Comment créer manuellement des prévisions de trésorerie réalistes
Il existe de nombreuses solutions logicielles pour prévoir la trésorerie, mais pour beaucoup, apprendre à le faire manuellement constitue la meilleure méthode de départ. C’est pourquoi j’ai voulu créer un guide complet pour vous aider à établir des prévisions de trésorerie fiables pour votre entreprise.
Que sont les prévisions de trésorerie ?
Les prévisions de trésorerie aident les professionnels de la finance et les dirigeants d’entreprise à estimer la quantité de liquidités qui entrera et sortira d’une entreprise sur une période donnée. L’objectif est d’anticiper correctement le solde de trésorerie potentiel, les éventuels déficits ou excédents, afin de maintenir une trésorerie positive et saine tout en développant l’activité.
Ces prévisions portent généralement sur des périodes mensuelles, trimestrielles ou annuelles afin de vous aider à identifier les moments où :
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- Un financement supplémentaire est nécessaire
- Les sorties de trésorerie dépassent les entrées
- Un excédent de trésorerie est disponible
Selon la complexité de vos relations clients et de vos conditions de paiement, vous construirez soit votre modèle de flux de trésorerie prévisionnel dans un tableur, soit vous choisirez une approche basée sur un logiciel.
Pourquoi les prévisions de trésorerie sont-elles importantes pour votre entreprise ?
Lancer et gérer quelques-unes de mes propres entreprises au cours des dix dernières années, avec des budgets limités, a comporté son lot de défis. Heureusement, mon expérience des prévisions et gestion de la trésorerie dans d’autres entreprises m’a beaucoup servi—et a probablement fait toute la différence entre l’échec et le succès de mes propres projets.
J’ai appris que la prévision de trésorerie est essentielle pour la planification d’entreprise, l’identification des manques de trésorerie, la gestion du fonds de roulement, l’obtention de financements et l’optimisation des performances de l’entreprise.
1. Prévoir l’avenir
La planification financière comprend la recherche de solutions pour améliorer les flux de trésorerie, ce qui implique d’établir des prévisions qui permettent d’anticiper vos besoins financiers.
En comprenant à quels moments les entrées et sorties de trésorerie sont attendues, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur vos investissements, vos projets d’expansion ou la mise en œuvre de mesures de réduction de coûts.
2. Gérer les risques de manière proactive
En projetant votre trésorerie, vous pouvez anticiper les périodes où vos entrées d’argent ne suffiront pas à couvrir vos dépenses. Cela vous permet de prendre des mesures préventives pour combler l’écart, comme chercher à obtenir un financement ou ajuster vos dépenses.
3. Optimiser la gestion du fonds de roulement
Les prévisions de trésorerie vous aident à piloter efficacement votre fonds de roulement. Vous pouvez ainsi déterminer le niveau optimal de stocks, négocier des conditions de paiement et des tarifs avantageux avec vos fournisseurs, et vous assurer d’avoir suffisamment d’argent disponible sur vos comptes bancaires ou d’autres sources pour répondre à vos besoins quotidiens de fonctionnement.
4. Obtenir un financement
Si vous cherchez à obtenir un financement auprès d’investisseurs ou de banques, ils voudront s’assurer que vous avez une bonne maîtrise de votre trésorerie et que vous êtes en mesure de générer suffisamment de flux de trésorerie pour rembourser vos dettes ou offrir un retour sur investissement.
5. Suivre la performance de l’entreprise
Pour suivre la performance financière de votre entreprise, établir des prévisions de trésorerie sert de référence. En comparant la trésorerie réelle à la trésorerie prévisionnelle, vous pouvez repérer les écarts éventuels et prendre, si nécessaire, des mesures correctrices.
Ce dont vous avez besoin pour des prévisions fiables
Recueillir toutes les informations nécessaires est essentiel avant de pouvoir établir des prévisions de trésorerie. Cela implique de rassembler des données financières passées ainsi que des estimations futures.
Voici les informations clés à réunir :
1. Données financières historiques
Commencez par collecter vos états financiers passés, comme le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Ils vous donneront un aperçu de vos recettes, de vos dépenses, des différents types de flux de trésorerie et des grands schémas de trésorerie dans votre entreprise.
2. Estimations des ventes et revenus
Prévoir vos futures ventes et revenus est indispensable pour établir des projections de flux de trésorerie précises. Gardez à l'esprit que les performances passées n’indiquent pas toujours ce à quoi ressemblera l’avenir ; tenez donc compte de facteurs comme les tendances du marché, le comportement des clients, les variations saisonnières et toute activité ou événement futur pouvant impacter vos ventes. Cette logique vaut également pour les dépenses.
3. Estimation des dépenses
Tout comme les revenus, estimer et facturer vos dépenses est essentiel. Catégorisez vos dépenses en coûts fixes (par exemple, loyer, salaires) et en dépenses variables (par exemple, matières premières, dépenses opérationnelles quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou périodiques). Soyez aussi détaillé que possible pour garantir la précision.
4. Comptes clients et comptes fournisseurs
Prenez en compte toutes les factures impayées que vos clients doivent encore régler (c’est-à-dire les comptes clients) ou toute facture en attente de votre part (c’est-à-dire les comptes fournisseurs).
5. Réserves de trésorerie et lignes de crédit
Pensez à vos réserves de trésorerie disponibles, vos lignes de crédit existantes, la marge sur les cartes de crédit ou les prêts auxquels vous pouvez accéder si nécessaire. Cela agira comme un filet de sécurité et vous aidera à surmonter les défis financiers inattendus.
Une fois ces informations rassemblées, vous êtes prêt à établir vos projections de flux de trésorerie.
Qui participe à l’élaboration des projections ?
Élaborer des projections de flux de trésorerie n’est pas une tâche solitaire. Il est important d’impliquer les parties prenantes clés pour garantir précision et multiplicité des points de vue. Voici les profils à inclure dans le processus.
1. Propriétaires de l'entreprise
Si vous êtes le directeur financier, vous connaissez en profondeur les finances de l’entreprise… mais il reste essentiel d’impliquer le propriétaire. Les chefs de petites entreprises savent ce qu’ils attendent en termes de performance et d’objectifs et doivent être tenus informés.
Votre contribution mutuelle est cruciale pour estimer ventes, dépenses et flux de trésorerie futurs, surtout en cas de changements importants à venir pour l’entreprise.
2. Conseillers financiers
Si vous travaillez avec des conseillers financiers externes, il est utile de les intégrer ici. Ils accompagnent de nombreuses entreprises similaires, leur expertise est donc précieuse pour créer des projections de flux de trésorerie précises.
Ils peuvent fournir des conseils pour estimer les revenus et dépenses en lien avec la politique bancaire, les variations de taux, et d'autres éléments de financement afin de garantir l’alignement de vos prévisions aux principes comptables.
3. Responsables des ventes et du marketing
Vos équipes commerciales et marketing sont en première ligne, au contact des clients et générant le chiffre d’affaires. Si vous ne disposez pas encore d’un grand historique de données à analyser, impliquez-les dans ce processus.
Elles peuvent fournir de précieuses informations sur les tendances de marché, le comportement des clients ainsi que sur les prochaines promotions ou campagnes susceptibles d’influencer les ventes.
4. Responsables des opérations et de la production
De même, si l’information reste fragmentée dans votre entreprise, il est conseillé d’intégrer cette équipe.
Les responsables opérations et production connaissent en détail les changements ou projets à venir susceptibles de nécessiter des financements supplémentaires. Leur implication garantit l’exhaustivité et la fiabilité des prévisions de dépenses.
Comment établir des projections de flux de trésorerie
J’ai utilisé ce guide pas à pas de nombreuses fois et il permet réellement de simplifier le processus de projection des flux de trésorerie.
Étape 1 : Choisissez l’outil que vous préférez
En supposant que vous souhaitiez toujours éviter les logiciels comptables — même ceux pensés pour les petites entreprises —, vous pouvez réaliser vos projections de trésorerie à l’aide d’un tableur Excel, Google Sheets ou toute application web similaire.
Le choix de l’outil dépend de votre aisance avec chacun et de la complexité de vos finances.
Étape 2 : Déterminez la période
Décidez de la période appropriée pour vos prévisions de trésorerie. Selon vos activités ou modèle d'entreprise, vous pouvez choisir de les diviser en périodes hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou périodiques.
Les prévisions hebdomadaires et mensuelles sont les plus courantes pour les petites entreprises.
Étape 3 : Estimer les revenus
Commencez par estimer vos revenus pour chaque période. Prenez en compte les données historiques de ventes, les tendances du marché, le comportement des clients et tout événement ou promotion à venir.
Soyez réaliste tout en restant prudent dans vos estimations, et tenez compte des éventuelles fluctuations.
Étape 4 : Catégoriser les dépenses
- Catégorisez vos dépenses entre coûts fixes (par exemple, loyer, salaires) et coûts variables (par exemple, matières premières, dépenses publicitaires et de marketing).
- Attribuez à chaque catégorie de dépenses un montant précis pour chaque période.
- Consultez les parties prenantes concernées pour chaque catégorie afin de vous assurer de bien capturer des coûts réalistes.
Étape 5 : Prendre en compte le calendrier
Être réaliste avec vos échéances est l’un des aspects les plus importants à considérer dans ce processus de prévision.
Tenez compte du moment où vos revenus et dépenses interviennent. Certains revenus peuvent être reçus immédiatement, tandis que d’autres peuvent avoir des délais de paiement plus longs. De même, certaines dépenses peuvent être dues d’avance ou étalées dans le temps.
D'après mon expérience, de nombreuses petites entreprises sont trop optimistes quant à la date d’encaissement de leurs revenus et choisissent de régler leurs factures trop tard, ce qui impacte les relations avec les fournisseurs et prestataires, ainsi que les conditions de paiement avantageuses.
Étape 6 : Prendre en compte la saisonnalité
Si votre entreprise connaît des fluctuations saisonnières, ajustez vos prévisions de trésorerie en conséquence. Identifiez les périodes d’activité forte et faible et assurez-vous que vos prévisions tiennent compte de ces variations.
La saisonnalité est un autre facteur souvent négligé qui crée des prévisions de trésorerie irréalistes et conduit à des tensions de trésorerie.
Étape 7 : Prendre en compte les comptes clients et fournisseurs
Prenez en considération toutes les factures en attente de paiement par vos clients (comptes clients) et toutes les factures ou notes à payer en attente (comptes fournisseurs).
Étape 8 : Prendre en compte les réserves de trésorerie et lignes de crédit
Considérez vos réserves de trésorerie actuelles et toute ligne de crédit existante à laquelle vous pouvez recourir si nécessaire. Celles-ci agiront comme un filet de sécurité, s’assurant que vous disposez d'une marge de manœuvre en cas de coup dur.
Étape 9 : Modéliser d’autres scénarios
Bien qu'il soit impossible de tout prédire (je pense à toi, pandémie), il est important de considérer les circonstances potentielles qui pourraient impacter votre trésorerie. Cela peut inclure des changements de conditions de marché, des évolutions réglementaires ou des dépenses imprévues.
Préparez une marge de sécurité et des hypothèses dans vos prévisions pour tenir compte des incertitudes.
Étape 10 : Réviser et affiner
Il est important d’analyser votre état de flux de trésorerie, de créer vos prévisions de trésorerie et de les examiner attentivement — seul et avec d’autres. Recherchez toute incohérence, erreur ou hypothèse irréaliste et, surtout, effectuez les ajustements nécessaires dès que vous les identifiez.
N'oubliez pas que les prévisions de trésorerie ne sont pas figées. Elles doivent être régulièrement révisées et mises à jour à mesure que l’activité et la situation financière de votre entreprise évoluent. En surveillant votre trésorerie réelle par rapport à vos prévisions, vous pouvez apporter des ajustements et affiner vos prévisions pour plus de précision.
Quand créer des prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie doivent être établies à intervalles réguliers pour minimiser le risque d’être pris au dépourvu sur le plan financier ; cependant, je sais qu’il existe une multitude de choses que vous devriez faire régulièrement.
Voici quand il est absolument nécessaire de réaliser ces prévisions.
Au lancement d’une nouvelle entreprise
Si vous démarrez une nouvelle entreprise, vous n’avez rien sur quoi vous reposer si tout ne se passe pas comme prévu. Les prévisions de trésorerie aident à établir le scénario le plus réaliste pour vous et à identifier les éventuels défis dès le début.
Si vous recherchez un financement
Que vous demandiez un prêt ou que vous recherchiez des investisseurs, les prévisions de trésorerie sont un élément crucial de votre argumentaire (l’un des avantages d’un logiciel d’octroi de prêts est qu’il peut vous aider à les élaborer). Les prêteurs et les investisseurs veulent s’assurer que vous comprenez bien votre trésorerie et que vous serez en mesure de générer suffisamment de liquidités pour les rembourser dans les délais.
Si vous envisagez une expansion
Si vous prévoyez de développer l’entreprise, les prévisions de trésorerie peuvent vous aider à en évaluer la viabilité financière.
Elles vous permettent d’analyser l’impact de l’expansion sur votre trésorerie et, si besoin, d’identifier des besoins de financement supplémentaires à court et à long terme.
Avant de prendre des décisions financières majeures
Si vous êtes sur le point de demander la main de quelqu’un, il vaut mieux être certain d’être prêt. Pourquoi cela devrait-il être différent en affaires ?
Dès que des décisions financières majeures sont envisagées, comme l’achat d’actifs, la signature de contrats, ou le lancement de nouveaux produits ou services, l’évaluation de l’impact sur la trésorerie est essentielle pour vous aider à prendre des décisions éclairées.
Exemple de prévision de trésorerie
Pour vous aider à visualiser la création de prévisions de trésorerie, voici un exemple de prévision mensuelle basique pour une petite entreprise :
Les 3 plus grosses erreurs à éviter
Il convient d’éviter certaines erreurs fréquentes lors du processus de prévision de trésorerie.
Surestimer les revenus
Nous sommes tous tentés d’être trop optimistes dans l’estimation des recettes. Pourtant, il est primordial d’adopter une approche réaliste et de baser vos prévisions sur des données historiques, les tendances du marché et de l’entreprise, et des informations fiables, car un excès d’optimisme ne vous rendra pas service ici.
Tenez compte des clients payant en retard et, à minima, partez du principe qu’un pourcentage du chiffre d’affaires ne sera pas perçu à temps (voire pas du tout). Cette précaution vous accorde une marge de sécurité, au cas où les entrées de trésorerie ne seraient pas à la hauteur de vos espérances.
Sous-estimer les dépenses
De même, sous-estimer les dépenses peut entraîner des difficultés de trésorerie. Soyez méticuleux dans la catégorisation de vos charges et pensez à tous les coûts potentiels, y compris les dépenses cachées ou ponctuelles.
Tout comme pour vos revenus où vous prévoyez une marge, gardez à l’esprit que des coûts imprévus ou des hausses de prix surviendront probablement, afin d’éviter les mauvaises surprises.
Ignorer la saisonnalité
Si votre entreprise subit des variations saisonnières, négliger cet aspect peut entraîner bien plus de problèmes qu’il n’y paraît. C’est là que prendre l’avis d’autres parties prenantes prend tout son sens, car elles peuvent vous signaler des coûts auxquels vous n’aviez pas pensé. Souvent, elles possèdent une expertise sectorielle sur les cycles saisonniers des charges et des revenus.
Abonnez-vous pour plus de conseils sur la trésorerie
Disposer des connaissances et des outils nécessaires pour élaborer des prévisions de trésorerie réalistes, sans dépendre de logiciels coûteux, montre aux parties prenantes que vous avez les moyens de mener ce projet à bien.
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