10 meilleures pratiques de gestion des comptes fournisseurs pour maximiser la liquidité en 2026
Gérer la liquidité est essentiel : si c'est mal fait, la survie de votre entreprise est en danger. Et si ces problèmes de liquidité ne sont pas corrigés, vous pourriez vous retrouver dans une situation très difficile — en particulier sur un marché où le capital à court terme est difficile à obtenir.
Ce n'est pas le moment d'être à court de liquidités, avec trop de stocks, ou les deux.
Pas quand les taux d'intérêt sont deux fois plus élevés qu'il y a un an et que le crédit renouvelable est difficile à obtenir.
Pas lorsque le Fonds Monétaire International prévoit que les économies avancées du monde n'afficheront qu'une croissance de 1,4 % l'année prochaine.
Harvard Business Review
Il existe plusieurs approches pour la gestion de la liquidité. Dans ce guide, je vais me concentrer sur les meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs — l'un des domaines les plus négligés de la gestion financière.
Comment mesurer la liquidité
Les ratios de liquidité sont le moyen le plus rapide d’obtenir des informations sur la liquidité de votre entreprise. Voici quelques ratios de liquidité couramment utilisés :
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- Ratio de liquidité générale : Le ratio de liquidité générale est le ratio le plus souple, car il mesure la liquidité sur une année complète. Il vous indique la proportion d’actifs courants par rapport aux passifs courants. Bien que le ratio idéal diffère selon les entreprises, un ratio supérieur à un montre que vous disposez d’une liquidité suffisante pour couvrir vos dettes à court terme. Voici la formule :
Ratio de liquidité générale = Actifs courants ÷ Passifs courants
- Ratio de liquidité immédiate : Le ratio de liquidité immédiate est un peu plus strict que le ratio de liquidité générale car il ne prend en compte que les comptes clients, les investissements à court terme et les liquidités ou équivalents de trésorerie. Les stocks et les autres éléments d’actif courant sont exclus. La logique est que transformer un stock en liquidité est plus difficile que de vendre les autres actifs courants. La formule de calcul du ratio de liquidité immédiate est :
Ratio de liquidité immédiate = [Comptes clients + Investissements à court terme + Liquidités et équivalents de trésorerie] ÷ Passifs courants
- Ratio de liquidité en caisse : Le ratio de liquidité en caisse est le plus strict de tous les ratios de liquidité. Il exclut tous les actifs courants à l’exception des liquidités et équivalents de trésorerie. Considérez-le comme une évaluation de votre liquidité en situation d’urgence. Si vous deviez honorer tous vos passifs courants immédiatement, auriez-vous assez de liquidités ? Voici la formule :
Ratio de liquidité en caisse = Liquidités et équivalents de trésorerie ÷ Passifs courants
Ces indicateurs permettent d’établir un point de départ et de suivre vos progrès lorsque vous cherchez à améliorer la liquidité. Avec cette base, passons aux meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs pour maximiser la liquidité.
10 meilleures pratiques pour la gestion des comptes fournisseurs
Certaines de ces pratiques peuvent être automatisées ; d'autres nécessitent quelques échanges. Dans tous les cas, elles vous aideront à améliorer votre situation de trésorerie, vous sortant de la zone critique.
1. Priorisez les factures
Priorisez les factures sur les critères suivants :
- Coût d’opportunité (taux de rendement des valeurs mobilières de placement ou autres équivalents de trésorerie)
- Disponibilité de remises pour paiement anticipé
Payer les factures en avance comporte un coût d’opportunité. L’argent que vous versez à l’avance aurait pu être investi dans des valeurs mobilières à un certain taux de rendement.
Supposons qu’une facture de 50 000 $ arrive à échéance dans quatre mois. Un mois plus tard, vous décidez de la payer. Si vous ne payez pas en avance, vous pouvez placer cet argent sur des valeurs mobilières et générer, par exemple, un rendement de 4 % sur trois mois. Cela veut dire que vous perdez 500 $ en payant en avance, calculé comme ci-dessous :
Montant perdu = [Montant x Rendement (%) x (3 mois/12 mois)]
500 $ = [50 000 $ x 4 % x 3 mois/12 mois]
Mais avant de choisir de payer la facture seulement à l’échéance, vérifiez les possibilités de remise. Si le fournisseur propose une remise de 5 % pour un paiement anticipé, vous économisez 2 500 $ — cela permet non seulement d'améliorer votre trésorerie, mais aussi de renforcer votre rentabilité.
Lorsque vous recevez des centaines de factures, un processus manuel d’approbation et de prise de décision est irréalisable. C’est là que l'automatisation des comptes fournisseurs entre en jeu : trouvez un excellent logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs pour automatiser vos processus de gestion des comptes fournisseurs et de validation des factures. Vous pourrez ainsi prendre des décisions financières avantageuses à grande échelle.
Les Meilleurs Outils d’Automatisation AP
Notre équipe a examiné des milliers de logiciels financiers — voici les meilleurs pour l’automatisation des comptes fournisseurs :
2. Simplifiez Votre Flux de Travail AP
Simplifiez vos processus pour permettre au service des comptes fournisseurs de mieux surveiller les dettes et d’élaborer des stratégies visant à minimiser la liquidité. Voici quelques moyens de rationaliser le processus des comptes fournisseurs et d’aider votre équipe AP :
- Standardisez vos flux de travail AP.
- Identifiez les points de blocage dans le processus et éliminez-les.
- Automatisez votre processus AP. Les solutions logicielles peuvent automatiser la plupart des tâches liées aux comptes fournisseurs, telles que le traitement des paiements, l'approbation automatique des paiements en dessous d’un certain seuil, et le rapprochement des paiements avec les factures.
- Ne payez pas les factures inexactes. Renvoyez-les au fournisseur.
- Traitez les factures à temps et tamponnez-les. Effectuez le processus conformément aux accords de niveau de service internes.
- Payez les factures à leur date d’échéance. Évitez les paiements en retard, car cela met en péril vos relations fournisseurs et peut entraîner des frais de retard.
- Développez des canaux et des processus pour le reporting et la gestion des exceptions.
- Remplacez les factures papier par un système d’Échange de Données Informatisé (EDI) qui permet aux fournisseurs de soumettre les factures électroniquement. Les factures basées sur l’EDI sont plus faciles à suivre et peuvent vous aider à approuver et enregistrer les paiements automatiquement.
3. Formalisez Votre Flux de Travail AP
Formaliser le flux de travail AP aide à assurer l’efficacité, la précision et la conformité. Créez un flux de travail structuré et documenté incluant des directives pour des domaines spécifiques. Voici quelques exemples d’éléments à inclure dans un flux AP formalisé.
- Mise en place de contrôles d’accès : Restreignez l’accès aux données AP uniquement aux personnes qui en ont besoin. Les logiciels de comptes fournisseurs peuvent vous aider à autoriser les utilisateurs à accéder aux données avec différents niveaux de permission en fonction de leur rôle.
- Contrôles internes : Mettez en œuvre des contrôles internes pour prévenir la fraude et les écarts, et réalisez des audits réguliers afin de garantir l’efficacité de ces contrôles. Des contrôles internes robustes préviennent la fraude et les erreurs humaines, ce qui permet de gagner du temps. Par exemple, le rapprochement des factures en trois étapes est un excellent moyen de prévenir la fraude et les erreurs AP.
- Indicateurs Clés de Performance (KPI) : Définissez des KPI pour instaurer la responsabilité. Les KPI aident l’équipe AP à évaluer si leurs stratégies fonctionnent. Lorsque vous cherchez à maximiser la liquidité, le suivi des ratios de liquidité permet à votre équipe de juger l’efficacité de ses stratégies.
4. Renégociez les Conditions de Paiement
Les conditions de paiement ne sont pas figées. Si vous cherchez à maximiser la liquidité, il peut être utile de discuter avec les fournisseurs — spécialement ceux avec lesquels vous entretenez de bonnes relations — d’éventuels changements dans les modalités de paiement.
La plupart des factures sont émises avec des conditions de paiement à 30, 60 ou 90 jours. Discutez avec le fournisseur de la possibilité d’obtenir une période de crédit plus longue ou des remises pour paiement anticipé. Si le mode de paiement actuel est coûteux, échangez avec le fournisseur sur la possibilité d'utiliser une autre méthode de règlement. Même si seule une partie de vos fournisseurs accepte, vous pourriez constater un impact significatif sur votre liquidité.
5. Recherchez des Remises
Les remises sont souvent plus avantageuses qu’un report de paiement, à condition de ne pas manquer d’argent liquide. Cependant, les remises entraînent aussi une diminution du solde de trésorerie moyen — cela signifie qu’elles n’augmenteront pas la liquidité à court terme, mais elles réduiront considérablement les sorties de trésorerie à long terme et amélioreront la liquidité.
6. Automatisez Vos Processus AP
Automatiser les processus AP libère du temps pour votre équipe et élimine les complexités et inefficacités du traitement des comptes fournisseurs. Trouvez une solution d’automatisation AP qui aille au-delà de la simple saisie de données.
Par exemple, le logiciel doit pouvoir scanner automatiquement les factures et les rapprocher en temps réel avec les paiements et commandes d’achat correspondants. Un logiciel avec des rapports automatisés joue un rôle clé pour suivre votre liquidité. Des rapports qui offrent périodiquement une vue d’ensemble des ratios de liquidité et une analyse des dépenses permettent à votre équipe de prendre des décisions plus judicieuses sur les processus AP afin de maximiser la liquidité.
7. Vérifiez les Paiements en Double
Les paiements en double peuvent devenir une source majeure de fuites de trésorerie s'ils ne sont pas contrôlés. Même avec le traitement automatisé des factures, il faut régulièrement auditer à la fois les factures et les paiements afin de s’assurer qu’il n’y ait aucun doublon.
Vous pouvez également automatiser ce processus en utilisant des systèmes de comptabilité fournisseurs dotés d'une fonctionnalité de détection des doublons intégrée.
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8. Révisez les contrats périodiquement
Révisez régulièrement les contrats pour :
- Identifier des opportunités d’avantages financiers : Utilisez des tableaux de bord fournisseurs pour surveiller les indicateurs de performance et assurer le respect des accords de niveau de service (SLA). Le non-respect des SLA peut représenter une opportunité d’avantage financier.
- Optimiser les conditions de paiement : Analysez les contrats et voyez si vous devez ajuster et optimiser les conditions de paiement en fonction de l’évolution de facteurs comme les conditions du marché. Prolonger les délais de paiement peut accroître le Days Payable Outstanding (DPO) et améliorer la liquidité globale.
- Identifier des réductions de coûts et éviter les renouvellements automatiques : L’audit des contrats vous aide à repérer des sources d’économies, en éliminant par exemple des services inutilisés ou en renégociant un tarif inférieur en raison de l’évolution du marché. Vous pouvez également éviter les renouvellements automatiques de contrats pour des services dont vous n’avez plus besoin.
9. Travailler avec des fournisseurs préapprouvés
Certaines bonnes pratiques de la comptabilité fournisseurs commencent avant même le début du travail — c’est le cas, par exemple, du choix des fournisseurs.
Collaborer avec des fournisseurs préapprouvés constitue un excellent contrôle interne pour prévenir la fraude. Approuvez les fournisseurs en évaluant des critères tels que :
- Disponibilité des produits
- Tarifs
- Délais de livraison
- Fiabilité
Une fois votre liste de fournisseurs préapprouvés constituée, créez un fichier maître des fournisseurs et limitez l’accès et la modification de ce fichier à certains membres de l’équipe.
Ajoutez tous les détails, y compris les prix validés et les délais convenus, à la liste. Cela garantit que vos collaborateurs ne créent pas de faux fournisseurs dans le système de comptabilité fournisseurs afin de transférer de l’argent sur leurs propres comptes, ou ne manipulent pas les prix sur une facture pour s’entendre avec le fournisseur.
L’argent que vous ne perdez pas finit par compter, ce qui améliore votre liquidité.
10. Intégrez des mesures anti-fraude
Selon un rapport de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), les entreprises américaines perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires brut à cause de la fraude, et 12 % de ces fraudes ont lieu au sein du service comptable.
Mettre en place des dispositifs de détection de fraude solides contribue à garantir l’intégrité financière. Des contrôles internes comme la séparation des tâches, des logiciels avancés capables de détecter les anomalies, et des audits réguliers sont essentiels pour éviter la fraude. Ensemble, ils créent aussi une piste d’audit qui vous permet de repérer ultérieurement des incohérences pouvant indiquer une fraude.
La liquidité a des impacts financiers majeurs
Rester faiblement liquide sur de longues périodes peut susciter l’inquiétude des investisseurs et des prêteurs. Cela peut également accroître le coût d’emprunt de capitaux à court terme et provoquer une crise de trésorerie sur le long terme.
Les processus de comptabilité fournisseurs constituent un levier puissant pour gérer la liquidité ; suivre les bonnes pratiques vous permettra de garder la maîtrise de la situation.
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