10 conseils pour les comptes fournisseurs afin d’améliorer la liquidité en 2026

• Ratio de liquidité générale : Le ratio de liquidité générale est le plus tolérant car il mesure la liquidité sur une année complète. Il indique la proportion d’actifs courants par rapport aux passifs courants. Bien que le ratio idéal puisse varier d’une entreprise à l’autre, un ratio supérieur à un montre que vous disposez de suffisamment de liquidités pour couvrir vos dettes à court terme. Voici la formule :

Ratio de liquidité générale = Actifs courants ÷ Passifs courants

• Ratio de liquidité immédiate : Le ratio de liquidité immédiate est un peu plus strict que le ratio général car il porte uniquement sur les comptes clients, les investissements à court terme, et les liquidités ainsi que leurs équivalents. Les stocks et autres actifs courants sont exclus. L'idée est qu’il est plus difficile de transformer les stocks en cash que les autres actifs à court terme. La formule pour calculer le ratio de liquidité immédiate :

Ratio de liquidité immédiate = [Comptes clients + Investissements à court terme + Liquidités et équivalents de liquidités] ÷ Passifs courants

• Ratio de liquidité en caisse : Le ratio de liquidité en caisse est le plus conservateur de tous les ratios de liquidité. Il exclut tous les actifs courants sauf les liquidités et leurs équivalents. Considérez-le comme une mesure de votre capacité à faire face à une urgence. Si vous deviez régler toutes vos dettes à court terme immédiatement, auriez-vous suffisamment de cash ? Voici la formule :

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Ratio de liquidité en caisse = Liquidités et équivalents ÷ Passifs courants

Ces indicateurs servent de point de départ pour évaluer et suivre vos progrès lorsque vous souhaitez améliorer votre liquidité. Avec cette base, voyons maintenant les meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs à suivre pour optimiser votre liquidité.

10 meilleures pratiques pour les comptes fournisseurs

Certaines de ces pratiques peuvent être automatisées ; d’autres nécessitent un peu plus d’ajustements. Quoi qu’il en soit, elles vous aideront à améliorer votre position de trésorerie et à éviter les zones de tension.

1. Prioriser les factures

Priorisez les factures selon les critères suivants :

• Coût d’opportunité (taux de rendement sur les valeurs mobilières de placement ou autres équivalents de trésorerie)
• Disponibilité de remises pour paiement anticipé

Payer les factures en avance comporte un coût d’opportunité. L’argent payé trop tôt aurait pu être placé dans des valeurs mobilières générant un certain rendement.

Supposons qu’une facture de 50 000 $ soit due dans quatre mois. Un mois plus tard, vous décidez de la régler. Si vous ne payez pas d’avance, vous pouvez placer cette somme sur des valeurs mobilières et générer, par exemple, un rendement de 4 % pendant trois mois. Cela signifie que vous perdez 500 $ en payant en avance, calculé ainsi :

Perte potentielle = [Montant x Rendement (%) x (3 mois/12 mois)]

500 $ = [50 000 $ x 4 % x 3 mois/12 mois]

Mais avant de décider de payer la facture à son échéance, recherchez les opportunités de rabais. Si le fournisseur propose une remise de 5 % pour un paiement anticipé, vous économisez 2 500 $ — cela améliore votre trésorerie tout en renforçant vos bénéfices.

Lorsque vous recevez des centaines de factures, une validation manuelle des factures devient vite impraticable. C’est là que l’automatisation des comptes fournisseurs peut faire la différence — trouvez une bonne solution d’automatisation du traitement des comptes fournisseurs pour automatiser l’approbation et le règlement de vos factures. Cela vous aidera à prendre des décisions financières avisées à grande échelle.

Les meilleurs outils d'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs

Notre équipe a examiné des milliers de solutions logicielles financières — voici les meilleures pour l’automatisation des comptes fournisseurs :

1. 1. MakersHub — Idéal pour la saisie de factures alimentée par l'IA
2. 2. Centime — Idéal pour la gestion de trésorerie tout-en-un
3. 3. Centime — Idéal pour la gestion de trésorerie tout-en-un
4. 4. Paylocity — Idéal pour le traitement automatisé des factures
5. 5. Precoro — Idéal pour les workflows d'approbation automatisés
6. 6. Ramp — Idéal pour le support multi-méthodes de paiement
7. 7. Melio — Idéal pour les petites entreprises
8. 8. Melio — Idéal pour les petites entreprises
9. 9. Procurify — Idéal pour la correspondance automatisée à trois voies
10. 10. Procurify — Idéal pour la correspondance automatisée à trois voies

2. Simplifiez votre processus de gestion des comptes fournisseurs

Simplifiez vos processus pour permettre à l'équipe des comptes fournisseurs de mieux suivre les payables et d'élaborer des stratégies visant à minimiser la trésorerie immobilisée. Voici quelques façons d'optimiser le processus des comptes fournisseurs et d'aider votre équipe :

1. Standardisez vos flux de travail AP.
2. Identifiez les points de blocage dans le processus et éliminez-les.
3. Automatisez votre processus de gestion AP. L’un des avantages des logiciels de gestion des comptes fournisseurs est qu’ils vous aident à automatiser la plupart des tâches AP, telles que le traitement des paiements, l'approbation automatique des paiements en dessous d'un certain seuil, et le rapprochement des paiements avec les factures.
4. Ne payez pas les factures erronées. Retournez-les au fournisseur.
5. Traitez les factures dans les délais et tamponnez-les. Effectuez l'ensemble du processus conformément aux accords de niveau de service internes.
6. Payez les factures à la date d'échéance. Évitez les retards de paiement, car cela met en danger vos relations fournisseurs et peut entraîner des pénalités de retard.
7. Mettez en place des canaux et processus pour le signalement et la gestion des exceptions.
8. Remplacez les factures papier par un système d'Échange de Données Informatisé (EDI) permettant aux fournisseurs de soumettre leurs factures électroniquement. Les factures basées sur l'EDI sont plus faciles à suivre et peuvent permettre d’approuver et d’enregistrer les paiements automatiquement.

3. Formalisez votre processus de gestion des comptes fournisseurs

Formaliser le flux de travail AP contribue à garantir l'efficacité, la précision et la conformité. Créez un processus structuré et documenté incluant des directives sur des points précis. Voici quelques exemples d’éléments à inclure dans un processus AP formalisé.

• Contrôle des accès : Limitez l'accès aux données AP aux personnes qui en ont réellement besoin. Un logiciel de comptes fournisseurs vous aide à autoriser les utilisateurs à accéder aux données avec différents niveaux de droits selon leur rôle.
• Contrôles internes : Mettez en place des contrôles internes pour éviter la fraude et les incohérences, et réalisez des audits réguliers pour garantir leur efficacité. Des contrôles internes robustes préviennent la fraude et les erreurs humaines, permettant ainsi un gain de temps. Par exemple, la méthode du rapprochement à trois niveaux est très efficace contre la fraude et les erreurs AP.
• Indicateurs clés de performance (KPI) : Définissez des KPI pour instaurer la responsabilisation. Les KPI permettent à l’équipe AP d’évaluer si leur stratégie fonctionne. En cherchant à maximiser la liquidité, le suivi des ratios de liquidité aide votre équipe à mesurer l'efficacité de ses actions.

4. Renégociez vos conditions de paiement

Les conditions de paiement ne sont pas gravées dans le marbre. Si vous souhaitez maximiser votre trésorerie, il est utile de discuter avec vos fournisseurs — surtout ceux avec qui vous entretenez de solides relations — pour envisager une évolution des modalités de paiement.

La plupart des factures proposent des délais de paiement net 30, 60 ou 90 jours. N'hésitez pas à demander à vos fournisseurs d’allonger la période de crédit ou de proposer des remises pour règlement anticipé. Si le mode de paiement actuel est coûteux, étudiez avec eux un moyen de paiement alternatif. Même si seulement quelques fournisseurs acceptent, l’impact sur votre liquidité peut être notable.

5. Recherchez les remises

Les remises sont souvent plus avantageuses qu’un délai de paiement allongé, à condition de ne pas être en tension de trésorerie. Cependant, profiter de remises se traduit généralement par un solde de trésorerie moyen plus faible — cela n’augmente donc pas la liquidité à court terme, mais permet de réduire considérablement les sorties de trésorerie sur le long terme, ce qui améliore la liquidité globale.

6. Automatisez vos processus AP

Automatiser les processus AP permet à votre équipe de gagner du temps tout en éliminant les complexités et les inefficacités. Recherchez une solution d'automatisation des comptes fournisseurs capable d’aller bien au-delà de la simple saisie de données.

Par exemple, le logiciel doit automatiquement scanner les factures et les associer en temps réel aux paiements et bons de commande concernés (c’est aussi un avantage des logiciels de gestion des bons de commande). Un logiciel intégrant des rapports automatisés joue un rôle clé pour le suivi de la liquidité. Disposer périodiquement d’un panorama des ratios de liquidité et d’analyses de dépenses aide votre équipe à prendre des décisions éclairées pour vos flux AP et ainsi optimiser la trésorerie.

7. Vérifiez les paiements en double

Les paiements en double peuvent devenir un problème majeur de fuite de trésorerie s’ils ne sont pas contrôlés. Même avec le traitement automatique des factures, vérifiez régulièrement les factures et les paiements pour vous assurer qu'il n'y ait pas de doublons.

Vous pouvez aussi automatiser ce processus à l’aide de systèmes de comptes fournisseurs qui proposent une fonctionnalité de détection automatique des doublons.

8. Révisez les contrats régulièrement

Révisez les contrats régulièrement pour :

• Identifier des opportunités d’avantages financiers : Utilisez des tableaux de bord d'évaluation fournisseurs pour surveiller les indicateurs de performance et garantir la conformité avec les accords de niveau de service (SLA). La non-conformité avec les SLA peut offrir des opportunités d’avantages financiers.
• Optimiser les modalités de paiement : Révisez les contrats pour voir si vous devez ajuster et optimiser les conditions de paiement selon l'évolution de facteurs comme la conjoncture du marché. Prolonger les délais de paiement peut augmenter le Days Payable Outstanding (DPO) et améliorer la liquidité globale.
• Rechercher des réductions de coûts et éviter les renouvellements automatiques : L’examen des contrats peut vous aider à repérer des pistes de réduction des coûts, notamment en supprimant des services inutilisés ou en renégociant des tarifs plus avantageux en raison de changements du marché. Cela permet aussi d’identifier et d’éviter le renouvellement automatique de contrats pour des services dont vous n’avez plus besoin.

9. Travaillez avec des fournisseurs pré-approuvés

Certaines bonnes pratiques relatives aux comptes fournisseurs débutent avant même le lancement du travail — la sélection des fournisseurs en est un bon exemple.

Travailler avec des fournisseurs pré-approuvés est un excellent moyen de contrôle interne pour prévenir la fraude. Préalablement, approuvez les fournisseurs en évaluant des critères tels que :

• Disponibilité des produits
• Tarification
• Délais de livraison
• Fiabilité

Une fois votre liste de fournisseurs approuvés établie, créez un fichier maître des fournisseurs et limitez l’accès et la modification de ce fichier à certains membres de l’équipe uniquement.

Ajoutez tous les détails, y compris les prix validés et les délais de livraison convenus, dans la liste. Cela permet d'éviter que des employés ne créent de faux fournisseurs dans le système de comptes fournisseurs afin de transférer de l’argent sur leurs propres comptes, ou ne manipulent les prix sur les factures pour s’entendre avec le fournisseur. 

L’argent que vous ne perdez pas s’accumule, ce qui améliore votre liquidité.

10. Incluez des mesures anti-fraude

Selon un rapport de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), les entreprises américaines perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires brut à cause de la fraude, et 12 % de ces fraudes ont lieu dans le service comptable.

Mettre en œuvre des mesures de détection de fraude solides peut contribuer à garantir l'intégrité financière. Des contrôles internes comme la séparation des tâches, des logiciels avancés capables de détecter des anomalies et des audits réguliers sont essentiels pour prévenir la fraude. Ensemble, ces mesures créent également une piste d’audit permettant de retrouver, a posteriori, les incohérences pouvant signaler une fraude. 

La liquidité a un impact financier considérable

Un manque de liquidité durable peut générer de l’inquiétude chez les investisseurs et prêteurs. Cela peut aussi accroître le coût d’emprunt de capitaux à court terme et conduire à un manque de trésorerie sur le long terme.

Les processus de comptes fournisseurs représentent un levier puissant pour gérer la liquidité ; suivre les meilleures pratiques en la matière peut vous aider à garder la situation mieux maîtrisée.

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