L’importance de choisir la bonne structure

Peu de services dépendent de l’ordre et de l’organisation autant que la comptabilité.

Ce sont les personnes qui veillent à votre conformité, vous préparent aux étapes financières nécessaires et vous fournissent les chiffres dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.

Si cela ne suffit pas à vous convaincre, considérez combien de nouvelles informations appuyées de données vous aurez sur votre entreprise.

Plus de données signifie plus d’analyses, ce qui génère des bénéfices à court, moyen et long terme.  

Fonctions du service comptable

L’équipe comptable assure de nombreuses fonctions financières essentielles, notamment :

• Enregistrer, suivre et analyser les données financières de l’entreprise
• Préparer toute une série de rapports et documents financiers essentiels
• Gérer les taxes, audit financier interne et conformité
• Gestion de la trésorerie
• Suivi et répartition du capital
• Tenue des livres

Pour bien gérer toutes ces tâches, il faut du temps, de la rigueur et des connaissances spécialisées.

Toute personne ayant déjà essayé de jongler seule avec toutes ces responsabilités sait que cela devient très vite très difficile, puis impossible à mesure que la structure grandit.

Si vous êtes du genre à tout faire vous-même

Si vous êtes convaincu que vous pouvez tout gérer seul… peut-être avez-vous raison. Mais il vous faudra de l’aide. Voici les meilleurs logiciels de comptabilité disponibles, selon l’évaluation de mon équipe et moi-même :

1. 1. QuickBooks Online — Idéal pour les petites entreprises
2. 2. Zoho Books — Idéal pour la facturation et la gestion des factures complètes
3. 3. BlackLine — Idéal pour les entreprises de taille moyenne
4. 4. ZipBooks — Idéal pour les organisations à but non lucratif
5. 5. Kashoo — Idéal pour la comptabilité automatisée
6. 6. ZarMoney — Idéal pour des services tout-en-un
7. 7. InvoiceBerry — Idéal pour les freelances débutants
8. 8. Xledger — Idéal pour la gestion financière multi-entités
9. 9. Sage Intaact — Idéal pour des informations financières en temps réel
10. 10. WAVE — Idéal pour les freelances

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Voyons maintenant de plus près les fonctions principales de l’équipe comptable.

Si vous recherchez simplement des conseils pour construire votre équipe, vous pouvez passer directement à la section conseils pratiques ; si vous débutez dans cet univers, la suite vous sera utile.

Tenue des livres

La tenue des livres consiste à enregistrer vos informations financières, notamment :

• Sources de revenu
• Comptes fournisseurs
• Comptes clients
• Pertes
• Incluant les montants, dates et références pertinentes

Les comptables enregistrent les opérations de façon chronologique, à l’aide de documents comme les reçus de vente, bons de commande et factures. 

Le cycle comptable compte 8 étapes ; cependant, la tenue des livres porte principalement sur les quatre premières :

1. Analyser les transactions financières et les affecter au bon compte
2. Créer les écritures dans le journal 
3. Reporter les écritures dans le grand livre 
4. Procéder à une réconciliation à la fin de chaque période 

Des registres précis constituent la base de la santé financière et facilitent la prise de décisions judicieuses, au bon moment. Par ailleurs, un bon comptable simplifie la vie de tous lors du passage du contrôleur fiscal.

Paie

Les tâches liées à la paie incluent :

• Effectuer les paiements aux employés
• Payer les impôts en leur nom
• Conserver les registres des retenues, avantages, paiements et avantages sociaux

Voyons un exemple.

Gerald et son ami Brett ont créé une entreprise en tant que société de personnes, et ils ont embauché un employé interne pour s'occuper de leurs finances.

L’ironie ? La seule personne pour laquelle ils doivent traiter la paie est leur comptable. S’ils ne le font pas, ils s’exposent à de lourdes amendes et sanctions. 

Pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes, le(s) propriétaire(s) n’ont pas besoin de se verser un salaire via la paie, mais ils doivent le faire pour toute personne liée par un contrat. En ce qui concerne les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions, vous devrez gérer la paie pour vous-même, vos administrateurs et vos employés.

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États financiers 

Établir des états financiers, c’est comme faire un bilan sanguin ; un mal nécessaire pour une bonne santé (organisationnelle).

Ils renseignent les investisseurs et décideurs sur les bénéfices, la trésorerie, les dettes et la croissance. Voici quelques exemples d’états financiers :

• Bilan (ou état de la situation financière) : Un aperçu des actifs, passifs et capitaux propres de votre entreprise
• Compte de résultat : États trimestriels et annuels présentant revenus, dépenses, résultat net et bénéfices
• Tableau des flux de trésorerie : Un état qui vous permet de voir la santé de votre entreprise en un coup d’œil, contenant trois sections : activités opérationnelles, activités d’investissement et activités de financement  

Les parties prenantes utilisent ces documents officiels pour mesurer l'efficacité de la gestion des liquidités, des actifs, des dettes et des fonds propres. Si votre entreprise rencontre des difficultés, vous devez pouvoir les repérer, analyser et résoudre les problèmes à temps — à condition que vos comptes soient en ordre. Créanciers, commissaires aux comptes et administration fiscale utilisent également ces rapports pour mesurer la rentabilité et garantir la conformité.

Contrôles internes

Des dispositifs de contrôle financier robustes sont essentiels pour assurer la conformité, la sécurité, la gestion des ressources et la pérennité d’une organisation.

Refuser de mettre en place des contrôles internes crée inévitablement un risque de fraude ou d’erreur majeure, susceptible d’entraîner de graves ennuis financiers et juridiques pour un chef d’entreprise ou des administrateurs.

Trésorerie d’entreprise

L’équipe trésorerie veille à ce qu’une entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour répondre à ses besoins immédiats. Cela comprend :

• Mener des activités de prévisions intensives
• Optimiser l’utilisation du crédit
• Réduire la dette
• Identifier les meilleures opportunités d’investissement

Déclarations fiscales

L’un des moyens les plus rapides pour faire couler une entreprise consiste à rater la déclaration fiscale annuelle, encourir des amendes énormes et ne plus parvenir à rétablir la trésorerie.

Sauf si vous êtes une toute petite entreprise individuelle avec peu de frais, il est généralement recommandé de faire appel à un expert-comptable diplômé (CPA) pour superviser la préparation et le dépôt des déclarations fiscales.

Mieux vaut prévenir que guérir, comme on dit.

Construire la structure de votre département comptable

Adopter une approche stratégique des affaires est l’un des meilleurs moyens d’intégrer des systèmes et processus à votre entreprise en vue d’assurer sa rentabilité à long terme. La façon dont vous structurez et développez votre service financier n’est pas différente.

Voici quelques fonctions comptables clés :

• Directeur financier : Ce serait vous. Vous travaillez directement avec le PDG et supervisez tous les aspects financiers de l'entreprise : définition de la politique, élaboration de stratégies financières et opérationnelles, amélioration de l'efficacité opérationnelle et prise de décision sur la base des rapports.
• Responsable de la trésorerie : Surveille les évolutions réglementaires, fait appliquer les politiques financières et entretient les relations avec créanciers et investisseurs.
• Contrôleur : Établit les rapports mensuels, génère les états financiers et supervise la paie, en plus de gérer les opérations quotidiennes (y compris le personnel) et d’assurer la conformité. 
• Comptable : Gère le grand livre, prépare les rapports quotidiens, s’occupe des impôts et du traitement de la paie. 
• Employé administratif : Saisie de données, y compris l’enregistrement des paiements, la gestion de feuilles de calcul Excel ou de logiciel comptable, et l’impression de chèques. Beaucoup de petites entreprises ont deux employés administratifs : un pour le paiement des fournisseurs et un autre pour le suivi des créances clients. 

D'autres postes courants en comptabilité incluent :

• Analyste financier
• Responsable de l'audit interne
• Responsable du crédit et des recouvrements
• Responsable des achats
• Responsable comptable

Ne compliquez pas les choses

Ces postes ont tendance à être ajoutés lorsque l’organisation est devenue plus mature. Si vous débutez, il est préférable de rester modeste, mais d’envisager à terme une structure complète pour votre service comptable.

Comment les rôles en finance interagissent

Plus votre entreprise est petite, plus vous avez de chances de compter sur quelques personnes ou un prestataire externe pour gérer toutes les fonctions comptables.

À mesure que vous grandissez, la charge de travail augmente fortement et vous devrez recruter des personnes qualifiées pour chaque poste et mettre en place une hiérarchie. Je sais ce que vous pensez : enfin, on arrive au plus intéressant !

Continuez la lecture pour découvrir les meilleures pratiques pour structurer un service comptable.

Choisir la structure organisationnelle de votre service comptable

Le chiffre d'affaires, l'ancienneté et la taille de votre entreprise détermineront inévitablement la structure et les besoins de votre département financier.

Il va de soi qu'une start-up n’aura généralement pas besoin, ni accès, aux mêmes ressources que des multinationales. Gardez donc à l'esprit qu'aucune information n'est universelle.

D’autres facteurs courants comprennent :

• Le secteur d’activité dans lequel vous opérez
• L'âge de votre entreprise
• Le nombre d'employés que vous avez
• Nombre de sites géographiques

Tous influencent la façon dont vous constituez et structurez votre équipe financière.

Décomposons comment l’un des principaux facteurs – l'âge et le stade de développement d’une entreprise – peut impacter la structure de son service financier.

Start-up

Dans la plupart des cas, les start-ups se concentrent sur la croissance et l’évolutivité, l’objectif étant de développer un modèle économique qui puisse générer des profits conséquents. Un effectif réduit conduit généralement les fondateurs et collaborateurs-clés à porter plusieurs casquettes.

Alors que vous partagez les fonctions de CFO ou de trésorier avec d'autres membres de l’équipe au démarrage, investir dans un bon logiciel comptable reste la meilleure solution pour centraliser l’information.

A mesure que la croissance s’accélère, il est fréquent que votre équipe financière soit majoritairement externalisée à des prestataires spécialisés. En tant que start-up, vos préoccupations principales sont généralement :

• Maintenir le traitement des salaires à temps tout en respectant les obligations de retenue à la source.
• Garder un œil vigilant et un contrôle strict sur la trésorerie de l’entreprise, y compris sur les sommes à payer et à recevoir.
• Surveiller les dépenses de l’entreprise pour éviter la création de charges injustifiées pendant la phase de croissance.

Si vous faites face à une très forte croissance, il peut être judicieux d’établir un plan de recrutement pour votre service comptable et de le concrétiser dès que la charge devient trop importante à gérer.

Petite entreprise

Le terme « petite entreprise » peut prêter à confusion.

Aux États-Unis, la Small Business Administration (SBA) définit une petite entreprise comme toute structure de moins de 500 employés... ce qui inclut 99,9% de toutes les entreprises américaines.

Tenez compte de cela : les objectifs stratégiques d’une petite entreprise dépendront des intentions du ou des propriétaires, mais la rentabilité reste toujours centrale. À mesure que votre entreprise prend de l’ampleur, la création d’un véritable département financier devient une réflexion de plus en plus sérieuse. 

Je me concentre sur les petites entreprises réalisant entre 2 et 10 millions de dollars de chiffre d'affaires.

La structure de votre service comptable peut encore rester assez légère si cela vous convient — des spécialistes de la paie et des responsables comptables peuvent faire avancer les tâches comptables des petites entreprises, notamment la mise en place de tableaux de bord de suivi des indicateurs clés. À ce stade, le CFO et le contrôleur peuvent se concentrer sur les enjeux stratégiques globaux, y compris le reporting opérationnel ou par département.

Pour les aventuriers

Si vous êtes arrivé à ce stade sans personnes spécialisées en comptabilité ou en finance :

1. Bravo à vous, mais vérifiez bien que vos fournisseurs ne vous en veulent pas.
2. Il est temps d’embaucher un professionnel senior de la finance pour vous aider à mettre en œuvre la stratégie et les politiques.

Grandes entreprises

Les grandes entreprises, c'est-à-dire celles comptant plus de 500 salariés et des implantations à travers le monde, visent généralement l’expansion vers de nouveaux marchés et l’efficacité (ou au moins la réduction des coûts).

Si cela n’a pas déjà été accompli, vous chercherez à rationaliser et à optimiser votre structure organisationnelle. Un objectif clé est de permettre à l’équipe de direction, et au directeur financier (CFO) en particulier, de se concentrer sur les stratégies à long terme. Pensez à créer un poste de vice-président Finance chargé de superviser la santé financière de l’entreprise, y compris la planification financière et le reporting, ainsi que la conformité et la gestion des risques. 

Les objectifs principaux pour les grandes entreprises varient selon leurs ambitions, mais ils peuvent inclure les éléments suivants :

• Centralisation des outils opérationnels clés : Si votre entreprise ne tire pas déjà parti d’un ERP, le sujet finira inévitablement par se poser. La contribution d'une équipe financière experte — et de spécialistes dans des fonctions comptables spécifiques — sera précieuse pour l’implémentation de l’ERP et la réussite du déploiement, assurant ainsi la croissance de l’entreprise.
• Fusions et acquisitions : Dans le cadre d’une stratégie d’entreprise, fusionner avec ou acquérir d’autres entités peut constituer un axe majeur de croissance et d’expansion. Dans ces cas, vos dirigeants financiers joueront un rôle décisif à chaque étape, de la planification à l’intégration. Cela inclut la conduite de due diligence et la modélisation financière.

Approfondir la composition de l’équipe comptable senior

Nous répondons ci-dessous à certaines des questions les plus pressantes des dirigeants concernant la structure du département comptable.

À quel moment est-il pertinent de recruter un CFO ?

Si vous pensez que votre maîtrise de la finance n’est pas suffisante pour endosser le rôle de CFO vous-même, ce n’est pas un problème. Il vaut mieux reconnaître ses faiblesses et bâtir une équipe finance et/ou comptabilité solide autour de soi que de s’entêter à vouloir forcer la nature.

Le retour sur investissement sera différé

Si vous vous demandez s’il faut recruter un CFO, en général, c’est déjà le bon moment. Le plus tôt est souvent le mieux ; cependant, ce n’est pas pareil que d’embaucher un commercial. Il faut leur laisser le temps de comprendre votre entreprise, puis de mettre en place les changements.

Toutes les entreprises ont un point en commun : elles doivent générer (et bien gérer) de l’argent pour perdurer. La planification financière stratégique et le pilotage basé sur les données sont au cœur de toute réussite d’entreprise, et embaucher un CFO est un moyen efficace de s’assurer que votre startup commence sur de bonnes bases. 

CFO vs. Contrôleur financier : quelle différence ?

Le CFO se situe au sommet de la hiérarchie structurelle du service financier. Tandis que le premier doit prendre du recul pour disposer d’une vue d’ensemble, affiner et améliorer les process, le second se concentre sur les fonctions comptables et l’optimisation des opérations quotidiennes de l’entreprise.

Responsable comptable vs Contrôleur : quelles différences ?

Dans les structures plus réduites, les contrôleurs financiers portent généralement deux casquettes et peuvent gérer une petite équipe de comptables et de gestionnaires. Cependant, il est plus judicieux, pour les organisations de taille plus importante, de recruter des responsables comptables pour gérer le personnel et laisser les contrôleurs se consacrer aux budgets, prévisions et autres rapports importants. 

Façonner un département financier turbo-chargé

Que vous dirigiez le service finance d’une petite entreprise ou d’une société technologique en forte croissance, les possibilités de structuration de votre département financier sont diverses et à adapter en fonction de vos besoins spécifiques. 

La première question à se poser est de savoir si vous êtes le bon CFO pour la mission ou si le recrutement d’un tel profil vous placerait dans une meilleure posture pour croître. Sur cette base, vous pourrez élaborer une stratégie garantissant une véritable séparation des tâches, chaque fonction comptable étant prise en charge par la bonne personne et la hiérarchie du service comptable bien en place.

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Nous avons créé The CFO Club pour en faire le guide de référence que nous aurions aimé avoir dans nos anciens postes en finance d’entreprise. Des informations détaillées sur la gestion de la fonction : comment la mettre en œuvre, quand intervenir, et les meilleurs outils pour le faire.

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