Comment créer un budget d’entreprise durable en 7 étapes
Votre budget d’entreprise ressemble-t-il à une résolution du Nouvel An — fixé avec les meilleures intentions, mais oublié après quelques semaines ? Ce guide vous aidera à élaborer un budget d’entreprise qui tient la route (contrairement à mes ambitions de planification de repas pour 2025)...
Principes de base du budget d’entreprise
Un budget d’entreprise est un plan de revenus et de dépenses pour votre activité. Côté recettes, il inclut votre meilleure estimation du chiffre d’affaires brut (combien d’argent entre). Côté dépenses, il comprend les coûts fixes, les coûts variables, les coûts d’investissement et les charges non opérationnelles (toutes les sources de sorties d’argent de votre entreprise).
Les grandes organisations utilisent des logiciels de budgétisation et de prévisions pour créer et maintenir leur budget, sous la supervision du CFO. Dans les plus petites entreprises, le budget est souvent géré par le propriétaire et/ou le comptable.
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Si vous pensez qu’établir sérieusement votre budget n’est pas si important, réfléchissez à ceci :
- La moitié des petites entreprises ne créent pas de budget opérationnel global
- La moitié des petites entreprises échouent dans leurs deux premières années
Je vous laisse décider si ces deux faits sont liés…
Les 5 principaux avantages du budget
Oui, la budgétisation aide à anticiper les dépenses, les variations de revenus et bien plus encore. Mais au-delà de l’évidence, quels sont les bénéfices clés du budget pour les dirigeants ?
1 - Anticiper les besoins en personnel
La gestion du personnel est l’une des plus grandes sources de stress pour les dirigeants de petites entreprises. Je repense à ma propre expérience en tant que chef d’entreprise et à quel point j’étais mauvais pour anticiper le moment où il fallait recruter de l’aide supplémentaire.
Cela menait souvent à une surcharge de travail pour moi et mes premiers employés, puis, par excès de zèle, à de nouveaux collaborateurs qui n’avaient plus assez à faire lorsque l’activité ralentissait.
C’était éprouvant et ça m’a fait perdre la confiance de très bons employés. Apprenez de mes erreurs et anticipez la budgétisation dès le début.
2 - Préparer une demande de financement
Toute demande de prêt bancaire traditionnelle nécessite un plan d’affaires détaillé, accompagné d’un budget bien réfléchi.
Même si les investisseurs peuvent sembler un peu plus souples, il y a de fortes chances pour qu’ils demandent à voir un budget opérationnel complet et une prévision de rentabilité avant de sortir leur carnet de chèques.
3 - Réduire le coût du financement
Si vous budgétez efficacement, vous pouvez aussi déterminer le type de financement qui vous fera économiser le plus d’argent.
Par exemple, supposez que vous faites face à des coûts imprévus importants. Vous pourriez recourir à votre ligne de crédit, utiliser une carte bancaire, ou même avoir recours à l’affacturage des factures. Vous consultez votre budget et constatez que vous prévoyez une rentrée de trésorerie le mois prochain avec 90 % de certitude — ce qui signifie que vous n’avez besoin que d’une solution de financement à court terme.
Dans ce cas, plutôt qu’un prêt, vous pourriez simplement utiliser une carte bancaire et profiter de la période de grâce qui vous permet de ne pas payer d’intérêts pendant 21 à 50 jours (ou plus : cela dépend du moment de votre achat dans le cycle de facturation).
4 - Moins de stress
Gérer une entreprise peut être une source de stress. À tel point qu’une étude de Xero a révélé que les dirigeants de petites entreprises avaient un indice de « bien-être » inférieur à celui de la population générale.
C’est difficile à lire… et c’est en partie pour cela que j’écris ce type de contenu.
Établir un budget peut atténuer votre stress en tant que dirigeant et opérateur d’entreprise en vous aidant à mieux anticiper les fluctuations d’activité. Je sais que vous avez déjà peu de temps mais, en prenant un moment pour élaborer un budget, vous gagnerez en sérénité et éviterez les retours en arrière.
5 - Prendre des décisions mieux informées
Un dirigeant de petite entreprise prend en moyenne plus de 6 millions de décisions par an… Bon, peut-être pas autant, mais il y a vraiment énormément de choix à faire, ce qui mène vite à la fatigue décisionnelle.
Votre budget peut automatiser certaines décisions financières simples — comme combien mettre de côté pour le prochain cycle de paie ou si vous pouvez explorer une nouvelle opportunité ce trimestre.
Bonnes pratiques pour la budgétisation d’entreprise
Un budget d’entreprise de qualité doit être le plus précis et exhaustif possible. Suivez ces bonnes pratiques pour rester sur la bonne voie — et éviter les erreurs fréquentes de budgétisation.
Prévoyez une marge de sécurité
Les budgets utilisent vos meilleures estimations (des « guesstimates » dans certains cas) pour projeter des chiffres. Il est judicieux de prévoir une marge de sécurité de l’une des deux manières suivantes.
1. Gonfler les dépenses variables
La première consiste à simplement supposer que vos dépenses variables seront légèrement supérieures (de 5 à 10 %) à vos projections et à intégrer cette marge dans votre budget.
2. Prévoyez une marge de trésorerie
L’alternative est de simplement garder une réserve de trésorerie comme poste séparé dans votre budget (et dans un compte de trésorerie ou équivalent quelque part) pour couvrir des dépenses imprévues ou des baisses de revenus. Je préfère cette méthode, c’est pourquoi je l’ai incluse dans mon processus détaillé plus loin dans cet article.
Utilisez les bons outils
Un tableur Excel est une valeur sûre pour établir votre premier budget, mais il existe de meilleures options.
La plupart des logiciels de comptabilité proposent quelques fonctionnalités de budgétisation si vous n’êtes pas encore prêt à investir dans un logiciel spécifique de prévisions.
Faites appel aux experts
Si vous externalisez votre comptabilité et d'autres tâches financières, il peut être judicieux de solliciter l’aide d’experts pour élaborer le budget de votre entreprise.
Si vous avez un tant soit peu de département comptable en interne, il doit absolument être impliqué dans ce processus. Ils sont spécialement formés pour cela ; la meilleure chose à faire est donc de leur faire confiance et de les inclure.
Apprenez et adaptez-vous
Votre premier budget d’entreprise ne sera peut-être pas parfaitement ajusté, et ce n’est pas grave.
En comparant, après coup, votre budget à vos résultats financiers réels, vous pourrez en tirer des enseignements pour améliorer les cycles budgétaires futurs. C’est aussi le moment de réviser vos compétences en prévisions financières, de découvrir les règles d’or de la comptabilité ou de lire quelques livres de comptabilité pour débutants.
4 méthodes courantes de budgétisation
Il existe plusieurs façons d’établir un budget — voici un aperçu des principaux cadres de budgétisation pour les entreprises.
Budgétisation à base zéro
Avec la budgétisation à base zéro, vos revenus totaux moins vos dépenses totales/épargnes allouées doivent être égaux (vous l'avez deviné !) à zéro.
Est-ce que cela signifie que vous ne faites pas de bénéfice ? Non, cela veut simplement dire que vous donnez à chaque euro une mission précise. Un budget à base zéro peut inclure des postes comme « prélèvement du dirigeant », « fonds de réserve » ou « fête de fin d'année ». L’idée est d’attribuer chaque euro à un objectif spécifique.
En contexte d’entreprise, ces budgets commencent également à zéro — c’est-à-dire que vous partez de rien, et que vous (ou les responsables de département) devez justifier chaque coût, même récurrent. La plupart des jeunes organisations utilisent cette méthode.
Budgétisation incrémentale
La budgétisation incrémentale utilise les résultats financiers des années passées et y ajoute ou retire ce qu’il faut pour établir le budget de l’année en cours.
Par exemple, pour établir le budget 2025, vous utiliserez les données réelles de 2024 pour les recettes et les dépenses. À partir de là, vous intégrerez les changements incrémentaux — projection de hausse des revenus ici, suppression de dépenses là — pour arriver à votre nouveau budget.
Budgétisation basée sur l’activité
La budgétisation basée sur l’activité analyse toutes les activités de l’entreprise qui ont un coût financier, en enregistrant et examinant chaque dépense ligne par ligne.
C’est un processus plus rigoureux que les autres méthodes de budgétisation, mais il peut être pertinent lorsqu’une entreprise cherche à réduire fortement ses coûts ou à déceler des inefficacités dans ses dépenses.
Budgétisation participative
La budgétisation participative implique plus de parties prenantes que vous et votre comptable, tels que les managers de niveau inférieur et les chefs de service.
Cela donne une plus grande implication à divers acteurs dans le processus budgétaire, tout en maintenant la validation finale du budget auprès des décideurs de l’entreprise.
Si vous avez une équipe présente depuis quelque temps, cette méthode se révèle en général fructueuse, même si elle demande un peu plus de temps.
Créer un budget d’entreprise en 7 étapes
Voici un plan d’action concret pour établir le budget de votre entreprise à partir de zéro.
1. Définissez les bases de votre budget
Avant de commencer, assurez-vous de :
- Sélectionner la méthode de budgétisation que vous souhaitez utiliser ; comme mentionné, je présenterai une approche de budgétisation basée sur zéro
- Choisir un outil de budgétisation, que ce soit un tableur, un logiciel ou tout simplement un stylo et du papier (si vous voulez rendre fous les personnes orientées technologie comme moi)
- Consulter les parties prenantes concernées (votre comptable, les responsables de département, etc.)
- Déterminer la période pour laquelle vous souhaitez établir le budget (trimestrielle, annuelle, etc.)
- Rassembler les documents des années précédentes concernant les revenus et les dépenses
Une fois ces éléments réunis, vous êtes prêt à construire votre budget.
2. Rassemblez toutes les informations sur les revenus
Votre budget doit commencer par une estimation de tous les revenus que vous pouvez raisonnablement anticiper pour la période budgétée (trimestre ou année fiscale). Il s'agit du chiffre d'affaires total généré par votre entreprise, toutes sources confondues, avant déduction des dépenses.
Petit conseil : Ce n’est pas le moment d’être trop optimiste quant à l’acquisition de nouveaux clients. Je ne compte plus le nombre de fois où des engagements verbaux n’ont jamais été respectés.
Pour une entreprise déjà en activité, vous pouvez indiquer le chiffre d'affaires en vous basant sur vos archives. Pour une nouvelle entreprise, indiquez des estimations tirées de votre plan d’affaires ou d’études comparatives du secteur… mais vous devrez y revenir régulièrement pour vérifier si vous suivez bien vos prévisions.
Pensez à prendre en compte la saisonnalité de votre activité. Par exemple, si vous préparez un budget pour le premier trimestre 2025, il peut être plus pertinent d’utiliser les données du premier trimestre 2024, plutôt que la moyenne annuelle de vos revenus.
3. Soustrayez les coûts fixes
Les coûts fixes sont des dépenses qui restent stables quel que soit votre niveau d’activité. Cela inclut :
- Loyer
- Salaires mensuels* (*les salaires horaires sont des coûts variables, mais les paies des employés salariés à long terme sont considérées comme des coûts fixes)
- Assurance
- Remboursement de dettes
- Factures fixes et logiciels SaaS (WiFi, frais mensuels de terminaux de paiement, logiciels de comptabilité, etc.)
Additionnez vos coûts fixes réels en vous basant sur les données des derniers mois. Pensez à inclure les dépenses fixes, mais non mensuelles, comme une facture d’assurance réglée au trimestre ou la taxe foncière d’un bien que vous payez une fois par an.
Une fois ces coûts fixes rassemblés, soustrayez-les de vos revenus.
4. Soustrayez les coûts variables
Les coûts variables évoluent chaque mois en fonction du niveau de production ou d’activité de votre entreprise. Parmi eux :
- Matières premières
- Coût des marchandises vendues
- Factures variables comme l’électricité
- Salaires horaires des employés
- Votre rémunération de dirigeant ou prélèvement (si elle varie selon les bénéfices)
- Campagnes marketing
Les coûts variables peuvent être estimés à l’aide de formules directement dans votre budget (si vous utilisez un tableur ou un logiciel avancé de budgétisation).
Puisque les coûts variables évoluent avec l’activité de votre entreprise (par ex. le nombre d’unités produites), vous pouvez définir un coût variable par unité et automatiser la mise à jour de vos cellules budgétaires en fonction de ce chiffre.
5. Prévoyez un fonds de secours
Un fonds de secours est en quelque sorte une réserve d’urgence pour votre entreprise. Il sert à couvrir des dépenses imprévues, ou même les charges courantes si vos revenus sont inférieurs aux prévisions.
Le montant à placer en réserve dépendra de la nature de votre activité, de la stabilité de vos revenus et des solutions de financement auxquelles vous pouvez accéder rapidement.
N'oubliez pas qu'une fois établi, vous n'avez pas besoin de répéter cette étape à moins de puiser dans le fonds. Vous n'avez pas à prévoir un nouveau fonds de prévoyance chaque trimestre ou chaque année — il vous suffit de vous assurer que vous avez mis de l'argent de côté à cet effet.
De même, le fonds de prévoyance n'est pas une « dépense » et il ne réduit pas techniquement votre rentabilité, même si je conseille de le calculer à ce stade pour ne pas être tenté d'utiliser votre réserve à d'autres fins.
Que faire de votre fonds de prévoyance ?
Ce n'est pas parce que vous n'utilisez pas activement votre fonds d'urgence pour développer votre entreprise que vous devez le laisser dormir sur un compte bancaire sans intérêt.
Vous devriez toujours garder votre fonds de prévoyance dans un actif hautement liquide mais autant le placer de façon à générer des intérêts — choisir un compte épargne professionnel à haut rendement ou un fonds du marché monétaire peut donc être un bon choix.
Assurez-vous simplement de pouvoir accéder à cet argent rapidement, à tout moment, sans complication ni frais.
6. Évaluez les profits attendus
Vous pouvez calculer vos profits attendus maintenant que vous connaissez vos revenus et vos dépenses estimés totaux.
Si le chiffre est positif, vous êtes dans le vert et vous prévoyez une année rentable ! Si c’est négatif, vous êtes dans le rouge. Pas de panique — il est tout à fait courant que des entreprises connaissent des périodes de pertes nettes.
Pourquoi « dans le noir » ?
Puisqu'il s'agit d'argent, on pourrait penser que « dans le vert » serait plus logique, et vous auriez raison… si cette expression était apparue récemment. « Dans le rouge » vient de l’expression « dans l’encre rouge », à une époque où les entreprises notaient leurs pertes en rouge dans les livres de comptes.
Si c'était rouge, c'était mauvais. Si c'était noir, tout allait bien.
Avant d’accepter ce chiffre comme une vérité absolue, assurez-vous qu'il soit logique. C'est un moyen rapide de vérifier votre travail et de vous assurer que rien n’a été oublié.
Si vous versez un salaire variable au dirigeant, vous pouvez également attendre cette étape pour déterminer son montant. Veillez simplement à ne pas compter deux fois — si vous avez déjà inclus le salaire du dirigeant parmi les charges variables, ne l’ajoutez pas à nouveau ici.
7. Faites le point sur votre budget
Les budgets doivent être analysés à intervalles pertinents, comme la fin de chaque mois, de chaque trimestre ou d'exercice fiscal. Si votre entreprise est en phase de démarrage et/ou en forte croissance, il sera pertinent de vérifier votre budget plus fréquemment.
Si vous créez un budget d’entreprise pour la première fois, vous devriez le réexaminer au moins une fois par trimestre et le comparer à vos revenus et dépenses effectifs. Cela vous aidera également à établir de meilleures prévisions : un budget précis = prévisions plus précises
Si vous constatez que vos chiffres réels s’écartent sensiblement de vos estimations, il est temps de réexaminer votre budget ou d’utiliser un autre modèle de prévision pour améliorer vos estimations.
5 types de budgets d’entreprise
Vous maîtrisez désormais les bases de la budgétisation d’entreprise. Pour aller plus loin, voici les différents types de budgets qui pourraient concerner votre société.
Budget principal
Le budget principal est le récapitulatif des revenus et dépenses prévus de tous les départements d’une société — c’est d’ailleurs ce que je vous ai préparé à réaliser dans cet article.
Dans les entreprises de grande taille, il est courant de disposer de budgets opérationnels pour chaque département ou projet, ainsi que d'un budget principal qui regroupe l'ensemble.
Budget opérationnel
Les budgets opérationnels servent à estimer les dépenses et revenus liés aux opérations spécifiques concernées, d’où leur nom.
Lorsque votre entreprise est de petite taille et que vous poursuivez un objectif central, le budget opérationnel est identique au budget principal. Mais dès que vous grandissez, il devient nécessaire de préparer des budgets opérationnels pour chaque projet ou département distinct.
Budget d’investissement
Un budget d’investissement permet d’évaluer d’importants investissements, projets ou achats potentiels. Par exemple, une société peut élaborer un budget d’investissement pour étudier l’ouverture d’une seconde usine de production.
Ce budget portera sur les dépenses et revenus prévisionnels liés à ce projet particulier pour mesurer sa rentabilité et évaluer si c’est un bon usage des capitaux de l’entreprise.
Budget de trésorerie
Un budget de trésorerie est une estimation des flux de trésorerie d’une entreprise sur une période donnée (qui peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
C'est un point de départ utile pour l'analyse des flux de trésorerie et cela permet de s'assurer qu'une entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour poursuivre ses activités.
Budget de main-d'œuvre
Un budget de main-d'œuvre est un peu différent ; il s'agit d'un outil hybride de finances et de ressources humaines utilisé pour estimer le nombre d'heures d'employés ou de sous-traitants nécessaires pour répondre à une exigence de production prévue ou pour atteindre des objectifs de chiffre d'affaires.
Il peut être utile pour estimer les coûts de main-d'œuvre, estimer le chiffre d'affaires (par exemple si vous facturez les clients à l'heure), et aider les RH à prendre des décisions de recrutement plus éclairées.
Un meilleur budget pour une meilleure entreprise
Bien qu’un budget ne soit qu’un élément de votre stratégie globale d’entreprise, c’est un point très important. Gérer une entreprise sans budget, c’est un peu comme faire un gâteau sans recette. Bien sûr, cela pourrait fonctionner — mais êtes-vous prêt à prendre ce risque ? Soyez prudent et faites de meilleurs gâteaux obtenez de meilleurs résultats commerciaux avec un budget d’entreprise bien structuré.
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