Comment créer des prévisions de trésorerie (réalistes) sans logiciel
Il existe de nombreuses solutions logicielles pour prévoir la trésorerie mais, pour beaucoup, comprendre comment procéder manuellement est la méthode privilégiée pour commencer. C’est pourquoi je voulais créer un guide complet pour vous aider à élaborer des prévisions de trésorerie précises pour votre entreprise.
Qu’est-ce que des prévisions de trésorerie ?
Les prévisions de trésorerie aident les professionnels de la finance et les dirigeants d’entreprise à estimer le montant de liquidités qui entrera et sortira d’une entreprise sur une période donnée. L’objectif est d’anticiper correctement le solde potentiel de trésorerie, les insuffisances, ou les excédents, afin de maintenir une trésorerie saine et positive tout en développant l’entreprise.
Ces prévisions sont généralement réalisées sur des périodes mensuelles, trimestrielles ou annuelles afin d’identifier quand :
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- Un financement supplémentaire sera nécessaire
- Les sorties de fonds dépassent les entrées
- Des excédents de trésorerie sont disponibles
Selon la complexité de vos relations clients et de vos conditions de paiement, vous construirez soit votre modèle de prévision de trésorerie dans un tableur, soit vous opterez pour une approche basée sur un logiciel.
Pourquoi les prévisions de trésorerie sont-elles importantes pour votre entreprise ?
Lancer et gérer plusieurs de mes propres entreprises ces dix dernières années, avec des budgets limités, n’a pas été sans défis. Heureusement, mon expérience de la prévision de trésorerie et gestion de la trésorerie dans d’autres entreprises m’a été utile — et a probablement fait toute la différence entre l’échec et la réussite dans mes propres projets.
J’ai appris que la prévision de trésorerie est essentielle à la planification d’entreprise, à l’identification des manques de liquidités, à la gestion du fonds de roulement, à l’obtention de financements et à l’optimisation de la performance de l’entreprise.
1. Planification pour l’avenir
La planification financière inclut la recherche de moyens d’améliorer la trésorerie, ce qui implique des prévisions de trésorerie permettant d’anticiper vos besoins financiers.
En comprenant à quel moment sont attendus les flux de trésorerie entrants et sortants, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant les investissements, expansions ou mesures de réduction des coûts.
2. Gestion proactive des risques
En prévoyant votre trésorerie, vous pouvez identifier les périodes où vos entrées de trésorerie risquent de ne pas suffire à couvrir vos sorties. Cela vous permet de prendre des mesures proactives pour combler l’écart, telles que l’obtention d’un financement ou l’ajustement de vos dépenses.
3. Gestion du fonds de roulement
Les prévisions de trésorerie vous aident à gérer efficacement votre fonds de roulement. Vous pouvez déterminer le niveau de stock optimal, négocier des conditions de paiement et des prix avantageux avec les fournisseurs, et vous assurer de disposer de suffisamment de liquidités dans vos comptes bancaires ou autres sources pour répondre à vos besoins opérationnels quotidiens.
4. Obtenir un financement
Si vous cherchez à obtenir un financement auprès d’investisseurs ou de banques, ils voudront s’assurer que vous avez une compréhension claire de votre trésorerie et que vous êtes capable de générer suffisamment de liquidités pour rembourser vos dettes ou offrir un rendement sur leur investissement.
5. Suivre la performance de l’entreprise
En matière de suivi des performances financières de votre entreprise, réaliser des prévisions de trésorerie sert de référence. En comparant votre trésorerie réelle à votre prévisionnelle, vous pouvez identifier les écarts éventuels et prendre des mesures correctives si nécessaire.
Ce dont vous avez besoin pour des prévisions précises
Il est important de rassembler toutes les informations nécessaires avant de pouvoir établir des prévisions de trésorerie. Cela inclut à la fois des données financières historiques et des estimations futures.
Voici les principales informations dont vous aurez besoin :
1. Données financières historiques
Commencez par rassembler vos états financiers passés, tels que les comptes de résultat, les bilans et les tableaux de flux de trésorerie. Ceux-ci vous donneront un aperçu de vos revenus, dépenses, différents types de flux de trésorerie antérieurs et de la façon dont ils évoluent.
2. Estimations de ventes et de chiffre d’affaires
Prévoir vos ventes et revenus futurs est indispensable pour établir des projections de flux de trésorerie précises. Gardez à l’esprit que les résultats passés ne prédisent pas toujours l’avenir, donc prenez en compte des facteurs comme les tendances du marché, le comportement des clients, les variations saisonnières ainsi que toute activité ou événement d’entreprise à venir pouvant impacter vos ventes. Cela vaut aussi pour les dépenses.
3. Estimations des dépenses
Tout comme pour les revenus, estimer et facturer vos dépenses est essentiel. Classez vos dépenses en coûts fixes (ex : loyer, salaires) et coûts variables (ex : matières premières, dépenses opérationnelles quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou périodiques). Soyez le plus précis possible pour garantir l’exactitude.
4. Comptes clients et comptes fournisseurs
Incluez toutes les factures en attente que vos clients doivent encore payer (appelées comptes clients) ainsi que toute facture ou dépense que vous devez régler (comptes fournisseurs).
5. Réserves de trésorerie et lignes de crédit
Considérez vos réserves de trésorerie disponibles, les lignes de crédit existantes, le plafond de vos cartes de crédit ou les prêts que vous pouvez mobiliser si nécessaire. Ils vous serviront de filet de sécurité et vous aideront à faire face à des imprévus financiers.
Une fois ces informations réunies, vous êtes prêt à commencer l’élaboration de vos projections de flux de trésorerie.
Qui est impliqué dans la création des projections ?
Réaliser des prévisions de flux de trésorerie n’est pas une tâche solitaire. L’implication des parties prenantes clés est nécessaire pour garantir la justesse des données et bénéficier de différents points de vue. Voici les personnes qu’il faut associer à ce processus.
1. Propriétaires d'entreprise
Si vous êtes le directeur financier, vous avez une bonne compréhension des finances de l’entreprise… mais le propriétaire doit malgré tout être impliqué. Les petits chefs d’entreprise connaissent leurs attentes en matière de performance et d’objectifs : il faut donc les tenir au courant.
Vos contributions combinées sont essentielles pour estimer les ventes futures, les dépenses et les flux de trésorerie, notamment en cas de changements ou d’événements d’importance prévus dans l’entreprise.
2. Conseillers financiers
Si vous collaborez avec des conseillers financiers externes, impliquez-les à ce stade. Ils accompagnent de nombreuses entreprises comparables à la vôtre, et leur expertise peut s’avérer précieuse pour établir des prévisions de trésorerie fiables.
Ils peuvent vous orienter pour estimer les revenus et les dépenses en lien avec la politique bancaire, les évolutions de taux et d’autres facteurs de financement, afin que vos projections respectent les principes comptables.
3. Responsables des ventes et du marketing
Vos équipes commerciales et marketing sont en première ligne, en contact avec les clients et génératrices de revenus. Si vous ne disposez pas d’un important historique de données à analyser, pensez à les inclure dans la démarche.
Elles sont en mesure d’apporter un éclairage précieux sur les tendances du marché, les comportements clients, ainsi que sur les actions promotionnelles ou campagnes à venir susceptibles d’influencer les ventes.
4. Responsables des opérations et de la production
De la même manière, si l’information circule encore difficilement dans votre activité, il vaut mieux inclure cette équipe.
Les responsables des opérations et de la production connaissent parfaitement les projets ou changements futurs exigeant un financement supplémentaire. Les intégrer dans la démarche permet de s’assurer que toutes les dépenses sont anticipées et que les projections sont réalistes.
Comment créer des prévisions de flux de trésorerie ?
J’ai utilisé ce guide étape par étape à de nombreuses reprises et il a simplifié le processus de projection des flux de trésorerie.
Étape 1 : Choisissez votre outil préféré
Si vous souhaitez toujours éviter d’utiliser un logiciel comptable — même ceux conçus pour les petites entreprises, alors il est possible de créer vos projections dans un tableur Excel, Google Sheets ou toute autre application web similaire.
Le choix de l’outil dépend de votre aisance à l’utiliser et de la complexité de votre situation financière.
Étape 2 : Définissez la période
Décidez de la période appropriée pour vos prévisions de trésorerie. Selon vos activités commerciales ou votre modèle, vous pouvez choisir de les diviser en périodes hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou autres.
Les prévisions hebdomadaires et mensuelles sont les plus courantes pour les petites entreprises.
Étape 3 : Estimez les revenus
Commencez par estimer vos revenus pour chaque période. Prenez en compte les données de ventes historiques, les tendances du marché, le comportement des clients ainsi que tout événement ou promotion à venir.
Soyez réaliste, mais privilégiez la prudence dans vos estimations et tenez compte des fluctuations potentielles.
Étape 4 : Catégorisez les dépenses
- Catégorisez vos dépenses en coûts fixes (ex : loyer, salaires) et coûts variables (ex : matières premières, frais de publicité et de marketing).
- Attribuez à chaque catégorie de dépense un montant spécifique pour chaque période.
- Consultez les parties prenantes concernées pour chaque catégorie afin de vous assurer de prendre en compte des coûts réalistes.
Étape 5 : Prenez en compte le calendrier
Être réaliste quant au calendrier est l’une des choses les plus importantes à considérer dans ce processus de prévision.
Tenez compte du calendrier de vos revenus et dépenses. Certains revenus peuvent être reçus immédiatement tandis que d’autres peuvent avoir des délais de paiement plus longs. De même, certaines dépenses peuvent être dues à l’avance ou étalées dans le temps.
D’après mon expérience, de nombreuses petites entreprises sont trop optimistes quant à la date d’entrée des revenus et ont tendance à payer leurs factures trop tard, ce qui a un impact sur les relations avec les fournisseurs et les conditions de paiement avantageuses.
Étape 6 : Prenez en compte la saisonnalité
Si votre entreprise connaît des fluctuations saisonnières, ajustez vos prévisions de trésorerie en conséquence. Identifiez les périodes de forte et de faible activité et assurez-vous que vos projections tiennent compte de ces variations.
La saisonnalité est un autre facteur souvent négligé qui génère des prévisions de trésorerie irréalistes et peut mener à des tensions de trésorerie.
Étape 7 : Tenez compte des comptes clients et fournisseurs
Intégrez dans vos prévisions toute facture en attente de paiement de la part de vos clients (comptes clients) et toute facture ou somme que vous devez encore régler (comptes fournisseurs).
Étape 8 : Intégrez les réserves de trésorerie et les lignes de crédit
Prenez en compte vos réserves de trésorerie actuelles et toute ligne de crédit existante à laquelle vous pouvez recourir si besoin. Cela constituera un filet de sécurité, en garantissant une marge de manœuvre en cas de coup dur.
Étape 9 : Modélisez d’autres scénarios
Même s’il est impossible de tout prévoir (je pense à toi, pandémie), il est important de prendre en considération les circonstances pouvant impacter votre trésorerie. Cela inclut par exemple des changements de conditions de marché, des modifications réglementaires ou des dépenses imprévues.
Prévoyez une marge de sécurité et des hypothèses dans vos projections afin de pallier les incertitudes.
Étape 10 : Analysez et ajustez
Il est important d’analyser votre tableau de flux de trésorerie, d’établir vos prévisions de trésorerie et de les examiner attentivement — seul et en équipe. Recherchez tout élément incohérent, toute erreur ou hypothèse irréaliste et, surtout, ajustez-les dès que vous les identifiez.
N’oubliez pas que les prévisions de trésorerie ne sont pas figées. Elles doivent être examinées et mises à jour régulièrement au fur et à mesure que votre entreprise et votre situation financière évoluent. En suivant votre trésorerie réelle par rapport à vos prévisions, vous pourrez effectuer des ajustements et affiner vos projections pour davantage de précision.
Quand établir des prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie doivent être établies à intervalles réguliers pour minimiser les risques d’être pris au dépourvu par votre situation financière ; toutefois, je sais que vous avez déjà mille choses à faire régulièrement.
Voici les moments où il est absolument nécessaire de réaliser ces prévisions.
Au lancement d’une nouvelle entreprise
Lorsque vous lancez une nouvelle entreprise, vous n’avez rien sur quoi compter si les choses ne se passent pas comme prévu. Les prévisions de trésorerie permettent de définir le scénario le plus réaliste possible pour vous, et d’identifier rapidement les défis potentiels.
Si vous recherchez un financement
Que vous sollicitiez un prêt ou cherchiez des investisseurs, les projections de trésorerie sont un élément crucial de votre présentation. Les prêteurs et investisseurs veulent s’assurer que vous comprenez bien vos flux de trésorerie et que vous êtes capable de générer suffisamment de liquidités pour les rembourser à temps.
Si vous développez votre entreprise
Si vous prévoyez d’élargir votre activité, les projections de trésorerie peuvent vous aider à en déterminer la viabilité financière.
Elles vous permettent d’évaluer l’impact de l’expansion sur votre trésorerie et, si besoin, d’identifier les besoins de financement supplémentaires à court et long terme.
Avant de prendre des décisions financières majeures
Avant de faire une proposition, il vaut mieux être sûr que vous êtes prêt. Pourquoi devrait-il en être autrement dans les affaires ?
Dès lors que d’importantes décisions financières sont envisagées, comme l’achat d’actifs, la signature de contrats ou le lancement de nouveaux produits ou services, évaluer l’incidence sur la trésorerie est essentiel pour prendre des décisions éclairées.
Exemple de projection de trésorerie
Pour vous aider à visualiser comment réaliser une projection de trésorerie, voici un exemple d’une projection mensuelle basique de trésorerie pour une petite entreprise :
Les 3 plus grandes erreurs à éviter
Il convient d’éviter certaines erreurs courantes tout au long du processus de projection de trésorerie.
Surestimer les recettes
Nous sommes tous tentés d’être trop optimistes lors de l’estimation des recettes. Il est cependant essentiel de rester réaliste et de baser vos projections sur les données historiques, tendances du marché et informations fiables, car être trop optimiste ne vous rendra pas service ici.
Intégrez dans vos hypothèses les clients qui règlent en retard et, au minimum, supposez qu’un certain pourcentage du chiffre d’affaires n’arrivera pas à temps (voire pas du tout). Cela constituera une petite marge de sécurité, au cas où les flux de trésorerie ne seraient pas à la hauteur de vos attentes.
Sous-estimer les dépenses
À l’inverse, sous-estimer les dépenses peut provoquer des problèmes de trésorerie. Soyez minutieux dans la catégorisation de vos charges et prenez en compte tous les coûts potentiels, y compris les frais cachés ou ponctuels.
Tout comme vous avez prévu une marge sur vos recettes, intégrez également l’hypothèse de coûts exceptionnels imprévus ou de hausses de prix, pour éviter les mauvaises surprises.
Ignorer la saisonnalité
Si votre activité subit des fluctuations saisonnières, omettre de les intégrer peut devenir un problème bien plus important que vous ne l’imaginez. C’est précisément à ce moment qu’il est judicieux de solliciter l’avis d’autres parties prenantes, qui pourraient déceler des coûts auxquels vous n’avez pas pensé. Ils détiennent souvent des connaissances sectorielles sur les coûts des périodes ou saisons, et les cycles de revenus.
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Disposer des connaissances et des outils nécessaires pour réaliser des projections de trésorerie réalistes, sans recourir à des logiciels coûteux, vous permet de montrer aux parties prenantes que vous avez ce qu’il faut pour assurer le succès de votre entreprise.
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