Comment créer manuellement des prévisions de flux de trésorerie réalistes
Il existe de nombreuses solutions logicielles pour prévoir la trésorerie, mais, pour beaucoup, apprendre à le faire manuellement est la méthode privilégiée pour commencer. C’est pourquoi j’ai voulu créer un guide complet pour vous aider à établir des projections de trésorerie précises pour votre entreprise.
Qu’est-ce que les projections de trésorerie ?
Les projections de trésorerie aident les professionnels de la finance et les opérateurs d’entreprise à estimer la somme d’argent qui entrera et sortira d’une entreprise sur une période donnée. L’objectif est d’anticiper correctement le solde de trésorerie potentiel, les déficits ou les excédents, afin de maintenir une trésorerie saine et positive tout en développant l’entreprise.
Ces projections sont généralement établies sur des périodes mensuelles, trimestrielles ou annuelles pour identifier lorsque :
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- Un financement supplémentaire est nécessaire
- Les sorties de fonds dépassent les entrées
- Des excédents de trésorerie sont disponibles
Selon la complexité de vos relations clients et de vos conditions de paiement, vous allez soit construire votre modèle de flux de trésorerie prévisionnel sur un tableur, soit opter pour une approche basée sur un logiciel.
Pourquoi les projections de trésorerie sont-elles importantes pour votre entreprise ?
Ayant créé et géré plusieurs de mes propres entreprises au cours des dix dernières années, avec des budgets limités, j’ai rencontré mon lot de défis. Heureusement, mon expérience en prévision et gestion de la trésorerie dans d’autres entreprises m’a été précieuse— probablement la différence entre l’échec et la réussite de mes propres projets.
J’ai appris que la projection de la trésorerie est essentielle à la planification, à l’identification des déficits de trésorerie, à la gestion du fonds de roulement, à l’obtention de financements et à l’optimisation de la performance de l’entreprise.
1. Planifier pour l’avenir
La planification financière inclut la recherche de moyens d’améliorer la trésorerie, ce qui implique des prévisions qui permettent d’anticiper vos besoins financiers.
En comprenant quand les flux de trésorerie entrants et sortants sont attendus, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur les investissements, l’expansion ou les mesures de réduction des coûts.
2. Gestion proactive des risques
En projetant votre trésorerie, vous pouvez identifier les périodes où vos entrées de trésorerie risquent de ne pas suffire à couvrir vos sorties. Cela vous permet de prendre des mesures proactives pour combler le manque, comme obtenir un financement ou ajuster vos dépenses.
3. Gérer le fonds de roulement
Les prévisions de trésorerie vous aident à gérer efficacement votre fonds de roulement. Vous pouvez déterminer le niveau de stock optimal, négocier des conditions de paiement et des tarifs avantageux avec vos fournisseurs, et vous assurer d’avoir suffisamment de liquidités en banque ou d’autres ressources pour couvrir vos besoins opérationnels quotidiens.
4. Obtenir des financements
Si vous cherchez à obtenir un financement auprès d’investisseurs ou de banques, ils voudront s’assurer que vous avez une compréhension claire de votre trésorerie et que vous êtes en mesure de générer suffisamment de liquidités pour rembourser les dettes ou générer un retour sur investissement.
5. Suivre la performance de l’entreprise
Pour suivre la performance financière de votre entreprise, la création de projections de trésorerie sert de référence. En comparant votre trésorerie réelle à vos prévisions, vous pouvez identifier les écarts et prendre des mesures correctives si nécessaire.
Ce dont vous avez besoin pour des projections précises
Il est important de rassembler toutes les informations nécessaires avant de pouvoir établir des projections de trésorerie. Cela inclut à la fois les données financières historiques et les estimations futures.
Voici les éléments clés dont vous aurez besoin :
1. Données financières historiques
Commencez par collecter vos états financiers passés, comme les comptes de résultat, bilans et tableaux de flux de trésorerie. Ils vous apporteront un éclairage sur vos revenus, dépenses, les différents types de flux de trésorerie et les tendances de votre trésorerie.
2. Estimations des ventes et du chiffre d’affaires
Prévoir vos ventes et revenus futurs est nécessaire pour créer des prévisions de trésorerie précises. Gardez à l'esprit que les performances passées ne préjugent pas toujours de l’avenir, tenez donc compte des tendances du marché, du comportement des clients, des variations saisonnières et de toute activité commerciale ou événement à venir susceptible d’influencer vos ventes. Cela s'applique également pour les dépenses.
3. Estimations des dépenses
Comme pour les revenus, estimer et facturer vos dépenses est essentiel. Classez vos charges en coûts fixes (ex. : loyer, salaires) et coûts variables (ex. : matières premières, frais opérationnels quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou périodiques). Soyez aussi détaillé que possible pour garantir la précision.
4. Comptes clients et comptes fournisseurs
Prenez en compte toutes les factures impayées qui doivent encore être réglées par vos clients (autrement dit, comptes clients) ou les factures en attente que vous devez vous-même payer (autrement dit, comptes fournisseurs).
5. Réserves de trésorerie et lignes de crédit
Pensez à vos réserves de trésorerie disponibles, vos lignes de crédit existantes, les plafonds de cartes bancaires ou tout prêt que vous pouvez mobiliser si nécessaire. Ceux-ci agiront comme un filet de sécurité et vous aideront à faire face aux imprévus financiers.
Une fois que vous avez rassemblé ces informations, vous êtes prêt à commencer à créer vos prévisions de trésorerie.
Qui est impliqué dans la création des prévisions ?
La création des prévisions de trésorerie n’est pas une tâche solitaire. Il faut impliquer les parties prenantes clés pour garantir l’exactitude et bénéficier de différents points de vue. Voici les personnes qui devraient participer au processus.
1. Propriétaires de l’entreprise
Si vous êtes le directeur financier, vous avez une connaissance approfondie des finances de l’entreprise… mais il est important que le propriétaire soit également impliqué. Les propriétaires de petites entreprises savent ce qu’ils attendent en termes de performance et d’objectifs, et doivent rester informés.
Votre contribution combinée est essentielle pour estimer les ventes, dépenses et flux de trésorerie futurs, en tenant compte de tout changement ou développement significatif dans l’entreprise.
2. Conseillers financiers
Si vous travaillez en étroite collaboration avec des conseillers financiers externes, il est judicieux de les associer à cette étape. Ils voient de nombreuses entreprises similaires à la vôtre, leur expertise peut donc être précieuse pour élaborer des prévisions de trésorerie précises.
Ils offrent des conseils pour estimer les revenus et dépenses en tenant compte de la politique bancaire, des variations de taux et d’autres facteurs de financement, afin que vos prévisions respectent les principes comptables.
3. Responsables des ventes et du marketing
Vos équipes ventes et marketing sont en première ligne, en contact avec les clients et générant du chiffre d’affaires. Si vous ne disposez pas d’un important historique de données à analyser, il peut être pertinent de les inclure dans ce processus.
Elles peuvent apporter un éclairage précieux sur les tendances du marché, le comportement des clients, ainsi que sur les promotions ou campagnes à venir qui pourraient avoir un impact sur les ventes.
4. Responsables des opérations et de la production
De la même façon, si l’information reste fragmentée dans votre entreprise, il est pertinent d’impliquer cette équipe.
Les responsables des opérations et de la production ont une compréhension approfondie des changements ou projets à venir qui pourraient nécessiter des financements complémentaires. Leur implication dans le processus garantit que toutes les dépenses sont prises en compte, et que les prévisions sont réalistes.
Comment réaliser des prévisions de trésorerie ?
J’ai utilisé de nombreuses fois ce guide étape par étape et je trouve qu’il rend le processus de prévision de trésorerie plus simple.
Étape 1 : Choisissez votre outil préféré
Si vous souhaitez toujours éviter les logiciels comptables — même ceux adaptés aux petites entreprises — vous pouvez réaliser vos prévisions de trésorerie grâce à un tableau Excel, Google Sheets, ou une application web similaire.
Le choix de l’outil dépend de votre aisance avec l’informatique et de la complexité de vos finances.
Étape 2 : Déterminez la période couverte
Décidez de la période appropriée pour vos prévisions de trésorerie. Selon vos activités ou modèle d'entreprise, vous pouvez choisir de les diviser en périodes hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou périodiques.
Les prévisions hebdomadaires et mensuelles sont les plus courantes pour les petites entreprises.
Étape 3 : Estimer les revenus
Commencez par estimer vos revenus pour chaque période. Prenez en compte les données historiques de vente, les tendances du marché, le comportement des clients, ainsi que tout événement ou promotion à venir.
Soyez réaliste dans vos estimations, mais restez prudent et tenez compte des éventuelles fluctuations.
Étape 4 : Catégoriser les dépenses
- Classez vos dépenses en coûts fixes (ex. : loyer, salaires) et coûts variables (ex. : matières premières, publicité et frais de marketing).
- Attribuez à chaque catégorie de dépenses un montant précis pour chaque période.
- Consultez les parties prenantes concernées pour chaque catégorie afin de vous assurer que les coûts retenus sont réalistes.
Étape 5 : Prendre en compte le calendrier
Être réaliste quant au calendrier est l’un des éléments les plus importants de ce processus de prévision.
Tenez compte du moment où les revenus et les dépenses ont lieu. Certains revenus peuvent être encaissés immédiatement, tandis que d’autres sont soumis à des délais de paiement plus longs. De même, certaines dépenses sont à régler d’avance, d’autres peuvent être réparties dans le temps.
D'après mon expérience, de nombreuses petites entreprises sont trop optimistes quant à la rapidité d’encaissement des revenus et paient leurs factures trop tard, ce qui nuit aux relations avec les fournisseurs et aux conditions de paiement favorables.
Étape 6 : Prendre en compte la saisonnalité
Si votre entreprise est sujette à des variations saisonnières, ajustez vos prévisions de trésorerie en conséquence. Identifiez les périodes d’activité élevée et basse et assurez-vous que vos estimations en tiennent compte.
La saisonnalité est un facteur souvent négligé qui entraîne des prévisions irréalistes et des tensions de trésorerie.
Étape 7 : Prendre en compte les comptes clients et fournisseurs
Intégrez les factures en attente de paiement par vos clients (comptes clients) ainsi que les factures ou dettes que vous devez régler (comptes fournisseurs).
Étape 8 : Inclure les réserves de trésorerie et les lignes de crédit
Prenez en compte vos réserves de trésorerie actuelles ainsi que toute ligne de crédit disponible en cas de besoin. Ces ressources agissent comme un filet de sécurité, garantissant une marge de manœuvre en cas de coup dur.
Étape 9 : Modéliser d’autres scénarios
Même s’il est impossible de tout prédire (je pense à la pandémie !), il est important d’anticiper les circonstances qui pourraient avoir un impact sur votre trésorerie. Cela peut inclure les évolutions du marché, les changements réglementaires ou des dépenses imprévues.
Prévoyez une marge de sécurité et des hypothèses dans vos prévisions pour tenir compte des incertitudes.
Étape 10 : Réviser et ajuster
Il est important d'analyser votre état de trésorerie, d’établir vos prévisions, puis de les réviser attentivement, seul(e) et avec d’autres personnes. Recherchez les incohérences, erreurs ou hypothèses irréalistes et, surtout, effectuez les ajustements nécessaires dès que vous les repérez.
N’oubliez pas, les prévisions de trésorerie ne sont pas gravées dans le marbre. Elles doivent être revues et mises à jour régulièrement selon l’évolution de votre activité et de votre situation financière. En surveillant vos flux réels par rapport à vos prévisions, vous pourrez ajuster et affiner vos prévisions pour en améliorer la précision.
Quand établir des prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie doivent être réalisées à intervalles réguliers afin de minimiser les risques de mauvaise surprise liés à votre situation financière. Cela dit, je sais qu’il y a déjà mille choses à faire régulièrement.
Voici les moments où il est absolument nécessaire d’établir ces projections.
Au lancement d’une nouvelle entreprise
Si vous créez une nouvelle entreprise, vous n’avez aucun historique sur lequel vous appuyer en cas de problème. Les prévisions de trésorerie permettent de bâtir le scénario le plus réaliste possible pour votre activité, et d’identifier les défis potentiels dès le départ.
Si vous recherchez un financement
Que vous demandiez un prêt ou cherchiez des investisseurs, les prévisions de flux de trésorerie sont un élément crucial de votre présentation (l’un des avantages des logiciels d'octroi de prêts est justement de pouvoir vous aider à les préparer). Les prêteurs et investisseurs veulent s'assurer que vous comprenez clairement vos flux de trésorerie et que vous pouvez générer suffisamment de trésorerie pour les rembourser à temps.
Si vous prévoyez de vous développer
Si des plans d’expansion de l’entreprise sont à l’étude, les prévisions de flux de trésorerie peuvent vous aider à en déterminer la viabilité financière.
Elles vous permettent d'évaluer l’impact de ce développement sur votre trésorerie et, si besoin, d’identifier les besoins de financement supplémentaires à court et à long terme.
Avant de prendre des décisions financières majeures
Si vous envisagez de faire une demande en mariage, il est préférable de s'assurer que vous êtes prêt avant de vous lancer. Pourquoi en serait-il autrement dans le monde des affaires ?
Dès qu’une décision financière majeure est envisagée, comme l’achat d’actifs, la signature de contrats, ou le lancement de nouveaux produits ou services, l’analyse de l’impact sur la trésorerie est essentielle pour prendre des décisions éclairées.
Exemple de prévision de flux de trésorerie
Pour vous aider à visualiser la façon dont sont construites les prévisions de flux de trésorerie, voici un exemple de prévision mensuelle basique de trésorerie pour une petite entreprise :
Les 3 plus grandes erreurs à éviter
Vous devez éviter certaines erreurs courantes tout au long du processus de prévision de flux de trésorerie.
Surestimer les revenus
Nous sommes tous tentés d’être trop optimistes au moment d’estimer les recettes. Cependant, il est essentiel d’être réaliste et de baser vos prévisions sur des données historiques, des tendances business et marché, ainsi que sur des informations fiables, car votre optimisme ne vous rend service en rien ici.
Prenez en compte les clients mauvais payeurs et, au minimum, considérez que certains revenus ne seront pas encaissés à temps (voire pas du tout). Cela vous permet de prévoir un matelas, pour le cas où les rentrées d’argent ne seraient pas à la hauteur de vos attentes.
Sous-estimer les dépenses
De la même façon, sous-estimer les dépenses peut entraîner des déficits de trésorerie. Soyez minutieux dans la catégorisation de vos charges et considérez tous les coûts potentiels, y compris les frais cachés ou exceptionnels.
Tout comme pour les revenus, prévoyez qu'il y aura probablement des coûts imprévus uniques ou des hausses de prix, afin d’éviter les mauvaises surprises.
Ignorer la saisonnalité
Si votre activité connaît des variations saisonnières, ne pas en tenir compte peut devenir un problème bien plus important que vous ne l’imaginez. C’est à ce moment-là qu’il est judicieux de solliciter l’avis d’autres parties prenantes, qui pourraient avoir connaissance de coûts que vous n’aviez pas anticipés. Souvent, elles détiennent des informations spécifiques au secteur sur les coûts saisonniers ou sur les cycles de chiffre d’affaires.
Abonnez-vous pour plus de conseils sur la trésorerie
Disposer des connaissances et des outils nécessaires pour réaliser des prévisions de flux de trésorerie réalistes sans dépendre de logiciels onéreux vous permet de prouver aux parties prenantes que vous avez les compétences nécessaires pour faire avancer les choses.
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