Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement et pourquoi est-ce important ?
La comptabilité d'exercice signifie que vous enregistrez les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont gagnés ou engagés, et non lorsque l'argent est effectivement encaissé.
Cela vous donne une vision claire et à jour de la santé financière de votre entreprise, vous permettant de voir les bénéfices et les obligations au fur et à mesure, et pas seulement lorsque l'argent arrive sur votre compte bancaire. Si vous souhaitez une méthode plus précise pour suivre vos finances, la comptabilité d'exercice est la méthode de référence.
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?
La comptabilité d'exercice est une méthode comptable qui stipule que les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu'ils sont engagés ; pas lorsqu'un échange d'argent a lieu.
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Donc, si vous gagnez de l'argent en mars mais que vous êtes payé en avril, cela compte quand même pour mars. Il en va de même pour les dépenses : si des marchandises arrivent aujourd'hui mais que le paiement est dû sous 30 jours, le coût est enregistré dès maintenant.
Cela offre une vue plus fidèle de la performance de votre entreprise et de votre trésorerie globale. Pour les professionnels de la finance, cela signifie des rapports plus clairs, une meilleure planification, et le respect de normes comme les GAAP—très utile lorsque l'on traite avec des investisseurs ou des prêteurs.
Comment fonctionne la comptabilité d'exercice ?
La comptabilité d'exercice s'applique aux comptes clients (créances) et aux comptes fournisseurs et implique un système de comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque transaction implique plusieurs écritures dans les journaux ou les livres comptables pour garantir que les comptes restent équilibrés et qu'une vision claire de la santé financière ressorte sur les bilans et autres rapports financiers.
Pour comprendre comment fonctionne la méthode d'exercice, prenons deux exemples. D'abord, nous verrons comment le revenu est enregistré en comptabilité d'exercice. Ensuite, nous verrons comment cette méthode traite les dépenses, comme lorsqu'une entreprise achète des biens ou des services.
Si vous n'êtes pas familier avec les écritures comptables ou la comptabilité en partie double, vous voudrez peut-être consulter notre article sur la comptabilité en partie double avant de poursuivre. Pour approfondir les principes comptables fondamentaux, n'hésitez pas à explorer des ouvrages essentiels sur la comptabilité qui couvrent ces bases.
Comptabilité d'exercice des revenus
Pete’s Tire World décroche un contrat avec Truckers, une entreprise possédant une flotte de véhicules. L’accord stipule : Pete’s Tire World fournira des pneus à Truckers sur demande. Il facturera Truckers le premier de chaque mois pour tous les pneus fournis le mois précédent, avec des conditions de paiement à 15 jours.
Truckers commande pour 2 000 $ de pneus le 19 mars. Pete’s Tire World envoie une facture de 2 000 $ le 1er avril. L’entreprise règle la facture le 10 avril.
Le 19 mars, lorsque Truckers commande les pneus, le revenu est réalisé. Le service comptable passe alors les écritures suivantes :
- Un débit de 2 000 $ dans le compte clients, spécifiquement pour Truckers
- Un crédit de 2 000 $ au compte des revenus
Le 1er avril, aucune écriture n'est passée. Même si la facture n’a été envoyée qu’à ce moment-là, le revenu avait été réalisé le 19 mars, au moment de la vente.
Le 10 avril, lorsque l’entreprise paie sa facture, le service comptable passe de nouvelles écritures pour mettre à jour les états financiers :
- Un crédit de 2 000 $ au compte clients (pour Truckers), car l’argent a été reçu et il ne s’agit plus d’une créance
- Un débit de 2 000 $ au compte de trésorerie
Si Pete’s Tire World comptabilisait selon la méthode de caisse, elle reconnaîtrait le revenu de cette vente au 2e trimestre (en supposant que l'année fiscale corresponde à l'année civile), puisque le paiement intervient en avril.
En travaillant selon la comptabilité d'exercice, ce revenu est affecté au 1er trimestre, puisque la vente a eu lieu en mars. Cette distinction permet à une entreprise de différencier le moment où elle gagne de l'argent et celui où elle l'encaisse.
Comptabilité d'exercice des dépenses
La méthode est similaire lorsque l'argent circule dans l'autre sens. Prenons un exemple où Pete’s Tire World supporte une dépense. Un de ses camions de livraison de pneus tombe en panne et la réparation coûte 1 500 $.
Le garage répare le camion et envoie la facture à Pete’s Tire World le 20 mai. Pete’s règle la facture le 2 juin.
L’équipe comptable de Pete’s Tire World doit effectuer les écritures d’exercice suivantes le 20 mai :
- Un débit de 1 500 $ au compte des frais de réparation et d’entretien
- Un crédit de 1 500 $ au compte fournisseurs
Le 2 juin, lorsque la facture est réglée, les écritures suivantes sont comptabilisées :
- Un débit de 1 500 $ des comptes fournisseurs, car les 1 500 $ ne sont plus en attente
- Un crédit de 1 500 $ en espèces qui compense le débit précédent
Comptabilité de caisse vs méthode de la comptabilité d’exercice
Bien sûr, il nous faut évoquer l'autre méthode de comptabilité principale : la comptabilité de caisse. Même si elle n’offre pas la même transparence ni une vue d'ensemble aussi précise des finances que la comptabilité d’exercice, la comptabilité de caisse peut être plus simple. Ainsi, elle est souvent choisie par les entrepreneurs individuels, les prestataires indépendants et les très petites entreprises avec peu de dirigeants, d’investisseurs ou de créanciers.
Qu’est-ce que la comptabilité de caisse et comment fonctionne-t-elle ?
Malgré son nom, la comptabilité de caisse n’a rien à voir avec le fait qu’une entreprise accepte ou préfère les paiements en espèces. Elle fait référence au moment où les revenus et les dépenses sont enregistrés et à la manière dont les opérations comptables pour ces éléments sont réalisées.
La différence principale entre la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse est que, avec la méthode de caisse, les opérations ne sont enregistrées que lorsque l’argent est effectivement transféré. En conséquence, la comptabilité de caisse n’utilise pas le même système de comptabilité en partie double que la méthode d’exercice.
Revenons à l’exemple de Pete’s Tire World et supposons que Pete a vendu 3 000 $ de pneus le 15 mars. Le client n’a payé les pneus que le 10 avril. Si Pete utilisait la comptabilité de caisse, aucun revenu ne serait reconnu avant le 10 avril.
À la place, les écritures comptables seraient :
- Un débit de 3 000 $ indiquant que Pete avait une créance le 15 mars
- Un crédit de 3 000 $ indiquant que la facture a été réglée le 10 avril
Contrairement à la méthode d’exercice, le revenu serait reconnu au deuxième trimestre.
Principales différences entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice
| Comptabilité d’exercice | Comptabilité de caisse |
|---|---|
| Revenus reconnus lors de l’échange des biens | Revenus reconnus lors de l’échange de l’argent/paiement |
| Utilise un système comptable en partie double | N’utilise pas de système comptable en partie double |
| Préférée par les principes comptables généralement reconnus (GAAP) | Non préférée par les GAAP |
| Doit être utilisée par la plupart des sociétés et des entreprises de taille moyenne ou plus | Peut être utilisée par les prestataires, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises ayant moins de 25 millions $ de recettes brutes annuelles au cours des 3 dernières années. |
Avantages de la comptabilité d’exercice
On pourrait croire que la comptabilité de caisse facilite la gestion des états financiers, mais il existe de nombreuses raisons de privilégier la comptabilité d’exercice. Voici les principaux avantages de cette méthode :
- La comptabilité d’exercice est autorisée par les Principes comptables généralement reconnus (GAAP). Ce n’est pas le cas de la comptabilité de caisse. Ces standards peuvent compter pour les investisseurs, prêteurs et autres parties prenantes. Si vous envisagez de développer significativement votre entreprise, de viser une introduction en bourse ou de collaborer à terme avec des investisseurs, la comptabilité d’exercice vous sera plus utile que la comptabilité de caisse.
- L’IRS peut vous imposer le recours à la comptabilité d’exercice. Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, seuls les contribuables petites entreprises entrant dans certaines tranches de chiffre d'affaires peuvent opter pour la comptabilité de caisse.
- La comptabilité d’exercice permet d’établir des états financiers plus précis. Enregistrer les revenus et dépenses au moment où ils se produisent permet aux dirigeants et décideurs financiers de mieux anticiper le revenu attendu et le niveau d’endettement de l’entreprise.
- Une précision accrue facilite la planification stratégique. En visualisant la trésorerie future attendue et en comprenant en temps réel la situation de l’entreprise concernant dettes et revenus, on peut bâtir des plans de croissance plus réalistes.
Bien sûr, la méthode de la comptabilité d’engagement présente certains inconvénients. Principalement, elle est un peu plus chronophage et complexe que la comptabilité de caisse, plus simple. Pour cette raison, il est important de travailler avec des experts-comptables (CPA) ou d'autres professionnels et d’investir dans le bon logiciel de comptabilité, qui peut automatiser une grande partie du travail lié aux écritures et aux extournes.
Vous devez également vous assurer de bien comprendre vos livres lorsque vous les examinez. Même si la comptabilité d’engagement est considérée comme une bonne pratique selon les normes GAAP et aide clairement à organiser correctement les éléments, un contrôle inadéquat ou une absence de surveillance peut exposer toute entreprise à la fraude ou à des erreurs coûteuses.
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Prendre le temps d’apprendre tout cela est important. Disposer de bons outils pour le faire quand l’activité s’intensifie ? Tout aussi essentiel. Voici les meilleures options de logiciels de comptabilité que nous avons trouvées sur le marché :
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La comptabilité d’engagement est-elle adaptée à votre entreprise ?
Si vous êtes un chef d’entreprise, quelle que soit la taille, et que vous souhaitez une vision plus précise de la santé financière de votre société, la méthode de la comptabilité d’engagement pourrait vous convenir. Si vous faites partie d’une grande organisation ou d’une start-up en croissance envisageant de solliciter des financements externes, la comptabilité d’engagement sera sans doute nécessaire à des fins fiscales ou pour garantir l’accès aux opportunités financières souhaitées. D’ailleurs, si vous avez généré plus de 25 millions de dollars de recettes brutes au cours des trois dernières années, vous n’aurez peut-être tout simplement pas le choix.
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