10 Conseils pour les Comptes Fournisseurs afin d’Augmenter la Liquidité en 2026
Gérer la liquidité est indispensable ; mal s’y prendre met en péril la survie de votre entreprise. Et si ces problèmes d’illiquidité ne sont pas traités, vous pourriez vous retrouver dans de sérieux ennuis — surtout dans un marché où le capital à court terme se fait rare.
Il existe plusieurs approches pour la gestion de la liquidité. Dans ce guide, je vais me concentrer sur les meilleures pratiques des comptes fournisseurs — l’un des volets les plus négligés de la gestion financière.
Comment mesurer la liquidité
Les ratios de liquidité sont le moyen le plus rapide d'obtenir des informations sur la liquidité de votre entreprise. Voici quelques ratios de liquidité couramment utilisés :
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- Ratio de liquidité générale : Le ratio de liquidité générale est le plus indulgent car il mesure la liquidité sur une année entière. Il vous indique la proportion d'actifs courants par rapport aux passifs courants. Bien que le ratio idéal diffère selon les entreprises, un ratio supérieur à un indique que vous disposez d’une liquidité suffisante pour couvrir vos passifs courants. Voici la formule :
Ratio de liquidité générale = Actifs courants ÷ Passifs courants
- Ratio de liquidité immédiate : Le ratio de liquidité immédiate est un peu plus strict que le ratio de liquidité générale car il se concentre uniquement sur les comptes clients, les investissements à court terme, ainsi que sur la trésorerie et les équivalents de trésorerie. Les stocks et autres actifs courants sont exclus. La logique est que transformer un stock en trésorerie est plus difficile par rapport à d’autres actifs courants. Voici la formule pour calculer le ratio de liquidité immédiate :
Ratio de liquidité immédiate = [Comptes clients + Investissements à court terme + Trésorerie et équivalents] ÷ Passifs courants
- Ratio de liquidité en caisse : Le ratio de liquidité en caisse est le plus prudent de tous les ratios de liquidité. Il exclut tous les actifs courants à l’exception de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Considérez-le comme un indicateur de liquidité en cas d’urgence. Si vous deviez régler immédiatement toutes vos dettes à court terme, avez-vous assez de liquidités pour le faire ? Voici la formule :
Ratio de liquidité en caisse = Trésorerie et équivalents ÷ Passifs courants
Ces indicateurs permettent d’établir une base de départ et de suivre vos progrès si vous souhaitez améliorer la liquidité. Avec ces bases posées, parlons maintenant des meilleures pratiques pour les comptes fournisseurs afin de maximiser votre liquidité.
10 meilleures pratiques pour les comptes fournisseurs
Certaines de ces pratiques peuvent être automatisées ; d'autres demandent un peu d’échanges. Quoi qu’il en soit, elles vous aideront à améliorer votre situation de trésorerie, vous sortant de la zone rouge.
1. Priorisez les factures
Priorisez les factures en fonction des critères suivants :
- Coût d’opportunité (taux de rendement sur les titres négociables ou autres équivalents de trésorerie)
- Disponibilité des remises pour paiement anticipé
Payer les factures en avance engendre un coût d’opportunité. L’argent payé trop tôt aurait pu être investi dans des titres négociables à un certain taux de rendement.
Supposons qu’une facture de 50 000 $ doit être réglée dans quatre mois. Un mois plus tard, vous décidez de la payer. Si vous n’aviez pas payé en avance, vous auriez pu placer l’argent dans des titres négociables et générer, par exemple, un rendement de 4 % pendant trois mois. Cela signifie une perte de 500 $ en payant en avance, calculée ainsi :
Argent perdu = [Montant x Rendement (%) x (3 mois/12 mois)]
500 $ = [50 000 $ x 4 % x 3 mois/12 mois]
Mais avant de payer la facture le jour de son échéance, renseignez-vous sur les possibilités de remise. Si le vendeur propose une remise de 5 % pour paiement anticipé, vous économisez 2 500 $ : non seulement cela améliore votre flux de trésorerie, mais cela se traduit également par un gain direct.
Lorsque vous traitez des centaines de factures, l'approbation manuelle et la prise de décision deviennent irréalistes. C’est là que l’automatisation des comptes fournisseurs s’impose : trouvez une excellente solution logicielle d’automatisation des comptes fournisseurs pour automatiser vos processus de comptes fournisseurs et d’approbation des factures. Cela vous aidera à prendre des décisions financières intelligentes à grande échelle.
Les meilleurs outils d'automatisation AP
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2. Simplifiez votre flux de travail AP
Simplifiez vos processus afin de faciliter la supervision des comptes fournisseurs par le service concerné et de bâtir des stratégies pour minimiser la liquidité immobilisée. Voici quelques moyens de rationaliser le processus de comptes fournisseurs et d'aider votre équipe AP :
- Standardisez vos flux de travail AP.
- Identifiez les goulots d’étranglement du processus et éliminez-les.
- Automatisez votre processus AP. L’un des avantages des logiciels de gestion des comptes fournisseurs est de vous permettre d’automatiser la majorité des tâches AP, comme le traitement des paiements, l’approbation automatique des paiements sous un certain seuil, ou la réconciliation des paiements avec les factures.
- Ne payez pas les factures inexactes. Renvoyez-les au fournisseur.
- Traitez les factures dans les délais et apposez-y un tampon. Terminez la procédure conformément aux accords de niveau de service internes.
- Payez les factures à la date d'échéance. Évitez les retards de paiement car cela met vos relations fournisseurs en danger et peut engendrer des pénalités de retard.
- Mettez en place des procédures et canaux pour le signalement et la gestion des exceptions.
- Remplacez les factures papier par un système d’échange de données informatisé (EDI) permettant aux fournisseurs de transmettre leurs factures électroniquement. Les factures émises via EDI sont plus simples à tracer et facilitent l'approbation ainsi que l'enregistrement automatique des paiements.
3. Formalisez votre flux de travail AP
La formalisation du flux de travail AP garantit l’efficacité, la précision et la conformité. Élaborez un processus structuré et documenté, incluant des directives pour des domaines spécifiques. Voici des exemples d’éléments à intégrer dans un flux de travail AP formalisé.
- Définir le contrôle d’accès : Limitez l'accès aux données AP aux seules personnes qui en ont besoin. Un logiciel de gestion des comptes fournisseurs permet d’autoriser les utilisateurs à accéder aux données selon des niveaux de permissions adaptés à leur rôle.
- Contrôles internes : Mettez en place des contrôles internes pour prévenir la fraude et les écarts, et réalisez des audits réguliers pour vérifier leur efficacité. Des contrôles robustes réduisent les fraudes et erreurs humaines et permettent de gagner du temps. Par exemple, le rapprochement à trois voies est une excellente méthode pour éviter fraudes et erreurs sur vos comptes fournisseurs.
- KPIs : Définissez des indicateurs clés pour instaurer la responsabilité. Les KPIs aident l’équipe AP à évaluer l’efficacité de ses stratégies. Pour maximiser la liquidité, il est utile de suivre les ratios de liquidité afin de mesurer les résultats de vos actions.
4. Renégociez vos conditions de paiement
Les conditions de paiement ne sont pas immuables. Si vous cherchez à maximiser la liquidité, il peut être judicieux de discuter avec vos fournisseurs — en particulier ceux avec qui vous entretenez une bonne relation — pour envisager des modifications des modalités de paiement.
La plupart des factures sont assorties d’un délai de paiement à 30, 60 ou 90 jours. Demandez au fournisseur un délai de crédit plus long ou des remises pour paiement anticipé. Si le mode de paiement actuel est coûteux, évoquez la possibilité d’un mode alternatif avec vos fournisseurs. Même si seuls quelques partenaires acceptent, l’impact sur votre liquidité peut déjà être significatif.
5. Cherchez des remises
Les remises sont souvent plus avantageuses qu’un simple allongement du délai de paiement, sauf en cas de tension sur la trésorerie. Cependant, les remises entraînent également une diminution de la trésorerie moyenne — cela signifie qu’elles n’augmenteront pas immédiatement la liquidité, mais réduiront considérablement les sorties d’argent sur le long terme, améliorant in fine votre liquidité.
6. Automatisez vos processus AP
Automatiser les processus de comptes fournisseurs permet de libérer du temps pour votre équipe et d’éliminer la complexité ainsi que les inefficacités du traitement AP. Recherchez une solution d’automatisation capable d’aller au-delà de la simple saisie de données.
Par exemple, le logiciel doit être capable de scanner automatiquement les factures et de les faire correspondre en temps réel aux paiements et bons de commande associés (c'est aussi l’un des avantages des logiciels de gestion des bons de commande). Un logiciel proposant des rapports automatisés joue un rôle clé pour suivre la liquidité. Des rapports offrant périodiquement un aperçu des ratios de liquidité et une analyse des dépenses permettent à votre équipe de prendre des décisions plus éclairées concernant les processus de comptes fournisseurs afin de maximiser la liquidité.
7. Vérifiez les Paiements en Double
Les paiements en double peuvent se transformer en un véritable problème de fuite de trésorerie s’ils ne sont pas détectés. Même avec un traitement automatisé des factures, il est important d’auditer régulièrement à la fois les factures et les paiements afin de s'assurer qu’il n’y a pas de doublons.
Vous pouvez également automatiser ce processus en utilisant des systèmes de gestion des comptes fournisseurs dotés d’une fonctionnalité intégrée de détection des doublons.
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8. Réexaminez les Contrats Périodiquement
Examinez périodiquement les contrats afin de :
- Identifier des opportunités d’avantages financiers : Utilisez des fiches d’évaluation des fournisseurs pour suivre les indicateurs de performance et assurer la conformité aux accords de niveau de service (SLA). Le non-respect des SLA peut représenter une occasion intéressante d'obtenir des avantages financiers.
- Optimiser les conditions de paiement : Analysez les contrats pour vérifier s’il est nécessaire d’ajuster et d’optimiser les conditions de paiement en fonction de l’évolution de certains facteurs comme la conjoncture du marché. Allonger les délais de paiement peut augmenter le DPO (nombre de jours de dettes fournisseurs) et améliorer la liquidité globale.
- Identifier des économies et éviter les renouvellements automatiques : L’examen des contrats peut vous aider à identifier des sources d’économies, par exemple en supprimant des services inutilisés ou en renégociant un tarif à la baisse en fonction de l’évolution du marché. Cela permet aussi de repérer et d’éviter les renouvellements automatiques de contrats pour des services dont vous n’avez plus besoin.
9. Travaillez avec des Fournisseurs Préapprouvés
Certaines bonnes pratiques des comptes fournisseurs commencent même avant le début de la prestation — c’est le cas notamment de la sélection du fournisseur.
Travailler avec des fournisseurs préapprouvés constitue un excellent contrôle interne pour prévenir la fraude. Préapprouvez les fournisseurs en évaluant des éléments comme :
- Disponibilité des produits
- Tarification
- Délais de livraison
- Fiabilité
Une fois votre liste de fournisseurs préapprouvés définie, créez un fichier principal regroupant ces fournisseurs et limitez son accès et sa modification à certains membres de l’équipe seulement.
Ajoutez tous les détails, notamment les tarifs approuvés et les délais de livraison convenus, à la liste. Cela garantit que les employés ne peuvent pas créer de faux fournisseurs dans le système de comptes fournisseurs pour virer de l’argent sur leurs propres comptes, ou manipuler les prix des factures pour s’entendre avec un fournisseur.
L’argent que vous ne perdez pas finit par faire la différence et améliore votre liquidité.
10. Mettez en Place des Mesures Antifraude
Selon un rapport de l’Association des examinateurs certifiés en fraude (ACFE), les entreprises américaines perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires brut à cause de la fraude, et 12 % de ces fraudes se produisent dans le service comptable.
Mettre en œuvre de solides mesures de détection des fraudes contribue à garantir l’intégrité financière. Les contrôles internes tels que la séparation des tâches, les logiciels avancés capables de détecter les anomalies, ainsi que des audits réguliers, sont essentiels pour prévenir la fraude. Tous ces éléments fonctionnent ensemble pour créer une traçabilité qui permet aussi de repérer a posteriori les incohérences pouvant indiquer une fraude.
La Liquidité a un Impact Financier Majeur
Maintenir une faible liquidité sur de longues périodes peut générer de l’inquiétude chez les investisseurs et créanciers. Cela peut également augmenter le coût du capital à court terme et entraîner à terme une crise de trésorerie.
Les processus de comptes fournisseurs sont un levier puissant pour la gestion de la liquidité : adopter les meilleures pratiques en la matière vous aide à garder la maîtrise de votre situation.
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