.