Exigences Logiciel ERP : Liste de Contrôle pour un Achat Intelligent

Exigences Fonctionnelles Principales

Indispensables

• Gestion financière : Le système doit prendre en charge un grand livre complet, les comptes fournisseurs, les comptes clients et le rapprochement bancaire automatisé dans une seule plateforme unifiée.

• Reporting et analyses : Le système doit générer les états financiers standards et permettre la création de rapports sur mesure sans nécessiter l’intervention de développeurs.

• Piste d’audit et contrôles de conformité : Chaque transaction doit être enregistrée avec un horodatage indiquant l’auteur, le modificateur ou l’approbateur, avec des contrôles d’accès basés sur les rôles au niveau des données.

• Gestion multi-entités : Le système doit gérer les transactions inter-sociétés, les rapports consolidés et une comptabilité distincte pour plusieurs entités juridiques ou unités d’affaires.

Exigences Standards

• Gestion des achats et commandes : Le système doit prendre en charge la création des bons de commande, les circuits d’approbation, la correspondance à trois voies entre les factures et les réceptions, et la gestion des fournisseurs.

• Gestion des stocks : Le système doit suivre les niveaux de stock, les mouvements et la valorisation en temps réel sur un ou plusieurs sites.

• Budgétisation et prévisions : Le système doit permettre la création de budgets par département ou centre de coûts, avec suivi des écarts par rapport au réel.

• Intégration de la paie : Le système doit inclure soit un traitement de paie natif, soit une intégration directe avec un fournisseur de paie tiers.

• Intégration CRM : Le système doit relier le pipeline commercial et les données clients aux données financières, pour permettre le suivi des revenus de l’opportunité à la facture.

Exigences Spécifiques

• Comptabilité de projet : Le système doit suivre les coûts, les revenus et la rentabilité à l’échelle de chaque projet, avec prise en charge de la reconnaissance du chiffre d’affaires à l’avancement.

• Gestion de production et planification industrielle : Le système doit prendre en charge la nomenclature, la gestion des ordres de fabrication et la planification de capacité directement reliées à la gestion des stocks et aux achats.

• Multi-devises et conformité fiscale internationale : Le système doit gérer la conversion des devises en temps réel, les règles fiscales locales et la déclaration statutaire spécifique à chaque pays pour les entreprises opérant à l’international.

• Gestion des interventions terrain : Le système doit permettre la planification et la répartition des techniciens, le suivi des coûts des prestations, et la synchronisation des ordres de travail terminés avec la facturation et les stocks.

Exigences Techniques et d’Intégration

Indispensables

• Sécurité des données et chiffrement : Le système doit chiffrer les données au repos et en transit, imposer l’authentification multifacteur et prendre en charge les droits basés sur les rôles jusqu’au niveau champ.

• API disponible : Le système doit offrir une API REST documentée et stable permettant la circulation automatique des données entre l’ERP et d’autres systèmes de gestion, sans intervention manuelle.

• Hébergement cloud et fiabilité : Le système doit être hébergé sur une infrastructure cloud éprouvée avec un SLA de disponibilité contractuel d’au moins 99,5 %.

• Sauvegarde des données et reprise après sinistre : Le système doit effectuer des sauvegardes automatisées selon un calendrier défini et prendre en charge un processus de restauration documenté avec un objectif de temps de récupération clair.

Rejoignez notre communauté

Rejoignez le collectif de CFO tech le plus innovant d'Amérique du Nord.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to The CFO Club. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy.

Exigences standard

• Intégrations natives avec les principaux outils métiers : Le système doit proposer des connecteurs préconfigurés pour les plateformes courantes telles que la paie, la gestion de la relation client (CRM), le commerce électronique et la banque sans nécessiter de développement sur mesure.

• Prise en charge de l’authentification unique : Le système doit prendre en charge l’authentification unique (SSO) via des fournisseurs d'identité standard, afin que les utilisateurs puissent s’authentifier à travers votre annuaire existant (par exemple, Azure Active Directory ou Okta).

• Accessibilité mobile : Le système doit offrir une interface mobile ou une application permettant aux utilisateurs d’approuver des transactions, de consulter des rapports et de gérer les flux de travail clés depuis un téléphone ou une tablette.

• Scalabilité : Le système doit pouvoir gérer l’augmentation du volume des transactions, de nouveaux utilisateurs et de nouvelles entités sans nécessiter de migration de plateforme ou une importante reconfiguration.

• Outils d’import et export de données : Le système doit permettre l’importation en masse de données via des formats de fichiers structurés et autoriser l’export intégral des données dans des formats non propriétaires à tout moment.

Exigences particulières

• Prise en charge de l’EDI : Le système doit prendre en charge l’échange de données informatisé (EDI) afin d’automatiser les échanges de commandes, de factures et de données d’expédition avec les partenaires commerciaux qui l’exigent.

• Intégration des données IoT et capteurs : Le système doit accepter les flux de données en temps réel provenant des appareils ou équipements connectés, en orientant ces données vers les processus de gestion des stocks, de maintenance ou de production.

• Déploiement ERP sur site ou cloud privé : Le système doit permettre un déploiement en dehors d'un cloud public partagé pour les organisations ayant des exigences de résidence des données ou de conformité réglementaire qui l’interdisent (un haut niveau de contrôle étant l’un des principaux avantages des systèmes ERP sur site).

Exigences en matière de sécurité et de conformité

Indispensables absolus

• Gestion des accès basée sur les rôles : Le système doit restreindre l’accès des utilisateurs aux données, modules et fonctions selon des rôles définis, garantissant qu’aucun utilisateur ne puisse consulter ou modifier des enregistrements au-delà de son niveau d’autorisation.

• Journal d’audit immuable : Chaque transaction financière et modification du système doit être enregistrée avec une date/heure, un identifiant utilisateur et l’état des enregistrements avant et après modification, sans possibilité d’altération ou de suppression.

• Certification SOC 1 et SOC 2 : Le fournisseur doit disposer de rapports SOC 1 Type II et SOC 2 Type II à jour, confirmant que les contrôles internes relatifs à la gestion financière et à la sécurité des données ont été audités de manière indépendante.

• Mise en œuvre de la séparation des tâches : Le système doit empêcher un même utilisateur de disposer de droits conflictuels, comme la possibilité de créer et d’approuver un paiement, sans étape d’autorisation secondaire.

Exigences standard

• Conformité RGPD : Le système doit prendre en charge les demandes d’accès des personnes concernées, les processus de droit à l’effacement et le suivi des consentements pour toute donnée personnelle traitée sur la plateforme.

• Contrôles de localisation des données : Le système doit permettre à votre organisation de spécifier la localisation géographique du stockage des données, avec une confirmation documentée que les données ne quittent pas les régions désignées.

• Tests d’intrusion et divulgation des vulnérabilités : Le fournisseur doit réaliser régulièrement des tests d’intrusion par une tierce partie et maintenir une politique publiée pour la divulgation responsable des vulnérabilités ainsi que des délais de correction.

• Gestion de session et contrôles de temporisation : Le système doit automatiquement mettre fin aux sessions utilisateur inactives après une durée configurable et consigner toutes les tentatives de connexion, y compris les tentatives échouées.

• Journalisation de la gestion des modifications : Tous les changements de configuration (modification des flux de travail, mises à jour des autorisations, paramètres système) doivent être consignés et rattachés à un utilisateur spécifique et à une date/heure.

Exigences particulières

• Conformité HIPAA : Pour les organisations traitant des informations de santé protégées, le fournisseur doit signer un accord de partenaire commercial et démontrer que la plateforme respecte les exigences techniques de sécurité de la HIPAA.

• Conformité ITAR et contrôle des exportations : Pour les sous-traitants de la défense ou les fabricants impliqués dans des biens soumis à contrôle, le système doit limiter l'accès aux données aux personnes autorisées et soutenir la conformité au règlement International Traffic in Arms Regulations.

• Conformité PCI DSS : Pour les entreprises traitant des données de titulaires de carte dans l'ERP, le système doit répondre aux exigences de la norme PCI DSS, notamment le cloisonnement du réseau et le stockage chiffré des données des titulaires de carte.

• Autorisation FedRAMP : Pour les organisations vendant ou opérant auprès d'agences fédérales américaines, le système doit posséder une autorisation FedRAMP en cours de validité au niveau d'impact approprié.

Exigences en matière de support fournisseur et de mise en œuvre

Indispensables

• Support de mise en œuvre dédié : Le fournisseur doit nommer un chef de projet dédié à la mise en œuvre, responsable du plan de projet, de la coordination de la migration des données et servant de point d'escalade principal du moment de la signature du contrat jusqu'à la mise en production.

• Aide à la migration des données : Le fournisseur doit fournir des outils documentés, des modèles et une assistance pratique pour migrer les données financières historiques depuis vos systèmes existants vers la nouvelle plateforme.

• Ressources de formation et d'intégration : Le fournisseur doit proposer une intégration structurée pour les utilisateurs finaux et les administrateurs, incluant des supports de formation par rôle et un accès à une base de connaissances en libre-service.

• SLA contractuel pour la réponse au support : Le fournisseur doit s'engager sur des délais de réponse et de résolution des tickets de support en fonction du niveau de gravité, détaillés dans le contrat de service.

Exigences standard

• Gestion de compte nominative : Après la mise en production, le fournisseur doit attribuer un gestionnaire de compte qui assure des points de suivi réguliers, communique les mises à jour du produit et escalade les problèmes en votre nom.

• Communauté d'utilisateurs et réseau d'entraide : Le fournisseur doit assurer une communauté d'utilisateurs active permettant aux clients de partager des configurations, poser des questions et accéder à des solutions éprouvées par des pairs pour les problèmes courants.

• Environnement de test ou bac à sable : Le fournisseur doit fournir un environnement hors production dans lequel votre équipe peut tester les modifications de configuration, les intégrations et les mises à jour avant de les appliquer sur les données en production.

• Accès transparent à la feuille de route produit : Le fournisseur doit partager une feuille de route anticipée et offrir aux clients un canal pour soumettre et voter sur des demandes de nouvelles fonctionnalités.

• Assistance à la gestion des mises à jour : Le fournisseur doit communiquer à l'avance les nouvelles versions, documenter les changements majeurs et fournir une assistance pendant le processus de mise à jour pour minimiser les perturbations.

Exigences particulières

• Services d'implémentation sur site : Pour les déploiements complexes, le fournisseur ou un partenaire agréé doit pouvoir fournir des consultants sur site travaillant directement dans vos locaux pendant les phases de configuration et de mise en production.

• Partenaires d'implémentation sectoriels : Le fournisseur doit disposer d'un réseau de partenaires certifiés avec une expérience documentée de la mise en œuvre de la plateforme dans votre industrie spécifique, comme la fabrication, la santé ou les services professionnels.

• Assistance au développement personnalisé : Le fournisseur doit offrir l'accès à une équipe de services professionnels ou à des développeurs certifiés capables de concevoir et de maintenir des modules, processus ou intégrations personnalisés, au-delà de la configuration standard du produit.

Expérience utilisateur et gestion du changement

Indispensables

• Interface utilisateur intuitive : Le système doit proposer une interface propre et logiquement organisée permettant aux utilisateurs d'accomplir leurs tâches quotidiennes avec un minimum de clics et une navigation claire.

• Tableaux de bord par rôle : Le système doit proposer des tableaux de bord personnalisables adaptés aux différents rôles utilisateurs, affichant sur connexion les indicateurs clés de performance, tâches et alertes pertinents.

• Guidage in-app et info-bulles : Le système doit inclure une aide contextuelle, des parcours guidés et des info-bulles directement dans l’interface pour accompagner les utilisateurs lors de la découverte des nouveaux flux de travail.

• Conception accessible : Le système doit respecter les normes d’accessibilité (telles que WCAG 2.1), garantissant que les personnes en situation de handicap puissent naviguer et utiliser toutes les fonctionnalités essentielles.

Exigences standards

• Personnalisation en libre-service : Le système doit permettre aux utilisateurs de personnaliser leurs mises en page, recherches sauvegardées et préférences de notifications sans intervention de l’équipe informatique.

• Trousse de gestion du changement : Le fournisseur doit proposer des modèles de communication, des plans de formation et des ressources d’adoption pour aider votre équipe lors de la transition vers le nouvel ERP.

• Outils de collecte des retours : Le système doit comporter des mécanismes intégrés permettant aux utilisateurs de soumettre des retours ou de signaler des problèmes directement depuis l’interface.

• Prise en charge multilingue : Le système doit offrir des options de langue pour les équipes mondiales, avec des traductions précises pour tous les menus, contenus d’aide et messages d’erreurs.

• Flux de travail adaptés au mobile : Le système doit permettre l’accès aux flux de travail essentiels—comme les validations, la saisie des temps et la soumission des notes de frais—depuis un appareil mobile.

Exigences particulières

• Modules d’apprentissage ludiques : Le système doit proposer des modules interactifs et ludiques pour accélérer l’intégration et renforcer les bonnes pratiques auprès des nouveaux utilisateurs.

• Tutoriels vidéo intégrés : Le système doit inclure de courtes vidéos tutoriels spécifiques à chaque rôle, accessibles directement depuis chaque module ou flux de travail.

• Analyses de l’adoption des utilisateurs : Le système doit fournir des rapports sur l’utilisation des fonctionnalités, la fréquence des connexions et l’accomplissement des processus afin de suivre l’adoption et d’identifier les besoins en formation.

Exigences sectorielles

Exigences indispensables

• Soutien à la conformité sectorielle : Le système doit prendre en charge les exigences réglementaires et de reporting propres à votre secteur, qu’il s’agisse de normes de reconnaissance du chiffre d’affaires pour les SaaS, de traçabilité des lots pour l’agroalimentaire, ou de calcul des coûts par chantier pour la construction.

• Workflows configurables : Le système doit permettre à votre équipe de créer et modifier les circuits de validation, les règles de saisie, et les séquences de processus pour correspondre à l’organisation réelle de votre entreprise—et non à un modèle générique.

• Champs et structures de données personnalisés : Le système doit permettre d’ajouter des champs, objets et relations de données personnalisés, afin de recueillir des informations propres à votre modèle économique, sans nécessiter de modifications du code.

Exigences standards

• Soutien à la localisation : Le système doit gérer les règles fiscales par pays, formats de date, affichages de devises et exigences de déclaration statutaire pour chaque région d’activité de votre entreprise.

• Intégrations aux standards du secteur : Le système doit proposer des intégrations prêtes à l’emploi avec les plateformes les plus utilisées dans votre secteur, telles que Shopify pour le commerce de détail, Procore pour la construction, ou Veeva pour les sciences de la vie.

• Modèles de rapport spécifiques à la verticalité : Le système doit comprendre des modèles de rapports intégrés, alignés sur les indicateurs clés et métriques standards de votre secteur, limitant la nécessité de tout créer de zéro.

• Modèle de licence évolutif : Le système doit offrir une structure tarifaire qui accompagne votre croissance, qu’il s’agisse d’ajouter des utilisateurs, entités ou modules, sans devoir renégocier l’ensemble de la plateforme.

More Articles

• La meilleure façon de synchroniser les données d’entreprise sans effort, pour toujours
• Comment maîtriser le processus de clôture financière : guide étape par étape
• 19 principaux avantages des logiciels de comptabilité pour les startups

Exigences particulières

• Traçabilité des lots et des numéros de série : Pour les fabricants, distributeurs ou sociétés agroalimentaires, le système doit permettre de tracer chaque unité ou lot, de la réception à la vente, assurant ainsi une traçabilité complète en amont comme en aval.

• Comptabilité des subventions et des fonds : Pour les organismes sans but lucratif ou du secteur public, le système doit assurer le suivi des recettes et dépenses par fonds ou subvention, avec des rapports répondant aux exigences de transparence des bailleurs de fonds ou des autorités.

• Gestion des abonnements et des revenus récurrents : Pour les entreprises SaaS ou par abonnement, le système doit automatiser les cycles de facturation, gérer les modifications de contrat et prendre en charge la reconnaissance des revenus conforme à l’ASC 606 sur plusieurs obligations de performance.

• Conformité en comptabilité des contrats de location : Pour les organisations avec d'importants portefeuilles de baux, le système doit prendre en charge la comptabilité des contrats de location selon l’ASC 842 ou l’IFRS 16, notamment les calculs d’actifs au titre du droit d’utilisation et les plannings d’amortissement des passifs.

Exigences surestimées

Certaines fonctionnalités ERP paraissent impressionnantes lors d'une démonstration mais tiennent rarement les promesses avancées par les éditeurs une fois en production. D’après mon expérience, voici celles qu’il faut examiner attentivement avant de les laisser influencer votre processus de décision :

• Informations pilotées par l’IA : Les éditeurs présentent l’IA intégrée comme un moyen de détecter des anomalies, prévoir des tendances et identifier automatiquement des risques. En pratique, ces fonctionnalités reposent fortement sur la qualité des données historiques — ce que la plupart des organisations ne possèdent pas lors du lancement — et les résultats proposés sont souvent trop génériques pour être exploitables sans paramétrage avancé.

• Personnalisation sans code : On promet aux utilisateurs métiers de créer des workflows, rapports et intégrations sans intervention informatique. En réalité, tout ce qui dépasse la configuration basique requiert souvent un développeur ou une compréhension approfondie du modèle de données, et les automatisations sans code mal configurées peuvent entraîner des problèmes d’intégrité de données difficiles à détecter.

• Outils de collaboration intégrés : Certains ERP intègrent des fonctions natives de chat, de commentaires ou de partage documentaire. La plupart des équipes disposent déjà de solutions éprouvées pour cela (telles que Slack ou Microsoft Teams), et le maintien de deux environnements distincts de collaboration engendre davantage de confusion qu’il n’apporte de solutions.

• Modèles sectoriels préconfigurés : Les éditeurs vendent ces modèles comme une voie rapide vers la mise en service, mais ils exigent le plus souvent des adaptations importantes pour correspondre à la réalité opérationnelle. Ils peuvent même ralentir la mise en œuvre en enfermant votre équipe dans une structure inadaptée à vos processus.

• Tableaux de bord en temps réel pour les dirigeants : Les tableaux de bord en direct semblent attrayants, mais les cadres consultent rarement l’ERP directement. La plupart des organisations exportent finalement les données vers un outil de BI séparé, rendant le tableau de bord natif configuré une fois, puis rarement utilisé.

Étapes pour personnaliser votre liste de critères pour un ERP

Voici un guide étape par étape pour vous aider à adapter votre liste de contrôle et garder le cap :

1. Définissez les objectifs métiers et le périmètre du projet : Clarifiez les objectifs de votre organisation, vos difficultés actuelles ainsi que les résultats recherchés avant d’établir vos exigences. Utilisez des ateliers ou des entretiens avec la direction pour cerner le besoin d’un logiciel ERP.
2. Recueillez l’avis de toutes les parties prenantes : Réalisez des sondages, des groupes de discussion ou des entretiens avec l’ensemble des personnes concernées par le système. Posez des questions permettant de révéler des besoins cachés afin de ne rien omettre.
3. Classez et priorisez les exigences : Segmentez vos besoins en « indispensables », « souhaitables » et « à considérer à terme ». Parvenez à un consensus entre les parties prenantes en présentant une liste ou un tableau d’exemple des différents niveaux de priorité.
4. Évaluez les besoins d’intégration, d’évolutivité et de sécurité : Vérifiez que vos exigences couvrent l’interopérabilité avec l’existant, les contraintes de sécurité et de conformité ainsi que la capacité à accompagner la croissance. Tenez compte des obligations réglementaires et des bonnes pratiques sectorielles.
5. Calculez le coût total de possession et le retour sur investissement : Évaluez les coûts à court et long terme, ainsi que les bénéfices financiers et opérationnels liés aux avantages d’un logiciel ERP. Intégrez dans votre analyse les coûts de logiciel, formation, support, mises à jour et périodes d’indisponibilité lors de l’évaluation des prix des logiciels ERP.

Parties prenantes clés dans la sélection d’un logiciel ERP

Faire participer différents services dans la collecte des besoins pour un logiciel ERP permet d’éviter les angles morts, de réduire les conflits et de s’assurer que la solution soit cohérente avec les objectifs stratégiques et opérationnels. C’est ainsi que vous tirerez le plus d’avantages de votre ERP cloud.

Utilisez ce tableau pour comprendre quels intervenants impliquer et ce qui les intéresse le plus :

Partie prenante	Rôle
CFO/Leadership financier	Définir les contrôles financiers, les besoins en reporting, les exigences de conformité et les limites budgétaires.
Directeur/Responsable IT	Évaluer la compatibilité technique, les besoins d'intégration, les normes de sécurité et la scalabilité à long terme.
Responsable des opérations	Identifier les besoins d'automatisation des processus, de gestion des stocks, d'approvisionnement et d'efficacité opérationnelle.
Chefs de département	Faire remonter les besoins spécifiques des départements et garantir que l’ERP prenne en charge les opérations quotidiennes.
Utilisateurs finaux	Fournir un retour d'expérience sur l’ergonomie, les points de douleur et les fonctionnalités essentielles pour les tâches quotidiennes.
Responsable RH/Paie	S'assurer que les besoins en paie, suivi du temps et gestion des données des employés sont pris en compte.
Responsable des achats	Définir les besoins en gestion des fournisseurs, achats et workflows d'approbation.
Responsable conformité	Vérifier que les exigences réglementaires, d'audit et de confidentialité des données sont intégrées à la solution.

Élaborez votre stratégie de logiciel ERP en toute confiance

Découvrez des cadres pratiques, des conseils d'experts et une démarche éprouvée pour la sélection d'un logiciel ERP dans ce guide étape par étape sur comment choisir un logiciel ERP.