Qu’est-ce que la Comptabilité d’Exercice et Pourquoi est-elle Importante ?
La Comptabilité d’Exercice en Bref: La comptabilité d’exercice enregistre les revenus et les dépenses dès qu’ils surviennent, offrant ainsi une vision plus fidèle de la performance de l’entreprise à l’instant T.
Comptabilité de Caisse vs. Comptabilité d’Exercice: La comptabilité de caisse enregistre les opérations après le transfert d’argent, alors que la comptabilité d’exercice les saisit au moment où elles ont lieu, ce qui donne moins de transparence et une vision moins globale des finances de l’entreprise.
Objectifs des Normes Comptables : Conformité et Clarté: En respectant les normes comptables comme les GAAP, la comptabilité d’exercice favorise une meilleure planification et des rapports financiers plus clairs, ce qui facilite l’attraction d’investisseurs et l’obtention de prêts.
Qu'est-ce que la comptabilité d'engagement ?
La comptabilité d'engagement est une méthode comptable qui impose que les revenus et les dépenses soient enregistrés lorsqu'ils sont engagés ; pas simplement quand l'argent est échangé.
Ainsi, si vous gagnez de l'argent en mars mais que vous êtes payé en avril, cela est tout de même comptabilisé pour mars. Même chose pour les dépenses : si les marchandises arrivent aujourd'hui mais que le paiement est dû dans 30 jours, le coût est enregistré dès maintenant.
Cela offre une image plus fidèle de la performance de votre entreprise et du flux de trésorerie global. Pour les professionnels de la finance, cela signifie des rapports plus clairs, une meilleure planification et le respect de normes telles que les PCGR (GAAP) : ce qui est très utile lorsqu’on doit traiter avec des investisseurs ou des prêteurs.
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Comment fonctionne la comptabilité d'engagement ?
La comptabilité d'engagement s'applique aux comptes clients et comptes fournisseurs et repose sur un système de comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque transaction engendre plusieurs écritures au journal ou dans le grand livre pour garantir l’équilibre des comptes et permettre de visualiser une image fidèle sur le bilan et autres rapports financiers.
Pour comprendre comment fonctionne la méthode d'engagement, considérons deux exemples. Tout d’abord, voyons comment les revenus sont enregistrés en comptabilité d’engagement. Ensuite, nous verrons comment cette méthode gère les dépenses, comme lorsqu'une entreprise achète des biens ou des services.
Si vous n'êtes pas familier avec les écritures comptables ou la comptabilité en partie double, nous vous conseillons de consulter notre article sur la comptabilité en partie double avant de poursuivre. Pour approfondir vos connaissances en principes comptables, pensez à explorer des livres essentiels sur la comptabilité abordant ces fondamentaux.
Comptabilité d'engagement pour les revenus
Le garage Pete’s Tire World signe un contrat avec Truckers, une entreprise disposant d'une flotte de véhicules. Voici l’accord conclu : Pete’s Tire World fournira des pneus à Truckers à la demande. Une facture sera émise à Truckers le premier jour de chaque mois pour tous les pneus livrés le mois précédent, avec des conditions de paiement à 15 jours.
Truckers commande pour 2 000 $ de pneus le 19 mars. Pete’s Tire World envoie la facture de 2 000 $ le 1er avril. L'entreprise règle la facture le 10 avril.
Le 19 mars, lorsque Truckers commande les pneus, le revenu est constaté. Le service comptabilité effectue les écritures suivantes :
- Un débit de 2 000 $ au compte clients, précisément sur le compte de Truckers
- Un crédit de 2 000 $ au compte des produits
Le 1er avril, aucune écriture n’est saisie. Bien que la facture ne soit envoyée que maintenant, le revenu a été constaté le 19 mars, lors de la vente.
Le 10 avril, au moment où l'entreprise paie la facture, le service comptable saisit de nouvelles écritures pour mettre à jour les états financiers :
- Un crédit de 2 000 $ au compte clients (le compte de Truckers), car la somme a été reçue et n'est plus en attente
- Un débit de 2 000 $ au compte caisse
Si Pete’s Tire World utilisait la comptabilité de caisse, il reconnaîtrait le revenu de cette vente au T2 (en supposant que l'exercice corresponde à l'année civile), puisque le paiement est intervenu en avril.
En employant la méthode de comptabilité d’engagement, ce revenu figure au T1 car la vente a eu lieu en mars. Cette distinction permet à une entreprise de différencier le moment où elle gagne de l'argent et celui où elle encaisse l'argent.
Comptabilité d'engagement pour les dépenses
La méthode est similaire lorsque l’argent circule dans l’autre sens. Prenons un exemple où Pete’s Tire World est cette fois l'entreprise qui engage la dépense. Dans ce cas, l’un de ses camions de livraison de pneus tombe en panne et la réparation coûte 1 500 $.
Le garage a réparé le camion et envoyé la facture à Pete’s Tire World le 20 mai. Pete paie la facture le 2 juin.
L’équipe comptable de Pete’s Tire World doit effectuer les écritures d’engagement suivantes le 20 mai :
- Un débit de 1 500 $ au compte de frais de réparation et d’entretien
- Un crédit de 1 500 $ au compte fournisseurs
Le 2 juin, lors du paiement de la facture, les écritures suivantes sont comptabilisées :
- Un débit de 1 500 $ venant du compte fournisseurs, puisque la somme n’est plus due
- Un crédit de 1 500 $ au compte caisse qui contrebalance le débit précédent
Comptabilité de caisse vs. méthode de comptabilité d'engagement
Bien sûr, nous devons également aborder la principale autre méthode de tenue de livres : la méthode de la comptabilité de caisse. Bien qu’elle n’offre pas la même transparence ni une image financière globale aussi précise que la comptabilité d’exercice, la comptabilité de caisse peut être plus simple. Ainsi, elle est souvent privilégiée par les entrepreneurs individuels, les travailleurs indépendants et les très petites entreprises ayant peu d’opérateurs, d’investisseurs et de débiteurs.
Qu’est-ce que la comptabilité de caisse et comment fonctionne-t-elle ?
Malgré son nom, la comptabilité de caisse n’a rien à voir avec le fait qu’une entreprise accepte ou préfère les paiements en espèces. Elle fait référence au moment où les revenus et les dépenses sont enregistrés et à la façon dont les écritures comptables associées sont réalisées.
La principale différence entre la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse est qu’en comptabilité de caisse, les transactions ne sont enregistrées que lorsque l’argent change réellement de mains. De ce fait, la comptabilité de caisse n’utilise pas la même méthode de la double écriture que la comptabilité d’exercice.
Revenons à Pete’s Tire World et disons que Pete’s a vendu pour 3 000 $ de pneus le 15 mars. Le client n’a réglé la facture que le 10 avril. Si Pete’s utilise la comptabilité de caisse, aucune recette ne serait reconnue avant le 10 avril.
Dans ce cas, les écritures comptables comprendraient :
- Un débit de 3 000 $ indiquant que Pete’s avait une créance au 15 mars
- Un crédit de 3 000 $ indiquant que la facture a été réglée le 10 avril
Contrairement à la méthode d’exercice, les revenus seraient donc reconnus au deuxième trimestre.
Principales différences entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice
| Comptabilité d’exercice | Comptabilité de caisse |
|---|---|
| Revenus reconnus lorsque les biens changent de mains | Revenus reconnus lorsque l’argent/le paiement change de mains |
| Utilise un système de comptabilité en partie double | N'utilise pas un système de comptabilité en partie double |
| Préférée par les Principes Comptables Généralement Reconnus (GAAP) | Non privilégiée par les GAAP |
| Obligatoire pour la plupart des sociétés et des entreprises de taille moyenne ou plus | Peut être utilisée par les entrepreneurs, solopreneurs et petites entreprises ayant moins de 25 millions $ de recettes brutes annuelles au cours des 3 dernières années. |
Avantages de la comptabilité d’exercice
On pourrait penser que la comptabilité de caisse facilite la gestion des états financiers, mais il existe de nombreuses raisons d’opter pour la comptabilité d’exercice à la place. Nous avons rassemblé ici quelques-uns des avantages de cette méthode :
- La comptabilité d’exercice est acceptée par les Principes Comptables Généralement Reconnus, ou GAAP. Ce n’est pas le cas de la comptabilité de caisse. Ces normes comptables peuvent avoir de l’importance pour les investisseurs, prêteurs et autres parties prenantes. Si vous prévoyez de développer significativement votre entreprise, d’envisager une introduction en bourse ou de vous associer un jour à des investisseurs, la comptabilité d’exercice vous servira mieux que la comptabilité de caisse.
- L’IRS peut vous imposer d’utiliser la comptabilité d’exercice. Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, seuls les contribuables qui remplissent certaines conditions de revenus peuvent opter pour la comptabilité de caisse.
- La comptabilité d’exercice permet d’obtenir des rapports financiers plus précis. Enregistrer les revenus et les dépenses lorsqu’ils sont engagés permet aux dirigeants et décideurs financiers de mieux comprendre les revenus attendus et la situation d’endettement de l’entreprise.
- Une meilleure précision facilite la planification stratégique. Pouvoir visualiser les flux de trésorerie futurs attendus et comprendre, en temps réel, où se situe votre entreprise en termes de dettes et de recettes permet d’élaborer des plans de développement plus réalistes.
Bien sûr, la méthode d’exercice présente certains inconvénients. Principalement, elle est un peu plus longue et complexe que la comptabilité de caisse. Pour cette raison, il est important de travailler avec des CPA ou d’autres professionnels et d’investir dans le bon logiciel de comptabilité, qui peut automatiser une grande partie de la saisie des écritures et des opérations d’annulation.
Il faut aussi veiller à bien comprendre sa comptabilité lors de son analyse. Bien que la comptabilité d’exercice soit considérée comme une bonne pratique GAAP et aide certainement à structurer correctement l’ensemble, un manque de supervision ou de contrôle peut exposer toute entreprise à la fraude ou à des erreurs coûteuses.
Vous voulez que le logiciel le fasse ?
Prendre le temps d’apprendre tout cela compte. Avoir de bons outils lorsque la charge de travail augmente ? Tout aussi important. Ce sont les meilleures options de logiciels de comptabilité que nous avons trouvées sur le marché :
La comptabilité d'engagement est-elle adaptée à votre entreprise ?
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, quelle que soit sa taille, et que vous souhaitez obtenir une image plus précise de la santé financière de votre société, la méthode de la comptabilité d'engagement pourrait être faite pour vous. Si vous dirigez une grande organisation ou une startup en croissance prévoyant de lever des fonds externes, la comptabilité d'engagement peut même être indispensable pour des raisons fiscales ou pour vous garantir l'accès aux opportunités financières souhaitées. De plus, si vous avez eu plus de 25 millions $ de recettes brutes au cours des trois dernières années, vous n'aurez peut-être même pas le choix.
Des questions ou des commentaires sur la méthode comptable la plus adaptée à votre entreprise ? Exprimez-vous dans les commentaires ci-dessous ou rendez-vous sur nos profils de réseaux sociaux pour échanger avec notre communauté et obtenir des retours.